開發(fā)利用工作是城建檔案工作的重要組成部分，它的目的就在于提供檔案以及檔案信息為社會(huì)其他各項(xiàng)工作服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供科學(xué)的依據(jù)。在改革開放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的新形勢(shì)下，城建檔案面臨新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也面臨新的挑戰(zhàn)。尤其是區(qū)縣經(jīng)濟(jì)發(fā)展的突飛猛進(jìn)，帶動(dòng)了城鎮(zhèn)建設(shè)的飛躍發(fā)展，增加了城建檔案的工作量和復(fù)雜性。如何適應(yīng)新形勢(shì)的需要，做好區(qū)縣城建檔案的利用工作，更好地為社會(huì)主義各項(xiàng)建設(shè)服務(wù)，是擺在我們每一位區(qū)縣城建檔案工作者面前的新課題。
一、城建檔案開發(fā)利用工作的意義
城建檔案記載了城市規(guī)劃、國土規(guī)劃、工程地質(zhì)勘探、城市測(cè)繪、城市規(guī)劃管理、公用設(shè)施、供水、供氣、供電、建筑工程設(shè)計(jì)、施工技術(shù)、建筑裝飾、建筑材料等一系列城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中所產(chǎn)生的大量信息，真實(shí)地反映了城市建設(shè)和發(fā)展的過程，因此，它不僅具有原始性、憑證性，而且具有較強(qiáng)的知識(shí)性和較大的信息量。城建檔案的利用工作就是發(fā)揮城建檔案的作用，使城建檔案轉(zhuǎn)化為直接生產(chǎn)力的重要手段。一方面，城建檔案利用工作代表整個(gè)城建檔案工作的成果與城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等行業(yè)發(fā)生信息傳遞，文獻(xiàn)供應(yīng)和咨詢服務(wù)關(guān)系，集中地體現(xiàn)城建檔案工作的方向和作用，它是城建檔案工作聯(lián)系社會(huì)的一個(gè)窗口。另一方面，城建檔案利用工作在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要，對(duì)整個(gè)城建檔案工作具有一定的檢驗(yàn)和推動(dòng)作用。
1、由于城建檔案利用工作的開展，必然向城建檔案工作本身其他環(huán)節(jié)提出相應(yīng)的要求，促進(jìn)這些工作環(huán)節(jié)的開展和提高，開發(fā)利用工作對(duì)城建檔案的管理工作具有反饋和推動(dòng)作用，可以檢驗(yàn)和促進(jìn)城建檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，在提供利用檔案工作中，能比較客觀的發(fā)現(xiàn)城建檔案其他環(huán)節(jié)的優(yōu)劣，及時(shí)糾正檔案工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤。可見檔案只有通過利用才會(huì)使檔案質(zhì)量得到檢驗(yàn)、提高，只有通過了解利用需求，修改、歸檔范圍，將庫藏檔案進(jìn)行必要的匯編，才能使整個(gè)城建檔案工作不斷向廣度深度發(fā)展，從而揚(yáng)長(zhǎng)避短，不斷提高管理水平。
2、城建檔案利用工作與廣大利用者發(fā)生千絲萬縷的聯(lián)系，做好提供利用工作是對(duì)城建檔案工作最實(shí)際、最有效的宣傳，不僅能夠引起各方面對(duì)城建檔案工作總的重視，而且還會(huì)在城建檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)方面得到具體的支持，只有千方百計(jì)地發(fā)揮城建檔案的作用，為社會(huì)服務(wù)，為城市規(guī)劃建設(shè)、管理各項(xiàng)工作服務(wù)，才能使人們重視城建檔案工作，才能提高城建檔案工作的社會(huì)地位。