第一章總則
第一條為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案，根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規，制定本辦法。
【解讀】本條闡述了《會計檔案管理辦法》【以下簡稱新《管理辦法》，原《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號）簡稱原《管理辦法》】制定的目的和依據。
1．制定新《管理辦法》的目的
檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進我國各項事業科學發展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據。2014年中辦、國辦印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出，“各級黨政機關、企事業位（包括境外派出機構）、社會組織，要根據工作實際需要，加強檔案管理工作，做好本單位本系統的文件收集、整理、歸檔工作，集中收集保管本單位各類檔案并提供利用、開展檔案數字化檔案編研、檔案業務交流、人員培訓等，按規定向同級國家檔案館移交檔案”。
會計檔案是經濟活動和財務收支過程中的產物，其內容直接反映各單位所有經濟活動及財務收支，反映各單位某一特定日期的資產、負債、所有者權益狀況，以及某一特定時期的經營成果和現金流量情況，同時還反映會計核算的具體內容、核算程序、核算方法和結果。與一般檔案相比，會計檔案特殊的內容和專門的方法決定了其具有較強的專業性，因此，需要專門的制度予以規范，加強管理，有效保護和利用會計檔案。
2．制定新《管理辦法》的法律依據
新《管理辦法》制定的主要法律依據是《中華人民共和國會計法》（1985年1月21日第六屆全國人民代表大會常務委員會第九次會議通過，1993年12月29日第八屆全國人民代表大會常務委員會第五次會議修正，1999年10月31日第九屆全國人民代表大會常務委員會第十二次會議修訂，以下簡稱《會計法》）和《中華人民共和國檔案法》（1987年9月5日六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過，根據1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議《關于修改（中華人民共和國檔案法）的決定》修正，以下簡稱《檔案法》）。
《會汁法》第二十三條規定“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務院財政部門會同有關部門制定”。
《檔案法》第二條規定“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。第三條規定“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務”。第四條規定“各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃”。
第二條 國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織（以下統稱單位）管理會計檔案適用本辦法。
【解讀】本條明確了新《管理辦法》的適用范圍。
我國的各類國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織應當依據本辦法的規定開展會計檔案工作。
國家機關是指行使國家權力、管理國家事務的機關，包括國家權力機關、國家行政機關、審判機關、檢察機關、軍事機關等。
社會團體是指中國公民自愿組成，為實現會員共同意愿，按照其章程開展活動的非營利性社會組織。
企業是指在中華人民共和國境內依法設立的，以盈利為目的，運用各種生產要素（土地、勞動力、資本、技術和企業家才能等），向市場提供商品或服務，實行自主經營、自負盈虧、獨立核算的具有法人資格的營利性經濟組織。按投資人的出資方式和責任形式不同，企業可以分為公司制企業、合伙制結構不同，企業可以分為全民所有制企業、集體所有制企業、混合所有制企業和民營企業。事業單位是指國家為了社會公益目的，由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的，從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織。
其他組織是指合法成立、有一定的組織機構和財產，但又不具備法人資格的組織。
駐外機構和境內單位在境外設立企業、機構的，其會計檔案管理應優先遵守駐在國家（或地區）的有關法律及行業監管部門的有關規定。在不違反駐在國家（或地區）相關法律及規定的前提下，還應當按照本辦法及國家有關規定進行管理。駐外機構在某些緊急情況下，可以對會計檔案進行特殊處理。
第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
【解讀】本條闡述了會計檔案的定義。
對會計檔案定義的理解需要注意以下幾點。
1.會計檔案是由會計資料有條件地轉化而來。
這里的會計資料是指一切由文字、圖表等形式形成的各種會計核算資料，來源包括單位從外部獲得的和單位在核算過程中產生的，形式包括紙質和電子兩種形式。會計檔案和會計資料是同一事物在不同階段的不同形態。首先，會計檔案是辦理完畢的會計資料。這里的辦理完畢一般是指核算行為已經完成，如會計憑證已經正式生成等，而處于審批流程中的會計憑證則屬于會計資料，不屬于會計檔案。其次，會計檔案是具有保存價值的會計資料。單位在日常會計核算過程中會產生大量的會計資料，但不是所有的會計資料都要作為會計檔案，如在會計核算中間環節進行試算平衡所形成的草稿，由于試算平衡的結果將最終反映到會計憑證上，所以，試算平衡的草稿可不作為會計檔案保存。最后，會計檔案是按一定邏輯規律整理的會計資料。即會計檔案是將會計資料按照檔案管理的相關要求進行整理而形成的，而不是將會計資料無邏輯、無序地堆砌。
2.會計檔案既可以是外部接收取得的會計資料，也可以是內部直接形成的各種形式的會計資料。
