會(huì)計(jì)檔案保管期限的調(diào)整是本次《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂的重要內(nèi)容，也是變化最大的內(nèi)容，廣大檔案工作者和會(huì)計(jì)人員對此疑惑較多，新舊《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》在保管期限上如何銜接，大家也覺得難以把握。本期重點(diǎn)對定期保管會(huì)計(jì)檔案保管期限進(jìn)行解讀，并對新舊保管期限規(guī)定的銜接方法進(jìn)行說明。

　　保管期限調(diào)整的背景和原因

　　新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡稱“新《辦法》”或“新《管理辦法》”）將會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年5類調(diào)整為10年、30年2類，主要有以下原因：

　　一是與各單位其他檔案保管期限保持一致的需要。近年來，國家檔案局對機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案的定期保管期限進(jìn)行了調(diào)整，《機(jī)關(guān)文件檔案材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）分別將機(jī)關(guān)文書檔案和企業(yè)檔案的定期保管期限統(tǒng)一為10年、30年。

　　二是與有關(guān)法律法規(guī)相協(xié)調(diào)的需要。會(huì)計(jì)檔案在很多民事案件中都作為重要證據(jù)。民事案件的訴訟時(shí)效最長為20年，加上訴訟開始前事件已經(jīng)存在一定的時(shí)間了，民事案件常常需要20年以前的會(huì)計(jì)檔案作為證據(jù)，但大部分會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限都低于20年。某法院在經(jīng)濟(jì)糾紛案審判中曾遇到過由于會(huì)計(jì)檔案到期已銷毀而無法判定欠款是否收付的情況，后該法院專門提出司法建議指出，由于民事案件的訴訟時(shí)效最長為20年，建議將會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿的保管期限修改為20年以上。

　　三是與資產(chǎn)存續(xù)期限相協(xié)調(diào)。各單位都認(rèn)為原定保管期限太短，由于原定保管期限不合理，特別是一些與使用期超過檔案保管期限的固定資產(chǎn)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，在到保管期限內(nèi)，與其現(xiàn)骨干的資產(chǎn)仍在使用或存續(xù)，與此有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案需要調(diào)閱查用。

　　四是貫徹以人為本的理念。大量會(huì)計(jì)檔案與人有關(guān)，與人有關(guān)的檔案會(huì)在較長時(shí)間內(nèi)需要查閱利用。原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡稱“《辦法》”或“原《管理辦法》”）規(guī)定的保管期限遠(yuǎn)遠(yuǎn)短于其他與人有關(guān)的檔案的保管期限，為了維持各單位員工或社會(huì)其他成員的合法權(quán)益，將會(huì)計(jì)檔案的保管期限適當(dāng)延長是必要的。

　　五是現(xiàn)實(shí)使用反映會(huì)計(jì)原定保管期限過短。各單位大量到了原定保管期限的會(huì)計(jì)檔案也都不銷毀，有的單位50年前的會(huì)計(jì)檔案仍舊保留著；超過15年的憑證檔案和超過25年的賬簿檔案仍舊被查閱利用。這從一個(gè)側(cè)面反映了會(huì)計(jì)檔案保管期限有延長的必要。

　　六是考慮電子會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)。與紙質(zhì)載體相比，電子會(huì)計(jì)檔案對庫房等物理空間占用較少，保管成本大幅降低，具備延長保管期限的條件。

　　七是滿足當(dāng)前反腐需要?，F(xiàn)存會(huì)計(jì)檔案保管期限標(biāo)準(zhǔn)不能滿足責(zé)任追查的需要。

　　八是原《辦法》設(shè)定的會(huì)計(jì)檔案定期保管期限類型太多，許多會(huì)計(jì)人員和檔案人員在劃定會(huì)計(jì)檔案的具體保管期限時(shí)往往無法很好掌握。

　　保管期限調(diào)整的內(nèi)容

　　一是將定期保管期限由原《辦法》規(guī)定的5類合并為2類。新《辦法》第十四條規(guī)定“會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年”。即將會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年25年5類調(diào)為10年、30年2類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限時(shí)從“會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起”的。例如，2014年形成的憑證類會(huì)計(jì)資料，其歸檔后會(huì)計(jì)憑證檔案的保管期限時(shí)從2015會(huì)計(jì)年度開始起算的。

