建立商業化檔案中介機構的理論與實踐

江澤民總書記在十五大報告中明確指出:實施科教興國和可持續發展戰略是我國經濟發展的基本策略，推進國民經濟信息化是今后一段時期我國經濟建設的主要任務。針對現階段我國科技體制的基本狀況，十五大報告中又進一步提出應充分發揮市場和社會需求對科技進步的導向和推動作用。對十五大報告中提出的如此眾多的熱點話題，檔案界也應該作出積極的響應。我們認為，在跨世紀檔案事業的發展戰略中，最核心的問題是要實現檔案信息資源配置與服務方式的轉變。而檔案信息資源配置與服務方式的轉變又首先是牽涉到一個與檔案機構設置問題相關的問題，即建立檔案中介機構問題。

一、現階段我國檔案工作體制中存在的主要問題

檔案信息作為一種十分重要的信息資源要素已經在我國經濟建設中發揮了一定的作用。如何進一步發揮檔案信息資源在經濟增長方式轉變中的作用，關鍵是要對檔案信息資源進行合理的社會化配置并實現信息的社會化服務。要實現檔案信息資源的合理性社會化配置和社會化服務，切實可行的措施之一就是在我國進行建立商業化檔案中介機構的嘗試。只有在檔案機構的建立中有所創新，才能為檔案信息資源的社會化配置和社會化服務提供強有力的組織保證。

過去和現在，我國檔案工作的組織原則是實行統一領導、分級管理。對檔案信息資源實行的是由各級各類檔案機構分層負責地集中統一管理.為了使統一領導、分級管理的組織原則得到落實，建國以來，我國在各個層級分別設立了各種不同類型的檔案機構。應該說，這些不同類型的檔案機構的建立，為我國檔案工作的起步與發展作出了積極的貢獻。但是，如果對現階段我國各類檔案機構的運行情況進行一分為二的分析，我們可以很容易的發現，作為我國最基層檔案機構之一的企業檔案室，無論是在人力配備、硬件設施上，還是在管理水平上都存在著不少的問題。這突出表現在:

1)企業檔案工作投人普遍存在一定程度上的缺位。由于基層企業管理人員對檔案工作重要性的認識不夠，再加上基層檔案工作的業務水平不高，因此，企業管理人員較普遍的是將企業檔案工作看作是一種事務性、輔助性和消耗性的工作，在對其進行基礎性的人力與物資投人上不能給予充分保證。

2)基層企業檔案工作的水平難以跨上一個新的臺階。長期以來，我國基層企業檔案室的中心任務是進行檔案的管理，并且由于文書處理部門與業務部門立卷的制度在企業中并沒有真正得到貫徹執行，這也決定了基層企業檔案人員必然是將主要時間與精力都放在文書立卷工作中，只能較少地提供一些檔案原件的利用，這就使企業檔案信息資源的開發利用工作有名無實，企業檔案工作水平難以取得較大突破。

3)檔案信息的第二作用難以得到充分發揮，檔案信息資源的共享有名無實。雖然理論界一直強調檔案信息的第二價值和社會作用，即檔案信息對檔案形成者以外的作用，但在實際工作中，檔案形成者往往普遍存在一種單位、部門觀念，不太愿意將自己在社會管理活動中形成的各類檔案信息向社會提供。在理論界，歷來認為，這種現象的出現，主要是因為檔案人員缺乏資源共享和開放的觀念。但我們認為，這與現階段我國檔案管理體制中缺少一個中介性的檔案信息服務機構和一套檔案信息有償使用的機制有關。

如何解決上述問題，歷來就是檔案界關心的重要課題之一，同時這也是基層檔案人員迫切希望得到解決的問題。理論界在討論上述問題時，往往總是強調要普遍地提高企業管理者的檔案信息意識水平和檔案人員的工作水平。要實現上述目標不僅不易，而且也缺乏可操作性。我們認為，要從根本上解決企業檔案工作發展的相關問題，首先必須在檔案機構的設置上有所突破和創新。具體而言，就是要讓企業檔案逐步進人社會化和商業化的檔案中介機構，或稱作為“檔案托管中心”，使企業檔案的管理逐步走向社會化。

二、建立檔案中介機構的必要性和可行性

檔案中介機構的設置是社會分工細化和檔案信息資源社會化開發利用的需要。具體而言，這種檔案中介機構可以發揮如下積極作用:

