南京大學信息管理系 周林興 蘇君華
上世紀90年代中期，美國在國家檔案與文件局(簡稱NARA)的領導與組織下，建成了檔案信息導航系統(簡稱NAIL)。該系統擁有全國各種檔案館館藏信息的聯網數據庫，將國內所有已數字化的檔案資源，按地區、來源和利用對象分別納入統一的檔案管理網絡，實現了全國數字化檔案資源的網上集成化查詢、檢索和利用。加拿大國家檔案館也早在1990年就建立了自己的網站，并且設立了在線服務部，負責檔案網站工作。近幾年來，加拿大政府更是每年撥款230萬加元用于檔案信息網站的建設，該網站已成為加政府10大網站之一。1998年11月加拿大檔案委員會執行計劃委員會正式提出了“加拿大檔案信息網絡”(簡稱CAIN)發展規劃。英國也于1998年在《英國檔案館的發展道路》報告中正式提出建立聯合王國網絡檔案館的實施計劃。在這個時期澳大利亞、歐盟各國的檔案館也紛紛建立了自己的網站。
我國檔案網站的建設相對于歐美等國來說起步晚了很多。1996年北京市檔案館就在北京經濟信息網上建立了主頁，但內容簡單，只有一些檔案館基本情況的介紹，在某種意義上，還僅僅是北京經濟信息網上的一個欄目，不能稱作網站。1998年，隨著政府上網工程的啟動，北京市檔案館申請了獨立的域名，正式建立了網站。與以前相比有了明顯的進步，欄目豐富了，信息量加大了，并且設置了計數器、網管信箱等，具備了一個完整網站的雛形。到2000年底，北京市檔案館網站上增加了第一個功能性欄目——檔案檢索(目錄式)。三年來，北京市檔案館將館藏全部開放檔案分為六個數據庫，約75萬條目錄供訪問者檢索收到較好效果。2002年下半年起他們又對網站進行了全面改版，使網站的功能又有了進一步的提高。上海市檔案館也是比較早建設網站的檔案館之一，他們于1999年3月開始調研、論證、籌建等工作，在1999年9月開始啟動建設，于11月正式建成，又于2002年4月開始了檔案網站二期工程建設，并于2003年3月推出全新版面。我國國家檔案局也在2002年11月開始了網站的建設工作，并于12月開通。截至到2003年4月底，通過SOHU門戶網能檢索到的我國檔案網站有70多個。但是，我國還沒有建設全國性的檔案信息聯網檢索系統。
檔案網站主頁面布局
歐美國家檔案館的主頁面布局主要有兩種。一種是以美國檔案網站為代表的布局形式：上下左右分別為題頭文件、腳注及超級鏈接等，中間集中主要信息，這種布局可以充分利用版面，信息量大，英國、愛爾蘭的檔案網站頁面布局屬于這種類型；另一種以澳大利亞檔案網站為代表的布局形式：大部分圖片和文本都集中在頁面中心，這種布局由于信息集中，版面中因而有大量空白，顯示出網頁的格調，容易吸引人的注意力，新西蘭、加拿大的檔案網站頁面布局屬于這種類型。
我國的檔案網站以國家檔案局、北京市檔案館、浙江省檔案館、上海市檔案館檔案網站最為典型，有點類似于第一種類，但又不完全相同，即：上下左右分別為題頭文件、腳注及超級鏈接等，中間主要是領導致辭、最新動態、工作動態等主要內容。但是總的來說，我國檔案網站頁面內容相對來說還不是很豐富，形式比較單一。
國外檔案網站頁面內容大都更新比較快，其中NARA的網站維護更是及時，大約每10天更新一次。更新后的頁面，不僅保留了前幾期的內容，還會刊登出最新館藏信息及公眾通知。而我國檔案網站的內容大都內容更新緩慢，有些甚至是一年前的信息，這些問題的存在從很大程度上降低了用戶訪問和瀏覽的興趣。