例如：1997年在鹽邊縣縣城搬遷后，有些住戶住進(jìn)新房后用電線路出現(xiàn)故障，但無法找出原因，后來到縣城建檔案室查找到住宅樓設(shè)計(jì)圖紙，了解室內(nèi)電線線路的走向，很快就找到故障原因，恢復(fù)了用電的正常進(jìn)行。更為重要的是，鹽邊縣城是利用荒山荒坡開挖回填修建起來的新建城市，有的回填土高達(dá)幾十米甚至上百米。如果城建檔案室地質(zhì)資料不詳，在幾十米甚至上百米的填土上策劃修一幢高樓，可以想象是什么樣的后果，將會(huì)造成多大的經(jīng)濟(jì)損失，人民的生命安全將會(huì)受到多大的威脅。可見城建檔案的作用對(duì)城市規(guī)劃管理有著多么深遠(yuǎn)的意義。再例如：1998年鹽邊縣發(fā)生地下水管嚴(yán)重爆裂，由于地形原因在修建時(shí)使水管埋藏很深，無法找出水管損壞的具體位置，城建檔案室迅速查出新縣城地下管線檔案，很快找到故障的位置，恢復(fù)了整個(gè)縣城的供水。
二、搞好城建檔案的開發(fā)利用工作的措施
1、豐富庫藏，優(yōu)化庫藏結(jié)構(gòu)。數(shù)量眾多，內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理的庫藏檔案是檔案利用工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。離開了庫藏，檔案利用工作就成了“無米之炊”。要想有效地滿足社會(huì)對(duì)檔案的需求，必須大力豐富庫藏檔案，優(yōu)化庫藏結(jié)構(gòu)。因此，城建檔案室如何把檔案資料收集齊全，并具有我們區(qū)縣的地方特色、專業(yè)特色，是我們區(qū)縣城建檔案室的迫切任務(wù)。例如：鹽邊縣城是座搬遷城市，我們?cè)谧龊眯驴h城檔案資料收集工作的同時(shí)，還特別注意保管好那些有著研究和考查老鹽邊縣城建設(shè)與發(fā)展中具有歷史參考價(jià)值的檔案。它反映了一定時(shí)期老鹽邊縣城建設(shè)過程中的法規(guī)、面貌以及城市基礎(chǔ)設(shè)施、代表性建筑、名勝古跡等。比如反映已淹沒的鹽邊縣烈士陵園、鹽邊三源河和已炸毀的三源河橋等歷史面貌的照片檔案，反映縣城搬遷過程的錄音錄像檔案等，這些都是對(duì)后人具有歷史研究、查考和利用價(jià)值的檔案，很具有鹽邊的地方特色。同時(shí)，還要特別注意庫藏標(biāo)準(zhǔn)。豐富庫藏不但要求數(shù)量豐富，而且還要求質(zhì)量?jī)?yōu)良。一些重復(fù)的、沒有長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，要及時(shí)清除。庫藏?zé)o原則膨脹、重復(fù)會(huì)給檔案管理和利用工作帶來許多不便，造成極大的浪費(fèi)，也影響檔案的查準(zhǔn)率、查全率，從而影響城建檔案利用工作質(zhì)量。例如：鹽邊縣城搬遷后，我們?cè)陂_展檔案鑒定時(shí)，將那些老鹽邊縣城已失去保存價(jià)值的城建檔案剔出，按規(guī)定程序進(jìn)行了銷毀。
2、搞好城建檔案的基礎(chǔ)工作，為城建檔案的利用創(chuàng)造條件。要搞好城建檔案的利用工作，必須做好城建檔案的基礎(chǔ)工作。檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用工作是城建檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的主要內(nèi)容，是檔案工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，它們之間相互聯(lián)系，互為作用。收集工作是城建檔案工作的起點(diǎn)，是貫徹統(tǒng)一管理原則的具體措施。如何做好收集工作，要調(diào)查摸底，即調(diào)查是否齊全、完整，以便有目的、有計(jì)劃地開展收集工作；在此基礎(chǔ)上，制定收集計(jì)劃，即需要收集的檔案種類、名稱，去何處收集、時(shí)間安排等，在收集中注意新的收集線索，廣開收集渠道。收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)是檔案的基本業(yè)務(wù)建設(shè)，利用是目的，收集不齊全，整理不系統(tǒng)，鑒定不符合要求，保管不科學(xué)，統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確，城建檔案的利用就失去了前提。因此，只有扎實(shí)地搞好基礎(chǔ)工作，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，才能為利用工作創(chuàng)造條件，從而充分發(fā)揮城建檔案的作用，以滿足城市現(xiàn)代化建設(shè)、管理的需要。
