以前，每個企業都對紙質圖紙的動態管理非常頭痛，可以說無法做到，尤其是實行兩級管理的企業。我們通過研究和實踐，不僅做到了紙質圖紙的動態管理，而且做到了紙質圖紙相應的電子圖紙的動態管理。辦法的關鍵是由檔案部門實行審核歸檔，控制圖紙的更改，同時輔之以系統的管理，完全實現了紙質圖紙與電子圖紙以及與實物管理的高度統一，這一成果為企業解決了圖紙管理最大的難題——圖實不一致，為技術人員進行技術改造提供了良好的外部環境。為此，我們編制了備件圖管理規范，規范了電子圖紙的管理流程，為備件采購部門推動電子商務進程奠定了基礎，加快了其備件采購的無紙化進程，其要求是：
通過電子圖紙數據庫查詢所需的備件圖。這是保證電子圖紙數據中電子圖紙與實物一致的必要的強制性規定。數據庫中不完整的電子圖紙，利用在線收集系統或其他數據采集方式入庫，由檔案管理人員完成數據的補充或更新、作廢；把修改信息利用ＯＡ系統發送到檔案管理員郵箱，完成數據的歸檔與否確認，如備件編號、圖號、文件名等電子圖紙屬性的確認與處理；檔案館完成審核后，發送備件管理系統。備件員審核后，進入備件采購的電子商務流程。
目前，我們已能做到無紙化備件圖管理和備件采購，但鑒于國內的電子商務進程并沒有廣泛開展，所以我們根據大部分備件采購供應產商的需要，依然打印多份紙質備件圖。