電子文件的概念和基本特征
1 電子文件的定義
由于電子文件產生的歷史不長，人們對它的認識也不盡相同，而且隨著信息技術的不斷發展和電子文件本身在產生、運行中出現問題的不斷增多，對電子文件的認識也會不斷深入和變化。
國際檔案理事會在檔案術語中將電子文件定義為：“通過代碼形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶，它的內容只能通過機器來利用，并根據來源原則來進行整理。”國際檔案理事會電子文件委員會將電子文件定義為“：電子文件是通過數字電腦進行操作、傳輸和處理的文件，并具有文件的一般定義。”美國聯邦法規將電子文件定義為“：電子文件包括數字的、圖形的以及文本的信息，它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并符合文件的定義。”
新近頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》中，電子文件的定義為“：電子文件指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。”
對電子文件的定義可以從兩個方面理解。首先，電子文件是文件，電子是文件的表現形式，這一點非常重要，關系到對電子文件本質的認識，關系到電子文件及其歸檔管理技術方法的研究和確定。電子文件如不具有文件的一般屬性，就不能納入文件管理的范疇，其作用以及歸檔后檔案的作用都不具有以往文件及其檔案的特性。因此，嚴格意義上的電子文件應該是在完全辦公自動化、電子政務等環境下生成的文件。當前許多單位應用字處理、CAD、表格等軟件起草文件、輔助辦公，而本單位并沒有實現辦公自動化，沒有經過在網上文件運轉、簽發等過程，這些文件并不是真正的電子文件，不具有文件的基本特性。其次，從技術層面上理解電子文件的定義，電子文件是信息時代的產物，是計算機、網絡等技術設備普遍應用的產物，與紙質文件的區別主要是其產生的環境、外在表現形式等有本質不同，這就決定了電子文件的許多特征，也決定了電子文件及其歸檔管理需要采取不同的技術方法。
從技術角度來區分，電子文件主要有：文本文件（字處理軟件形成的文件）、圖像文件（掃描等形成的文件）、圖形文件（ CAD、繪圖軟件等形成的文件）、音頻文件（音頻設備或軟件形成的文件）、多媒體文件（視頻或多媒體設備、軟件等形成的文件）、超媒體文件（由超媒體鏈接技術形成的文件）、程序文件（程序設計、編碼文件）、數據庫文件。隨著信息技術的不斷發展，新的電子文件種類還會不斷產生，檔案部門應該密切關注和了解不同種類電子文件的特性和運行方式，為其歸檔管理做必要的準備工作。
2 電子文件的基本特征
電子文件除具有一般文件的基本特性外，與紙質文件相比，還有一些自身的特性。主要有：
對硬件和軟件的相對依賴性。電子文件一般是由數字設備生成的，產生于一定的硬件和軟件環境。以前由于信息技術發展水平的制約，數字產品的硬件、軟件更新換代后，相互之間兼容性較差，造成電子文件存儲、讀取等對原生成環境存在依賴性。隨著技術的不斷發展，這一問題在一定程度上有望得到解決。但在原始性、真實性保持方面的問題還需要從文件的生成運行過程中采取管理和技術措施進一步研究解決。
非直讀性。電子文件不能為人直接閱讀，需要借助特定的數字設備和相關軟件才能閱讀，這就需要采取遷移等措施和手段保持電子文件的長期可讀性。
信息與載體的相對分離性。與紙質文件相比，電子文件的載體與其信息的結合是松散的，電子文件雖然也需要依附于一定形式的載體上，但載體相對于信息內容來說不再具有原始性、一致性和唯一性。
結構復雜性、對背景信息和元數據的依賴性。電子文件的種類、表現形式繁多，其結構復雜，增加了電子文件歸檔管理的難度。電子文件背景信息和元數據對保證電子文件的真實性、完整性、長期可讀性更加重要，而且與電子文件本身的結合也是松散的，需要采取人為干預措施和技術手段才能使背景信息和元數據同時歸檔。
信息共享的便利性和安全維護的復雜性。電子文件的信息共享相對比較便利，在標準化的前提下，信息共享可以無障礙實現。在信息共享便利的同時，保證電子文件的信息安全相對比較復雜，除了采取必要的管理措施外，還要有相應的技術手段來保證信息利用、傳輸的安全保密。
3 電子文件的產生和運行過程
