電子文件的歸檔與管理

1 電子文件歸檔的組織管理

1.研究制訂電子文件歸檔管理制度

各級(jí)檔案行政管理部門對電子文件歸檔要研究制訂明確的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)，對電子文件歸檔管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、幫助、督促、檢查。在此基礎(chǔ)上，各單位結(jié)合自己的具體情況，制訂本單位的電子文件歸檔管理辦法。管理辦法一般包括：電子文件的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔電子文件的保管期限、歸檔步驟、技術(shù)保證措施、管理機(jī)構(gòu)、歸檔電子文件在本單位工作中的地位與作用、職責(zé)等。

2.明確電子文件歸檔管理機(jī)構(gòu)

電子文件從形成到歸檔，涉及多個(gè)部門，這些部門通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)成一個(gè)有機(jī)的整體，有些工作互有交錯(cuò)，職責(zé)界限難以區(qū)分清楚。所以，應(yīng)當(dāng)由單位的綜合主管部門或主要負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)電子文件歸檔管理工作。電子文件的形成、承辦、歸檔等工作應(yīng)當(dāng)由電子文件形成部門負(fù)責(zé)，檔案部門予以指導(dǎo)監(jiān)督，并對保管方法提出意見和建議。對歸檔電子文件的管理工作應(yīng)由檔案部門負(fù)責(zé)，電子文件形成部門提供協(xié)助和支持。總之，整個(gè)過程既要有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確分工，嚴(yán)格管理，還要有相互支持，才能保證電子文件及其歸檔后形成電子檔案的原始性、真實(shí)性和完整性。有條件的單位可以將文秘、檔案、信息等部門合一，承擔(dān)電子文件歸檔與管理工作。

2 電子文件歸檔的一般程序

電子文件歸檔不能盲目地套用紙質(zhì)文件歸檔做法，必須按電子文件歸檔的工作程序進(jìn)行。一般說來，電子文件歸檔的程序是：

確定電子文件是經(jīng)過審批的最終“版本”→ 積累和整理→ 編制目錄 →整理歸檔的電子文件→ 鑒定歸檔的電子文件 →檢測歸檔的電子文件→ 編制歸檔說明 →給予歸檔標(biāo)識(shí) →存入磁光記錄介質(zhì) →復(fù)制備份并確定保存方法和地址→確定載體標(biāo)識(shí)

3 電子文件的鑒定工作

電子文件歸檔時(shí)的鑒定工作，主要是指鑒別它的檔案價(jià)值，確定保管期限，并據(jù)此刪除已積累但無保存價(jià)值的電子文件，予以銷毀。這是保證歸檔的電子文件準(zhǔn)確、完整，確定檔案屬性的工作。電子文件的檔案屬性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：

第一，確定歸檔電子文件的原始性、真實(shí)性、完整性。所謂原始性，即是否是形成時(shí)的，或通過領(lǐng)導(dǎo)最后簽批的電子文件；所謂準(zhǔn)確性，即是否是產(chǎn)品定型技術(shù)狀態(tài)，或經(jīng)過事務(wù)處理并有結(jié)果的電子文件；所謂完整性，即是否是組成完整的一套電子文件，且背景信息與元數(shù)據(jù)是否完整。

第二，確定電子文件的價(jià)值和保管期限。這主要取決于電子文件所含信息的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值及社會(huì)對它的需要，確定其保管期限。這項(xiàng)工作主要參照紙質(zhì)文件進(jìn)行。

鑒定是通過兩個(gè)階段進(jìn)行：第一階段是在歸檔前，即電子文件形成部門在檔案部門的協(xié)助下，對歸檔電子文件的內(nèi)容進(jìn)行鑒定，鑒別電子文件的價(jià)值，同時(shí)對內(nèi)容、載體進(jìn)行檢查、檢測，確定存舍，對所需的軟硬件環(huán)境作出說明，并根據(jù)電子文件的價(jià)值劃分保管期限，提出在保管期限內(nèi)配套的軟硬件環(huán)境要求。第二階段是在歸檔電子文件管理過程中進(jìn)行的，其主要任務(wù)是對已到保管期限的歸檔電子文件重新審查鑒定，把失去保存價(jià)值的歸檔電子文件剔除銷毀。這兩個(gè)階段的鑒定工作是互相聯(lián)系、相輔相成的。

