1

檔案館代碼

C

著錄國家綜合檔案館代碼。

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2

檔案館名稱

C

著錄國家綜合檔案館名稱。

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3

檔案門類代碼

C

文書類檔案統一著錄為“WS”。

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4

全宗名稱

C

著錄完整規范的全宗名稱。

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5

全宗號

C

著錄國家綜合檔案館為同級各立檔單位檔案全宗給定的規范化代碼。按照檔案實體全宗號編制規則著錄。

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6

目錄號

C

著錄全宗內案卷所屬目錄的代碼或順序號，用1位阿拉伯數字標識。

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7

案卷號

C

著錄檔案所屬的案卷號，用5位阿拉伯數字標識。案卷號不足五位，前面用“0”補足，如“00003”。

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8

起始頁號

或件號

C

用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足。

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9

檔號

C

檔號構成規則為：全宗號-目錄號-案卷號-起始頁號或件號。

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10

年度

C

著錄轉換成公元紀年的檔案形成年度，用4位阿拉伯數字表示。不能確定時著錄“XXXX”。

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11

題名

C

按照檔案文件原有題名著錄。沒有題名或題名不能完整表達文件內容的，應重新擬定題名。題名擬定應力求完整，準確揭示責任者、內容、文種。重擬題名用“[]”標識。題名擬寫中要注意反映檔案內容，直書其事，不加褒貶，“汪偽”、“日偽”政權的檔案必須要加“汪偽”、“日偽”，以示區別正統政權。

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12

事由

C

按照檔案文件原有事由著錄，沒有事由則不著錄。

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13

人物

C

著錄具有檢索意義的人物姓名，必要時可同時著錄人物的職務、出生地、工作簡歷等信息。不同人物信息之間用全角的“；”號隔開。

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14

責任者

C

責任者只有一個時，應直接著錄，當責任者為兩個或兩個以上時，立檔單位本身是責任者則必須著錄。責任者為機關團體時，著錄單位全稱或規范性的通用簡稱；責任者為個人時著錄姓名，必要時姓名后著錄職務，姓名與職務間以“，”相隔。多個責任者之間以全角“；”號相隔。

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15

成文時間

C

著錄轉換成公元紀年的文件制成時間，由8位阿拉伯數字表示。發文著錄其封發蓋印時間或領導簽發時間。如某文件形成時間為1936年2月18日，應著錄為19360218。

當文件形成時間不全時，如缺少年度，或缺少月、日，則在此著錄文件時間，缺少部分用“X”補足。如“XXXX0809”表示某年的8月9日。

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16

保管期限

C

民國檔案默認保管期限為“永久”。

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17

附件題名

C

有多個附件時，應逐一著錄各附件題名，附件題名之間用“；”隔開。

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18

控制標識

C

著錄控制檔案安全利用的分類標識。根據檔案鑒定結果，著錄“開放”或“控制”標識。

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19

稿本

C

依據實際情況著錄為副本、草稿、定稿、手稿、草圖、藍圖等，正本不必著錄。

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20

政權標識

C

日（汪）偽政權檔案用“#”表示。

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21

語種

C

依據實際情況著錄為英語、法語、德語、滿語、藏語等，漢語不必著錄。

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22

檔案所屬歷史時期

C

統一著錄為“民國”。

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23

電子檔案生成方式

C

統一著錄為“數字化”。

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24

電子檔案名

C

著錄計算機存儲器中唯一標識電子檔案的一個字符串，由名稱、擴展名二部分組成。

可采用文件級檔號或其它命名規則為電子檔案命名。

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25

離線存址

C

著錄光盤、移動硬盤、磁帶等離線備份介質的編號，多個編號之間用“；”隔開。離線備份介質編號規則按照《江西省數字檔案與數據離線備份管理規范》編制。

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26

附注

C

著錄各著錄項需要解釋和補充說明的事項。

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