由于電子文件在法律憑證性、管理制度、管理方法等方面的特殊性,目前我國規(guī)定具有永久和長期保存價(jià)值的電子文件在歸檔時(shí),應(yīng)同時(shí)保存電子文件的紙質(zhì)文件,即“雙套歸檔制”。同時(shí)還要求,歸檔電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
對(duì)于歸檔電子文件檔案室(館)是否需要一件一件地與紙質(zhì)原件對(duì)照檢查確定一致性的問題,各省的規(guī)定不一,不同的教科書以及理論文章有不同的觀點(diǎn)。有的主張,檔案室(館)應(yīng)一件一件地對(duì)照檢查歸檔電子文件與紙質(zhì)原件的一致性;有的主張,檔案室(館)應(yīng)對(duì)歸檔電子文件與紙質(zhì)原件的一致性進(jìn)行抽查。我認(rèn)為,在理論上應(yīng)該通過技術(shù)手段和管理制度來保證電子文件和紙質(zhì)文件的一致性,檔案室(館)應(yīng)對(duì)電子文件與紙質(zhì)原件的一致性進(jìn)行抽查。但是,鑒于我省目前電子文件和電子檔案的規(guī)范管理還處于摸索階段,各項(xiàng)管理制度還有待健全,對(duì)歸檔電子文件與紙質(zhì)原件一致性的檢查應(yīng)該堅(jiān)持謹(jǐn)慎和從嚴(yán)的原則。在實(shí)際工作中,可分兩種情況處理:一是對(duì)于應(yīng)向檔案室歸檔的電子文件,檔案室(有時(shí)由檔案室和文件形成部門共同參與)應(yīng)一件一件地對(duì)照檢查歸檔電子文件與紙質(zhì)原件的一致性。檢驗(yàn)不合格的,應(yīng)退回形成部門,重新制作。當(dāng)然,檔案室對(duì)電子文件的檢查不止這些,還包括《電子文件歸檔與管理規(guī)范》規(guī)定的其他內(nèi)容。二是對(duì)于文件形成單位向檔案館移交的電子文件(電子檔案),檔案館可抽查電子文件(檔案)與紙質(zhì)原件的一致性,即應(yīng)對(duì)每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),合格率應(yīng)達(dá)到100%;與紙質(zhì)原件同時(shí)保存的電子檔案可以采取抽樣檢驗(yàn)的方法(建議樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%),合格率應(yīng)達(dá)到100%。檢驗(yàn)不合格的,應(yīng)退回形成單位,重新制作。