住房公積金檔案是隨著住房公積金業務的出現而產生的，同時因其業務的發展、延伸和完善，其內容上更加豐富，數量上不斷增長。它是繳存單位及職工住房公積金賬戶設立、繳存、提取、使用、變更、注銷等活動中形成的，具有參考利用價值的各種形式和載體的原始記錄。它是住房公積金管理工作的基礎，是承擔住房公積金管理的職能部門、經辦機構和繳存單位做好工作的依據。同時它也是國家檔案信息資源的重要組成部分。它具有檔案的普遍特點，但也有獨特性的地方：
一、來源廣泛性
形成住房公積金檔案的單位很多，有承擔住房公積金籌集、營運和管理的職能部門，即中央和地方的住房公積金管理中心、分中心、辦事處；有住房公積金經辦機構，如銀行、擔保公司、代理公司等；有具體負責報批辦理住房公積金開戶、繳存、注銷、變更等業務的單位；也有辦理貸款、住房公積金提取、托管等業務的個人。可以這樣說，每一個繳存單位、繳存職工，都是住房公積金檔案的形成者。
二、內容多樣性
住房公積金業務目前主要有開戶、賬戶轉移、銷戶、繳存、提取、托管、變更、對賬及查詢、繳存基數調整、繳存比例調整、個人住房政策性貸款等。在住房公積金業務辦理和管理過程中，單位和個人賬戶是不同的。因此在每種業務類型之下，具體還有細分，如開戶業務分為單位開戶、單位預繳開戶、個人開戶三種；賬戶轉移業務分為個人賬戶并戶、個人賬戶轉移、單位賬戶合并、單位賬戶分立四種；銷戶業務分為個人銷戶、單位預繳戶銷戶、單位賬戶銷戶三種；繳存業務分為單位預繳、單位匯繳、單位補繳、個人退繳四種；提取分為正常提取、特殊提取、銷戶提取、銷戶激活四種；托管業務分為單位托管、個人托管兩種；變更業務分為個人基數調整、比例調整、封存、啟封、匯繳類型、單位資料、個人資料變更七種。因業務類型的不同，形成的住房公積金檔案內容豐富，種類多樣。
另外，對新建商品房項目的客戶發放個人住房政策性貸款前，還必須由住房公積金管理職能機構審查開發商五證一書，現場考察樓盤是否已經封頂，核實開發項目的實際投資情況，并形成書面報告，審批通過以后才能與開發商簽訂合作協議。并要求逐年續簽，直到清盤。否則不予受理該項目客戶的個人住房政策性貸款申請，這也是為了防范風險，保障資金安全。
三、留存規范性
住房公積金業務辦理，均要求單位或個人事先提供與業務相關的各種材料，由住房公積金管理機構審查合格后，再辦理其報審的具體業務，同時留存紙質載體材料。材料在流轉過程中，經過數道程序，但是同一業務的材料，留存件基本相同。
以住房公積金開戶業務為例。單位開戶主票據為開戶登記表，附件內容有：單位住房公積金開戶回單、營業執照（或成立批文）復印件、組織機構代碼復印件、單位申請、工會或職代會決議、管委會批復等。如果要進行個人開戶，則主票據為匯繳清冊，附件內容也相應隨之變更為：職工住房公積金開戶回單、審批聯絡單、職工明細表等。
對于個人住房政策性貸款業務來說，借款人除提出貸款申請，并提供合法的身份證明外，還需要出具購建房證明材料，但因購買房屋性質不同，要求提供的審核材料也是有區別的。購買商品房，需提供商品房買賣合同、權屬轉移登記申請書、商品房預付款發票、維修基金收據；購買二手房，需提供房地產買賣契約、房屋所有權證、房地產評估報告、房地產交易契稅完稅發票；購買現住房，需提供公有住房買賣合同、購買公有住房付款通知單；購買無房屋所有權房，需提供買賣合同或投資代建協議書、房屋所有權證（抵押房）、房地產評估報告（抵押房）、交易過戶的發票（軍產房為總后勤部和財政部統一監制的購房發票）；購買拍賣房，需提供房屋所有權證、房地產評估報告、拍賣成交確認書。
