紙質文件材料分類

    歸檔文件一般采用：年度、機構（問題）、保管期限分類標準。

    1.年度分類標準 ；

    2.機構(問題)分類標準；

    3.保管期限分類標準。

    1.年度分類標準

   （1）了解文件的多個時間要素。

    一份文件往往有多個時間特征，包括成文日期、簽發日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發文和收文日期等。

    分年度時，一般應以文件成文日期，也就是簽發日期（即落款日期）為準。

    如：2016年形成的《廣州市××事業發展“十三五”規劃》，應歸入2016年度；2017年形成的《2017年度廣州市××工作績效考核辦法》，應歸入2017年。

   （2）統一跨年度形成文件的歸檔方法

    機關單位某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等，可能會跨年度形成文件。這樣的文件可在開始年度歸檔，分類時全部歸入開始年度，也可以在結束年度歸檔。

    如跨2016年、2017年兩個年度的會議形成的文件材料，可以全部歸入開幕年度，即在2016年整理歸檔，也可以全部歸入結束年度，即在2017年整理歸檔。

  歸入開始年度的優缺點

  優點：實現隨辦隨歸。

  缺點：時間跨度較大時，可能需要插件。

  歸入結束年度的優缺點

  優點：便于集中歸檔，避免插件。

  缺點：文件材料有一定的積壓。

   （3）確定幾份文件作為“一件”的歸檔年度。

    不是單份文件作為一件時，如正本與定稿、原件與復制件、來文與復文等作為一件，判定“件”的日期，應以裝訂時排在前面的文件的日期為準，即以結論性文件日期為準。

    如：正本與定稿為一件，以正本為準；正文與附件為一件，以正文為準；轉發文與被轉發文為一件，以轉發文為準；來文與復文為一件，以復文為準。

   （4）考證未標注日期的文件的形成時間

    此類情況通常見于內部文件（或白頭文件），需要分析文件內容、制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據此按年度合理歸類。

    如：××單位2003年的工作總結，由于當時辦文不規范，標題是“××單位工作總結”正文只出現了“今年”字樣，未及時歸檔需要插卷時就要根據工作內容的特點進行推斷是哪一年的總結（如果能及時歸檔，就不存在此問題）。

    2、機構（問題）分類標準

   （1）按單位內部機構分類

    在機構規模比較大，其內設機構相對穩定且分工明確，歸檔文件數量較多的單位采用。

    各類的次序可按照本機關序列表的規定或習慣上的順序排列（根據本單位“三定”方案中所設機構，一般是領導機構、綜合性機構排在前面、再依次排列各業務部門）。    

    如：辦公室、政策法規處、××處、××保管處等。

   （2）按問題分類

    采用問題分類，優點是可以避免或減少同類問題文件分散的現象，尤其是在手工檢索的條件下，采用這種方法，便于按問題查找和利用。

    缺點是主觀隨意性較大，不同的人對問題的理解不同，在實際工作中較難把握。

    如：黨務工作、行政工作、群團工作。

     3、保管期限分類標準

    劃分檔案保管期限

   （1）文書檔案保管期限種類分為永久、定期（30年、10年）。

   （2）歸檔范圍和保管期限表

    根據國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》(國家檔案局令第8號）制定本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表。

    年度、機構（問題）、保管期限分類標準，在實際工作中一般都不能單獨使用，而是組合運用的，稱為復合分類法。

    如：

   （1）年度-機構-保管期限分類法； 

   （2）年度-問題-保管期限分類法；

   （3）年度-保管期限分類法。

   （1）年度-機構-保管期限分類法

    適用于內設機構相對穩定且規模較大、分工明確且歸檔文件數量較多的單位。

    例：2016年形成的文件就應先按辦公室、業務處、技術處等機構分開，各處的文件再按保管期限永久、30年、10年分三類。

   （2）年度-問題-保管期限分類法

    適用于內部機構職能分工線條較少且清晰，歸檔文件易歸類管理的單位。

    例：2016年形成的文件就應先按行政管理、科教工作、技術保管工作等問題分開，各類問題的文件再按保管期限永久、30年、10年分三類。

   （3）年度-保管期限分類法

    適用于內部機構設置簡單且規模較小，歸檔文件數量較少的單位。

    例：2017年形成的文件就按保管期限永久、30年、10年分三類即可。