機關文書檔案管理-歸檔文件編號與編目

    編號

    歸檔文件按分類方法和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。

歸檔章樣式

    歸檔章內容 

    1.全宗號：檔案館或上級單位給立檔單位編制的代號。（沒有號的暫不用編）如因機構改革單位有撤并等情況的，如：人力資源和社會保障局是由原人事局和社會保障局合并的，所以新組建的單位的全宗號就不能延用原來的全宗號。

    2.年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如：2016。

    3.保管期限：歸檔文件的保管期限。如：永久、30年、10年。

    4.機構或問題:

    按機構分類的填寫內部機構名稱。

    如：辦公室、監督指導處、組織人事處等。

    按問題分類的填寫類別名稱。

    如：黨務工作、行政管理、群團工作。

    5.件號

   （1）按年度—機構（問題）—保管期限進行分類編件號：

    按年度-機構-保管期限

  2016年—辦公室—永久   1、2、3……;

  2016年—辦公室—30年   1、2、3……；

  2016年—辦公室—10年   1、2、3……。

  2016年-行政管理-永久  1、2、3 ……；

  2016年-行政管理-30年  1、2、3 ……；

  2016年-行政管理-10年  1、2、3 ……。

 （2）按年度—保管期限進行分類編件號：

  2016年—永久   1、2、3……；

  2016年—30年   1、2、3……；

  2016年—10年   1、2、3……。

（室編件號由檔案室編制；館編件號是進館時按檔案館要求編制。）

歸檔章式樣

 “年度—機構（問題）—保管期限”歸檔章式樣

 “年度—保管期限”歸檔章式樣

   編目

   1、編制歸檔文件目錄，包括：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等。

 （1）件號：文件的排列順序號。

 （2）責任者：制發文件的組織或個人。使 用全稱或通用簡稱。

 （3）文號：文件的發文編號   

 （4）題名：文件標題。如果自擬標題的外加“[ ]”。

 （5）日期：文件的形成時間。以8位阿拉伯數字標注年月日，如：20181108。

 （6）頁數：每一件歸檔文件的總頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。將構成該件的各文件頁數作為該件的頁數，不需續編頁碼。

    編寫歸檔文件整理說明

    歸檔文件整理說明的內容包括：立檔單位全稱（規范簡稱）、成立時間、沿革，本年度內設機構及單位主要領導人變化情況、本年度立檔單位主要工作概況、本年度各類文件材料歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數量、需要說明的問題等）。