四、形成周期性
絕大部分住房公積金的運用方式，目前是以個人住房政策性貸款為主。這項業務是為在一定行政區域內參加住房公積金繳存的在職職工購買、建造、翻建、大修自住普通住房設立的政策性專項貸款，其檔案材料是在貸款業務過程中形成的，記錄和反映貸款申請、審查、審批、發放、管理和收回全過程的重要文件和憑據，主要由相關契約、憑據及借款人的基本資料等組成。它是進行貸款分析、回避風險、搞好管理的主要依據，又是依法收貸、維護債權權益的主要法律依據。一個借款人檔案，從貸前審查、簽定協議、發放、變更、提前部分還款到最后全部還款，需要幾年或者十幾、二十幾年的時間，這個過程中，有時會不斷補充新的材料，在全部還款后，還要形成相應的材料。材料形成周期就是貸款運轉周期。
五、整理隨時性
住房公積金檔案基本上是在前臺業務窗口辦理的，因此它的整理具有隨時性，不能滯后。這與文書檔案隨時收集、第二年上半年整理完全不同。對于住房公積金管理機構而言，每個辦事處每個窗口都在開辦住房公積金業務，類型多種多樣，具有不確定性，同一個前臺柜員，可能今天辦理匯繳業務較多，明天辦理提取業務較多。為了日后查找方便，避免材料不積壓，當天形成的住房公積金材料由前臺柜員自行粘貼、集中，第二天復核柜員復核完畢后，應以本辦理機構為單元，及時訂卷，以辦理日期為準加以區分。
同時在一卷內部，可以以固定順序排列票據。比如，可以按柜員號先后順序，將其辦理的材料集中一處，按匯繳、變更、提取等業務順序，每筆業務主票據在前，然后再集中下一個柜員辦理的材料。
六、利用針對性
住房公積金雖然成千上億，但它的存在和歸屬不象實體資產那樣明確，必須依靠各種票據、數據、賬戶等載體予以證明。同時因為住房公積金本身是老百姓的血汗錢，是一種強制性和返還性的住房儲蓄金，不允許出現風險損失，它的繳存、使用必須有嚴格的監管體系，住房公積金業務的審計、監察、內控，都需要以當時辦理的業務票據來說話。
住房公積金管理機構形成的住房公積金檔案，除為本單位各項工作提供服務外，因其職能性質，同時也為承擔或者辦理過相關業務的單位或個人，提供檔案利用。可以說，每一個繳存單位、繳存職工都是住房公積金檔案的潛在利用者。
住房公積金數據查詢目前可以通過網站、客服電話、觸摸屏、窗口進行，原則上針對的是繳存單位和職工本人，不得查詢其它繳存單位或其他繳存職工的住房公積金賬戶信息。
單位經辦人可憑介紹信或辦理住房公積金業務的有關憑證，直接到窗口查詢本單位住房公積金繳交情況及賬戶余額，也可于每年6月30日結息后預約打印住房公積金年度對賬單，進行定期住房公積金對賬工作，核對一個住房公積金年度中的繳交情況及結息情況。
職工可以查詢住房公積金個人賬戶信息，了解個人賬戶狀態、余額、最后匯繳月、匯繳基數、匯繳比例、是否提取過等，也可以對有疑問的提取行為、貸款行為、單位匯補繳行為等，要求承辦機構進行答復、確認、落實。
研究和認識住房公積金檔案的特點，對于開展住房公積金業務，加強住房公積金檔案管理，具有極為深遠的意義。首先是保障繳存單位和職工的切身權益，其次是保證承辦單位和機構的正常業務，“取之于民，用之取民”，共同促進住房公積金的健康、有序發展，使更多的職工能夠增加住房消費能力，改善居住條件，切實解決城鎮居民的住房狀況，這是關系到國計民生的大問題，也是構建和諧社會的重中之重。