電子文件的產生和運行都是在單位或部門的辦公自動化、電子政務、電子商務以及其它各種業務系統中進行的，其產生和運行過程由于各單位的文件運轉要求不同而不盡相同，但是和紙質文件一樣，有一個基本的程序，一般都分發文和收文兩大類。發文的產生和運行過程一般為：起草文件 →處室領導意見（修改）→報送部門領導簽批（修改）→文秘部門、辦公廳（室）登記、賦予發文號（文字或形式修改）→報主管領導審查→單位領導簽發→文秘部門加電子印章下發文件→文件暫存→文件歸檔；收文的產生和運行過程為：文秘部門接收文件、登記 →報辦公廳（室）領導→批轉有關部門或主管領導→有關部門提出處理意見 →報主管領導 →報單位領導 →根據領導簽批意見辦理 →文件暫存→文件歸檔。
對于已經實現辦公自動化的單位和部門，文件檔案一體化管理更有利于電子文件歸檔與管理的進行。而許多單位文件和檔案在沒有實現一體化管理的情況下，要求檔案工作者盡早參與電子文件的管理，目的是保證歸檔電子文件的真實、完整。目前，很多單位的辦公自動化系統設計之初沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關知識無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔在管理方法和制度上存在著不少問題。如一些單位的電子文件在批辦過程中管理較嚴密，而歸檔后則管理不嚴，存在被刪改的可能；在多數單位，電子文件處于文秘部門和檔案部門分段管理狀態，造成歸檔時背景信息不全；有的單位由于存儲器的容量設置較小等問題，使新產生的電子文件不得不覆蓋舊的電子文件，造成電子文件不完整；有些部門對電子郵件形式的電子文件未明確收、發單位誰負責歸檔，致使這類電子文件處于管理混亂的狀態；有的電子文件存儲過于分散，未實現集中脫機保管，計算機網絡系統如出現問題，電子文件可能丟失；還有的單位未考慮電子文件與紙質文件共同歸檔管理的適當辦法；少數單位已采用了“無紙化”辦公方式，由于對電子文件管理存在隱患，可能造成更為嚴重的后果；在部門內部的封閉網絡中，電子文件的“法律”地位通常是處于被內部“默認”的狀態，而一旦面向社會，出示于法庭，其法律效力卻難以被認可。以上種種問題，如果在電子文件歸檔時才考慮就已經無法挽回了，所以要求檔案工作者要提前介入電子文件的管理。
另外，對電子文件的管理工作必須從文件生成部門抓起，檔案部門必須協同其他部門采取綜合性措施，以求盡快使電子文件的管理全過程嚴密有效，做到有章可循。保證電子文件真實性的措施有：
（1）保證電子文件的原始性。電子文件信息的原始性是確定其真實性的基礎。必須從電子文件生成時就開始對其嚴密監管，建立對各項操作的跟蹤記錄。
（2）保證原始性的基礎上，建立真實性的認定方法和手續。明確判定電子文件真實性的檢驗要素。必要的檢驗要素有：電子文件生成過程的不同版本、各位責任者的簽署手續、操作處理的權限核對、交接程序審核等。這些必要的檢驗要素，總體上就構成了電子文件真實性的充分條件。
（3）建立符合法律要求的電子文件真實性鑒定規則和程序。根據電子文件的運作范圍及司法要求，分別制定相應的鑒定規則和程序，來規范鑒定工作。
（4）明確電子文件真實性鑒定的執行部門和責任者。具體操作鑒定的人或部門應有合法的權限。
保證電子文件的完整性的要求有：
（1）建立電子文件的收集和積累制度。依靠完善的制度來明確收集和積累電子文件的責任是一種普遍有效的辦法。對于電子文件來說，收集的范圍應盡量寬一些，這是因為電子文件易受誤操作的影響而被刪除，或因存儲分散而收集不全，所以比紙質文件更易散失。
（2）在電子文件管理系統中設立電子文件暫存空間。電子文件辦理完畢后暫時保存的地址可能很分散，如果等到歸檔時再集中，可能已經產生了混亂。最好的辦法是建立一個空間足夠大的共用存儲庫，隨時把辦理完畢但尚未歸檔的電子文件集中保存起來，以備統一進行鑒定歸檔。
（3）在電子文件處理過程中對必要的背景信息項目作出規范化的要求，并隨時進行登記。背景信息數量可能較多，甚至在形式上圖、文交錯，對其進行規范化的管理尤其重要。在辦公自動化等業務系統設計時應使系統運行過程中能自動把相關的背景信息和電子文件連接到一起，無論是文字還是圖形信息，即使存儲區域不同，也必須組成一體化管理的信息庫。
（4）制定電子文件元數據管理規范，并在電子文件歸檔或移交時按要求對元數據進行登錄和說明。較好的方法是以電子表格的形式進行登錄管理，使一些項目和數據登錄實現自動化，免除人工造成的差錯。
電子文件的產生和運行完全是由相關系統來實現的，不是靠文秘部門或檔案部門采取手工干預來實現的，因此，在單位辦公自動化等業務系統功能設計之初，檔案部門應該協同相關部門參與到整個辦公自動化等業務系統設計之中，提出相關要求，才能避免應系統設計缺陷造成歸檔電子文件的不完整、不真實和不可靠。
4 紙質文件與電子文件的配套管理
