為加強(qiáng)和規(guī)范聲像類電子文件的歸檔與管理，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子文件管理暫行辦法》、《電子文件歸檔管理規(guī)范》（GB/T 18894）等相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我省實(shí)際制定本規(guī)范。
1 范圍
本規(guī)范適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其它社會(huì)組織。
本規(guī)范所稱聲像類電子文件包括照片、錄音、錄像類電子文件，是指使用數(shù)字成像設(shè)備形成的，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、視聽(tīng)、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件、數(shù)字音頻文件和數(shù)字音視頻文件。本規(guī)范所稱聲像類電子檔案是指具有查考和利用價(jià)值并歸檔保存的聲像類電子文件，聲像類電子檔案由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成。
本規(guī)范引用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或規(guī)定，如有新的修訂版，或發(fā)布新的地方標(biāo)準(zhǔn)等，則按新的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或規(guī)定執(zhí)行。
2 管理原則
2.1 各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位在社會(huì)活動(dòng)中形成的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的照片、錄音、錄像等聲像類電子文件，應(yīng)及時(shí)歸檔管理。
2.2 聲像類電子文件的歸檔管理要遵循統(tǒng)一管理、全程管理、齊全完整、便于利用、安全保密的基本原則。應(yīng)建立管理制度，明確職責(zé)分工，規(guī)范工作流程，配備管理系統(tǒng)。
2.3聲像類電子文件歸檔管理的職責(zé)與分工。檔案部門(mén)負(fù)責(zé)制定電子文件歸檔管理制度，指導(dǎo)電子文件形成部門(mén)開(kāi)展鑒定、簡(jiǎn)要著錄與歸檔工作，參與電子文件備份策略的制定與實(shí)施；負(fù)責(zé)電子文件的鑒定、歸檔、整理、編目與著錄、利用、備份、移交等各項(xiàng)管理工作。形成部門(mén)負(fù)責(zé)聲像類電子文件的初次鑒定、格式轉(zhuǎn)換、簡(jiǎn)要著錄、歸檔等工作。信息化部門(mén)負(fù)責(zé)為電子文件的管理提供信息化支持。保密或安全部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督涉密電子文件的管理。
2.4 涉密聲像類電子文件的歸檔、保存、利用、傳輸?shù)裙芾砉ぷ靼凑沼嘘P(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。
3 歸檔
3.1 歸檔范圍
3.1.1 本單位主要職能活動(dòng)與重要工作成果。
3.1.1.1 本單位的主要工作活動(dòng)、重要會(huì)議、外事活動(dòng)、重點(diǎn)工程、民生工程、所獲榮譽(yù)等。
3.1.1.2 本單位主辦或承辦的本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、體育與社會(huì)事業(yè)等重大活動(dòng)；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和著名人物前來(lái)本單位檢查、視察工作或參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)。
3.1.1.3 本單位組織或參與處置的重大事件，包括重大自然災(zāi)害、重大事故、突發(fā)事件。
3.1.2 本地區(qū)重要的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)、民間風(fēng)俗、著名人物與地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)成果、名勝古跡、自然風(fēng)光。
3.2 歸檔質(zhì)量要求
3.2.1 歸檔的聲像類電子文件應(yīng)齊全、完整，記錄客觀、系統(tǒng)，主題明確、畫(huà)面完整、音像清晰。
3.2.2 記錄主要場(chǎng)景、重要人物、完整程序的聲像類電子文件均應(yīng)收集歸檔，具有相同場(chǎng)景或內(nèi)容的挑選一件有代表性的歸檔即可。
3.2.3 歸檔的照片類電子文件，應(yīng)未經(jīng)過(guò)后期裁剪、修飾、合成、調(diào)色等修改性操作，與原場(chǎng)景不符的電子文件不宜收集歸檔，調(diào)整顯示方向的操作除外。以活動(dòng)中直接形成的錄像類電子文件為素材，遵循活動(dòng)時(shí)序與客觀事實(shí)編輯制作的錄像類電子文件應(yīng)收集歸檔。
3.2.4 聲像類電子文件應(yīng)以通用或長(zhǎng)期保存格式歸檔。照片類電子文件歸檔格式為T(mén)IFF、JPEG，錄音類電子文件歸檔格式為WAVE、MP3，錄像類電子文件歸檔格式為MPEG2。
