摘  要：隨著電子政務的高速發展，文檔信息一體化受到廣大檔案工作者的高度重視，但是由于受到現有基礎設施的限制，電子信息的安全還沒有得到根本性的解決，如何在現有的條件下實施文檔信息一體化建設，是廣大檔案工作者值得重視和研究的一個問題。
關鍵詞：文檔信息一體化；對策與建議

　　文檔一體化管理就是把文書工作和檔案工作融合在一起進行綜合管理的管理體制，實行統一領導，統一管理。隨著電子政務的迅猛發展，電子文件和電子檔案的形成和歸檔特點使文檔信息一體化成為必然，成為不可分割的一個整體。只有從電子文件的產生開始就運行統一的檔案管理系統，才能實時對電子文件的元數據、背景信息等進行處理和實現網絡對檔案信息資源的共享。這是由電子文件“前端控制原則”和“全程管理原則”決定的，是現代文件和檔案管理工作的重要內容，檔案工作則因之面臨史無前例的挑戰，一系列新問題、新研究領域隨之而來，傳統的工作方法、方式在現代電子技術的沖擊下有束手無策的感覺。特別是對電子文件的前端控制和真實性的保證，把檔案工作者從幕后推到了前臺。國家的發展，民族的富強，要求提高國家辦公自動化的水平，而實現“文檔信息一體化”正式提高辦公自動化水平的重要手段之一。
　　而在當今各種學科和學科內各門基礎課程相互交融、整合的形勢下，特別是電子技術的發展，電子文件數量以驚人的速度產生，“文檔一體化”應當是集文件管理和檔案管理于一體的大管理體系，模糊傳統的文書工作和檔案工作的界限，對文件生命周期進行全程管理，文件在文書工作中產生即是文件在檔案工作中的開始，檔案工作中文件使用生命的終結才是文件整個生命周期的結束。電子文件、電子檔案管理體制的改革不同于傳統的文書管理和檔案管理，它是一種截然不同的管理模式，賦予了“文檔一體化”新內容和加速了“文檔一體化”的進程。
如上所述，隨著信息化程度的提高，辦公自動化的需要，特別是電子政務的快速發展，如何完善“文檔一體化”管理體制，建設文檔信息一體化，使其更好的為社會、為企業服務，已成為文件和檔案工作者亟待解決的問題。
　　目前，就筆者所在環業公司來說，實施文檔信息一體化建設有優勢也有不足之處，如何利用發揮其中的優勢克服文檔信息一體化建設的不足，是下一步工作的重點：
　　一、實施文檔信息一體化建設的優勢
　　1、領導的重視與大力支持。自環業公司創建以來，公司領導就認識到文書檔案工作的重要性，把文書檔案工作納入領導日常事務中來，并明確規定領導職責，公司一把手親自抓好檔案工作；同時加大對檔案工作的投入，公司目前擁有兩間檔案室，面積有120余平米，并為檔案室安裝防盜欄，同時配備滅火器、防蟲藥劑和制冷設備等，嚴格保護檔案材料。
　　2、文書檔案管理工作規范有序。科學的管理體制和配套的制度是“ 文檔一體化管理”的前提和基礎。目前大多數單位文書與檔案人員脫節或變動頻繁的現象大大影響了文書檔案工作的有序進行，環業公司針對這種情況，對文書、檔案人員進行統籌安排，統一協調，不輕易進行調換，并建立一套可操作性較強的管理制度和工作程序，如制訂完善文件處理制度、隨辦隨歸制度、計算機輔助歸檔制度及檔案工作管理制度等規章制度，對文件檔案規格、辦理規則、審簽制度、用紙紙型、幅面尺寸、字體字號、裝訂要求等技術標準及“ 文件處理單”、“ 發文稿紙”的規格、填寫要求、發送范圍、印發數量及歸檔范圍、保管期限等都做出具體要求，做到管理規范、制度統一。
　　3、統一管理，協調安排。環業公司文書工作、檔案工作和信息管理工作由辦公室統一管理。在同一職能部門下的協調管理，工作中不可避免的會有交集，這樣文書、檔案員和信息管理員各自對其余的工作都比較熟悉，為文檔信息一體化提供了有利的基礎。
　　4、便利的網絡環境。信息化環境下的企業文檔一體化，是對企業產生的全部文件運動全過程的全面控制，借助計算機技術和網絡通信技術，從文件處理和檔案管理的連續性和整體性的規律出發，按照統一的規范和標準，組成一個綜合的管理大系統，對文件處理和檔案管理信息進行存貯、控制、加工、傳輸，以實現對文件和檔案管理的整體優化，消除和減少重復勞動，為企業工作提供高效率、高質量的管理。環業公司擁有自己獨立的服務器、內部局域網和企業網站，為企業文檔信息一體化提供了有力的技術支持。
　　二、實施企業文檔信息一體化建設的不足
