中共西安市委辦公廳西安市人民政府辦公廳2012年6月29日印發。（市辦字〔2012〕28號）

第一章 總 則

第一條 為了扎實開展電子文件歸檔與管理工作，根據《電子文件管理暫行辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規范》及有關規定，結合本市實際，制定本細則。

第二條 本細則適用于本市各級黨政機關、人民團體（以下統稱各立檔單位），國有企事業單位可參照執行。

第三條 本細則所適用下列概念具有特定含義。

（一）電子文件，是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

（二）電子檔案，是指經過鑒定具有保存和利用價值的歸檔的電子文件。

（三）元數據，是指描述電子文件內容、結構、背景和管理過程的數據。

（四）邏輯歸檔，是指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。

（五）物理歸檔，是指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。脫機保存載體按優先順序依次為：一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤。推薦使用檔案級可記錄光盤（DVD—R）。

（六）遷移，是指將源系統中的電子文件向目的系統進行轉移存儲的方法與過程。

（七）真實性，是指對電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。

（八）完整性，是指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損。

（九）有效性，是指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

（十）檔案信息代碼，是指描述檔案屬性的代碼，用二位英文大寫字母表示。二位英文大寫字母分別為檔案屬性頭兩個字漢語拼音的第一個字母。具體表示方法如下：文書檔案WS；科技檔案KJ；財會檔案CK；照片檔案ZP；錄音檔案LY；錄像檔案LX等等。

第四條 各立檔單位電子文件形成機構負責電子文件的收集、登記與向檔案室的移交工作，檔案室負責電子文件的接收歸檔、電子檔案的保管與向檔案館的移交工作。

第五條 市、區縣國家綜合檔案館負責接收和保管接收范圍內各單位保管期限為永久和長期（30年）的電子檔案，并依法提供利用；有條件的應當根據國家災害備份的要求，建立本級電子文件（檔案）備份中心或者異地備份庫。

第二章 電子文件的收集登記與移交

第六條 按照《陜西省電子文件歸檔與管理規范》收集積累電子文件。電子文件的收集積累應符合下列要求。

（一）凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的電子文件及相關軟件均應收集。收集的電子文件應采用或轉化為通用存儲格式；收集采用非通用存儲格式文件時，應將查看等相關軟件及其說明文件一并收集。

（二）電子文件應收集齊全。電子文件的元數據也一起收集。辦公自動化系統中產生的電子發文《審簽單》、收文《辦理單》，重要發文的歷次修改稿本，也一起收集；收集時，分別作為一份電子文件。沒有使用辦公自動化系統的，其紙質發文《審簽單》應該掃描成電子文件收集。紙質來文及其《辦理單》掃描成電子文件收集。

（三）電子文件應當采用符合國家標準的文件存儲格式，確保能夠長期有效讀取。

1、文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。電子公文應同時收集本市公文傳輸系統版式文件SEP格式；

2、掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；

3、視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；

4、音頻文件以WAV、MP3為通用格式。

第七條 電子文件的登記應符合下列要求。

（一）每一份電子文件均應在《電子文件登記表》中登記（見附件1、2）。登記時，將構成同一件電子檔案的幾份電子文件集中排列。

（二）電子文件登記表應與電子文件同時保存。紙質電子文件登記表應與電子文件載體一起保存。

（三）電子文件稿本代碼：M—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；F—正式電子文件。

（四）電子文件類別代碼：T—文本文件；I—圖像文件；G—圖形文件；V—影像文件；A—聲音文件；O—超媒體鏈接文件；P—程序文件；D—數據文件。

第八條 電子文件應于歸檔前向檔案室移交。

第九條 電子文件形成機構移交前應按照規定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，并由機構負責人簽署審核意見，檢驗和審核結果填入《電子文件移交接收檢驗登記表》（見附件3）。檔案室接收檢驗后，完成《電子文件移交接收檢驗登記表》相關內容的填寫。該表一式2份，移交機構與檔案室各存1份。

第三章 電子文件的歸檔與電子檔案的保管

第十條 電子文件的歸檔范圍和保管期限，按照國家關于文件材料歸檔的有關規定執行，并應包括相應的元數據。電子文件的定密按照國家關于文件材料定密的有關規定執行，并應包括相應的元數據。

