第一條  為了做好我市音視頻電子文件的收集、歸檔與管理工作,按照《西安市電子文件歸檔與電子檔案管理細則》第十二條第(二)款關于“其他屬性電子檔案檔號以此類推，具體方式另行規定”的要求，根據《電子文件歸檔與管理規范》（GB／T 18894—2002）、《檔案著錄規則》（DA／T 18—1999）等標準，參照《照片檔案管理規范》（GB／T 11821—2002），結合本市實際，制定本規定，作為《西安市電子文件歸檔與電子檔案管理細則》的補充。

第二條  本規定規定了音視頻電子文件歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和銷毀的基本要求。

第三條  本規定適用于本市各級黨政機關、人民團體，國有企事業單位可參照執行。

第四條  下列術語和定義適用于本規定。

音視頻電子文件：是指數字錄音成像設備形成的，依賴計算機等數字設備閱讀、視聽、處理，并可在通信網絡上傳送的數字音頻文件和數字視頻文件。

音視頻電子檔案：國家機構、社會組織以及個人在社會活動中形成的，具有保存價值且歸檔后的數字音頻文件和數字視頻文件。音視頻電子檔案由音視頻電子文件、元數據和文字說明組成。

音視頻文件組：具有密切聯系的若干件音頻文件或視頻文件的集合。如一次會議、一項活動、一個項目等反映同一問題或事由的若干件音頻文件（視頻文件）為一個音頻文件組（視頻文件組）。

第五條  音視頻文件的歸檔范圍

（一） 記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的音頻文件或視頻文件。

1、記錄領導人和著名人物參加與本單位、本地區有關的重大公務活動的音頻文件或視頻文件。

2、記錄本單位組織或參加的重要會議、重要活動的音頻文件或視頻文件。

3、反映本單位重點工程項目、重點科研項目的音頻文件或視頻文件。

4、記錄本單位本系統勞動模范、先進人物及其典型活動的音頻文件或視頻文件。

5、記錄本單位榮獲榮譽性獎狀、證書、錦旗等活動的音頻文件或視頻文件。

（二）記錄本單位本地區重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象的音頻文件或視頻文件。

（三）其它具有保存價值的音頻文件或視頻文件。

第六條  音視頻電子檔案的保管期限

音視頻電子檔案的保管期限按照其價值劃定為永久或定期，其中定期一般為30年或10年。

第七條  音視頻電子文件的歸檔時間

音視頻電子文件在形成后應及時整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。

第八條  音視頻電子文件的歸檔要求

（一）歸檔的音視頻電子文件應是用數字錄音成像設備直接錄音拍攝形成的原始音頻、視頻文件。經過添加、合成等修改內容、顛倒時序的處理過的音視頻電子文件不能歸檔。

應歸檔的音視頻電子文件的屬性信息（元數據）應齊全，特別是“標題”、“標記”、“備注”內容及攝錄者信息要齊全。攝錄者不能在屬性信息框中輸入前述信息的，要在音視頻文件圖標下方對話框中輸入有關內容信息。

（二）記錄活動主要場景、重要人物、完整程序的音視頻文件均應收集歸檔，具有相同場景或內容的挑選一件歸檔即可。

（三）歸檔的音視頻文件應具備必要的品質，音頻文件采樣頻率不低于44.1KHZ，視頻文件比特率不低于8Mbps。

（四）歸檔的音頻電子文件應為WAV、MP3等通用格式,歸檔的視頻電子文件應為MPEG、AVI等通用格式。其它格式的音頻、視頻電子文件，應在保證其屬性信息（元數據）不丟失的前提下，轉換成通用格式進行歸檔。不能轉換的，連同其打開軟件一并歸檔。

（五）歸檔的音視頻電子文件和文件組應附加文字說明。文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝錄者等要素，概括揭示該件音頻、視頻文件或文件組所反映的主要內容。

（六）音視頻電子文件可通過存儲到符合要求的脫機載體上進行離線歸檔，也可通過網絡進行在線歸檔。在線歸檔時，應同時進行離線歸檔。

（七）歸檔時，應對音頻文件、視頻文件進行真實、完整、可用、安全方面的鑒定和檢測。

第九條  音視頻電子文件的歸檔整理和著錄

（一）分類和排列

1、在同一全宗內，音視頻檔案按“保管期限-年度-文件組”分類。

2、同一文件組內的音視頻檔案按形成時間或重要程度排列。

（二）命名

音視頻檔案的存儲文件名采用“保管期限-年度-組號-件號 .文件格式”命名。

保管期限：分別用“Y”、“C”、“D”代表永久、30年（長期）、10年（短期）。

年度：為4位阿拉伯數字。

組號：為4位阿拉伯數字，同一年度內的文件組從“0001”開始順序編號。

件號：為4位阿拉伯數字，同一文件組內的音視頻文件從“0001”開始順序編號。

例如：

1、2012年某單位（全宗號為15）錄音的一組某工作會議的音頻文件，為2012年第一組音頻文件，保管期限為“永久”，存儲格式為MP3。則該組第一件音頻檔案的存儲文件名應為：LY-J015-Y-2012-0001-0001.MP3。

