近年來，我國檔案工作飛速發展，檔案工作現代化、檔案信息化程度不斷提高。但與檔案工作現代化發展速度成反比的是，國民檔案意識不強，檔案利用率遠遠跟不上檔案工作現代化發展的速度。檔案工作者為檔案事業高速發展做了許多工作，進行了不斷的探索和實踐，不斷創新服務方法，為方便公眾利用采用了許多遠程的利用方式，但就我們所做的工作來說，公眾卻不領情，許多公眾并不知道檔案對他們的意義，也不懂得到哪里、怎樣利用檔案，究其原因，我認為還是我們對檔案工作的宣傳力度不夠。
多年來檔案局作為檔案行政管理部門一直加強對檔案法律法規的宣傳教育活動，并加強了對群眾關心的低保、醫保、社保等熱點檔案的管理，但由于這些宣傳教育活動和管理主要針對政府機關、科技事業單位和一些企業單位，而且宣傳對象主要以與檔案的收集、整理工作相關的人員為主，而忽視了通過大眾傳媒對檔案理念和檔案機構職能、檔案的作用等進行宣傳，因此，整個社會對檔案和檔案工作的理解并不深，由于檔案界在整個社會中聲音的缺失，大多數公眾對檔案和檔案工作并不了解，造成檔案利用率低，我們對檔案投入大而利用率低。
檔案是涉及公眾和整個社會的重要歷史性、憑證性的材料，檔案行政管理部門對全社會的檔案都有管理的職能，國家綜合檔案館和專門檔案館面向全社會提供檔案利用，對于檔案部門職能公眾是否知道是決定我國檔案工作開展是否實現社會化，是否建立了全民檔案意識，能否實現檔案高利用率的重要途徑。然而，由于我們對專業人員宣傳教育多，對公眾宣傳教育少，造成公眾對檔案部門的職能不了解，對檔案館的服務狀況不了解，對檔案的作用不了解，造成了檔案的社會利用率低。
檔案工作是一項服務性工作，既然是為社會服務的工作，就要得到公眾的認可，要得到公眾認可就要讓公眾對檔案工作有認知。因此，通過大眾傳媒廣泛宣傳檔案理念和檔案機構職能、檔案的作用，使公眾認識檔案工作了解檔案工作，理解檔案為公眾和社會服務的方式和途徑是相當重要的。然而從目前公眾對檔案的利用和檔案對他們生活的影響來看檔案界對檔案和檔案工作的宣傳遠遠未跟上社會的發展。以現行文件中心建設為例，雖然檔案界對現行文件中心的建設十分重視，但卻缺乏社會公共媒體的宣傳，盡管檔案界建立現行文件中心已干得熱火朝天，但大眾傳媒卻無只字評價，就算我們把現行文件中心建得再現代化，公眾也不了解它的功能，不清楚它的職能，不知道采取何種方式和手段才能到現行文件中心利用他們所需的材料，這就意味著我們建立文件中心向公眾提供現行文件利用的目的沒有達到或是沒有完全達到。
多年來，我國檔案界整體對檔案事業缺乏有力的宣傳，我認為，主要是我們宣傳思路的錯誤導致大多數公眾對檔案和檔案工作不了解。要真正使檔案意識深入人心，使公眾認識檔案、利用檔案，我們就要改變從前在檔案宣傳工作中著重宣傳檔案界大事或檔案部門工作成就的做法，把檔案宣傳工作的重點轉向從解決公眾關心的檔案問題做起。從公眾關心的問題應該到哪里利用檔案、怎樣利用檔案、利用檔案需要哪些證件、要經過什么樣的程序才能辦成宣傳起，從面向全社會做好有關檔案的咨詢開始做起，最直接的讓公眾了解并感受到檔案對他們工作、生活的作用，潛移默化做宣傳，比我們著重宣傳檔案界的大事或是直接宣傳我們的檔案工作成就效果更好。以婚姻檔案的利用為例，有許多結婚證損毀的人并不清楚當結婚證損毀后應當到檔案部門查閱結婚證存根后再到相關部門補辦結婚證，而是到了辦證機關后向辦證機關的工作人員咨詢才清楚這一點的。而有更多的人因為眼下不著急使用所以也就暫時不去管它，當然就更不清楚應該到哪里查閱婚姻檔案，利用婚姻檔案有哪些程序，等到臨時要用的時候才到處尋求解決辦法。如果我們通過大眾傳媒做好這項檔案利用工作的宣傳和婚姻檔案對公眾個人意義的宣傳，不僅可以使利用者少跑路，同時又能降低個人手中的婚姻檔案的損毀率。我們宣傳工作的目的就是要讓公眾清楚什么是檔案、檔案對他們有些什么樣的實際意義，同時明白在什么情況下到哪里去查找什么樣的檔案會對他們解決問題有幫助。由于我們沒有通過大眾媒體做這樣的宣傳，造成了與公眾切身利益相關的檔案宣傳幾乎沒有，導致檔案的利用率低。檔案界宣傳思路的錯誤不僅使公眾無法理解檔案存在的意義，更無法理解檔案工作的目的，甚至造成了即使在政府機關中也有很多人不清楚檔案工作的目的究竟是什么。因此，我認為，檔案界加強在大眾媒體中的宣傳力度時主要抓住公眾關心的問題，從與公眾利益密切相關的檔案利用出發，通過媒體刊載檔案法律法規，在媒體上宣傳檔案部門可以提供利用的檔案內容、大眾關心的檔案應該到哪些檔案機構利用、利用檔案需要具備什么樣的手續等等，才能真正達到檔案工作為社會服務的目的。只有公眾的檔案意識加強了才能提高檔案的利用率，從而凸現出檔案和檔案工作的重要性，否則，不管我們怎樣加快檔案的現代化建設，公眾的檔案意識始終不強，檔案的利用率始終不高，我們沒有實現檔案工作應有的目的，更沒有提高效率。