當前計算機應用非常普及，許多單位雖然沒有實現完全意義上的辦公自動化，但文件的生成和運行，有一部分是通過計算機來實現的，也就是說，產生了電子文件與紙質文件共存的情況。一般來說，存在這種情況的單位，紙質文件還占主導地位，歸檔后起憑證作用的仍然是紙質檔案，歸檔電子文件僅僅起便于利用的作用，這時候，電子文件作為紙質文件的補充，其管理要求并不非常嚴格。但是，檔案部門不能因此任其發展，而是應該加強管理。做好這個時期電子文件與紙質文件的配套管理，可以起到兩個方面的作用：一是減少紙質檔案數字化的工作量，利用信息內容相同的歸檔電子文件，提高檔案利用效率；二是為今后單位實現真正辦公自動化后電子文件的歸檔工作積累寶貴經驗。
這種情況下電子文件的歸檔管理主要是收集齊全，與相應的紙質文件配套，并不存在許多技術難題。主要需要解決以下一些問題：
（1）草稿性電子文件處于“自生自滅”狀態。我國使用計算機進行辦公和事務性管理的單位，大部分是處于辦公自動化的起步階段，多數只用計算機起草文件。一旦打印出紙質正式文件，作為草稿性的電子文件就會被忽視。據了解，一些較大的部委或省級機關，每年產生大約萬份草稿性電子文件。這些電子文件的絕大多數未被保留，而是被新起草的文件不斷地覆蓋，或因其存儲介質用于其他信息的存儲而被清洗。這是一種資源浪費，因為不少單位在開發利用檔案信息資源過程中，耗費大量的人力、物力，把普通紙質檔案數字化，有的以圖形方式存儲，有的還被轉換成文本文件。如果草稿性電子文件被保留著，將來做這項工作就會方便得多。同時，在一些草稿性電子文件中，包含著許多重要的修改過程信息，具有查考價值，應列為歸檔內容進行保存，不可任其清除。
（2）輔助性電子文件處于無人管理的狀態。在一些單位的辦公自動化網絡中，雖然紙質文件仍然是正式文件，但已開始把電子文件作為輔助性文件使用。如為提高效率，在發文時，先經網絡發送電子文件，接收單位先按電子文件承辦，正式的紙質文件隨后按正常發文程序發送。凡采用這種工作方式中的單位，人們對電子文件比較重視一些，但是，一旦紙質文件到手，電子文件就常常處于無人管理的狀態。這些輔助性電子文件的數量比較大，有些單位由于計算機系統中的存儲容量不夠，為了接收新的電子文件已開始清除部分原來的電子文件；多數單位對這部分電子文件未采取嚴格保管措施，人們甚至可以隨意對其進行增、刪、改等操作，使其原始性、真實性、完整性受到威脅。
（3）正式電子文件往往只進行了邏輯歸檔。我國已有一些單位開始將電子文件作為正式文件使用，而其紙質拷貝件則作為輔助性文件。對這些電子文件在網絡中的安全保護，已引起一定程度的重視，但是就其歸檔管理來說，存在著很多問題。最突出的是大多數辦公自動化系統在設計時沒有檔案工作者參與意見，因此，對電子文件的歸檔考慮不周，設計得不夠穩妥，措施不夠嚴密。多數系統只設計了邏輯歸檔功能，也就是說電子文件生成時存在什么位置，歸檔后仍未改變。只是把與其相關的目錄信息歸并到檔案工作者使用的終端上，而沒有把這些電子文件集中下載到可脫機保存的載體上。這樣，一旦網絡系統出現問題，電子文件就會被搞亂，甚至全部丟失。
（4）有些電子文件的存貯載體不安全，信息記錄格式不標準。由于沒有統一的規定，對電子文件的載體選擇難免帶有隨意性。很多單位的電子文件就直接存在硬盤存貯器上。一般情況下硬磁盤是可靠的且存取效率較高，但它不便于脫機保管。所以，一旦系統出現故障或被病毒感染，就極容易造成數據的損失。有一些單位的電子文件以軟磁盤作為存貯介質，由于軟磁盤極易損壞，其可靠性和保管期限都存在較大問題。還有一些單位的電子文件以光盤為存貯介質，光盤有許多種，其中有不少種也存在一些不利于歸檔保存的問題。如多數光盤的存儲格式是非標準的，或者只是企業和廠商標準，互換性差；也有一些光盤在可靠性和保存壽命上存在問題等。
（5）電子文件生成的設備環境數據，缺少登記，一些相關軟件參數也缺少妥善的保護措施。電子文件的生成環境是很復雜的，而且電子文件對設備有依賴性。一些單位保留電子文件時，沒有注意保存其生成軟件及設備等方面的參數，如果某系統被毀，或被更新，那么由原系統生成的電子文件就可能難以讀取或恢復原貌，所以保留電子文件的同時，也應特別注意保留其相關軟件及設備等各種必要的參數。
鑒于以上列舉的種種問題，必須從辦公自動化或計算機輔助設計（CAD）、輔助制造（CAM ）等系統設計及生成時，就采取措施，并與紙質文件的規定協調起來，從歸檔角度提出一些要求，在此基礎上做好電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔等工作。