1)可以有效地解決企業辦社會的歷史難題。長期以來，我國各類企業為了謀求自身的發展，往往是根據企業管理職能的分工組織企業內部的機構設置，這就出現了企業不論大小，職能相對都較完整的現象。經濟學界將這一現象稱為“小企業辦大社會”。企業辦社會不僅不符合社會分工的基本要求，而且企業在辦社會的過程中往往也是投人大而收效小。在企業改制的過程中，為數不少的企業管理體制已經開始了由職能制機構設置向事業部制發展的嘗試。而事業部制的核心內容就是由社會來承擔企業的部分職能。檔案中介機構的建立，無疑可以為解決企業檔案社會化管理提供一種新的思路。在上海與蘇州工業園區已開始出現這種商業化操作的檔案中介機構，對這一新問題檔案界應引起高度的注意。同時，在不少地區已經普遍推行的由人力資源開發部門對人事檔案進行“托管”的經驗值得我們深人研究。作為獨立投資主體與盈利主體的企業也迫切需要檔案中介機構為其開展服務。隨著我國現代企業制度的逐步確立，我國企業逐步完成了其主體資格的明晰化過程，企業的利潤目標被進一步強化。為了實現企業對利潤最大化目標的追求，企業可以采取多種策略。僅從檔案管理的角度來看，企業無疑可以采取兩個切實可行的辦法。一是讓商業化的檔案中介機構來承擔過去只能由企業自己負責的一部分管理職能，這種社會分工的細化，不僅可以提高企業檔案的管理水平，而且可以提高企業的管理效益。作為獨立經營主體的企業，有條件而且有可能根據企業發展的需要，以經營性的和市場化的要求選擇檔案中介服務機構;二是讓商業化的檔案中介機構承擔起為企業有償轉讓部分企業檔案，特別是科技檔案的職能。企業檔案是在企業管理活動中形成的，對其形成者來說在某一個時間段內它們具有相當重要的作用。但是，企業檔案的作用隨著時間的推移、企業管理狀況的變化也會發生變化，從檔案信息價值變化的趨勢來看，檔案信息的作用是逐步變小直至完全消失。為了委托中介機構管理這部分檔案，企業必須支付一定的管理成本，對企業來說，這無疑是與其利潤最大化目標背道而馳的。為了使這部分對其形成者來說已經失效的檔案信息仍能產生增值效應，企業往往樂于委托檔案中介機構將這部分檔案信息進行有償轉讓。檔案中介機構的設立，無疑是適應了現代企業管理發展的需要。

2)可以使企業檔案信息資源的社會化服務得到有效落實。長期以來，我們在分析檔案信息資源的作用規律時，雖然普遍認識到檔案信息資源除了要發揮其第一作用以外，還應發揮其服務于社會的第二作用。但真正在企業檔案工作中去實現檔案信息資源的第二作用時卻又有相當大的難度。其主要原因是企業檔案信息產生于企業自身管理活動，在其來源上具有單一性。同時由于企業檔案部門在工作過程中或多或少的本位主義，這也使企業檔案信息無法發揮其全部應用價值。檔案中介機構的建立，不僅可以使過去處于相對分散狀態的企業檔案信息在一定程度上得到集中，而且可以使企業檔案信息，特別是企業科技檔案中的信息成果得到有效推廣，從而加速科技檔案信息成果商品化的進程，使科技檔案信息成果的推廣進入正規化、有序化的發展軌道。

3)可以進一步激活我國檔案工作的運行機制。在檔案工作中引人有償服務的機制是多年來檔案界討論的熱門話題。在有償服務的具體組織實施上，又以檔案館主體為多，很少有檔案室主體能較順利地開展有償服務。這并不意味著檔案室所藏檔案缺少有償利用的價值，而是因為企業單位缺少開展有償服務的機制和接觸廣大社會用戶的條件。檔案中介機構的建立，不僅可以使企業檔案得到更加科學化和專業化的保管，而且可以實現檔案信息有償服務的目標。這種檔案信息有償服務的目標是表現為多目標而不是單一目標。檔案中介機構一方面通過有償服務實現自身的盈利目標，以維持自己的生存與發展，同時，它也在提供服務的過程中，幫助企業實現其檔案信息的增值并實現企業的盈利目標。

4)可以進一步彌補我國信息市場主體與信息市場客體相對缺位的狀況。在我國信息市場的發育中，信息市場主體和信息市場客體都存在著不同程度的缺位，這就使我國信息市場的發育存在著高度的不發達性。檔案中介機構的建立將有效地強化我國信息市場中介方主體的力量，并在媒介檔案信息供需雙方的關系中發揮積極作用。目前在我國信息市場上用于交換的信息客體類型還較為單一，突出的是表現為缺少科技檔案信息產品。與一般的科技產品相比，科技檔案信息在內容上往往是成套性和成熟性更強，因此，它一旦在信息市場上出現，必將成為一種十分重要的信息市場客體要素。