關(guān)于電子文件在歸檔前的鑒定，往往是結(jié)合檢查進(jìn)行的。因?yàn)殡娮游募请娮游募?nèi)容、電子文件內(nèi)容的存儲(chǔ)和對電子文件內(nèi)容讀取的計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。有了這樣的組合，才能知道電子文件的具體內(nèi)容。如果沒有這個(gè)組合或組合不一致，如電子文件的記錄載體有病毒或損壞，軟件與硬件平臺(tái)不一致，計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)不能確認(rèn)載體等問題，都會(huì)造成無法讀取電子文件內(nèi)容。所以，鑒定和檢查往往是聯(lián)系在一起的。歸檔說明中注明電子文件存在的軟硬件平臺(tái)環(huán)境是否準(zhǔn)確讀出歸檔的電子文件內(nèi)容，存儲(chǔ)載體和軟硬件平臺(tái)技術(shù)條件的一致性，均應(yīng)進(jìn)行檢查。因?yàn)樗鼈兪潜ＷC電子文件內(nèi)容在保管期限內(nèi)存在、顯示的技術(shù)保障條件。

4 電子文件歸檔管理中需要明確的幾個(gè)問題

1.歸檔范圍

確定電子文件的歸檔范圍，是歸檔的首要任務(wù)，也是保證歸檔電子文件質(zhì)量的關(guān)鍵。確定電子文件的歸檔范圍應(yīng)遵守以下原則：按現(xiàn)行公文、科技等文件的有關(guān)歸檔范圍執(zhí)行；要考慮電子文件的特殊性，根據(jù)電子文件的形成規(guī)律，盡量具體列出階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威性的電子文件組合，保證電子文件的完整性；計(jì)算機(jī)的軟硬件環(huán)境、表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等也必須列入歸檔范圍。

2.歸檔時(shí)間

電子文件歸檔一般在文件完成運(yùn)轉(zhuǎn)任務(wù)、辦理完畢后，及時(shí)歸檔。

3.歸檔份數(shù)

脫機(jī)保存三套。兩套異地保存，另一套提供借閱。因?yàn)殡娮游募陂L期保存過程中可能會(huì)出現(xiàn)讀出錯(cuò)誤，但兩套載體同時(shí)出錯(cuò)的概率很低，所以封存兩套可以大大提高安全性和可靠性。另外，磁、光記錄介質(zhì)的生產(chǎn)廠商常對記錄介質(zhì)的壽命作許諾，對用戶來說，不能以此作為記錄介質(zhì)壽命的依據(jù)，因?yàn)槲覀冊谟涗浗橘|(zhì)上存放數(shù)據(jù)，與出廠時(shí)記錄介質(zhì)的技術(shù)狀態(tài)不同；存放的環(huán)境條件不同，有些單位達(dá)不到廠商提出的保存環(huán)境。因此，我們不僅要注意歸檔的份數(shù)，還要注意保存的方法和環(huán)境。

4.歸檔要求

對歸檔電子文件的要求，主要是真實(shí)、完整，達(dá)到檔案的功能價(jià)值。做到這一點(diǎn)，首先要遵從歸檔各階段的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，如收集、積累、整理、鑒定等環(huán)節(jié)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)；其次是準(zhǔn)確說明配套的軟硬件環(huán)境；第三是歸檔電子文件格式應(yīng)該標(biāo)準(zhǔn)化，在標(biāo)準(zhǔn)的用戶界面下操作，支持不同的平臺(tái)，與現(xiàn)有的設(shè)備兼容，能以標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫語言與數(shù)據(jù)庫相連，或者確定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)部的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上使用，以實(shí)現(xiàn)良好的轉(zhuǎn)換狀態(tài)。電子文件是由內(nèi)容、存儲(chǔ)載體、相關(guān)軟硬件設(shè)備的組合，歸檔電子文件也必須考慮這三方面的組合問題。

5.歸檔方法

歸檔的最終標(biāo)志是給予電子文件一個(gè)歸檔標(biāo)識(shí)，在辦公自動(dòng)化或其它產(chǎn)生電子文件的系統(tǒng)環(huán)境中，系統(tǒng)應(yīng)該具有歸檔這個(gè)功能，在文件辦理完畢，其真實(shí)性、完整性等經(jīng)過檢驗(yàn)，需要?dú)w檔的電子文件納入電子文件暫存庫，點(diǎn)擊“歸檔”功能鍵，給予歸檔標(biāo)識(shí)，表示該文件已經(jīng)歸檔。歸檔是采取在線歸檔還是卸載歸檔，系統(tǒng)功能可以設(shè)定。如果系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初，沒有設(shè)定歸檔功能，就需要掛接專門用于電子文件歸檔與管理的另外一個(gè)系統(tǒng)，來幫助實(shí)現(xiàn)歸檔功能。如果暫時(shí)沒有條件掛接，只能采取卸載歸檔的方式來過渡。歸檔電子文件如同紙質(zhì)文件歸檔后一樣，任何操作都不應(yīng)該對其內(nèi)容信息有所改動(dòng)。