外部接收取得的會計資料是指所記載內容需要從單位外部取得的、能夠證明經濟事項實際發生的會計資料，主要是外部取得的各類原始憑證，如發票、銀行回單、銀行對賬單、購銷合同、收據、消費清單等。當前國家正在推進電子發票工作，符合相關要求的電子發票可以作為外部接收的會計資料予以歸檔。內部直接形成的會計資料是指單位在會計核算過程中產生的會計資料，主要是記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿，月度、季度、半年度、年度財務會計報告等，以及單位內部相關管理系統生成的據以進行會計核算的憑據，如固定資產管理系統導出的計提折舊的資料、稅務管理系統導出的計算所得稅的資料等。
3.電子會計檔案屬于會計檔案。
電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。電子文件是指企業在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。因此，電子會計檔案具有如下特征：第一，電子會計檔案的來源是計算機等電子設備，即電子會計檔案是以計算機等電子信息設備為載體形成和處理的電子會計信息；第二，電子會計檔案的形成、辦理、傳輸等環節是通過計算機等電子設備為載體進行的；第三，電子會計檔案最終可以存儲、保管在本地計算機等電子設備、設施上，也可以存儲在第三方提供的云存儲空間中。
【案例】 關于對會計檔案的理解
某企業由于檔案庫房已滿等原因，其檔案部門連續兩年沒有從財務部門接收會計檔案。對此，企業會計人員張某向財務部主任李某請示如何處理。財務部主任李某指出，這些會計資料沒有歸檔到檔案部門，嚴格意義上還不屬于會計檔案，而仍屬于會計資料，可以不執行會計檔案管理的相關規定。
顯然，該企業財務部主任李某的說法是錯誤的。會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料。因此，只要滿足以上條件，即使這些會計資料沒有歸檔移交給檔案部門，也屬于會計檔案的范疇，也需要按照《會計檔案管理辦法》的要求進行管理。
第四條 財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作，共同制定全國統一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監督和指導。
縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區域內的會計檔案工作，并對本行政區域內會計檔案工作實行監督和指導。
【解讀】本條明確了會計檔案的行政主管部門和管理權限。
會計檔案管理工作堅持統一領導、分級管理的原則。財政部和國家檔案局是全國會計檔案工作的行政主管部門，對全國會計檔案工作進行統一領導；各地會計檔案工作的監督和指導由其所在地的地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門具體負責。這樣，既可以防止會計檔案工作政出多門、無人負責，又可以防止會計檔案多頭管理、分散流失。
第五條 單位應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。
單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構（以下統稱單位檔案管理機構）負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。
【解讀】本條規定了會計檔案工作的制度要求、管理目標以及組織方式。
1.會計檔案工作的制度要求
各單位應當根據國家有關檔案工作的統一規定和行業標準，同時結合本單位實際情況，制定并完善本單位會計檔案管理制度。會計檔案管理制度一般應包含會計檔案收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等方面，實施電子會計檔案管理的單位，還應對紙質會計檔案和電子會計檔案分別制定管理制度，并應建立健全數據防篡改機制、數據備份機制以及信息系統安全運營的相關控制制度，以確保電子會計檔案的安全、完整，切實防范因管理不善或信息系統失效而導致電子會計檔案發生篡改、錯亂、泄漏、損毀、流失、滅失等風險。
2.會計檔案工作的管理目標
會計檔案管理要保證會計檔案的真實、完整、安全、可用。其中：真實，是指會計檔案的內容應與形成時的原始狀態保持一致，未發生被篡改或者誤用的情形，能夠證明其用意、生成者或發送者、生成或發送的時間與既定的相符；完整，是指會計檔案的內容能夠準確、完整地表達其所反映的經濟業務事項，會計檔案的信息齊全，沒有破壞、變異或丟失，且可以被檢索、呈現和理解；安全，是指會計檔案應保存至安全可靠的環境之中，切實做好防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲等檔案保護工作，防止會計檔案被篡改、泄露、損毀、流失、滅失；可用，是指會計檔案可以被查閱、所載信息可以被利用。
3.會計檔案工作的組織方式
各單位應根據本單位生產經營的規模和管理要求，設立相應的檔案管理機構或者配備相應的檔案工作人員。單位的檔案管理機構不一定是專門的機構或部門，也可由單位的綜合部門承擔；對于規模較小、業務簡單的單位，可以僅配備兼職的檔案工作人員，或者委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。代為管理檔案的機構檔案人員、檔案業務流程、保管檔案的庫房以及設施設備等也應當滿足檔案管理的相關要求。
4.紙質會計檔案的管理要求
紙質會計檔案應當裝訂成冊并整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，并將各卷按順序編號。如會計憑證，要按全年順序統一編號，卷號應與裝訂的會計憑證封面冊數的編號一致。紙質會計檔案的保存應保持干凈、整潔，并具備防高溫、防潮濕、防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能。
5.電子會計檔案的管理要求