3、提高檔案管理人員素質(zhì)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，從而提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)性是檔案工作的重要屬性之一，開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)是增強(qiáng)檔案工作競(jìng)爭(zhēng)力的有效途徑，也是衡量檔案工作人員業(yè)績(jī)好與差的重要標(biāo)準(zhǔn)。我們區(qū)、縣的檔案利用開發(fā)工作在新的形勢(shì)下還尚有差距，檔案利用工作習(xí)慣地處于坐等上門、封閉式的被動(dòng)利用服務(wù)方式。為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)改革開放形勢(shì)發(fā)展的需要，開展信息交流是區(qū)縣城建檔案部門在服務(wù)方式上實(shí)現(xiàn)由封閉、半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變的重要步驟，將利用方式由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)服務(wù)。主動(dòng)服務(wù)是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、難度較大的工作。這就要求我們不斷加強(qiáng)信息系統(tǒng)，加快傳遞，輸入輸出有關(guān)的檔案信息，熟悉家底，了解社會(huì)的利用需求信息，做到“知已知彼”，向利用者介紹庫藏，提供咨詢服務(wù)，提供利用檔案的線索和技術(shù)等，這些是構(gòu)成主動(dòng)服務(wù)的重要內(nèi)容。
服務(wù)工作是通過檔案工作人員一言一行來體現(xiàn)的，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是檔案人員高素質(zhì)的體現(xiàn)。業(yè)務(wù)素質(zhì)包括檔案人員的事業(yè)心、專業(yè)技術(shù)水平。檔案人員要樹立態(tài)度和藹、服務(wù)周到、腿勤、嘴勤、腦勤的服務(wù)精神，提高檔案的查準(zhǔn)率、查全率，詳細(xì)了解檔案的利用目的，認(rèn)真分析利用者的要求，把握社會(huì)利用檔案的脈搏，積極推出利用者要求的檔案信息，使城建檔案的利用工作的職能變?yōu)橹鲃?dòng)對(duì)外提供利用服務(wù)。鹽邊縣城建檔案室在縣城搬遷后，隨著城市業(yè)務(wù)建設(shè)的不斷擴(kuò)大和發(fā)展，檔案工作也肩負(fù)著特殊的歷史使命。如何在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，解決好檔案信息開發(fā)與利用中出現(xiàn)的問題，以適應(yīng)鹽邊新縣城這一特殊歷史時(shí)期檔案工作的復(fù)雜性，我們的領(lǐng)導(dǎo)非常重視對(duì)檔案人員素質(zhì)的培養(yǎng)。1997年縣城搬遷后配置兩名專職的具有大專文化程度的檔案管理人員。有機(jī)會(huì)就不惜經(jīng)費(fèi)安排檔案人員出去培訓(xùn)、參觀，以借鑒別人的優(yōu)點(diǎn)，總結(jié)自己的不足，積極為城建檔案的優(yōu)質(zhì)服務(wù)創(chuàng)造良好的條件。1998年鹽邊縣城建檔案室獲得“省城建檔案管理先進(jìn)集體”稱號(hào)。
4、運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理城建檔案，提高利用效率
