向單位檔案管理機構移交時間更加靈活

　　原《辦法》要會計年度終了后，會計檔案可暫由會計機構保管一年，一年后應當移交本單位機構統一保管。實際工作中，很多單位的會計機構需要應對會計師事務所的審計以及業務主管部門、審計部門、稅務部門等的檢查，通常近三年的會計憑證、賬簿、報表需要隨時查閱。為此，新《辦法》第十一條規定：“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。”

　　明確會計檔案出境要求

　　對于會計檔案能否攜帶出境，原《辦法》規定：“我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。”1999年經國務院批準，國家檔案局發布的《中華人民共和國檔案法實施辦法》規定，檔案出境實行分級審批制度。據此，新《辦法》第二十五條將其修改為“單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規定執行”。

　　《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十九條：“各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴禁出境。各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的，必須經國家檔案局審查批準。各級國家檔案館館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案及其復制件，各級國家檔案館以及機關、團體、企業事業單位、其他組織和個人需攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準，海關憑批準文件查驗放行。”

　　會計檔案出境根據其等級不同由不同級別的檔案行政管理部門審查批準，機關、團體、企業事業單位、其他組織和個人的會計檔案需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準。有關辦理方法可參見各地檔案行政管理部門主頁有關行政審批事項辦理方法。

　　《關于加強在境外發行證券與上市相關保密和檔案管理工作的規定》第三條規定：“在境外發行證券與上市過程中，境外上市公司向有關證券公司、證券服務機構和境外監管機構提供或者公開披露涉及國家秘密的文件、資料和其他物品的，應當依法報有審批權限的主管部門批準，并報同級保密行政管理部門備案。是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的，應當報有關保密行政管理部門確定。”第四條規定：“在境外發行證券與上市過程中，境外上市公司向有關證券公司、證券服務機構和境外監管機構提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的檔案的，應當依法報國家檔案局批準。”

　　對單位間會計檔案交接的修改

　　會計檔案的移交有可能發生在以下兩種情況中：

　　第一種情況是因單位分工、合并等變動而引起的檔案移交。新《辦法》第二十一條規定：“單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按照規定辦理交接手續。”上述要求中“復制與其業務相關的會計檔案”和“單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存”均會發生會計檔案交接。

　　第二種情況是單位業務移交而引起的檔案移交。新《辦法》第二十一條規定：“單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由承接業務單位保存,并按照規定辦理交接手續。”第二十三條規定：“建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,需要移交給建設項目接受單位的,應當在辦理竣工財務決算后及時移交,并按照規定辦理交接手續。”上述業務移交和建設項目移交也會發生會計檔案交接。

　　對于上述發生會計檔案交接，根據新《辦法》第二十四條規定，紙質會計檔案的交接，“移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢后,交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。”會計檔案交接文據的格式可參照《檔案交接文據格式》（GB/T 13968-1992）中第三條和第四條相關內容執行。新《辦法》對會計檔案交接最大的修改是電子會計檔案的交接，電子會計檔案交接的有關要求解讀請參照《中國檔案》2916年第3期《<會計檔案管理辦法>修訂內容要點解讀（之二）》。

　　對違反《會計檔案管理辦法》處罰的修改

　　原《辦法》并沒有對違反其管理規定進行處罰的條款，給會計檔案管理責任追究帶來了困難，不利于規范會計檔案的管理。對原《辦法》修訂征求意見過程中，不少單位提出需要增加罰則的意見。為此，新《辦法》第二十七條增加了相關內容，規定：“違反本辦法規定的單位和個人,由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。”盡管新《辦法》并沒有對違反有關規定如何處罰作出具體的規定，但由于違反新《辦法》均屬檔案違法違紀，可依據以下法律法規進行處罰。一是依據《中華人民共和國刑法》第三百二十九條“搶奪、竊取國家所有的檔案的，處五年以下有期徒刑或者拘役”，“違反檔案法的規定，擅自出賣、轉讓國家所有的檔案，情節嚴重的，處三年以下有期徒刑或者拘役”的規定。二是依據《中華人民共和國檔案法》第二十四條、第二十五條的規定。三是依據監察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局聯合印發的《檔案管理違法違紀行為處分規定》中有關規定。四是依據《中華人民共和國會計法》第四十二條、第四十四條規定。

　　其他修改內容

　　一是完善會計檔案利用的有關要求。原《辦法》規定“各單位保存的會計檔案不得借出。”實際工作中，在業務主管部門的檢查、國家審計部門的審計中或者司法工作中，會計檔案會被借出。因此新《辦法》第十三條第二款規定：“單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的,應當嚴格按照規定辦理相關手續。”

　　二是對不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位作出了特別規定。針對小微企業等不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位以及依法應當建賬的個體工商戶，新《辦法》第二十九條規定：“其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執行”。此外，隨著我國會計服務外包的迅速發展，很多小微企業委托中介機構代理記賬，因此，新《辦法》第二十六條明確了代理記賬中涉及的會計檔案管理問題，規定：“單位委托中介機構代理記賬的,應當在簽訂的書面委托合同中,明確會計檔案的管理要求及相應責任。”

　　三是對委托代理記賬機構的檔案管理責任明確了要求。新《辦法》第二十六條規定，委托人委托代理記賬機構代理記賬，應當在相互協商的基礎上，訂立書面委托合同。委托合同除應當具備法律規定的基本條款外，應當明確下列內容;（1）雙方對會計資料真實性、完整性各自應當承擔的責任；（2）會計資料傳遞程序和簽收手續；（3）編制和提供財務會計報告的要求；（4）會計檔案的保管要求及相應的責任；（5）終止委托合同應當辦理的會計業務交接事宜。代理記賬機構接受委托對單位的會計檔案進行管理的，應當遵照新《辦法》的有關規定執行。代理記賬機構如滿足新《辦法》第八條、第九條規定條件的，可以利用信息化手段管理委托人的電子會計檔案。

　　本文轉載自《中國檔案》雜志2016年第5期 作者：蔡盈芳 單位：國家檔案局經科司