(大連市住房公積金管理中心王焱)
一、來源廣泛性
形成住房公積金檔案的單位很多，有承擔住房公積金籌集、營運和管理的職能部門，即中央和地方的住房公積金管理中心、分中心、辦事處；有住房公積金經辦機構，如銀行、擔保公司、代理公司等；有具體負責報批辦理住房公積金開戶、繳存、注銷、變更等業務的單位；也有辦理貸款、住房公積金提取、托管等業務的個人。可以這樣說，每一個繳存單位、繳存職工，都是住房公積金檔案的形成者。
二、內容多樣性
住房公積金業務目前主要有開戶、賬戶轉移、銷戶、繳存、提取、托管、變更、對賬及查詢、繳存基數調整、繳存比例調整、個人住房政策性貸款等。在住房公積金業務辦理和管理過程中，單位和個人賬戶是不同的。因此在每種業務類型之下，具體還有細分，如開戶業務分為單位開戶、單位預繳開戶、個人開戶三種；賬戶轉移業務分為個人賬戶并戶、個人賬戶轉移、單位賬戶合并、單位賬戶分立四種；銷戶業務分為個人銷戶、單位預繳戶銷戶、單位賬戶銷戶三種；繳存業務分為單位預繳、單位匯繳、單位補繳、個人退繳四種；提取分為正常提取、特殊提取、銷戶提取、銷戶激活四種；托管業務分為單位托管、個人托管兩種；變更業務分為個人基數調整、比例調整、封存、啟封、匯繳類型、單位資料、個人資料變更七種。因業務類型的不同，形成的住房公積金檔案內容豐富，種類多樣。
另外，對新建商品房項目的客戶發放個人住房政策性貸款前，還必須由住房公積金管理職能機構審查開發商五證一書，現場考察樓盤是否已經封頂，核實開發項目的實際投資情況，并形成書面報告，審批通過以后才能與開發商簽訂合作協議。并要求逐年續簽，直到清盤。否則不予受理該項目客戶的個人住房政策性貸款申請，這也是為了防范風險，保障資金安全。
三、留存規范性
住房公積金業務辦理，均要求單位或個人事先提供與業務相關的各種材料，由住房公積金管理機構審查合格后，再辦理其報審的具體業務，同時留存紙質載體材料。材料在流轉過程中，經過數道程序，但是同一業務的材料，留存件基本相同。
以住房公積金開戶業務為例。單位開戶主票據為開戶登記表，附件內容有：單位住房公積金開戶回單、營業執照（或成立批文）復印件、組織機構代碼復印件、單位申請、工會或職代會決議、管委會批復等。如果要進行個人開戶，則主票據為匯繳清冊，附件內容也相應隨之變更為：職工住房公積金開戶回單、審批聯絡單、職工明細表等。
對于個人住房政策性貸款業務來說，借款人除提出貸款申請，并提供合法的身份證明外，還需要出具購建房證明材料，但因購買房屋性質不同，要求提供的審核材料也是有區別的。購買商品房，需提供商品房買賣合同、權屬轉移登記申請書、商品房預付款發票、維修基金收據；購買二手房，需提供房地產買賣契約、房屋所有權證、房地產評估報告、房地產交易契稅完稅發票；購買現住房，需提供公有住房買賣合同、購買公有住房付款通知單；購買無房屋所有權房，需提供買賣合同或投資代建協議書、房屋所有權證（抵押房）、房地產評估報告（抵押房）、交易過戶的發票（軍產房為總后勤部和財政部統一監制的購房發票）；購買拍賣房，需提供房屋所有權證、房地產評估報告、拍賣成交確認書。
四、形成周期性
