為規范、統一我省文書類電子檔案著錄與數據格式，實現檔案檢索自動化與共享利用，現依據《文獻保密等級代碼與標識》（GB/T 7156-2003）、《檔號編制規則》（DA/T 13-1994）、《檔案著錄規則》（DA/T 18-1999）、《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46-2009）、《江西省歸檔文件整理規范》（DB36/T380-2002）等標準，制定本規范。

一、適用范圍

本規范適用于我省各級國家綜合檔案館,黨政機關、社會團體與企業事業單位及其他社會組織可參照執行。

本規范所稱文書類電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的，反映黨務、政務、生產經營管理等各項管理活動的文書類電子文件。本規范所稱文書檔案包括紙質文書檔案和原生的文書類電子檔案。

本規范規定了單份文書類電子檔案的著錄項目，對2000年及以前形成的文書檔案案卷級著錄項不作具體定義和描述，案卷級目錄數據庫結構及著錄的一般要求可參照附錄A執行。確保文書類電子檔案真實性、完整性、可靠性和長期可讀性的元數據項，按照國家有關規定執行，暫不列入本規范范圍之內。

本規范所稱“份”是指構成檔案的最小管理單元，也稱自然件。

二、著錄項描述

本規范從5個方面對著錄項目進行描述，包括：

定義：對著錄項含義的描述。

著錄細則：對該著錄項的著錄方法、值域等做出的規定。

約束性：由著錄項創建的數據庫字段是否賦值的強制程度，分“必填”、“選填”。“必填”表示此著錄項必須賦值，不可為空；“選填”表示此著錄項目有值則必須賦值，無則為空。

數據類型：該著錄項作為目錄數據庫數據字段的基本屬性，分字符型、數值型、日期型、日期時間型等。

數據長度：該著錄項作為目錄數據庫數據字段的長度。

三、著錄項目

本規范所規定的著錄項目主要用于揭示文書類電子檔案的內容與形式特征。著錄項共設5個大項、30個小項。5個大項分別是標識項、內容描述項、形式特征項、管理與權限項、附注項。

四、著錄項定義與著錄格式

㈠ 標識項

1.檔號

檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的、用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

一個檔案館（室）內不能有重復的檔號。

2000年及以前形成的以案卷為單位整理的文書檔案檔號結構主要有兩種：全宗號-目錄號-案卷號-頁號，如示例1、示例2；全宗號-年度-案卷號-頁號，該結構適用于年度下將保管期限為永久、長期、短期的案卷大流水排列的整理體系，如示例3。

2001年及以后形成的，以件為單位整理的文書檔案檔號結構主要有兩種：全宗號-檔案門類代碼·年度-機構（問題）代碼-保管期限代碼-件號·子件號，全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼-件號·子件號。由同一項業務活動中形成的多份檔案構成的組合件，件內單份檔案應編制子件號，如示例4；一項業務活動僅形成一份檔案時，子件號可以不編制，如示例5。

上述檔號構成規則如果不能適應館藏檔案已有編目體系需要，應遵循已有檔案整理、編目成果，在確保館內檔號不重復的基礎上自定義檔號構成規則，并正式公布。

檔號各構成項的著錄格式參見對應的著錄項。檔號各構成項之間用半角“-”相連，類別號中各子項之間用位于中間的“·”相連。

示例1：X035-003-005-025

示例2：X043-1990Y-001-002

示例3 :1003-1990-002-096

示例4：X043-WS·2011-01-Y-001·01

示例5：X068-WS·2010-D30-026

2.全宗號

全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。全宗號是國家綜合檔案館為同級立檔單位給定的全宗的規范化代碼。