3.2.5 歸檔的聲像類電子文件應(yīng)具備必要的品質(zhì)。照片類電子文件像素?cái)?shù)不低于300萬(wàn)像素，錄音類電子文件音頻采樣率不低于44.1kHz，錄像類電子文件比特率不低于8Mbps。轉(zhuǎn)換格式時(shí)，應(yīng)確保照片類電子文件像素?cái)?shù)不變，由《可交換圖像文件》（Exif）定義的元數(shù)據(jù)不丟失。
3.2.6在重大活動(dòng)中形成的聲像類電子文件，與其記錄內(nèi)容有關(guān)的文字材料應(yīng)一并收集歸檔，包括公文、活動(dòng)日程、工作方案、領(lǐng)導(dǎo)講話、宣傳報(bào)道、活動(dòng)標(biāo)志、座次表、證件、設(shè)計(jì)圖、匯編等材料。
3.2.7同一項(xiàng)活動(dòng)中形成的聲像類電子文件應(yīng)分別集中存放在同一個(gè)文件夾下，并以活動(dòng)名稱和時(shí)間命名文件夾。
3.3 著錄。形成部門(mén)應(yīng)對(duì)聲像類電子文件做簡(jiǎn)要著錄，并填寫(xiě)《江西省聲像類電子文件歸檔移交登記表》（附錄A的表A.1、表A.2），著錄文字應(yīng)與電子文件內(nèi)容相對(duì)應(yīng)。
3.3.1 攝錄者信息，即攝影者、攝像者、錄音者的姓名與工作單位。
3.3.2 活動(dòng)描述，包括工作活動(dòng)的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主要內(nèi)容與成果等。
3.3.3 創(chuàng)建錄音、錄像類電子文件的設(shè)備信息，包括錄音、錄像、錄像帶、非線性編輯等設(shè)備的品牌、生產(chǎn)廠商、型號(hào)，以及格式、時(shí)間總長(zhǎng)等。創(chuàng)建照片類電子文件的設(shè)備信息與技術(shù)參數(shù)無(wú)需說(shuō)明。
3.3.4 聲像類電子文件題名及其記錄的人物、地點(diǎn)、重要背景物等。應(yīng)為每件需歸檔的電子文件擬定簡(jiǎn)明扼要的標(biāo)題，說(shuō)明畫(huà)面中主要人物的姓名、工作單位與職務(wù)以及在畫(huà)面中所處位置等；簡(jiǎn)要描述畫(huà)面中出現(xiàn)的、需要說(shuō)明的重要建筑物等背景。
3.4 歸檔時(shí)間和手續(xù)。形成部門(mén)應(yīng)在聲像類電子文件形成起3個(gè)月內(nèi)將電子文件、《江西省聲像類電子文件歸檔移交登記表》（附錄A的表A.1、表A.2）及相關(guān)文字材料向檔案部門(mén)歸檔。形成部門(mén)和檔案部門(mén)應(yīng)共同進(jìn)行電子文件真實(shí)性、完整性、可用性以及病毒感染的鑒定和檢測(cè)，合格后辦理交接手續(xù)。可采用光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)或閃存等脫機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行離線歸檔，也可以通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)在線歸檔。歸檔的脫機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)不宜作為檔案部門(mén)長(zhǎng)期保存電子檔案的載體。
4 整理、命名與存儲(chǔ)
4.1整理。聲像類電子檔案以一件為對(duì)象進(jìn)行整理，整理結(jié)果應(yīng)能保持電子檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于利用和長(zhǎng)期保存。應(yīng)將歸檔移交脫機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中的聲像類電子檔案導(dǎo)入計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器，在計(jì)算機(jī)中完成整理活動(dòng)。
4.1.1 分類方案。按照聲像類檔案門(mén)類--年度--保管期限--工作活動(dòng)分類法對(duì)聲像類電子檔案進(jìn)行分類。
4.1.1.1 檔案門(mén)類。聲像類電子檔案分為照片、錄音、錄像等三類，其分類代碼分別為ZP、LY、LX。
4.1.1.2 年度。聲像類電子檔案的形成年度。
4.1.1.3 保管期限。根據(jù)電子檔案記錄的工作活動(dòng)的重要性，將保管期限劃分為永久、30年兩種，分別以Y、D30為保管期限代碼。
4.1.1.4 工作活動(dòng)。在保管期限下以工作活動(dòng)為管理單元組卷。一次工作活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像類電子檔案分別組成一個(gè)卷。一次工作活動(dòng)形成的聲像類電子檔案較少時(shí)，也可合并多次工作活動(dòng)中形成的電子檔案組成一個(gè)卷。
4.1.2 編制檔號(hào)。根據(jù)分類結(jié)果為每卷電子檔案分別編制案卷級(jí)檔號(hào)，在卷內(nèi)按形成時(shí)間順序排列電子檔案并編制文件級(jí)檔號(hào)。檔號(hào)構(gòu)成規(guī)則按照《江西省聲像類電子檔案著錄與數(shù)據(jù)格式規(guī)范（試行）》執(zhí)行。
4.2 命名。采用文件級(jí)檔號(hào)為每件聲像類電子檔案命名。
示例：省檔案局形成于2010年的某張照片類電子檔案檔號(hào)為X043-ZP·2010-004-00009，則該電子檔案的計(jì)算機(jī)名稱為X043-ZP·2010-004-00009.JPEG。