絕大部分住房公積金的運用方式，目前是以個人住房政策性貸款為主。這項業務是為在一定行政區域內參加住房公積金繳存的在職職工購買、建造、翻建、大修自住普通住房設立的政策性專項貸款，其檔案材料是在貸款業務過程中形成的，記錄和反映貸款申請、審查、審批、發放、管理和收回全過程的重要文件和憑據，主要由相關契約、憑據及借款人的基本資料等組成。它是進行貸款分析、回避風險、搞好管理的主要依據，又是依法收貸、維護債權權益的主要法律依據。一個借款人檔案，從貸前審查、簽定協議、發放、變更、提前部分還款到最后全部還款，需要幾年或者十幾、二十幾年的時間，這個過程中，有時會不斷補充新的材料，在全部還款后，還要形成相應的材料。材料形成周期就是貸款運轉周期。
五、整理隨時性
住房公積金檔案基本上是在前臺業務窗口辦理的，因此它的整理具有隨時性，不能滯后。這與文書檔案隨時收集、第二年上半年整理完全不同。對于住房公積金管理機構而言，每個辦事處每個窗口都在開辦住房公積金業務，類型多種多樣，具有不確定性，同一個前臺柜員，可能今天辦理匯繳業務較多，明天辦理提取業務較多。為了日后查找方便，避免材料不積壓，當天形成的住房公積金材料由前臺柜員自行粘貼、集中，第二天復核柜員復核完畢后，應以本辦理機構為單元，及時訂卷，以辦理日期為準加以區分。
同時在一卷內部，可以以固定順序排列票據。比如，可以按柜員號先后順序，將其辦理的材料集中一處，按匯繳、變更、提取等業務順序，每筆業務主票據在前，然后再集中下一個柜員辦理的材料。
六、利用針對性
住房公積金雖然成千上億，但它的存在和歸屬不象實體資產那樣明確，必須依靠各種票據、數據、賬戶等載體予以證明。同時因為住房公積金本身是老百姓的血汗錢，是一種強制性和返還性的住房儲蓄金，不允許出現風險損失，它的繳存、使用必須有嚴格的監管體系，住房公積金業務的審計、監察、內控，都需要以當時辦理的業務票據來說話。
住房公積金管理機構形成的住房公積金檔案，除為本單位各項工作提供服務外，因其職能性質，同時也為承擔或者辦理過相關業務的單位或個人，提供檔案利用。可以說，每一個繳存單位、繳存職工都是住房公積金檔案的潛在利用者。
住房公積金數據查詢目前可以通過網站、客服電話、觸摸屏、窗口進行，原則上針對的是繳存單位和職工本人，不得查詢其它繳存單位或其他繳存職工的住房公積金賬戶信息。
單位經辦人可憑介紹信或辦理住房公積金業務的有關憑證，直接到窗口查詢本單位住房公積金繳交情況及賬戶余額，也可于每年6月30日結息后預約打印住房公積金年度對賬單，進行定期住房公積金對賬工作，核對一個住房公積金年度中的繳交情況及結息情況。
職工可以查詢住房公積金個人賬戶信息，了解個人賬戶狀態、余額、最后匯繳月、匯繳基數、匯繳比例、是否提取過等，也可以對有疑問的提取行為、貸款行為、單位匯補繳行為等，要求承辦機構進行答復、確認、落實。
研究和認識住房公積金檔案的特點，對于開展住房公積金業務，加強住房公積金檔案管理，具有極為深遠的意義。首先是保障繳存單位和職工的切身權益，其次是保證承辦單位和機構的正常業務，“取之于民，用之取民”，共同促進住房公積金的健康、有序發展，使更多的職工能夠增加住房消費能力，改善居住條件，切實解決城鎮居民的住房狀況，這是關系到國計民生的大問題，也是構建和諧社會的重中之重。
(大連市住房公積金管理中心王焱)