檔案網站檢索功能
有了豐富的檔案信息資源，龐大的數據庫系統，只是做好檔案網站的第一步，要想有效地調用信息就得依靠強有力的檢索工具。
在美國國家檔案館網站(www．archives.gov)上提供“搜索NARA網頁”與“搜索NARA網站數據庫”兩種檢索方式。前者包括簡單查詢和高級查詢，其中高級查詢可利用全文、標題、URL地址、關鍵詞、圖片鏈接、時間等字段實現多元查找。后者則通過5種特定數據庫鏈接實現，即館藏在線地址、縮微膠片的地址和說明、肯尼迪遇刺事件文件、聯邦記錄出版物、圖書館目錄。在澳大利亞國家檔案館網站（www．naa．gov．au）上，“檔案搜索”分客戶和研究者兩種，客戶可進行大部分操作，但不能閱讀全文，而研究者不但可以瀏覽全文，查閱結果還可保留6個月。“圖片搜索”的搜索范圍為128328張圖片，要獲得圖片，只要通過E?mail向國家檔案館申請就可獲得。英國公共檔案館網站(www .pro．gov．uk)的在線檢索功能相對較弱，但亦設置了搜索引擎，可進行網站搜索和公共檔案搜索，搜索到的是網頁而不是目錄。加拿大國家檔案館網站(www．archives．ca)也提供了在線檢索工具，可通過它從加拿大的各種數據庫及自動系統中查找到大量信息。
我國檔案網站的檢索功能相對來說就相差很遠，絕大部分檔案網站沒有提供檢索服務，省市一級的檔案網站及高校檔案網站，提供了檢索功能的只有10多家。而且他們所提供的檔案檢索功能都很有限，其中比較有代表性的是：北京市檔案館（www．bjma．org．cn），上海市檔案館(www．archives．sh．cn)，南京大學檔案館(dawww．nju.edu．cn)，廣州荔灣區檔案館(www．lwa．com．cn)，鞍山市檔案局(www.asarchives．net)，紹興市檔案館(www．sxda．gov.cn)，浙江檔案網(www.zjda．gov．cn)等。浙江省檔案館網站具有部分檔案全文檢索功能，這一點它是我國檔案網站中惟一能做到的。除了浙江省檔案館網站外，上述這些檔案網站都只能做到目錄式檢索而無全文檢索功能，也就說只能檢索到信息線索而無法直接獲得信息。至于其余的檔案網站就只提供簡單的靜態html頁面，連目錄式檢索功能都沒有，它們大概都是由以下幾個模塊構成：檔案館介紹、館藏檔案綜述、查檔制度、查檔規定、查檔收費、檔案展覽、開放檔案名冊等，主要是一些說明性質的文字材料。瀏覽者可以在幾分種內就瀏覽完整個網站的內容，這些數字化的信息大多數沒有什么實用價值，僅僅是一些政策、規定等宣傳材料。同時也只能做到站內檢索而沒有站外檢索功能(除南京大學檔案館網外)，復式檢索是都不能做到的。
檔案網站用于教育
檔案事業發展的關鍵在于教育，既包括對檔案工作人員的繼續教育，又包括增強整個社會的檔案意識。在歐美大多數檔案網站上都有“教育”一欄，該欄提供各種觀點、研究工具、出版物信息、專業發展機遇等內容，它主要分為3部分，“主要資料和活動”、“研究與國家歷史節”、“出版物和專業發展”。1997年，NARA的數字教室被美國國家人文學科基金會、MIC基金會、大城市學校理事會評為人文學科最佳教育站點。而澳大利亞國家檔案館網站的“教育”一欄則為教師和學生利用館藏而定期出版介紹館藏資源的新聞通訊，提供圍繞特定題目編寫的“教師工具箱”以及CD?ROM系列。在英國公共檔案館網站上為檔案利用者提供詳細的服務，包括為教師提供資料，為9～14歲的中小學生提供交互式學習組。