第十一條 邏輯歸檔隨時進行，物理歸檔在第二年6月底前完成。

第十二條 電子文件以件為單位整理歸檔。一份電子文件為一件，密不可分的幾份電子文件也為一件。歸檔電子文件參照不同屬性紙質檔案的分類規定，在同一檔案屬性、同一全宗內分類。

（一）文書電子檔案在同一全宗內按照年度-保管期限-機構（問題）進行分類。其檔號為“WS-全宗號-年度-保管期限-機構（問題）-件號”。檔號中的全宗號為4位代碼，第一位是表示全宗屬性的大寫英文字母（清朝為Q，民國為M，革命歷史為G，建國后為J），后三位為表示全宗順序號的阿拉伯數字。檔號中的保管期限“永久、長期（30年）、短期（10年）”分別用“Y、C、D”表示，年度用4位、件號用3位阿拉伯數字表示，機構（問題）用漢語表示。檔號中可以不顯示“WS”項。無檔案信息代碼項的檔號，默認為文書電子檔案檔號。

（二）其他屬性電子檔案檔號以此類推，具體方式另行規定。

第十三條 檔案室于每年歸檔紙質文件時，應同時按照下列規則歸檔電子文件：

（一）將同一件電子檔案的各份電子文件放到一個標識該件電子檔案的檔號文件夾內。

（二）該檔號文件夾的名稱為該件電子檔案的檔號。

例：某公文歸檔后其檔號為：“ 5，2009，30年，辦公室，11”，則其電子檔案檔號文件夾命名為：“WS-J005-2009-C-辦公室-011”。

第十四條 按歸檔電子文件類別代碼相對集中組織存盤。同一全宗同一屬性電子檔案存入一盤或多盤光盤中。涉密檔案單獨組織存盤。

（一）光盤存儲結構：在光盤根目錄下的文件夾（光盤標識）下設“說明文件、目錄文件、電子檔案、其他文件”等4個子目錄，分別用于存儲該光盤信息的說明文、《電子檔案機讀目錄》、檔號文件夾、非通用格式電子檔案的閱讀顯示軟件及其說明手冊等。具體如下：

1、“電子檔案”文件夾下設：“年度1”文件夾、“年度2”文件夾、......“年度n”文件夾。

2、每一個“年度”文件夾下設：“永久”、“長期（30年）”、“短期（10年）”文件夾。

3、每一個保管期限文件夾下存放該保管期限電子檔案的檔號文件夾。

4、對于以卷為單位整理的電子檔案，每一個保管期限文件夾下設：“案卷1”文件夾、“案卷2”文件夾、......“案卷n”文件夾。案卷文件夾命名：“全宗號-目錄號-案卷號”。

5、每一個“案卷”文件夾下存放：a、含有卷內文件掃描件的檔號文件夾，該文件夾命名：“全宗號-目錄號-案卷號-頁號”；b、含有存放卷皮、卷內文件目錄和備考表掃描件的文件夾，該文件夾命名：“全宗號-目錄號-案卷號”。其中，目錄號、案卷號、頁號分別用3位、4位、3位阿拉伯數字表示。

（二）以盤為單位著錄機讀目錄。按件將同一光盤的電子檔案信息記入同一《電子檔案機讀目錄》（見附件12）。

（三）以盤為單位填寫《電子檔案登記表》。按件將同一光盤的電子檔案信息記入同一《電子檔案登記表》（見附件4、5）。

在著錄《電子檔案機讀目錄》和填寫《電子檔案登記表》時，正文與附件為一件的，用正文標題作為本件題名；轉發文與被轉發文為一件的，用轉發文題名作為本件題名；復文與來文為一件的，用復文題名作為本件題名。

（四）編寫說明文件。說明文命名為“說明文件.TXT”。一張光盤只有一個說明文件，用于存放本張光盤有關信息，包括：光盤參數（如光盤容量、光盤規格等），光盤編號，光盤保管單位，光盤制作單位，光盤一致性檢查單位，閱讀本光盤所需要的硬件、軟件環境（計算機配置、軟件操作系統及其版本、顯示電子文件的軟件等），其他各種有助于說明本光盤的信息。