歸檔電子文件一定要同時(shí)對電子文件背景信息和元數(shù)據(jù)、特殊電子文件的軟件硬件環(huán)境等同時(shí)歸檔。

電子文件歸檔后原系統(tǒng)內(nèi)電子文件繼續(xù)保存的時(shí)間是一個(gè)重要問題，可以采取兩種方式：一是繼續(xù)保存一年或更長時(shí)間，目的是一旦歸檔電子文件出現(xiàn)問題，可以采取一定的補(bǔ)救措施，增加安全性。這種方式同時(shí)帶來的問題是，由于電子文件的使用權(quán)限由多個(gè)部門擁有，電子文件的保密責(zé)任不易確定，特別是有些單位還涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題，這種方式的弊病更多。第二種方式是電子文件一旦給予歸檔標(biāo)識(shí)后，原系統(tǒng)中的電子文件立刻刪除，或使用權(quán)限只能由檔案部門控制，安全、保密等責(zé)任完全由檔案部門承擔(dān)，這種方式一定程度上增加了檔案部門的管理難度和工作量。

5 電子文件歸檔載體的選擇

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化信息記錄技術(shù)也在不斷地發(fā)展。目前，數(shù)字信息記錄載體有磁性的、光學(xué)性的和磁光性的等幾種類型。磁性的包括磁帶、硬磁盤和軟磁盤等；光學(xué)的有光盤、光帶等；磁光性的有磁光盤等。下面介紹幾種常用的數(shù)字信息存儲(chǔ)載體：

1.磁帶

磁帶是最早出現(xiàn)的磁記錄介質(zhì)，在20世紀(jì)40年代以前，磁帶已作為錄音介質(zhì)出現(xiàn)，記錄模擬信號(hào)。雖然數(shù)字記錄技術(shù)發(fā)展迅速，作為記錄介質(zhì)的計(jì)算機(jī)磁帶仍大量用于數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)中。

磁帶的優(yōu)點(diǎn)：存儲(chǔ)容量大，由于可以脫機(jī)存儲(chǔ)，磁帶機(jī)的容量可以說是無限的；占據(jù)空間小；價(jià)格低。

磁帶的缺點(diǎn)：是串行記錄，存取速度慢；是接觸式工作，易使磁帶、磁頭磨損；保存壽命短，需要定期倒帶，管理難度大。

磁帶作為存儲(chǔ)介質(zhì)宜用在：數(shù)據(jù)存儲(chǔ)按順序進(jìn)行處理，并且在每次處理過程中幾乎對文件的全部記錄都要讀取，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大而讀取次數(shù)較少，適于作硬磁盤的備份載體。

2.硬磁盤

硬磁盤是幾乎所有計(jì)算機(jī)的主要外部存儲(chǔ)設(shè)備。

硬磁盤的優(yōu)點(diǎn)：存儲(chǔ)容量大，硬磁盤的存儲(chǔ)容量一般為幾兆字節(jié)到幾千兆字節(jié)，甚至可高達(dá)上萬兆字節(jié)；隨機(jī)存儲(chǔ)方式，存取速度快，平均存取時(shí)間為25ms（毫秒）；數(shù)據(jù)傳輸率高，由于記錄密度高、磁盤轉(zhuǎn)速快，其數(shù)據(jù)傳輸率最高可達(dá)每秒15兆字節(jié)；可靠性高，通常硬磁盤與驅(qū)動(dòng)器裝在一起，構(gòu)成一個(gè)密閉系統(tǒng)，不易受周圍環(huán)境影響，所以工作穩(wěn)定性好、可靠性高。

硬磁盤的缺點(diǎn)：價(jià)格較磁帶、軟磁盤相對較高。

硬磁盤宜作為網(wǎng)絡(luò)中聯(lián)機(jī)存儲(chǔ)與管理的電子文件歸檔載體。

3.軟磁盤

軟磁盤的優(yōu)點(diǎn)：與硬磁盤相比成本低、價(jià)格便宜，驅(qū)動(dòng)器結(jié)構(gòu)簡單、價(jià)格便宜；與磁帶相比，它采用隨機(jī)存取方式，數(shù)據(jù)存取速度較高；體積小、重量輕，便于攜帶；因有國際標(biāo)準(zhǔn)，所以有良好的互換性，并能脫機(jī)存儲(chǔ)。