不向國家綜合檔案館移交檔案的單位由各單位根據本單位法人變更情況自行設定。

全宗號由4位代碼構成。其中第1位用漢語拼音字母或阿拉伯數字標識全宗屬性，后3位用阿拉伯數字標識某一屬類全宗的順序號。一個檔案館內不能有相同的全宗號。

示例1：X001

示例2：1001

3.檔案門類代碼

檔案所屬門類的規范化代碼。

文書檔案門類代碼為WS，由“文書”兩個中文字的拼音頭字母組成。

4.年度

文書檔案形成年度。

著錄文書檔案的形成年度，用4位阿拉伯數字標識。當形成年度無法考證時，著錄其歸檔年度，并在附注項加以說明。

5.機構（問題）代碼

賦予歸檔文件分類方案類目的標識符號。

按歸檔文件形成單位制定的分類方案類目代碼表著錄。

6.保管期限代碼

保管期限的規范化代碼。

保管期限代碼為“Y”、“C”、“D”、“D30”、“D10”，分別對應永久、長期、短期、定期30年、定期10年等五種保管期限。按文書類電子檔案的實際保管期限著錄。

7.目錄號

全宗內案卷所屬目錄的代碼。

目錄號有兩種構成方法：一是全宗內案卷所屬目錄的代碼或順序號，用3位阿拉伯數字標識，不足3位，前面用“0”補足。二是由文件形成年度與保管期限代碼組合構成，如“1982Y”代表1982年形成的、保管期限為永久的一組案卷。

8.案卷號

目錄內案卷排列的順序號。

著錄檔案所屬的案卷號，用3位阿拉伯數字標識。案卷號不足3位，前面用“0”補足，如“003”。

9.頁號

案卷內文件每頁排列的順序號。

著錄每份文件在卷內的起始頁號。頁號用3位阿拉伯數字標識。頁號不足3位，前面用“0”補足，如“003”。

10.件號

單件文書類電子檔案在一個保管期限下排列的順序號。

件號用3位阿拉伯數字標識。件號不足3位，前面用“0”補足，如“026”。

11.子件號

指組合件內單份文書類電子檔案排列的順序號，如請示、批復分別著錄兩個子件號。

子件號用2位阿拉伯數字標識。子件號不足2位，前面用“0”補足，如“01”。

12.盒號

文書類電子檔案對應的紙質原件或復制件所在檔案盒的編號。

可自定義盒號構成規則。建議盒號構成規則為：全宗號-檔案門類代碼·年度-檔案盒順序號，檔案盒順序號是在年度下編制的流水號，由3位阿拉伯數字組成，不足3位，前面用“0”補足。

示例：1012-WS·2002-008

13.電子檔案名

在計算機存儲器中唯一標識電子檔案的一個字符串。

可采用文件級檔號或其它命名規則為文書類電子檔案命名。

示例：X035-WS·2008-06-Y-102

㈡ 內容描述項

1.題名

又稱正題名，一般指單份文書類電子檔案文首的題目，是表達檔案中心內容、形式特征的名稱。

有題名且能反映文書類電子檔案主要內容的，照原題名著錄。沒有題名或題名不規范的，須重擬標題，并用“［］”號將重擬題名括起。題名中出現的年、月、日，統一用阿拉伯數字表示，年度用4位阿拉伯數字標識。

示例：通知［關于首屆江西省檔案工作者年會征文的通知］

2.文件編號

文書類電子檔案制發機關賦予文件的發文字號。

按照原文著錄。文件上有多個文件編號時，多個文件編號中間用全角的“；”隔開。

3.責任者

對文書類電子檔案內容進行創造、負有責任的組織或個人。

責任者為機關團體時，著錄單位全稱或規范性的通用簡稱；責任者為個人時著錄姓名，必要時姓名后著錄職務，姓名與職務間以“，”相隔。多個責任者之間以全角“；”號相隔。責任者無法考證時用“□□□”代替。