我國檔案網站中涉及檔案教育內容的只有國家檔案局網站，它的主要內容是：檔案教育工作概述、檔案學高等教育、檔案學中等教育、檔案學在職教育、檔案教育工作動態、檔案學專業、國家檔案局教育培訓機構。與國外檔案網站相比，它只是涉及到了檔案人員教育方面的內容，而沒有涉及到有關檔案用于中小學教育，使檔案機構成為中小學教育的第二課堂以及用于國民教育等方面。
在國外，社會公眾的檔案意識都比較強，這與他們從小就接受的檔案教育有著很大的關系。中小學生是未來檔案的使用者，讓他們從小就接受檔案意識的熏陶，為檔案事業的長足發展打下堅實的基礎。
檔案網站瀏覽量
通過對瀏覽量的分析，可以得知該網站的受歡迎程度。國外好多檔案網站瀏覽量都很大，比如上面提到的加拿大檔案館網站已成為加政府10大網站之一，瀏覽量達到1000萬次；NARA的瀏覽量更是達到了1800多萬次。而我國國家檔案局網站卻只有17931次，北京市檔案館網站只有253780次，上海市檔案館網站148959次，天津市檔案館網站16748次，浙江省檔案館網站81733次，江蘇省檔案館網站24846次(以上是截止到2003年5月10日的數字)。從數字可知，我國檔案網站的瀏覽量與國外相比是相差甚遠。當然，這與我國檔案網站建設起步晚有很大的關系，畢竟國外的檔案網站已有了十幾年歷史，發展得相當成熟了。另一個方面，與我國群眾的檔案意識不強也有很大的關系。
通過對上述幾個方面的比較，可以看出我國檔案網站與歐美檔案網站之間的差距與不足，希望能夠為我國檔案網站的建設與發展提供參考。
（牛角、倪政華摘自《中國檔案》2003年第9期）
上世紀90年代中期，美國在國家檔案與文件局(簡稱NARA)的領導與組織下，建成了檔案信息導航系統(簡稱NAIL)。該系統擁有全國各種檔案館館藏信息的聯網數據庫，將國內所有已數字化的檔案資源，按地區、來源和利用對象分別納入統一的檔案管理網絡，實現了全國數字化檔案資源的網上集成化查詢、檢索和利用。加拿大國家檔案館也早在1990年就建立了自己的網站，并且設立了在線服務部，負責檔案網站工作。近幾年來，加拿大政府更是每年撥款230萬加元用于檔案信息網站的建設，該網站已成為加政府10大網站之一。1998年11月加拿大檔案委員會執行計劃委員會正式提出了“加拿大檔案信息網絡”(簡稱CAIN)發展規劃。英國也于1998年在《英國檔案館的發展道路》報告中正式提出建立聯合王國網絡檔案館的實施計劃。在這個時期澳大利亞、歐盟各國的檔案館也紛紛建立了自己的網站。
我國檔案網站的建設相對于歐美等國來說起步晚了很多。1996年北京市檔案館就在北京經濟信息網上建立了主頁，但內容簡單，只有一些檔案館基本情況的介紹，在某種意義上，還僅僅是北京經濟信息網上的一個欄目，不能稱作網站。1998年，隨著政府上網工程的啟動，北京市檔案館申請了獨立的域名，正式建立了網站。與以前相比有了明顯的進步，欄目豐富了，信息量加大了，并且設置了計數器、網管信箱等，具備了一個完整網站的雛形。到2000年底，北京市檔案館網站上增加了第一個功能性欄目——檔案檢索(目錄式)。三年來，北京市檔案館將館藏全部開放檔案分為六個數據庫，約75萬條目錄供訪問者檢索收到較好效果。2002年下半年起他們又對網站進行了全面改版，使網站的功能又有了進一步的提高。上海市檔案館也是比較早建設網站的檔案館之一，他們于1999年3月開始調研、論證、籌建等工作，在1999年9月開始啟動建設，于11月正式建成，又于2002年4月開始了檔案網站二期工程建設，并于2003年3月推出全新版面。我國國家檔案局也在2002年11月開始了網站的建設工作，并于12月開通。截至到2003年4月底，通過SOHU門戶網能檢索到的我國檔案網站有70多個。但是，我國還沒有建設全國性的檔案信息聯網檢索系統。
