2015年12月11日，新修訂的《會計檔案管理辦法》（一下簡稱《辦法》）正式公布。《辦法》的修訂是為加強我國會計檔案管理工作，提升會計檔案管理工作水平，針對目前我國會計檔案管理工作的技術手段、管理方法、管理流程等的新變化，是檔案工作更好地支持和促進我國經濟發展而進行的。下面就《辦法》修訂的背景、意義和經過等進行說明。
修訂背景
1984年財政部、國家檔案局聯合印發了《會計檔案管理辦法》，并于1998年對其進行了第一次修訂。該《辦法》實施十多年來，對于規范和加強單位會計檔案管理、促進會計檔案工作更好地為經濟建設服務發揮了積極作用。近年來，隨著我國市場經濟體制的不斷健全、經濟社會的快速發展以及信息技術的廣泛應用，會計檔案的范圍內容、承載形式、管理手段、應用程度等均發生了較大的變化，該《辦法》的有關條款已經無法適應新情況和新變化，突出表現在：
一是近年來，黨中央、國務院積極推進“互聯網+”行動和“大眾創業、萬眾創新”活動，我國基于互聯網的新業態、新模式蓬勃興起，國家對會計檔案的管理提出了新的需求。如2013年國家發改委聯合有關部委下發《關于進一步促進電子商務健康快速發展有關工作的通知》，其中第二條就提出：“推動電子商務企業會計檔案電子化試點工作。財政部會同有關部門，組織開展會計檔案電子化管理試點工作，修訂完善《會計檔案管理辦法》，研究完善電子會計檔案管理制度，推進電子會計檔案在電子商務領域中的應用，充分發揮電子會計檔案在電子商務領域會計信息數據管理、利用等方面的作用，推動電子商務領域會計信息化，提高會計信息質量。”2015年5月4日，國務院下發《關于大力發展電子商務加快培育經濟新動力的意見》，專門要求稅務總局、財政部、國家檔案局、國家標準委等部門“逐步推行電子發票和電子會計檔案，完善相關技術標準和規章制度”。
二是隨著各單位信息化水平和精細化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產生、傳輸、保管，形成了大量的電子會計檔案，需要予以規范。
三是隨著各單位經營管理對會計核算多維信息需求的增加，會計檔案數量大幅上升，檔案管理工作面臨著成本效率問題，會計檔案的保管方式需要進行變革。
四是隨著我國會計法律法規的不斷完善，以及國家有關檔案管理標準的出臺或修訂，會計檔案的范圍、保管、利用、銷毀、交接等方面的規定需要予以調整或進行完善。
修訂意義
1、有利于推動互聯網創新經濟的發展
近年來，黨中央、國務院積極推動“互聯網+”行動和“大眾創業、萬眾創新”活動，我國基于互聯網的新業態、新模式蓬勃興起。新《辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理，將大力推動電子憑證的在線傳遞和線上應用，為互聯網創新經濟發展提供了有力的政策支持。
2、有利于促進形成綠色、低碳的發展方式
黨的十八大報告強調，要著力推進綠色發展、循環發展、低碳發展，形成節約資源和保護環境的空間格局、產業結構、生產方式、生活方式；黨的十八屆三中全會進一步提出要加快建立生態文明制度；黨的十八屆五中全會提出必須牢固樹立并切實貫徹創新、協調、綠色、開放、共享的發展理念。新修訂的《辦法》允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料可以不再打印紙質文件歸檔保存，同時要求建立會計檔案鑒定銷毀制度、完善銷毀流程，推動會計檔案銷毀工作有序開展。這些新的規定將節約大量紙質會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會資源耗費，推動節能減排，有利于形成綠色環保的生產方式。
3、有利于推進國家治理能力現代化
國家治理體系和治理能力現代化需要大數據的支撐，需要通過廣度信息聚合、深度數據挖掘、扁平網絡傳遞，實現決策科學化、管理精細化。電子會計檔案是電子會計資料的歸屬，新《辦法》明確將電子會計資料納入會計檔案范圍，將大力推動電子會計數據的深度開發和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計價值。
修訂出臺過程
1、第一次修改階段（2010-2011）