4.附件題名

文件正文后所附材料的題名。

按原文著錄具有檢索意義的附件題名。有多個具有檢索意義的附件時，應逐一著錄附件題名，附件題名之間以全角的“；”相隔。

5.成文時間

文書檔案的形成時間。

成文時間按照DA/T18-1999 “9.4.1文件形成時間”的規定著錄，用8位阿拉伯數字標識。

示例：一份文書類電子檔案的形成時間為2011年2月18日，應著錄為：20110218。

6.機構（問題）

歸檔文件分類方案類目的名稱或規范化簡稱，用以描述文書類電子檔案的來源信息。

按歸檔文件分類方案類目名稱著錄。本著錄項與機構（問題）代碼著錄項是關于同一問題的兩種描述方法。

7.主題詞

能夠揭示文書類電子檔案主題內容的規范化詞，按公文版記中已有公文主題詞著錄，多個主題詞之間以全角的“；”相隔。

8.人物

文書類電子檔案中出現的人物信息，包括在文件上作了親筆批示的重要領導人、干部任免名單、單位領導班子組成人員名單以及各行各業代表性人物等。

著錄具有檢索意義的人物姓名，必要時可同時著錄人物的職務、出生地、工作簡歷等信息。不同人物信息之間用全角的“；”號隔開。對作出批示的重要領導人，應著錄領導人的職務、姓名及批示行為等信息。

示例：中共江西省委書記蘇榮作重要批示

㈢ 形式特征項

1.頁數

一份文書類電子檔案的頁數。

著錄每份文書類電子檔案的實際頁數。

2.語種

文書類電子檔案正文所使用的語言類別。著錄《語種代碼名稱 第2部分：3字母代碼》（GB/T 4880.2-2000）、《中國語種代碼》（GB /T4881-1985）中與語種對應的漢語名稱。漢語言不著錄。

㈣ 管理與權限項

1.密級

文書類電子檔案保密程度的等級。

按照文件原文標明的密級或經鑒定變更的密級著錄。《文獻保密等級代碼與標識》（GB/T 7156-2003）將文獻保密等級劃分為五個等級:公開、限制、秘密、機密、絕密。

2.保密期限

與密級相對應的文書類電子檔案保密期限。

依據《文獻保密等級代碼與標識》（GB/T 7156-2003），除有特殊規定外，絕密級不超過30年，機密級不超過20年，秘密級不超過10年。

3.保管期限

根據檔案價值確定的檔案保存時間。2000年及以前形成的紙質文書檔案保管期限包括永久、長期、短期等三種。2001年及以后形成的文書檔案保管期限有永久、 定期30年、定期10年等三種。

按照文書類電子檔案的保管期限著錄。本著錄項與保管期限代碼是有關同一問題的一組著錄項。

4.控制標識

控制文書類電子檔案能夠安全利用的分類標識。

根據文書類電子檔案三網管理與分級利用的需要，控制標識符的值域有：開放、控制、待定、互聯網開放。“開放”、“控制”表示在國家綜合檔案館局域內網的安全利用標識。“待定”表示文書類電子檔案接收進館后待鑒定，與“控制”的利用權限相同。 “互聯網開放”表示可在互聯網門戶網站利用平臺上公開。

5.離線存址

文書類電子檔案離線備份介質的編號。

著錄檔案級光盤、磁帶等離線備份介質的編號，多個編號之間用“；”隔開。離線備份介質編號規則按照《江西省數字檔案與數據離線備份管理規范》編制。

示例1：X128G2008B0001

示例2：436001C2010D0001

6.電子檔案生成方式

文書類電子檔案的形成方式。

根據電子檔案的實際生成方式著錄。文書類電子檔案生成方式有：原生、數字化。

示例：一份形成于1978年的紙質文書檔案，其數字副本的電子檔案生成方式著錄結果為：數字化。

㈤ 附注項

附注是指文書類電子檔案各著錄項需要解釋和補充的事項。

附注項的內容依各著錄項目的順序著錄。項目以外需解釋和補充的列在其后。

五、文書類電子檔案文件級目錄數據庫結構規范

1、文書類電子檔案文件級目錄數據庫結構規范 (傳統)

2、文書類電子檔案文件級目錄數據庫結構規范 (簡化)

附錄A（資料性附錄）

建國后文書檔案案卷級目錄數據庫結構