5)可以減少眾多企業在檔案基礎設施建設中的重復用力和重復投人現象，并減少檔案行政管理部門和相關檔案人員在企業檔案工作中可能出現的無效勞動?，F階段我國各級各類企業為了保證企業檔案工作的開展，或多或少都會有一定的投人，而且要使企業管理者增加對檔案工作的投入也不是一件容易辦到的事情，檔案行政管理部門和企業檔案人員要付出相當多的勸說勞動。檔案中介機構的建立，可以有效地解決上述問題。從檔案中介機構的運作方式看，企業將其管理活動中形成的文件或檔案交給檔案中介機構代為整理與保管，由中介機構根據企業需要有針對性地開展服務，企業定期向中介機構支付一定的管理費用。企業與檔案中介機構的這種業務關系可以用契約的形式固定下來。當然，在企業與中介機構簽定的契約中，對企業與中介機構各自的權利和義務要作詳細的設定。這些設定包括檔案所有權問題、檔案秘密的保護問題、檔案管理與服務的質量問題、檔案的社會服務問題等。

6)可以進一步提高檔案信息資源對信息經濟發展的貢獻程度，合理地組織檔案信息資源進行有效的空間流動。在經濟發展和現階段我國經濟增長方式的轉變中如何發揮檔案信息資源的作用，是所有檔案工作者都必須思考的問題。僅僅依靠對檔案原件的提供利用，不可能極大地提高檔案對經濟增長和經濟發展的貢獻。只有對檔案信息資源進行多角度的綜合加工，才能充分發揮檔案信息對信息經濟發展的貢獻。由于我國不同的地區、部門之間存在著較大的‘.信息落差”，因此，在不同的地區與部門之間展開“信息要素的流動”就十分的必要。檔案中介機構在檔案信息資源要素的流動中可以扮演組織者的角色，它可以根據“信息落差”，通過有償轉讓和無償贈與等多種形式開展“信息扶貧”、“文化扶貧”活動，從而極大地提高檔案信息特別是科技檔案信息對經濟增長的貢獻程度。

在我國進行建立檔案中介機構的嘗試不僅是必要的，而且是可行的。

首先，檔案信息資源觀念和有償利用觀念已經有了一定的社會基礎。從1985年檔案界提出檔案也是一種信息資源而且檔案也要實行有償利用的觀點以后，經過10多年來的廣泛宜傳，再加上1997年以后在我國形成的知識經濟與信息經濟浪潮的推動，我國社會公眾的檔案信息意識水平已經得到了明顯的強化，這就為檔案中介機構的市場化運作提供了一定的觀念基礎。

其次，企業經濟主體地位的逐步確立使企業對檔案管理方法的選擇具備了一定的自主權。從80年代中后期以來，為了解決企業檔案管理中內在動力不足的問題，我國檔案事業行政管理部門曾采取過多種推動企業檔案工作的外在手段，如企業檔案管理的升級、爭創最佳檔案室等。雖然這些方法也在一定程度上解決了企業檔案管理中的部分問題，但企業檔案工作長遠發展的內在動力不足并沒有從根本上得到解決。社會化和商業化檔案中介機構的建立，可以為企業檔案管理工作的強化開辟一個新的思路。另一方面，企業自主權的取得也就成為檔案中介機構賴以存在的相關條件之一，沒有企業經營主體資格的明確，企業也就不可能在市場上尋找為其提供中介服務和管理服務的檔案機構。

再次，我國逐步建立并完善的信息市場與技術市場為檔案中介機構的建立和生存提供了一個有效的空間。檔案中介機構是市場化和商業化運作的機構，從其建立之日起，檔案中介機構就依賴于市場這一唯一的生存發展空間。從這一點上看，信息市場與技術市場是檔案中介機構經濟利益目標得以實現的唯一空間，同時還是檔案中介機構經濟利益的誘導空間和其行為合理化的校正空間及經濟利益的顯示空間。可以預見，隨著我國社會主義市場經濟體制的進一步完善和市場體系的進一步健全，檔案中介機構發展的空間環境也會有進一步的改觀。

最后，社會正在逐步擴大的信息需求為檔案中介機構的建立和發展提供了良好的機遇。在知識經濟發展中，無論是社會組織還是個人都已經越來越重視知識和信息在經濟發展和社會進步中的作用，社會的有效信息需求正在不斷擴大。適應社會信息需求而建立的檔案中介機構，其產業化前景十分優越。