　　二是將憑證和賬簿2類會(huì)計(jì)檔案保管期限作了適當(dāng)延長。將所有單位的銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收部門的國家金庫編送的各種報(bào)表、國家金庫年報(bào)（決算）、基本建設(shè)撥、貸款年報(bào)（決算），行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表和稅收會(huì)計(jì)報(bào)表的保管期限統(tǒng)一為10年。將企業(yè)的原始憑證、記賬憑證等憑證類檔案由原先的15年延長為30年。將總賬、明細(xì)賬、日記賬、其他輔助性記賬等賬簿類會(huì)計(jì)檔案由原先的25年延長為30年。將行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證、財(cái)政總預(yù)算撥款憑證和其他會(huì)計(jì)憑證由原先的15年延長為30年。將財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收部門日記賬、總賬、稅收日記賬（總賬）、明細(xì)分類、分戶賬或登記簿由原先的25年延長為30年。這些要求主要體現(xiàn)在新《辦法》的附表1和附表2。

　　三是在保管期限表的設(shè)置上堅(jiān)持原則性與靈活性相結(jié)合。新《辦法》第十五條第一款規(guī)定：“各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。”這意味著，各單位在規(guī)定會(huì)計(jì)檔案保管期限表可以根據(jù)需要自行設(shè)置相應(yīng)的保管期限，但自行設(shè)置的保管期限不得低于新《辦法》規(guī)定的最低期限。如某單位認(rèn)為部分會(huì)計(jì)憑證比較重要，可能在未來一段較長的時(shí)期里需要查詢利用，將該批會(huì)計(jì)憑證劃定為50年。這種做法是符合新《辦法》有關(guān)精神和要求的。但反之則不行。即不得將憑證類會(huì)計(jì)檔案劃定為低于30年。這種原則性與靈活相結(jié)合的做法，給各單位結(jié)合實(shí)際劃定會(huì)計(jì)檔案保管期限預(yù)留了空降，有利于會(huì)計(jì)檔案的管理。

　　會(huì)計(jì)檔案保管期限新舊標(biāo)準(zhǔn)的銜接

　　確保新《辦法》有效貫徹實(shí)施，實(shí)現(xiàn)新舊管理辦法平穩(wěn)過渡，國家檔案局聯(lián)合財(cái)政部專門就有關(guān)銜接規(guī)定下發(fā)了文件，保管期限新舊銜接是主要內(nèi)容，要求如下：

　　一是對已到保管期限且已鑒定但未銷毀的會(huì)計(jì)檔案的處理。已到原《辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進(jìn)行銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《辦法》的要求組織銷毀；已到原《辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定應(yīng)繼續(xù)保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《辦法》規(guī)定的最低保管期限，確定繼續(xù)保管期限（最低繼續(xù)保管期限等于新的最低保管期限減去已保管期限，下同）。

　　二是對已到保管期限但未作鑒定的會(huì)計(jì)檔案的處理。已到原《辦法》規(guī)定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進(jìn)行鑒定的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《辦法》的要求進(jìn)行鑒定，確定銷毀或繼續(xù)保管。確定銷毀的，應(yīng)按照新《辦法》的要求組織銷毀；確定繼續(xù)保管的，應(yīng)按照新《辦法》規(guī)定的最低保管期限，確定繼續(xù)保管期限。

　　三是對未到原《辦法》規(guī)定最低保管期限的會(huì)計(jì)檔案。文件規(guī)定：“未到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限重新劃定保管期限?！比?005年形成的會(huì)計(jì)憑證檔案，原定保管期限時(shí)15年，保管期限2006年起算，至2015年12月，已保管10年，按照原《辦法》只需再保管5年，至2020年12月，即可進(jìn)行到期鑒定，如鑒定確無繼續(xù)保存價(jià)值就可銷毀。但由于新《辦法》對憑證類會(huì)計(jì)檔案保管期限進(jìn)行了延長，該批會(huì)計(jì)檔案未到原定保管期限，其保管期限應(yīng)延長為30年，即到2035年12月才算到保管期限，可在2036年進(jìn)行到期檔案鑒定后，確無繼續(xù)保存價(jià)值即可銷毀。其他各類會(huì)計(jì)檔案的處理方法以此類推。

　　本文轉(zhuǎn)載自《中國檔案》雜志2016年第4期 作者：蔡盈芳 單位：國家檔案局經(jīng)科司