文件材料整理歸檔-組件、件的構(gòu)成、件內(nèi)文件排序

    組件 

    件，是文書(shū)檔案的整理單位。

    歸檔文件按“件”裝訂。

    將關(guān)聯(lián)性強(qiáng)、利用時(shí)需要相互查證的應(yīng)歸檔文件材料集中組合為一件，作為整理的基本單位，便于日后查找與利用。

    件的構(gòu)成 

    1.正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。

    2.原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件。

    3.報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）。

    4.簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件。

    5.會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要一般一次為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件。

    6.來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

    7.介紹信及存根、新聞報(bào)道材料。

    介紹信及存根可依材料多少按時(shí)間順序自定件數(shù)，如一年或半年的作為一件。組織人事部門(mén)或有些比較大的系統(tǒng)等形成大量的介紹信或存根，可按原裝訂方式，一冊(cè)作為一件，但跨年度的材料應(yīng)分別組件。

    新聞報(bào)道材料中有關(guān)系列報(bào)道的組件可集中組件，也可單獨(dú)成件相對(duì)集中。專題報(bào)道應(yīng)單獨(dú)組件。便于日后查找利用。

    件內(nèi)文件排序（結(jié)論性文件在前） 

    1.正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；

    2.轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；

    3.原件在前，復(fù)制件在后；

    4.不同文字文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；

    5.來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。