電子文件歸檔與管理系統

電子文件是在計算機、網絡等數字設備中產生和運行的，電子文件的歸檔與管理也必須通過計算機來進行。采用紙質文件的歸檔與管理方法和相關手段來進行電子文件的歸檔與管理，認識上是誤區，實踐中也無法進行。實現對電子文件歸檔與管理可采取兩種形式：一是在辦公自動化等業務系統設計之初，檔案人員明確提出電子文件歸檔與管理的要求，在辦公自動化等業務系統中設定電子文件歸檔與管理功能；二是研制開發專門用于電子文件歸檔與管理的軟件系統，與單位業務系統進行掛接，從而實現對電子文件的歸檔與管理。兩種方式最重要的是檔案管理人員必須向計算機技術人員提出電子文件歸檔與管理的各項功能需求，計算機人員運用相關技術來實現。因此，檔案管理人員必須了解電子文件產生、運行的有關特征，了解國家和有關部門制訂的關于電子文件歸檔與管理的法規標準，了解本單位的業務工作流程，在保證歸檔電子文件真實性、完整性、可靠性的基礎上，提出本單位電子文件歸檔與管理的具體要求。

1 新管理理念的應用

電子文件歸檔與管理采用的技術手段與紙質文件有很大差別，在管理方法上也需要運用新的理念。上海市檔案局、上海市靜安區檔案局等單位的科研人員在開展電子文件歸檔與管理的研究和實踐中，提出“電子文件集”的概念和動態管理的方式，對于電子文件歸檔與管理系統的設計起著重要的作用。

1.電子文件集的概念和在電子文件歸檔與管理中的應用

電子文件集是指對需要歸檔的電子文件依據產生的計算機環境為特征，進行定期的批量處理而形成的一組結合體。也就是把生成于同一計算機硬件、軟件（操作系統、應用系統）環境下的電子文件組合在一起。電子文件集是電子文件歸檔與管理系統應該具備的功能，或者說是對歸檔電子文件的組織、遷移和保存等采取的一種管理方法。

電子文件集主要是按照電子文件的特征進行分類，首先按照計算機的硬件設備，其次是計算機的操作系統，再次是產生電子文件的應用件以及版本。

電子文件集是由計算機自動產生的一種邏輯結構，由三部分組成：歸檔電子文件登記表、集內文件的目錄信息、集內文件的背景信息（元數據）。集內文件內容與文件集只是一種鏈接關系，集內文件在物理上并不強求與文件集存放在一起。

電子文件集管理方式的運用最主要是為了方便歸檔電子文件“遷移”工作的實現。信息技術飛速發展，計算機軟硬件的更新換代周期越來越短，電子文件集最顯著的作用是把相同軟硬件環境下產生的電子文件集合在一起，當單位的計算機設備發生淘汰更新時，檔案人員可以很方便地找到在這些將要淘汰的設備中產生的歸檔電子文件，進行遷移。

2.動態管理方式

在電子文件歸檔與管理中需要采取基于電子文件集的動態管理方式，動態管理是指電子文件歸檔后，始終都對應其可運行的軟硬件環境，保證歸檔電子文件的可讀取。也就是運用計算機資源管理和電子文件集的對應，通過管理和技術措施把計算機軟硬件的變更和電子文件集的遷移緊密結合起來。動態管理方式是檔案人員對本單位產生并運行電子文件的計算機軟硬件設備的一種監控，保證歸檔電子文件始終都有相應的計算機軟硬件設備的支撐。對于一個具體的單位來說，其計算機軟硬件設備的種類是有限的，其設備更新的周期相對是穩定的。檔案部門可以對單位內部計算機設備進行登記，掌握本單位計算機設備的變動情況。電子文件歸檔時必須注明產生或可以運行的軟硬件環境和部門，若干年后，一旦本單位要淘汰這些設備，必須先通知檔案部門，檔案部門可以找出在這些即將淘汰的環境中運行的歸檔電子文件，進行遷移，使之有新的運行環境繼續支撐這些歸檔電子文件。在具體操作時，尋找需要遷移的歸檔電子文件，用手工方式是困難的，因為歸檔電子文件的數量可能是成千上萬，又可能是很多種數據格式，要對應各種各樣的軟硬件環境和運行平臺，用手工方式去一個一個查找將會費時費力，所以電子文件歸檔與管理系統必須具備自動查找需要遷移的歸檔電子文件的功能。

2 系統總體設計

1.系統整體架構

根據目前技術發展情況，系統應采用B/S結構。在當前普遍應用的Windows操作系統界面下，系統可以采用瀏覽器／Web服務器/數據庫（XML技術）三層架構設計方式。這種方式可以使用戶操作完全在瀏覽器中進行，不需要另配置客戶端軟件，減少后期維護及費用；應用軟件放在中間層（Web服務器）上，在Web服務器上集中運行和管理，可提高數據傳輸效率、提高系統的可靠性和穩定性；數據可集中存放在數據庫中，增加了系統的安全性。