軟磁盤的缺點(diǎn)：與硬磁盤和磁帶相比，存儲(chǔ)容量低；與硬磁盤相比，數(shù)據(jù)傳輸率低；穩(wěn)定性較差，易損壞。

軟磁盤多用在微機(jī)上，主要用于存儲(chǔ)軟件和信息。在電子文件積累過程中，可用軟磁盤存儲(chǔ)信息，但軟磁盤不宜作檔案的保存載體。因?yàn)檐洿疟P的存儲(chǔ)容量低，要用若干張軟磁盤去存儲(chǔ)一盤磁帶或一張光盤存放的信息，不便于保管且易丟失；同時(shí)，軟磁盤受環(huán)境影響易變形，而發(fā)生讀寫錯(cuò)誤，從而使數(shù)據(jù)丟失，所以軟磁盤不宜作為長期保存歸檔電子文件的載體。

4.光盤

光盤有許多種分類，但最常見的是按光盤的固有特性和功能分類。只讀式光盤：它是一種只能讀取不能作信息追加記錄的光盤，也就是說用戶只能讀取由制造光盤廠家刻錄好的光盤信息，而不能再向光盤刻錄任何信息。一次寫多次讀光盤：這種光盤允許用戶自行記錄一次但不可消去。這種光盤的信息記錄方式一般有凹坑記錄、起泡記錄、非反射記錄、光化學(xué)記錄“、光子一回聲”三維記錄等。用于電子文件歸檔存儲(chǔ)載體主要是這種光盤。可擦寫光盤：這種光盤不僅能用激光記錄信息，還可以擦除信息，也就是說可抹去所記錄信息并能重新寫入新的信息。可擦寫光盤主要有磁光型和相變型兩種。

光盤的優(yōu)點(diǎn)：記錄密度高，存儲(chǔ)容量大；非接觸形式的記錄和讀取信息，因而光盤使用壽命較長；數(shù)據(jù)傳輸率高，存取速度快；存儲(chǔ)費(fèi)用低，因容量大，從單位存儲(chǔ)容量角度看，存儲(chǔ)成本低；易保存，因有保護(hù)層，所以盤片不易損壞。

光盤的缺點(diǎn)：沒有完整的國際標(biāo)準(zhǔn)（CD盤除外），因而兼容性差。

光盤適用于存儲(chǔ)大容量和利用率高的歸檔電子文件，也適合作多媒體系統(tǒng)的記錄介質(zhì)，如CD、VCD、DVD盤等。

5.優(yōu)盤（閃存）

這是最近兩年才出現(xiàn)的新的存儲(chǔ)載體。

優(yōu)盤的優(yōu)點(diǎn)：與軟磁盤相比，存儲(chǔ)容量大，讀取速度快，穩(wěn)定性好；使用方便，使用USB接口，即插即用，不需要任何驅(qū)動(dòng)器，Windows2000以上的操作系統(tǒng)都自帶驅(qū)動(dòng)程序。

優(yōu)盤的缺點(diǎn)：目前價(jià)格相對較貴，保存壽命還不能完全確定，缺少通用標(biāo)準(zhǔn)。

從發(fā)展趨勢看，優(yōu)盤可以完全取代軟磁盤作為小型移動(dòng)存儲(chǔ)的介質(zhì)。

電子文件的存儲(chǔ)及歸檔應(yīng)使用的記錄介質(zhì)，盡管從理論上講，數(shù)字信息不隨時(shí)間而衰減，但應(yīng)意識(shí)到無論是磁記錄介質(zhì)還是光記錄介質(zhì)都不是存儲(chǔ)檔案的穩(wěn)定載體。除載體本身性能外，其所依賴的寫入和讀取設(shè)備和技術(shù)的不斷發(fā)展、記錄工具和存儲(chǔ)格式及應(yīng)用軟件的不斷發(fā)展也使信息保存壽命變得短暫，因此信息的復(fù)制將會(huì)比載體保存壽命顯得更重要。盡管如此，載體的選擇仍是一個(gè)重要問題，選擇不當(dāng)會(huì)造成信息很快丟失，甚至給維護(hù)、轉(zhuǎn)換造成極大困難。