（五）刻錄數據。歸檔內容采用全盤一次性刻錄方式進行數據刻錄。DVD—R光盤應采用8—12倍速一次刻錄。歸檔光盤數據刻錄完成，不能再對光盤數據進行增減。刻錄光盤一式三套，套別號分別用大寫字母A、B、C表示。A：封存；B：利用；C：異地保存。同時，將歸檔內容存儲在一套磁性載體上。

檔案數據不許壓縮保存。加密數據，解密后保存。

（六）標識光盤。按照下列要求標識光盤盤面及光盤盒封面、封底。（見附件9、10、11）

1、光盤盤面填寫光盤內檔案的核心信息，包括：光盤編號、套號、光盤規格、制作單位或復制單位、制作日期或復制日期。

應該打印標簽內容，或者用軟性“光盤標簽筆”將標簽內容寫在光盤盤面上。禁止給光盤上粘貼標簽。

2、光盤盒封面填寫光盤的載體信息，包括：光盤編號、套別、名稱、內容摘要、保存年限、光盤版號。

3、光盤盒背面填寫光盤的背景信息，包括：文件格式、光盤類型、光盤容量、制作部門、制作日期、復制部門、復制日期、備注。

4、盤脊填寫光盤編號。

5、標注規則：

光盤編號：為同一全宗內光盤順序號，由“全宗號-檔案信息代碼-光盤序號”組成。光盤序號是同一全宗內光盤排列的順序號，具有唯一性，用5位阿拉伯數字表示。

光盤版號：指光盤復制次數。用阿拉伯數字表示原版及所復制版本的次數。001表示原版，002以上表示復制版本。

名稱：光盤內所記錄的立檔單位的全稱。

內容摘要：指用文字或數字對檔案信息內容進行簡要的揭示，標明全宗、年度、件數（以卷為單位的檔案標明數字化檔案所對應的全宗號、目錄號、起止卷號、起止時間）及相關內容。

保存年限：對光盤劃定的存留年限。分為：5年、10年、20年等等。

制作（復制）部門及日期，指制作（復制）該光盤的部門及日期，日期用8位阿拉伯數字表示。

（七）將光盤裝入光盤盒中，一盤一盒裝。

（八）打印《電子檔案登記表》（首頁及其續頁），與該光盤一起歸檔保存。

（九）原電子文件存儲載體在完成電子文件歸檔后，保至少留1年時間。

第十五條 在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按上述歸檔過程完成物理歸檔。

第四章 電子檔案的移交與接收

第十六條 屬于本市各級國家綜合檔案館接收范圍內的各單位具有永久和長期保存價值的電子檔案，應當向本市同級國家綜合檔案館移交。

第十七條 電子檔案在本單位保存滿1年后向同級國家綜合檔案館移交。

第十八條 電子檔案采用離線或在線方式進行移交。采用在線方式移交的，同時移交電子檔案的物理載體。

第十九條 離線移交電子檔案應當滿足下列基本要求：

（一）移交單位應當采用符合歸檔要求的光盤在內的兩種不同載體移交電子檔案；

（二）存儲電子檔案的載體和載體盒上應當分別標注反映其內容的標簽；

（三）移交單位要向同級國家綜合檔案館移交一套光盤和一套磁性載體電子檔案，載體應當單個裝盒；

（四）光盤載體內電子檔案的存儲結構應符合第十四條要求，其他載體內電子檔案的存儲結構是一張或多張光盤載體電子檔案的存儲結構組合。

第二十條 在線移交電子檔案須通過與外網隔離的網絡傳輸電子檔案，傳輸的數據應當包含符合要求的電子檔案及其元數據，數據結構為一張或多張光盤載體內電子檔案的存儲結構組合。

第二十一條 電子檔案移交的流程是：移交前檔案數據的組織和遷移，檔案的檢查，辦理移交手續，移交數據。

第二十二條 移交單位在向國家綜合檔案館移交電子檔案前，應對電子檔案進行檢驗，合格后方可移交。電子檔案檢驗內容：

（一）按照《電子檔案登記表》（附件4）的相關內容逐項逐件核實；

（二）電子檔案數據是否真實、完整、可用，是否被病毒等侵害；

（三）存儲電子檔案的載體是否符合移交要求。

第二十三條 移交電子檔案檢驗合格后辦理移交手續，填寫《電子檔案移交、接收檢驗登記表》（附件6），由交接雙方簽字蓋章，各自存留一份，并由移交單位將檔案數據移交至同級國家綜合檔案館。在線移交時，《電子檔案移交、接收檢驗登記表》可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認，對所交接電子檔案應進行數據校驗。