在我國，雖然商業化檔案中介機構的建立是一個新生事物，但上海市檔案咨詢服務中心五年來的成功實踐無疑已為我們積累了大量的經驗。檔案界只有首先在認識上重視這一新生事物，并能廣泛吸收其它各類中介機構的管理經驗，同時結合檔案工作的具體實際，我們相信，這一新生事物必將對我國檔案工作體制的完善帶來深刻影響。

三、檔案中介機構建立中的相關問題

在建立檔案中介機構的嘗試中，有下列問題需要引起有關部門的高度注意:

1)檔案中介機構與現有的檔案事業管理機構之間的關系問題。檔案行政管理機構是對檔案工作進行信息引導和信息監督的機構。它與商業化的檔案中介機構應表現出何種關系，這是在檔案中介機構成立之初就應加以明確的。從目前的實踐來看，上海檔案咨詢服務中心與上海市檔案局的關系是一種“被領導”與‘領導”的關系。對此，我們認為是值得進一步討論的。商業化檔案中介機構如果從誕生之日起就具有一定的行政依附性，那么它的市場行為合理性及與其它非行政隸屬的檔案中介機構在競爭上的平等性必然會受到一定影響，這不利于發揮市場經濟規律對商業化檔案中介機構的調控作用。

2)檔案中介機構與現有的綜合性檔案館和專業檔案館之間的關系問題。我國現有的綜合性檔案館是名義上的綜合而實質上的不綜合。在組織檔案的進館上，它多側重于文書檔案與歷史檔案，而且對企業單位的檔案也很少組織進館。專業檔案館在我國的設立情況比較復雜，其中科技類專業檔案館基礎較好，而且也集中了為數不少的企業科技檔案，如城建類專業檔案館就集中了一些有重大價值的企業基建類檔案。在考慮建立檔案中介機構時，可以以現有的這兩類檔案館為基礎，率先對企業檔案中的科技檔案進行“托管”，待摸索出一定的經驗后，再全面推廣這種檔案信息資源社會化管理的嘗試。綜合性檔案館和專業性檔案館也可以利用這一方式開辟新的經費來源渠道。在考慮由綜合性檔案館率先承擔部分中介服務任務時，必須注意，由于我國目前大多實行檔案局和檔案館合署辦公，而且檔案局在實質上對檔案館具有一定的領導作用，因此，其獨立性將會受到影響。這就提醒我們，在我國跨世紀的檔案事業發展中，檔案局館體制的改革應成為檔案界研究的重要課題。

3)檔案中介機構必須選擇好運營機制與運作方式。檔案中介機構與現有的任何一種檔案機構在運行和運營方式上都存在一定的區別。它既不是行政管理機構，也不是事業機構，而是一種企業化經營性質的機構，它在實現利潤目標最大化的同時，負有對企業的檔案信息資源進行管理和開發的重任，同時它又是加速科技檔案成果轉化為直接生產力的有效主體力量。從檔案中介機構的運作目標來看，它與企業存在著共同的利益目標。因此，檔案中介機構的運作好壞，不僅關系到其自身的利益，而且也關系到其它委托提供中介服務的企業的利益。

4)注意托管期間企業檔案的安全保護問題。對企業來說，投入較少的經費(相對于企業自己管理而言)，委托檔案中介機構代管檔案并能得到更好的信息服務，這是企業能夠接受的。對企業來說，其唯一存在顧慮的就是檔案信息的安全保護問題。因此，檔案中介機構應制定出有效保護企業檔案信息的安全策略。這種檔案信息的安全策略既涉及到檔案信息的物質安全，又涉及到檔案信息的秘密安全。檔案中介機構既要有對檔案信息進行安全存放的物質與技術條件，又要有讓服務對象放心的信息秘密安全的防護方法。在中介服務中，檔案中介機構可以與委托服務的主體形成一個有效的約定，對雙方的責權利進行明確的規定，以達到規范中介服務的目的。

5)注意拓展檔案中介機構的服務職能。從上海市檔案咨詢服務中心五年來的實踐看，其主要職能任務是開展檔案管理、檔案法律、項目檔案、檔案管理設施、檔案整理等方面的咨詢。據不完全統計，從1993年8月至1997年底，上海檔案咨詢服務中心共承擔各類咨詢服務項目52項，其中工程咨詢項目13項。在進一步加強現有檔案咨詢服務作用的同時，檔案中介機構也要在技術中介、代管檔案、檔案評估等方面發揮積極的作用。檔案中介機構作為市場經濟體制下解決檔案信息資源社會化配置和社會化服務的一種重要形式，其理論與實踐意義均不可低估。從一定程度上看，它也可成為跨世紀我國檔案工作體制和科技工作體制改革的突破口之一。