檔案網站主頁面布局
歐美國家檔案館的主頁面布局主要有兩種。一種是以美國檔案網站為代表的布局形式：上下左右分別為題頭文件、腳注及超級鏈接等，中間集中主要信息，這種布局可以充分利用版面，信息量大，英國、愛爾蘭的檔案網站頁面布局屬于這種類型；另一種以澳大利亞檔案網站為代表的布局形式：大部分圖片和文本都集中在頁面中心，這種布局由于信息集中，版面中因而有大量空白，顯示出網頁的格調，容易吸引人的注意力，新西蘭、加拿大的檔案網站頁面布局屬于這種類型。
我國的檔案網站以國家檔案局、北京市檔案館、浙江省檔案館、上海市檔案館檔案網站最為典型，有點類似于第一種類，但又不完全相同，即：上下左右分別為題頭文件、腳注及超級鏈接等，中間主要是領導致辭、最新動態、工作動態等主要內容。但是總的來說，我國檔案網站頁面內容相對來說還不是很豐富，形式比較單一。
國外檔案網站頁面內容大都更新比較快，其中NARA的網站維護更是及時，大約每10天更新一次。更新后的頁面，不僅保留了前幾期的內容，還會刊登出最新館藏信息及公眾通知。而我國檔案網站的內容大都內容更新緩慢，有些甚至是一年前的信息，這些問題的存在從很大程度上降低了用戶訪問和瀏覽的興趣。
檔案網站檢索功能
有了豐富的檔案信息資源，龐大的數據庫系統，只是做好檔案網站的第一步，要想有效地調用信息就得依靠強有力的檢索工具。
在美國國家檔案館網站(www．archives.gov)上提供“搜索NARA網頁”與“搜索NARA網站數據庫”兩種檢索方式。前者包括簡單查詢和高級查詢，其中高級查詢可利用全文、標題、URL地址、關鍵詞、圖片鏈接、時間等字段實現多元查找。后者則通過5種特定數據庫鏈接實現，即館藏在線地址、縮微膠片的地址和說明、肯尼迪遇刺事件文件、聯邦記錄出版物、圖書館目錄。在澳大利亞國家檔案館網站（www．naa．gov．au）上，“檔案搜索”分客戶和研究者兩種，客戶可進行大部分操作，但不能閱讀全文，而研究者不但可以瀏覽全文，查閱結果還可保留6個月。“圖片搜索”的搜索范圍為128328張圖片，要獲得圖片，只要通過E?mail向國家檔案館申請就可獲得。英國公共檔案館網站(www .pro．gov．uk)的在線檢索功能相對較弱，但亦設置了搜索引擎，可進行網站搜索和公共檔案搜索，搜索到的是網頁而不是目錄。加拿大國家檔案館網站(www．archives．ca)也提供了在線檢索工具，可通過它從加拿大的各種數據庫及自動系統中查找到大量信息。