4.3 存儲(chǔ)。檔號(hào)構(gòu)成規(guī)則中不含保管期限項(xiàng)的按全宗號(hào)、檔案門(mén)類代碼、年度、案卷號(hào)，檔號(hào)構(gòu)成規(guī)則中含有保管期限項(xiàng)的按全宗號(hào)、檔案門(mén)類代碼、年度、保管期限、案卷號(hào)在存儲(chǔ)器中逐級(jí)建立并命名文件夾，將同一案卷內(nèi)的聲像類電子檔案存儲(chǔ)于以案卷號(hào)命名的文件夾中。
示例1：上述照片類電子檔案存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)E盤(pán)，其存儲(chǔ)路徑為：E：\x043\ZP\2010\004\ X043-ZP·2010-004-00009.JPEG（檔號(hào)構(gòu)成規(guī)則中不含保管期限）；
示例2：E：\x043\ZP\2011\D30\005\ X043-ZP·2011-005-00010.JPEG（檔號(hào)構(gòu)成規(guī)則中含有保管期限）
5 著錄、利用與統(tǒng)計(jì)
5.1 著錄。著錄是確保聲像類電子檔案真實(shí)、完整、可理解與可檢索的重要業(yè)務(wù)工作，是不可缺少的管理環(huán)節(jié)。著錄工作應(yīng)在電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案管理系統(tǒng)內(nèi)展開(kāi)。
5.1.1 自動(dòng)捕獲元數(shù)據(jù)。將完成命名與存儲(chǔ)的電子檔案導(dǎo)入電子檔案或數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)與電子檔案的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，自動(dòng)生成電子檔案內(nèi)容真實(shí)性校驗(yàn)碼，自動(dòng)捕獲電子檔案技術(shù)參數(shù)與管理過(guò)程元數(shù)據(jù)，確保電子檔案的真實(shí)、完整與可靠。
5.1.2 手工著錄。以《江西省聲像類電子文件歸檔移交登記表》（附錄A的表A.1、表A.2）記錄的信息為基礎(chǔ)，對(duì)每件電子檔案進(jìn)行全面著錄，著錄結(jié)果應(yīng)能準(zhǔn)確反映電子檔案記錄的工作活動(dòng)、人物、地點(diǎn)等背景與主題信息。聲像類電子檔案的著錄規(guī)則按照《江西省聲像類電子檔案著錄與數(shù)據(jù)格式規(guī)范（試行）》執(zhí)行。
5.2 利用。要規(guī)范管理電子檔案的利用與發(fā)布，利用者的查閱應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)，不得擅自復(fù)制、下載電子檔案及其元數(shù)據(jù)。
5.3 統(tǒng)計(jì)。應(yīng)按檔案門(mén)類、年度、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、字節(jié)數(shù)、時(shí)間長(zhǎng)度等計(jì)量單位對(duì)電子文件的歸檔與電子檔案的備份、利用、移交等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并形成統(tǒng)計(jì)報(bào)告。
6 備份與移交
6.1 備份。應(yīng)根據(jù)電子檔案真實(shí)性、完整性、可靠性與可用性管理要求，制定、實(shí)施聲像類電子檔案及其元數(shù)據(jù)備份策略，建立可操作的管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行。電子檔案離線備份介質(zhì)的制作、著錄、檢測(cè)、轉(zhuǎn)換、銷毀等管理工作按照《江西省數(shù)字檔案與數(shù)據(jù)離線備份介質(zhì)管理規(guī)范（試行）》執(zhí)行。自聲像類電子檔案歸檔起1年內(nèi)，應(yīng)報(bào)送至同級(jí)國(guó)家綜合檔案館電子檔案中心作異地備份與長(zhǎng)期保存。
6.2 移交
6.2.1 聲像類電子檔案及其元數(shù)據(jù)自形成之日起滿20年應(yīng)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交，電子檔案及其元數(shù)據(jù)的格式、質(zhì)量等應(yīng)符合當(dāng)時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)環(huán)境和國(guó)家綜合檔案館的管理要求。交接雙方應(yīng)對(duì)電子檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性與可用性進(jìn)行檢驗(yàn)，清點(diǎn)、核實(shí)移交電子檔案的門(mén)類、數(shù)量、格式等信息，并履行規(guī)定的交接手續(xù)。
6.2.2 重大活動(dòng)中形成的聲像類電子檔案及其文字材料（3.2.6）的移交按照《江西省重大活動(dòng)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6.2.3 已經(jīng)報(bào)送至同級(jí)國(guó)家綜合檔案館備份的聲像類電子檔案，按照《江西省檔案館收集檔案范圍及檔案移交接收工作規(guī)定》執(zhí)行。
