“兩個體系”建設應避免的傾向

市西區檔案局 趙興

近年來，國家檔案局楊冬權局長多次提出了建立“兩個體系”的構想，要求各級檔案部門要把建設‘兩個體系’作為貫徹落實科學發展觀的重要抓手，全方位推進，下大力氣深化、細化。“兩個體系”的建設，已成為各級檔案部門新時期的行動指南和工作重心。各地檔案部門在這種思想指引下，掀起了“兩個體系”建設的熱潮，開展各種新的嘗試，如：整合檔案資源、拓展檔案館的功能、開展民生檔案工作、推進數字化檔案館等。檔案工作者也開展熱烈的研究和討論，從政治角度進行分析，認為“兩個體系”建設是檔案工作落實科學發展觀的理論創新，是以人為本思想對檔案工作提出的新要求，是科學發展新形勢給檔案工作提出的新任務。結合檔案工作實際，分析 “兩個體系”在建設中的思路和做法，對出現的一些現象提出以下見解。

1、      案資源體系建設應避免“破舊立新”的傾向

建國六十年來，尤其是改革開放以后，我國的檔案資源建設己經取得實質性發展，檔案法律法規、業務標準規范等對檔案資源建設起了重要保障作用，檔案資源管理己基本形成固有體系，這是我國特有的檔案行政體制框架下所取得的成就。近年來，國家檔案局在建立“兩個體系”過程，提出了“民生檔案”的重要概念，檔案資源的管理要滿足廣人人民群眾的需要，這是貫徹落實科學發展觀，突出“人本”思想的重要舉措。但是，個別地區在開展民生檔案工作過程中，就民生檔案資源的管理走入歧途，或將檔案館中原己妥善管理的“涉民”檔案，專門從文書檔案中抽取出來，單獨存放；或要求民生檔案形成單位采取類似方法管理，這些做法就破壞了原有基礎。作者認為，我們在探索建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系時，應充分依托原已形成的資源管理體系，建立在檔案事業原有基礎之上，重點是進一步健全、完善“資源體系”，而不是打破原有體系，建立新的體系，因此，建立“檔案資源體系”時，要力戒“破舊立新”的做法。
二、檔案資源實體管理應避免“集中統管”的傾向
隨著檔案工作社會地位的提高，各級黨委、政府對檔案工作給與了更大的關注和支持，同時，檔案部門自身體系的逐步完善，對檔案資源管理力度的不斷加大，使各級檔案館集中管理的檔案資源日益豐富，數量不斷增長。“集中統管”一直是檔案部門特別強調和追求的目標，檔案部門也樂于保存更大規模的檔案。目前，相當地區在這一思想指導下，展開了大規模的檔案資源集中管理工作，出臺了一系列政策、措施加強檔案實體的接收、豐富館藏。其最終目的就是通過大量接收檔案進館，來做大做強檔案事業，并通過資源的規模擴張，獲得檔案行政管理部門更大的權力。但是，隨著檔案資源實體的高度集中，隨之出現的是“高度危險”。由于檔案具有唯一性和不能再生性，不能受到任何的危害，因此，其安全系數要求極高。而高度集中，雖集中了資源、集中了信息，但也提高了風險系數，由“分散的風險”變成了“集中的風險”，汶川地震帶給我們深刻的思考，以檔案部門現有物質條件抵抗風險的能力，是不足消除或減低這種風險的。現階段，縣級檔案部門普遍存在檔案館舍陳舊、面積狹小等問題，有的甚至是危房，這樣的條件，是否適宜檔案資源實體的集中統管。檔案部門要把過去的到基層檔案室的指導檢查方式，上升為資源監管方式，這正是檔案部門目前所缺乏的，因此檔案部門要轉變思維方式，在一定時期內檔案由形成部門保管，只要監管措施有力，利用體系完善，就不必強調檔案資源實體的高度集中統管。

三、檔案利用體系建設應避免“信息技術至上”傾向

計算機網絡及其他信息技術的發展，為檔案利用服務手段多樣化、利用效率快捷化創造了條件，也為百姓多點查閱、滿足實時需求提供了方便。信息技術在檔案工作中的縱深應用，為檔案部門拓展工作領域和服務功能、提升檔案部門的社會認知感和社會地位，增強檔案部門的社會公共管理和公共服務職能等等方面，帶來了深刻的變化，其成就是顯而易見的。因而，應用信息技術來建立檔案利用體系，受到當前各級檔案部門的追捧，各地都熱衷于通過信息技術來構建檔案利用體系。認為利用體系的建設，必須依靠信息技術支持，建立龐大的檔案信息網絡，實現區域檔案信息網絡“全覆蓋”, 通過網絡這一平臺來滿足百姓的多點查詢需求。在這種思想指導下，我們基層一級檔案館都在地推動館藏紙質檔案的全文數字化，恨不得馬上就把紙質檔案全部轉換為數字信息，這種出發點和構想是非常好的，但這是一種理想的狀態。分析全國檔案信息化基本態勢，各地區檔案部門信息化建設水平的高低、發展不均衡性、財力支持等能否實現這一“想象”，僅僅是信息技術人才的匾乏，也足以打破這種夢想。同時，目前的信息技術在信息管理中存在的缺陷，也給以信息技術為主要手段的利用體系帶來隱患，在檔案信息系統或互聯網絡中運行的數據信息，有許多不可控制的因素可以導致數據丟失、篡改、盜取、泄密等狀況，大量的政府信息、大量的涉及個人隱私的檔案信息能否進入系統網絡，對于檔案部門來講，還有許多問題值得研究。如果將政府信息和需要保護的個人信息排斥在網絡系統之外，那么，依靠信息技術“建立方便人民群眾的檔案利用體系”就沒有實際意義，投入大量的財政資金建立的系統網絡和全文數字化形成的數字信息因不能實現目標化應用，將形成巨額浪費。因此，作者認為，依靠信息技術建立的利用體系，只能是完整的檔案利用體系框架下的輔助體系。“利用體系”建設是一項長期性工作，一項系統工程，不可能一繳而就，它需要各級檔案部門從各個方面、不同層而共同探索，勇于實踐，才能破解難題，使體系更加完善。