機(jī)關(guān)文件材料的歸檔時間

  歸檔時間三種模式：

    第一種模式是由單位的文件部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)整理。

    單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)多且年度形成應(yīng)歸檔文件材料也較多時，可考慮由各部門專兼職檔案員先進(jìn)行預(yù)整理后，在次年第一季度前分批分期向單位檔案室移交，檔案室在6月底前完成上一年度檔案的整理歸檔。

    第一種模式的優(yōu)點：各部門最了解文件材料的重要程度    和完整程度，確保檔案的齊全完整。

    第二種模式是“隨辦隨歸”

    單位年度形成應(yīng)歸檔文件材料較少的，可將辦理完畢且須歸檔的文件材料隨即向檔案室移交，檔案員定期進(jìn)行批量預(yù)分類整理（可采用鉛筆在應(yīng)歸檔文件材料標(biāo)注應(yīng)歸檔的年度、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限、件號等相關(guān)內(nèi)容），檔案室在6月底前完成上一年度檔案的整理歸檔。

    第二種模式的優(yōu)點：保證文件材料在文書處理完畢后及時歸檔，齊全完整。

    第三種模式是由檔案室集中整理檔案，各部門應(yīng)當(dāng)在次年第一季度向檔案室移交上一年度須歸檔的文件材料。

    第三種模式的缺點：因為各部門在次年把文件材料集中后移交檔案室整理，容易出現(xiàn)文件材料因辦理完畢后沒有及時收集齊全，造成重要檔案收集不齊的現(xiàn)象。

    一般不提倡采用此模式。

    要點提示：

    1、以本單位名義、蓋單位公章的文件材料，應(yīng)在發(fā)文的同時送一份至單位檔案室歸檔(如檔案室有需要做文件匯編時，則需一式兩份) ；

    2、其它不能當(dāng)時歸檔的文件材料在次年第一季度移交單位檔案室歸檔。