科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，計(jì)算機(jī)是科學(xué)技術(shù)成果的產(chǎn)物。所以，把計(jì)算機(jī)運(yùn)用于城建檔案管理是區(qū)、縣檔案管理的必然趨勢(shì)。目前，區(qū)、縣城建檔案數(shù)量與日俱增，呈現(xiàn)急劇上升的趨勢(shì)（例如：鹽邊縣城搬遷后的城建檔案已由原來的1532卷上升到現(xiàn)在的3561卷），以及利用檔案的需求也出現(xiàn)了新的局面，首先表現(xiàn)在利用數(shù)量增加；其次是利用檔案的范圍顯著擴(kuò)大；再就是利用者的范圍也明顯擴(kuò)大。這些變化明顯地沖擊著傳統(tǒng)的手工管理手段和方法。因此，走檔案管理現(xiàn)代化的道路便自然提到檔案工作日程上來，成為解決檔案工作發(fā)展中突出問題的必然出路。為了提高檔案管理的效率、質(zhì)量，更好地開發(fā)檔案管理信息資源，應(yīng)當(dāng)逐步改變單純手工作業(yè)方式，采用以計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)，提高檔案信息資源開發(fā)利用能力。計(jì)算機(jī)不僅具有存貯體積小、容量大、檢索速度快、查找方便等優(yōu)點(diǎn)，而且還具有提高安全保護(hù)檔案能力。目前，區(qū)、縣城建檔案隨著時(shí)間的流逝和檔案的急劇增長(zhǎng)，人為和自然因素的影響，以及保管條件的欠缺和不當(dāng)，檔案損壞程度也日益加劇。但如果采用現(xiàn)代化科技成果，是安全保護(hù)檔案的有效措施和手段，無論是預(yù)防性措施，還是治理性措施都如此。因此，今后我們要廣泛地運(yùn)用新的科技成果，從而提高我們區(qū)、縣城建檔案的開發(fā)利用能力和效率，進(jìn)而提高檔案住處的利用和城建檔案室的服務(wù)水平。
5、必須做好保密工作，正確處理保密與利用的關(guān)系
城建檔案工作是一項(xiàng)機(jī)要性、保密性較強(qiáng)的工作，由于城建檔案記錄和反映著城市建設(shè)的大量科技成果，特別是城市的總體規(guī)劃、地形控制、地下各種管線以及軍事設(shè)施等工程具有很強(qiáng)的保密性。所以，城建檔案工作者必須正確處理好利用和保密的關(guān)系。在開展利用工作時(shí)，既要積極提供檔案為各項(xiàng)工作服務(wù)，又要堅(jiān)持原則。外單位查城建檔案時(shí)，必須持所在單位的介紹信，嚴(yán)格按照查檔制度辦理手續(xù)，根據(jù)所查檔案的機(jī)密程度，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。利用與保密，從根本上說兩者是一致的，都是為了合理地發(fā)揮檔案在社會(huì)主義事業(yè)中的作用，保密的目的，也是為了更好的利用檔案。城建檔案工作者必須樹立保密觀念、遵紀(jì)守法，在工作上既要維護(hù)國家機(jī)密安全，又要便于利用，做到保密、利用兩不誤。在網(wǎng)絡(luò)化管理?xiàng)l件下，要遵循 “統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分級(jí)建設(shè)，安全保密”的工作原則，逐步建立全面、及時(shí)、便捷、準(zhǔn)確、安全的檔案信息系統(tǒng)。
檔案事業(yè)的生命力在于開發(fā)利用，做好開發(fā)利用工作是新時(shí)期區(qū)、縣城建檔案工作的重點(diǎn)。因此，我們要不斷研究區(qū)、縣城建檔案開發(fā)利用工作的新特點(diǎn)、新問題，增強(qiáng)信息意識(shí)、全局意識(shí)、開拓意識(shí)、求實(shí)意識(shí)和效益意識(shí)，才能夠適應(yīng)城建檔案現(xiàn)代化管理的新要求。總之，城建檔案利用工作是城建檔案工作中最有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)，區(qū)、縣城建檔案事業(yè)要發(fā)展重要的一環(huán)就是大力提高利用工作，使城建檔案工作在現(xiàn)代化城市的規(guī)劃、建設(shè)、管理中做出自己的貢獻(xiàn)。