6. 檔案檢索

　　6.1 檢索 retrieval

　　存儲和查找檔案信息的過程。

　　6.2 編目 cataloguins／description

　　按照一定的規則進行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。

　　6.3 檔案信息分類 archival Information classification

　　以國家機構、社會組織的職能分工為基礎，結合檔案內容所記述和反映事物的屬性關系對檔案信息進行的分類。

　　6.4 條目 entry

　　反映文件或案卷內容與形式特征的著錄項目的組合。

　　6.5 著錄 description

　　對檔案內容和形式特征等進行分析、選擇和記錄的過程。

　　6.6 標引 indexing

　　對檔案內容進行主題分析，賦予檢索標識的過程。

　　6.6.1 分類標引 classified Indexing

　　對檔案內容進行主題分析，賦予分類號標識的過程。

　　6.6.2 主題標引 subject Indexing

　　對檔案內容進行主題分析，賦予主題詞標識的過程。

　　6.6.3 受控標引 controlled Indexing

　　依據主題詞表等控制工具進行的標引。

　　6.6.4 自由標引 free indexing

　　不用主題詞表等控制工具而直接使用關鍵詞等自然語言進行的標引。

　　6.7 關鍵詞 keyword

　　在標引和檢索過程中，取自文件、案卷題名或正文用以表達文獻主題并具有檢索意義的非規范化的詞或詞組。

　　6.8 主題詞 descriptor

　　在標引和檢索中用以表達文獻主題的規范化的詞或詞組。

　　6.9 檔案主題詞表 archives thesaurus

　　由表達檔案內容主題的自然語言中優選出的語義相關、族性相關的科學術語所組成的規范化詞典。在檔案標引與檢索過程中，它是用以將檔案、標引人員及用戶的自然語言轉換為統一的主題詞檢索語言的一種術語控制工具。

　　6.10 檢索工具 finding aid

　　用于存儲、查找和報道檔案信息的系統化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統稱。

　　6.11 目錄 catalogue

　　由揭示檔案特征的條目匯集而成并按照一定次序編排的檔案檢索工具。

　　6.11.1 案卷目錄 folder list／file list

　　以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。

　　6.11.2 卷內文件目錄 innerfile item 1ist

　　登錄卷內文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內文件之前。

　　6.11.3 案卷文件目錄 file-item list；全引目錄 file-item list

　　以全宗為單位將案卷目錄與卷內文件目錄相結合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。

　　6.11.4 分類目錄 classified catalogue

　　依據分類表按照分類標識以一定次序編排而成的一種檔案目錄。

　　6.11.5 主題目錄 Subject Catalogue

　　依據主題詞表按照主題標識以一定次序編排而成的一種檔案目錄。

　　6.11.6 專題目錄 subject catalogue

　　按照特定專題以一定次序編排而成的一種檔案目錄。

　　6.12 索引 index

　　指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應出處的檔案檢索工具。

　　6.12.1 文號索引 record number index

　　指明文件編號及相應檔號，以一定次序編排而成的一種檔案索引。

　　6.12.2 人名索引 name index

　　指明人名及相應檔號，以一定次序編排而成的一種檔案索引。

　　6.12.3 地名索引 place name index

　　指明地名及相應檔號，以一定次序編排而成的一種檔案索引。

　　6.13 檔案館指南 guide to an archives

　　介紹和報道檔案館基本情況、館藏檔案和有關文獻，指導利用者查閱利用的一種檔案檢察工具。

　　6.14 全宗指南 guide to an archival fonds；

　　全宗介紹 introduction to an archiva1 fonds

　　介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。

　　6.15 專題指南 guide to subject records；

　　專題介紹 introduction to subject records

　　介紹和報道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。