2、2012年某單位（全宗號為15）錄像的一組某工作會議的視頻文件，為2012年第一組視頻文件，保管期限為“永久”，存儲格式為AVI。則該組第一件視頻檔案的存儲文件名應為：LX-J015-Y-2012-0001-0001.AVI。

（三）著錄

音視頻檔案的基本著錄要求可參照《照片檔案管理規范》（GB/T 11821-2002）中5.5.1的規定。其中，音視頻檔案的著錄項目見附件1（用EXCEL表格形式著錄成機讀目錄），建立音視頻檔案目錄數據庫時可參見附件2。

第十條  音視頻檔案的存儲和保管

（一） 音視頻檔案應存儲在安全、穩定、可靠且兼容性好的文件系統或數據庫系統等數據存儲管理系統，以及符合要求的脫機存儲載體中。

（二） 音視頻檔案的存儲結構

音視頻檔案采用建立層級文件夾的形式進行分類存儲。一般應在計算機硬盤建立“音頻檔案”和“視頻檔案”總文件夾；在總文件夾內按不同保管期限和不同年度建立層級文件夾，并以保管期限和年度命名層級文件夾；在年度文件夾內再按不同組分別建立組文件夾，并以該組組號加組名（即音視頻檔案主要內容或者事由）命名組文件夾，組號與組名之間加“-”。

例如：

1、某單位的音頻檔案統一存放在檔案室計算機硬盤的非系統分區D盤根目錄下，2012年該單位錄音的一組某工作會議的音頻文件為2012年第一組音頻文件，保管期限為“永久”，則該組音頻文件應存放在以下路徑下：

D：音頻檔案永久20120001-某工作會議

2、某單位的視頻檔案統一存放在檔案室計算機硬盤的非系統分區D盤根目錄下，2012年該單位錄像的一組某工作會議的視頻文件為2012年第一組視頻文件，保管期限為“永久”，則該組視頻文件應存放在以下路徑下：

D：視頻檔案永久20120001-某工作會議

（三）文字說明的存儲

文字說明可采用TXT文件形式或數據庫的形式保存。若采用TXT文件形式，單件音視頻文件說明應保存在該件音視頻文件所屬文件組的組文件夾下，該組文件夾內所有音視頻文件的文字說明應保存在一個TXT文件中；組說明應保存在該組音視頻文件形成年度的年度文件夾下，該年度文件夾內所有文件組的組說明應保存在一個TXT文件中。

（四） 脫機存儲載體

1、音視頻檔案應存儲在耐久性好的載體上，一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用必要時可復制第三套用于異地保存。

2、存儲載體按優先順序依次為：一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。推薦使用檔案級可記錄光盤（DVD-R）。不能用軟磁盤、移動硬盤作為音視頻檔案長期保存的載體。

3、存儲音視頻檔案的載體或裝具上應有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、密級、保管期限、存入日期等。

4、光盤等物理載體數據組織方法及光盤等物理載體標注的方法內容見《西安市電子文件歸檔與電子檔案管理細則》第十四條之規定。其中，光盤等物理載體中“電子檔案”文件夾下的檔案存儲結構為：保管期限年度文件組-組名音頻或視頻文件。

以光盤等物理載體為單位填寫《電子檔案登記表》，并打印成紙質后同該物理載體一同保存。

（五）保管方法

音視頻檔案的保管除應符合紙質檔案的保管要求外，還應符合以下條件：

1、 存儲載體應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

2、 單片載體應裝盒，豎立存放，并且避免擠壓。

3、 存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。

4、 環境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35％～45％。

（六） 定期檢驗

對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發現問題應及時采取恢復措施。

第十一條  音視頻檔案的利用和銷毀按照《西安市電子文件歸檔與電子檔案管理細則》第三十二條、第三十三條之規定執行。

第十二條  本規定由西安市檔案局負責解釋。

第十三條  本規定自2012年9月1日起執行。

附件：1、音視頻檔案機讀目錄項目及說明

     2、音視頻檔案目錄數據庫結構及字段表