　　1、法律、格式、標準等問題。目前我國對文件和檔案的法規、標準的制定，是由中央辦公廳、國務院和國家檔案局分別組織實施的，在一些具體的技術標準方面還存在一些差異。實現文檔一體化的前提，是各項技術標準必須統一，在法律、法規上不能存在沖突。為此，有關部門應對現有《檔案法》作適當的修改和完善，將電子形成的檔案列入檔案的定義之中，在有關法律條文中加人電子檔案等相應的內容，保證電子檔案具有法律效力；目前環業公司在電子文件歸檔方面僅僅將文件拷貝刻錄在電子光盤上保存，在格式和標準等等方面都沒有做更深入的探討，與國家電子檔案的銜接也做的不夠；同時雖然在電子簽名區域有所涉獵，但法律效力方面不夠令人信服。
　　2、文檔信息的安全問題。不論是文件管理、檔案管理，還是實行文檔一體化管理，其最終目的只有一個，即利用文件、檔案的信息資源為廣大利用者服務，滿足檔案用戶的信息需求，而信息的真實有效是一切利用的前提，保證電子政務環境中文件信息的安全、真實可靠成為首要解決的課題.對于傳統的紙質文件，由于其具有特定的內容、載體、字跡、材料、體例以及有法定效力的簽署、印章等，其中任何一項發生變化，人們都能察覺或通過某種不很復雜的技術就可證明其是否真實。電子文件具有非人工識讀性、對計算機系統的依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易變性以及信息的可操作性等不同于傳統的紙質文件，從而使我們很難確定一份電子文件或電子檔案的原始真實性。對于一份電子文件和電子檔案，要拋棄它形式上的原始性，允許載體、字跡、格式等表現形式發生變化，只要它的內容確確實實是當時由原作者撰寫或制作出來，此后從未修改過，應該承認它的真實性。現代信息技術的特點和社會各方面需要電子文件與電子檔案全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能，這是電子檔案要具有憑證作用和法律效力的社會需求基礎。電子檔案的安全性和有效性問題，是全球性的難題之一，環業公司在這方面也同樣沒有進展，這個問題的解決有賴于信息技術的進步，如提高電子文件和電子檔案載體和信息的穩定性，電子文件加密、認證、簽署、防病毒和“反黑客”技術等信息安全技術的提高和普及應用，建立健全電子檔案管理體系和管理制度。
　　3、文書與檔案的銜接問題。文書工作與檔案工作雖然有著天然的聯系，是文件生命周期理論中同一問題的兩個階段，按照文檔一體化理論，在文件辦理完畢后就可以將文件進行編號歸檔。但是在實際工作中，文件從起草、生成、修改、簽批、運轉之間有一定的時差，運轉完畢有時需要較長的時間，而且有些文件不需要歸檔，這樣在利用這些文件的時候，有的文件在文書處管理有的在檔案部門管理，這樣會造成利用的不便，也會影響文書和檔案工作的順利進行，環業公司的日常文件由文書管理，在下年年初運轉完畢移交給檔案管理員，這樣在日常查找使用中方便管理查找，而根據文檔信息一體化理論，文件運轉完畢后就移交檔案管理員，而檔案管理員會根據檔案的有關要求編號管理，這樣文書與檔案編號方法沒有相統一，會給查找和保存帶來不便。
　　4、經費問題。傳統的“文檔一體化”只要求有紙有筆等等廉價辦公用品就可以了。而在今天，計算機及其輔助軟硬件、復印機、掃描儀、數碼照相機、網絡設施等等相關辦公設備，以及這些設備的不斷更新換代，都要求單位和部門投人大量的財力。而公司領導對公司的全面營運負責，全盤考慮資金的走向，對當前利益和長遠利益之間進行取舍，對文檔信息一體化建設的投入不可能會滿足所有要求。
　　5、注重“人”的因素。按照科學“文檔信息一體化”的要求，從事文件和檔案管理的工作人員既要是出色的文件管理工作者，又是優秀的檔案工作管理者，同時在電子政務信息時代還要是合格的計算機軟硬件應用者和維護者。具備復合型人才的素質要求給“文檔信息一體化”建設提出了個不小的難題，由于從事檔案管理職業在傳統至今都被認為是一種簡單的資料服務性職業，雖然國家和社會一再呼吁要加強社會檔案意識，但要一個對文件、檔案、計算機管理都很精通的同志從事這樣的職業，很明顯是不能穩定人心的，也是心照不宣的事實，環業公司雖然引進了專業的檔案管理員，但是受專業所學影響，對計算機的軟硬件的應用程度還有待培訓提高。
　　上面提到的文檔信息一體化建設的優勢和不足之處并不是某一家企業的特例，而是大多企業的共性；如何進一步提高文檔信息一體化建設，繼續保持優勢，克服其中的不足，是每個檔案工作者應積極思考的問題。
　　三、信息化環境下企業文檔一體化的策略