2.系統總體流程

第一，接收電子文件，包括兩個部分：一是電子文件形成部門將辦理完畢符合歸檔范圍的電子文件向檔案部門移交，二是檔案部門接收應歸檔的電子文件。

第二，電子文件鑒定、整理。檔案部門對接收來的電子文件進行真實性、完整性、保管期限等鑒定，進行相關信息輸入、整理。

第三，電子文件歸檔，檔案部門將經過整理、鑒定，符合歸檔范圍的電子文件送交文件形成部門、相關領導審批（視各單位規定情況而定）后，給予歸檔標識，表明電子文件已轉換成歸檔電子文件，管理權限已移交檔案部門。電子文件形成部門對電子文件已沒有管理權。

第四，歸檔電子文件管理，運用電子文件集和相關技術方法對歸檔電子文件進行有效管理。

第五，歸檔電子文件利用，根據利用者的要求以在線等方式提供登記、查詢、借閱、審批等各項利用服務。

3 系統功能要求

1.電子文件形成部門移交屬于歸檔范圍的電子文件。

電子文件辦理完畢后，形成部門可采用在線或卸載兩種方式將文件傳送或移交至服務器中的指定目錄，應同時傳送電子文件元數據和背景信息。

2.檔案部門接收屬于歸檔范圍的電子文件。

檔案部門隨時在指定目錄和地址中查看是否有電子文件移交，檢查其完整性、有效性、唯一性，是否屬于歸檔范圍等，如發現問題，由文件形成部門補充或修改相關信息。

3.給予電子文件歸檔標識。

經過檔案部門檢查合格的電子文件經過一段時間積累，可將電子文件傳送至相關責任人審定，采取電子簽章、權限設定等方式對應歸檔的電子文件進行審定，之后由檔案部門給予審定后的電子文件歸檔標識，傳送至新的指定目錄和地址。給予歸檔標識后電子文件內容將無法再修改。

4.對歸檔電子文件進行整理。

組建電子文件集，就是將運行軟硬件環境完全相同的歸檔電子文件邏輯上放在一起，主要目的是為了便于歸檔電子文件的“遷移”操作。

歸檔電子文件編目，對已歸檔電子文件按一定條件（如部門、時間、保管期限等）進行編目。

5.歸檔電子文件遷移。

遷移是指在歸檔電子文件保存過程中，本單位的計算機軟硬件環境發生變化后，需要將歸檔電子文件轉移到新的軟硬件環境中。系統需要設定資源變更登記來記錄業務部門軟硬件環境的變化情況，設定“遷出”“、遷入”功能鍵來進行遷移操作。

6.卸載保存。

歸檔電子文件一方面在服務器中進行日常管理，另一方面還需要卸載至光盤，進行異地備份保存。

卸載時可采取按照電子文件集、部門文件、時間大流水、保管期限等幾種方式或者組合式的方式進行組盤。

7.查詢利用。

查詢利用分在線瀏覽和光盤借閱兩種。

在線瀏覽是查詢利用的主要方式，需要采取權限控制手段。光盤借閱由利用者到檔案部門辦理借閱手續，一般在利用時間較長、利用量較大的情況下采取這種方式。

權限劃分一般分為領導、特許、文件產生者、普通利用者四類。查詢利用時，系統會首先驗證用戶身份，根據不同用戶提供相應需要利用的歸檔電子文件。

領導權限：可以任意查詢文件目錄、內容，無限制。

特許：先到檔案部門進行申請，檔案管理人員根據有關規定或領導審批特許授權。獲得特許授權的利用者可以在規定時間段查閱經過授權的檔案目錄和內容。

文件產生者：可以查看本部門或本人產生文件的目錄和內容。

普通利用者：對目錄查詢必須受兩個條件制約，即密級和劃控標志，只能查看沒有任何權限設定的檔案目錄及內容。

4 系統管理

歸檔電子文件的管理必須是歸檔電子文件的數據（文件內容）、載體（服務器硬盤、光盤）和賴以生存的計算機軟硬件環境三者的統一管理。所謂系統管理就是電子文件歸檔與管理系統對歸檔電子文件賴以生存的計算機軟硬件環境進行管理。

1.計算機信息管理

輸入電子文件形成部門所有計算機軟硬件的信息，該數據可以根據相關設備是否淘汰不斷進行維護。信息內容主要包括：計算機型號、系統環境、應用軟件、數據庫以及IP變化后的記錄更新。

2.用戶信息管理

部門管理：輸入單位的各個部門名稱和代號。

用戶管理：對使用該系統的用戶進行登記并設置密碼，其內容有部門、姓名、密碼、注冊時間權限。

功能管理：可以建立并輸入或刪除功能信息。