為探索會計檔案電子化管理的有效模式，規范電子會計
檔案管理，修改完善1998年版《辦法》，從2010年年底開始，國家檔案局會同財政部先后赴中海油、中國電信、中國聯通等企業以及廣東省的有關行政事業單位開展了調研和座談。根據調研情況，對該《辦法》進行修改，重點規范電子會計檔案管理，并結合電子會計檔案的特點，對會計檔案的定義、范圍、歸檔、查閱、銷毀等內容進行了修改，形成了征求意見稿，并于2011年6月在全國財政系統征求意見。根據各地反饋意見，國家檔案局會同財政部對該《辦法》的有關內容再次進行了修改完善。在此次征求意見過程中，不少單位提出，會計檔案管理工作目前面臨的最大問題就是如何規范管理電子會計檔案，電子會計檔案需要先進的信息技術來支持、保障電子會計檔案數據的真實、完整、可讀、安全，建議選擇一些企業開展相關試點，完善技術，培養人才，積累經驗，形成標準。
2、開展試點階段（2012-2014年）
2012年，國家檔案局會同財政部，按照“企業主動申請、符合必要條件”的原則，確定在中國電信廣東分公司、中國聯通集團公司開展會計檔案電子化管理試點工作，試點內容為“以電子形式保存記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、內部信息系統產生的原始憑證和外部的銀行回單”。2013年2月，國家稅務總局印發了《網絡發票管理辦法》，提出“省以上稅務機關在確保網絡發票電子信息正確生成、可靠存儲、查詢驗證、安全唯一等條件的情況下，可以試行電子發票”。為此，國家檔案局會同財政部、國家稅務總局、審計署聯合組織中國人民財產保險股份有限公司開展會計檔案電子化管理試點，將試點內容進一步擴大到電子發票的入賬報銷和歸檔保存。2013年4月，發展改革委、財政部等13個部委發布了《關于進一步促進電子商務健康發展有關工作的通知》，提出“推進電子會計檔案在電子商務領域中的應用，充分發揮電子會計檔案在電子商務領域會計信息數據管理、利用等方面的作用，推動電子商務領域會計信息化，提高會計信息質量”。結合電子商務企業的快速發展對電子化管理的迫切需求，財政部會同發展改革委、國家稅務總局、國家檔案局選擇部分地區和企業開展電子發票及電子會計檔案綜合試點工作。2014年7月，財政部會同國家檔案局進一步推動財政票據會計檔案電子化工作，并在廈門開展試點。
3、第二次修改階段（2014-2015年）
在試點基礎上，2014年10月，國家檔案局、財政部再啟動原《辦法》的修改工作，成立了由試點單位工作人員及有關專家組成的《會計檔案管理辦法》修訂工作組，對原《辦法》進行了集中修改；2014年12月，國家檔案局印發了《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》，向社會公開征求意見，并收到反饋意見近200條；2015年5月，再次引發征求意見稿，向社會公開征求意見，共收到反饋意見100多條。兩次反饋意見主要集中在以下5個方面：一是建議在該辦法的基礎上出臺相關細則或解讀材料，對各類會計檔案的保存和歸檔要求（如電子檔案存儲介質、環境及備份要求）以及僅以電子形式歸檔保存需要滿足的條件等方面進行詳細說明，以便更好地指導各單位開展會計檔案管理工作；二是建議修改或完善可僅以電子形式保管的會計檔案的具體條件，如電子會計檔案余紙質會計檔案的關系，外部原始憑證的電子簽名，等等；三是建議明確會計檔案銷毀工作的組織、流程和責任等；四是建議延長會計機構移交會計檔案的時間，以及明確電子會計檔案移交的有關要求；五是建議明確會計檔案攜帶出境的要求，并修改完善駐外機構和境內單位在境外設立企業的會計檔案的相關規定。國家檔案局和財政部對收集的意見進行了集中討論和研究，充分吸收了其中的合理化建議，形成了《會計檔案管理辦法（修訂草案）》。
在修訂期間，國家檔案局多次召開有關業務司部協調會，討論相關條款的修改。為確定相關條款內容，2015年5月，國家檔案局領導親自召開會議討論《辦法》的征求意見稿。9月29日，財政部、國家檔案局召開了公開征求意見后的專家咨詢會議。會上，專家對個別條款提出了完善性修改意見。
本文轉載自《中國檔案》雜志2016年第2期 作者：蔡盈芳 單位：國家檔案局經科司