　　1、信息化策略。當前正逐步邁向信息社會，信息化逐步成為當代社會的主要特征，企業文檔一體化遵循的信息化策略主要涉及三個方面的內容。一是關注全社會網絡狀況。從信息化的最終目的來看，企業文檔一體化就是要最大限度地實現企業信息資源的共享，最終促進企業與政府和社會公眾的良性互動。二是參與企業網站建設。企業網站是企業信息資源對內整合與對外溝通的主要渠道，是企業信息化建設的主要窗口。三是提高企業信息資源中心的基礎設施技術指標。這在技術上直接體現了企業文檔一體化建設水平。因此，實現企業文檔一體化應充分考慮社會信息化背景，遵循企業的信息化建設環境，參與社會網絡建設，發展企業網站，提高自身信息化設施的技術指標，整合系統內外服務和運用現有軟件的能力，增強企業文檔一體化系統的靈活性、可升級性與可靠性。環業公司目前正加緊對公司的局域網進行全面性的建設，將機關和現場更加緊密的聯系起來，為無紙化辦公提供了條件；同時公司網站正在加緊完善之中，已經為公司產品宣傳發揮了一定的作用；這些基礎建設為公司文檔信息一體化建設奠定了基礎。
　　2、制度化策略。就當前來說，企業文檔一體化應突出規范文檔一體化管理的標準及法規體系。一是制定各類管理標準，涉及網絡技術、監控技術、加密技術等。盡可能遵照國家標準規范來統一管理，使各類文件管理系統都可能和檔案管理系統通過接口緊密銜接起來，實現數據共享。每一個行業系統還應該根據自身的特點制定出一個統一的標準，如文件材料的收集范圍、分類及標號、檔案價值的鑒定及保管期限的確定都要有統一的標準。二是加強立法，建立健全法規體系，通過法律賦予企業文檔“前端控制”的權力。而且，電子文件的法律效力、網絡安全等問題也需要從法律上來得到根本解決。三是強化管理制度，把企業內部各部門的合作當作例行公事來對待，加強文檔處理部門與秘書部門、技術管理和其他業務部門的密切配合，各司其職，分工合作，隨著國家電子文件和電子簽名等一系列法律法規的出臺，電子文件的制度化正在逐步完善，環業公司要積極響應國家的有關政策，結合企業本身實際，使得檔案管理制度不斷完善。
　　3、人才化策略。由于信息化環境下企業文檔工作中出現的新問題以及文檔部門在企業中所承擔的新角色，現代企業對文檔工作人員素質的要求亦相應提高。除了要求具備現代企業管理的基本知識和嫻熟的專業知識以外，還要有一定的思想政治政策水平，有與國際同步發展的觀念意識和理論，能夠熟練運用外語，并掌握計算機操作、數據錄入、數據庫建設、網絡管理等基本技能，樹立符合時代要求的市場觀念、競爭觀念、法制觀念、信息觀念以及職業道德觀念，以適應現代企業文檔工作的重大變化。
以上策略可以從大方向上實施文檔信息一體化建設，但是其中需要很長的一個過程，也可能需要經過幾代人的努力才能達到，而如何在現有的條件下實施初步的文檔信息一體化建設，為將來成熟的文檔信息一體化建設打下良好的基礎，是每個檔案工作者在日常的工作和學習中值得思考和實踐的問題。
　　第一、努力提高檔案員自身的素質。實施文檔一體化建設要求文檔專業人員必須提高自身的素質，要加強繼續教育培訓，具備現代化的管理知識，了解文檔工作的全程和未來的發展趨勢;具備操作計算機等現代辦公設備的能力，積極參與本單位文檔一體化軟件的設計開發，提出文件管理、檔案管理方面的功能需求和設計意見。這就要求文檔工作人員要持有懷疑的精神，求變的態度，使自己適應、符合時代要求。
　　第二、利用簡單的數據庫進行文件錄入。目前環業公司利用Access數據庫對公司的文書檔案、科技檔案進行了文件錄入，既方便快捷，又便于提供查閱利用，同時為實施文檔信息一體化建設奠定了一定的基礎。
　　第三、了解和熟悉文書與信息管理等方面的知識。實施文檔信息一體化建設要求檔案工作者對文書工作、檔案工作和信息管理等方面的知識都有系統的了解，這樣便于文件到檔案的自然的轉變，同時利用計算機系統對文件與檔案進行有序的管理，這樣就形成了一個簡單的文檔信息一體化管理，在此基礎上進行軟件系統的開發，對實施文檔信息一體化建設有較大的意義。
　　總之，文檔信息一體化是文件管理和檔案管理發展到一定階段的必然趨勢，雖然牽涉到很多未知難解的領域和課題，但是無論是文件、檔案管理工作者，還是文件、檔案管理基礎理論研究者，都要切實認識到在電子時代完善文檔信息一體化工作的重要意義。特別是隨著國家電子政務進程的推進，要通過完善文檔信息一體化管理水平來提高機關的辦公效率，使信息資源在文件和檔案管理的流程中能夠得以充分利用，發揮其最大效益。

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