所有工程圖紙從設計院發(fā)放到現(xiàn)場開始，就全方位納入計算機系統(tǒng)管理，每個項目都由檔案館派出人員管理，從而從源頭確保了竣工檔案的完整。為保證管理的有效進行，我們編制了《重點項目工程文件整理及檔案移交規(guī)定》、《關于加強重點工程建設項目檔案歸檔的通知》、《項目文件管理操作指南》等。
施工圖管理階段。由項目部門的資料員把施工圖錄入系統(tǒng)后，再統(tǒng)一發(fā)放，按階段分批進行數(shù)字化處理。施工圖可在網(wǎng)絡終端隨時提供利用（全圖）；Ａ３及以下圖紙可下載到本機上處理打印。由施工管理部門負責，檔案部門提供指導，并協(xié)助做好圖紙更改通知單的管理，并及時將更改通知單和被修改圖在系統(tǒng)中建立標識關系，以備編制竣工圖時進行參考。這一階段的工作，確保了圖紙的完整性。
竣工圖階段。由檔案部門會同工程管理等部門進行竣工圖會審，只有通過會審合格的圖紙才能提供竣工驗收。電子圖紙移交歸檔有兩種方案：一是由設計院直接做竣工圖設計，在原ＣＡＤ電子文件上修改，移交電子文件，經(jīng)有關人員審核后轉入數(shù)據(jù)庫，以后供查詢使用；二是由施工單位配合，按照我們先前利用系統(tǒng)錄入的圖紙信息，在原來施工圖上編制竣工圖，同時采取在目錄上簽名蓋章（竣工圖章）再掃描。我們經(jīng)過幾個工程項目測試，執(zhí)行的是第二個方案。因為前者經(jīng)費投入較大，國內(nèi)設計院很難做到竣工圖設計（據(jù)了解，電力行業(yè)的設計院有些做到了），同時考慮目前的數(shù)字化轉換手段比較先進，沒必要花至少５％的設計費去做竣工圖設計。這一步工作的實施，確保了圖紙的準確性和紙質(zhì)圖紙向電子圖紙的順利轉化。
因為實現(xiàn)了電子圖紙的有效管理，圖紙實體的管理相對松散，主要是電子圖紙與相應的實體建立好對應關系。圖紙實體的管理，主要是對其組卷和排架方式進行改革，組卷采用取消卷的形式一個圖號一盒，一個單位內(nèi)大流水排架等。
在原有竣工圖數(shù)字化的前提下，我們進行了施工圖的數(shù)字化試點，一方面確保施工圖紙的有效利用，同時也確保了竣工圖的及時提供給使用單位使用，這種管理方式比原有工程圖紙竣工驗收提前了兩個多月。