第二十四條 各級國家綜合檔案館接收電子檔案的流程是：接收前檢查，辦理移交接收手續，接收電子檔案，著錄保存交接信息，遷移數據到光盤和磁帶，進館保存。

第二十五條 各級國家綜合檔案館要建立接收電子檔案環境平臺，以便進行電子檔案的接收、檢驗、遷移、存儲等工作。

第二十六條 各級國家綜合檔案館應按《電子檔案登記表》的相關內容逐項逐件核實，并按《電子檔案移交、接收檢驗登記表》的內容進行檢驗。檢驗合格后，按照本細則第二十三條的規定辦理。

第二十七條 各級國家綜合檔案館應將電子檔案交接、遷移、保存等信息補充到電子檔案元數據中，并與相應的每件電子檔案組成檔案信息包；應當在每張光盤中加入光盤內電子檔案元數據（包含交接、遷移、保存等元數據）和《電子檔案登記表》、《電子檔案移交、接收檢驗登記表》的掃描件，并組成一個檔案信息包。

第二十八條 各級國家綜合檔案館要對接收處置后的電子檔案按照本細則第十九條有關要求存儲到光盤、磁帶等載體中，載體一式4套，計3套光盤1套磁帶（或磁盤）。

第二十九條 電子檔案的遷移。隨著系統設備更新或系統擴充，應及時對電子檔案進行遷移操作。電子檔案數據遷移時，對遷移后的電子檔案應逐件進行對比、檢查和數據校驗，填寫《電子檔案遷移登記表》（附件8），檔案館按有關規定保管遷移后的電子檔案。

第三十條 各級國家綜合檔案館對接收的電子檔案載體應當長期保存。

第三十一條 電子檔案的保管應符合下列要求：

（一）電子檔案光盤裝盒豎立存放于防磁柜中，遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。

（二）存放環境溫度：17至20攝氏度；相對濕度：35%至45%。

（三）每年應對電子檔案的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應確認庫存電子檔案光盤與新設備的兼容性；如不兼容，應進行電子檔案載體轉換工作，原光盤保留時間不少于3年。

（四）對電子檔案光盤每滿4年、磁性載體每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發現問題應及時采取恢復措施。

（五）檔案保管部門應定期將檢驗結果填入《電子檔案管理登記表》(見附件表7)。

第五章 電子檔案的利用、銷毀與統計

第三十二條 電子檔案的利用應符合下列要求：

（一）電子檔案的封存載體（套別號：A）不應外借。未經批準任何單位或人員不允許擅自復制電子檔案。

（二）利用時應使用拷貝件（套別號：B）。

（三）利用時應遵守保密規定。對具有保密要求的電子檔案采用聯網的方式利用時，應遵守國家或部門有關保密的規定，有穩妥的安全保密措施。

（四）利用者對電子檔案的使用應在權限規定范圍之內。

第三十三條 電子檔案的鑒定銷毀。

（一）電子檔案的鑒定銷毀，參照國家關于檔案鑒定銷毀的規定執行，并且應在辦理審批手續后實施。

（二）屬于保密范圍的電子檔案，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。不屬于保密范圍的電子檔案可進行邏輯刪除。

第三十四條 電子檔案的統計。檔案保管部門應及時按年度對電子檔案的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。

第六章 附 則

第三十五條 本細則自印發之日起施行。《西安市電子文件歸檔與管理辦法（試行）》同時廢止。

點擊此處附件下載：《西安市電子文件歸檔與電子檔案管理細則附表》

附件目錄：1、電子檔案登記表（首頁）

2、電子檔案登記表（續頁）

3、電子檔案移交、接收檢驗登記表

4、電子檔案登記表（首頁）

5、電子檔案登記表（續頁）

6、電子檔案移交、接收檢驗登記表

7、電子檔案管理登記表

8、電子檔案遷移登記表

9、光盤盒封面標簽圖示例

10、光盤盒封底標簽圖示例

11、光盤盤面示例

12、電子檔案機讀目錄