我國檔案網站的檢索功能相對來說就相差很遠，絕大部分檔案網站沒有提供檢索服務，省市一級的檔案網站及高校檔案網站，提供了檢索功能的只有10多家。而且他們所提供的檔案檢索功能都很有限，其中比較有代表性的是：北京市檔案館（www．bjma．org．cn），上海市檔案館(www．archives．sh．cn)，南京大學檔案館(dawww．nju.edu．cn)，廣州荔灣區檔案館(www．lwa．com．cn)，鞍山市檔案局(www.asarchives．net)，紹興市檔案館(www．sxda．gov.cn)，浙江檔案網(www.zjda．gov．cn)等。浙江省檔案館網站具有部分檔案全文檢索功能，這一點它是我國檔案網站中惟一能做到的。除了浙江省檔案館網站外，上述這些檔案網站都只能做到目錄式檢索而無全文檢索功能，也就說只能檢索到信息線索而無法直接獲得信息。至于其余的檔案網站就只提供簡單的靜態html頁面，連目錄式檢索功能都沒有，它們大概都是由以下幾個模塊構成：檔案館介紹、館藏檔案綜述、查檔制度、查檔規定、查檔收費、檔案展覽、開放檔案名冊等，主要是一些說明性質的文字材料。瀏覽者可以在幾分種內就瀏覽完整個網站的內容，這些數字化的信息大多數沒有什么實用價值，僅僅是一些政策、規定等宣傳材料。同時也只能做到站內檢索而沒有站外檢索功能(除南京大學檔案館網外)，復式檢索是都不能做到的。
檔案網站用于教育
檔案事業發展的關鍵在于教育，既包括對檔案工作人員的繼續教育，又包括增強整個社會的檔案意識。在歐美大多數檔案網站上都有“教育”一欄，該欄提供各種觀點、研究工具、出版物信息、專業發展機遇等內容，它主要分為3部分，“主要資料和活動”、“研究與國家歷史節”、“出版物和專業發展”。1997年，NARA的數字教室被美國國家人文學科基金會、MIC基金會、大城市學校理事會評為人文學科最佳教育站點。而澳大利亞國家檔案館網站的“教育”一欄則為教師和學生利用館藏而定期出版介紹館藏資源的新聞通訊，提供圍繞特定題目編寫的“教師工具箱”以及CD?ROM系列。在英國公共檔案館網站上為檔案利用者提供詳細的服務，包括為教師提供資料，為9～14歲的中小學生提供交互式學習組。
我國檔案網站中涉及檔案教育內容的只有國家檔案局網站，它的主要內容是：檔案教育工作概述、檔案學高等教育、檔案學中等教育、檔案學在職教育、檔案教育工作動態、檔案學專業、國家檔案局教育培訓機構。與國外檔案網站相比，它只是涉及到了檔案人員教育方面的內容，而沒有涉及到有關檔案用于中小學教育，使檔案機構成為中小學教育的第二課堂以及用于國民教育等方面。
在國外，社會公眾的檔案意識都比較強，這與他們從小就接受的檔案教育有著很大的關系。中小學生是未來檔案的使用者，讓他們從小就接受檔案意識的熏陶，為檔案事業的長足發展打下堅實的基礎。
檔案網站瀏覽量
通過對瀏覽量的分析，可以得知該網站的受歡迎程度。國外好多檔案網站瀏覽量都很大，比如上面提到的加拿大檔案館網站已成為加政府10大網站之一，瀏覽量達到1000萬次；NARA的瀏覽量更是達到了1800多萬次。而我國國家檔案局網站卻只有17931次，北京市檔案館網站只有253780次，上海市檔案館網站148959次，天津市檔案館網站16748次，浙江省檔案館網站81733次，江蘇省檔案館網站24846次(以上是截止到2003年5月10日的數字)。從數字可知，我國檔案網站的瀏覽量與國外相比是相差甚遠。當然，這與我國檔案網站建設起步晚有很大的關系，畢竟國外的檔案網站已有了十幾年歷史，發展得相當成熟了。另一個方面，與我國群眾的檔案意識不強也有很大的關系。
通過對上述幾個方面的比較，可以看出我國檔案網站與歐美檔案網站之間的差距與不足，希望能夠為我國檔案網站的建設與發展提供參考。
（牛角、倪政華摘自《中國檔案》2003年第9期）