單位財務部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子會計檔案向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上，電子會計檔案的歸檔范圍應同時包括相應的背景信息和元數據。電子會計檔案應定期進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子會計檔案集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。推薦采用的脫機載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。存儲電子會計檔案的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限等，歸檔后的電子會計檔案的載體應設置成禁止寫操作的狀態。特殊格式的電子會計檔案，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。對于僅采用電子形式保存的記賬憑證，應與其對應的原始憑證建立索引關系，并能夠相互索引反映。
第二章 會計資料的歸檔范圍
第六條 下列會計資料應當進行歸檔：
（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；
（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿；
（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；
（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
【解讀】本條用列舉的方式明確了會計資料的歸檔范圍。
我國《檔案法》第十條規定“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有”。本條所指歸檔是將具有保存價值且辦理完畢的會計資料，經過收集、鑒定、整理后形成檔案交檔案部門保存并提供利用的過程，旨在維護單位會計檔案的真實完整和長期可用。其中，電子會計資料歸檔，是指將辦理完畢具有保存價值的電子會計資料及其元數據，經系統整理后，向檔案部門或檔案工作人員移交等的過程。辦理完畢，是指達到對會計資料所含內容不允許再做修改的狀態。如在實際工作中，會計人員在會計核算軟件中完成了憑證編制和復核確認操作后，核算軟件不允許再對該筆憑證進行任何修改，此時該記賬憑證可視為辦理完畢，即使憑證內容有錯誤需要更正，也不能對該憑證進行重新編輯或修改，而需要編制新的調整憑證以糾正錯誤。
新《管理辦法》規定的應納入歸檔范圍的會計資料具體包括：
1.會計憑證
會計憑證，是指記錄經濟業務發生或者完成情況的書面證明，是登記賬簿的依據。按會計憑證填制的程序和用途不同，可以分為原始憑證和記賬憑證兩類。
原始憑證是指在經濟業務發生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經濟業務的發生或完成情況的文字憑據，原始憑證按其來源的不同，可以分為自制原始憑證和外來原始憑證。自制原始憑證是由本單位內部經辦業務的部門或個人，在執行或完成某項經濟業務時自行填制的、僅供本單位內部使用的原始憑證，例如單位人力資源管理部門編制的員工工資發放表、單位資產采購審批文件、企業利潤分配方案等。自制原始憑證可以嵌入單位信息系統，由員工直接在線填寫電子表格或文檔，形成電子形式的自制原始憑證。外來原始憑證是經濟業務事項發生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證，如購買材料時取得的增值稅專用發票、銀行轉來的各種結算憑證、對外單位支付款項時取得的憑據、職工出差取得的飛機票、車船票等。外來原始憑證也包括通過本單位信息系統與外部單位信息系統互聯的方式獲取的電子形式的外來原始憑證。
記賬憑證是根據審核無誤的原始憑證，按照經濟業務的內容加以歸類，并據以確定會計分錄后所填制的會計憑證，它是登記賬簿的直接依據。這里需要說明兩點：一是有些記賬憑證形成時無須會計人員審核原始憑證。隨著ERP系統在企業中的應用，業務財務一體化模式得以推進，更多的原始數據由業務前端錄入業務系統，并完成系統自動或人工審核程序，再經電子設備傳輸至財務系統轉化為會計信息，傳輸過程安全可靠，會計人員無須審核原始憑證即可由會計核算軟件自動生成記賬憑證。二是在會計信息化環境下，對于信息系統自動生成，且具有明晰審核規則的會計憑證，可以將審核規則嵌入會計軟件，由計算機自動審核；未經自動審核的會計憑證，應當先經人工審核再進行后續處理。
2.會計賬簿
會計賬簿，是指由一定格式賬頁組成的，以經過審核的會計憑證為依據，全面、系統、連續地記錄各項經濟業務事項的簿籍。賬簿按其用途不同，可分為總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿。
按照總分類科目分類登記經濟業務事項的是總分類賬簿，簡稱總賬。按照明細分類科目分類登記經濟業務事項的是明細分類賬簿，簡稱明細賬。明細分類賬是對總分類賬的補充和具體化，并受總分類賬的控制和統馭。
日記賬是按照經濟業務的發生或完成時間的先后順序逐日逐筆登記的賬簿。設置日記賬的目的是為了將經濟業務按時間順序清晰詳細地反映在賬簿記錄中。如庫存現金日記賬、銀行存款日記賬。
固定資產卡片是指登記固定資產各種資料的卡片，是固定資產進行明細分類核算的一種賬簿形式。固定資產卡片是每一項固定資產的全部檔案記錄，即固定資產從進入單位開始到退出單位的整個生命周期所發生的全部情況，都要在固定資產卡片上予以記載。
其他輔助性賬簿也稱備查簿，是對某些明細賬和日記賬等主要賬簿中不予登記或登記不夠詳細的經濟業務事項進行補充登記時使用的賬簿。它可以作為某些經濟業務內容的必要參考資料。輔助性賬簿的設置可由各單位根據自身實際管理的需要而定，沒有固定格式。
需要指出的是，隨著會計信息化的快速發展，會計核算自動化程度和效率大大提高，記賬、結賬等核算工作更加方便、高效，甚至能夠做到實時結算，使得一些明細賬可以完全取代日記賬原有的功能。如果重復登記日記賬，將造成不必要的浪費。考慮到上述實際情況，各單位如果某一類會計賬簿可以由其他類型會計賬簿完全代替，則無須重復設置。其中，完全代替是指可以直觀反映、無須再做任何加工處理，且內容完整、準確。
