查找檔案材料的要求與方法

選材的第一步是查找相關(guān)檔案材料，即根據(jù)編研成品主題的要求，盡可能全面地掌握相關(guān)科技檔案材料及其內(nèi)容。為了有效地找到檔案材料，必須研究科學(xué)的查找方法。

（一）確定編研材料的查找范圍

科技檔案材料的查找范圍，即根據(jù)編研主題與編研方案的要求，具體界定選材的內(nèi)容、時(shí)間范圍及其信息來源。廣義而言，查找（選材）范圍可分為相對(duì)范圍和絕對(duì)范圍。相對(duì)范圍是指根據(jù)需要與可能確定的，有限的查找材料的范圍。與此相對(duì)應(yīng)的絕對(duì)查找范圍，即單純根據(jù)編研主題涉及的知識(shí)內(nèi)容，無條件地確定的查找范圍。雖然，絕對(duì)選材范圍查找的檔案材料面廣，選材余地大，編研材料的信息質(zhì)量較高、編研成品的使用價(jià)值更加普遍。但是，其工作量大、編研難度就大，涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)關(guān)系復(fù)雜，一般只適用于全局性和歷史性的大型編研項(xiàng)目查找材料。就大多數(shù)科技檔案部門而言，開展編研工作必須從實(shí)際需要出發(fā)，綜合考慮編研項(xiàng)目的投入產(chǎn)出比，實(shí)事求是地確定相對(duì)的查找范圍。

（二）編研材料的查找要求

1.可靠性要求

可靠性要求是編研選材的首要條件，即查找的相關(guān)科技檔案材料及其記錄的內(nèi)容必須是客觀的歷史記錄。為此要求：

（1）科技檔案實(shí)體必須是可靠的，即查找的檔案材料應(yīng)該客觀的歷史記錄。根據(jù)科技檔案形成規(guī)律得知，客觀的歷史記錄是針對(duì)特定的客觀需要而產(chǎn)生的，原始性強(qiáng)、信息的可靠性高。如何把握科技檔案原始性的標(biāo)志？關(guān)鍵是要嚴(yán)格檢查科技檔案材料的技術(shù)審核標(biāo)記，凡是具備必要的簽署手續(xù)的科技檔案實(shí)體都可以被認(rèn)為是可靠性的。

（2）科技檔案的內(nèi)容應(yīng)該是可靠的，即查找的科技檔案信息要客觀地反映科技、生產(chǎn)活動(dòng)的過程與成果。無論是對(duì)自然現(xiàn)象的觀測(cè)記錄，還是對(duì)工程項(xiàng)目、設(shè)備儀器等實(shí)物形態(tài)的描繪，或是對(duì)科技、生產(chǎn)活動(dòng)及其管理工作的表述等都應(yīng)該與客觀實(shí)際相符合。只有查找的科技檔案材料真實(shí)、可靠，才能編研出既能為當(dāng)前實(shí)際工作服務(wù)，又能為將來保存有重要史料價(jià)值的編研成品。

2.廣泛性要求

廣泛性要求即為編研主題查找的有關(guān)科技檔案材料應(yīng)盡可能徹底，特別要網(wǎng)羅與主題相關(guān)的全部科技檔案材料。廣博的檔案材料是貫徹科技檔案編研效益原則的基礎(chǔ)，如若相關(guān)檔案材料搜集得不夠，甚至出現(xiàn)內(nèi)容上的空白，編研人員就無法進(jìn)行編研材料的取舍，就難以提供高質(zhì)量的編研成品。

廣泛地選擇檔案材料，一方面，要求查找檔案材料的內(nèi)容范圍要適當(dāng)放寬，如果規(guī)定的查找范圍的針對(duì)性太強(qiáng)，與主題相關(guān)的檔案材料難免被排除在外，就不能反映檔案材料之間互相影響、互相滲透、互相印證的關(guān)系。另一方面，要求查找的檔案材料的形式要多樣化，以便使不同規(guī)模、不同載體的相關(guān)信息的內(nèi)容都得到反映。

3.檔案材料的完整性要求

檔案材料的完整性要求，即查找的檔案材料應(yīng)該包括必要的內(nèi)容要素，能夠相對(duì)完整地表達(dá)某一信息主題，在內(nèi)容上自成單元。查找檔案材料應(yīng)該以一條完整的科技檔案信息為對(duì)象進(jìn)行的，每條信息既是編研人員研究的對(duì)象，又是加工編排的基本單位。比如，文字檔案材料應(yīng)該記錄其原因、過程、結(jié)果和出處，圖樣檔案材料應(yīng)具有相應(yīng)的圖形和技術(shù)條件的文字說明；數(shù)據(jù)材料應(yīng)包括數(shù)字、計(jì)量單位、時(shí)間、地點(diǎn)或范圍等。如果查找的編研材料內(nèi)容不完整或缺乏實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，選材就失去了意義。盡管不同類型編研成品的信息質(zhì)量存在一定的差別，但是，無論那類科技檔案信息都有自己完整的標(biāo)準(zhǔn)，明確各類科技檔案材料各自完整的標(biāo)準(zhǔn)，是有效查找科技檔案材料，提高編研選材質(zhì)量的必要條件。

（三）檔案材料的查找方法

1.檢索的方法

檢索的方法，是指利用現(xiàn)有的檢索工具，系統(tǒng)查找有關(guān)的科技檔案材料。這是編研選材最基本的查找方法。

目前，科技檔案部門都配備了必要的檢索工具，運(yùn)用檢索工具的方法查找材料，編研人員首先必須研究編研主題，深入理解其涵義，了解它的專業(yè)性質(zhì)和需求目的，掌握編研主題的內(nèi)容范圍，明確相關(guān)科技檔案材料所屬的類別；還要認(rèn)識(shí)與主題關(guān)系最密切的科技檔案材料，以便突出重點(diǎn)，迅速、準(zhǔn)確地找到有關(guān)檔案信息。其次，要熟悉各種檔案檢索工具的作用和使用方法，分析編研主題與檔案檢索工具的關(guān)系，以便有效的進(jìn)行檢索，全面地查找有關(guān)的檔案材料。再次，注意運(yùn)用其他介紹性檔案材料。不僅檔案部門的目錄、索引、指南等檢索工具具有查找功能，而且科技文件歸檔說明書、檔案考證，以及現(xiàn)有的編研成品，也能起到一定的查找作用。而且，它們一般都有比較客觀的評(píng)價(jià)或介紹，更加便于編研材料的鑒別。充分發(fā)揮各種檔案檢索工具的功能，是最基本最有效的查找材料的方法。

2.發(fā)掘的方法

通過分析已經(jīng)掌握的科技檔案信息及其各種聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)新的查找線索，進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)與獲得有關(guān)的科技檔案材料，是查找檔案材料的重要方法。

科技、生產(chǎn)活動(dòng)的綜合性，造就了科技檔案信息之間的專業(yè)技術(shù)聯(lián)系、工藝方法的聯(lián)系、內(nèi)容結(jié)構(gòu)的聯(lián)系、時(shí)間聯(lián)系以及責(zé)任者等聯(lián)系。研究這些聯(lián)系可以進(jìn)一步擴(kuò)大查找線索，深入發(fā)掘某些相關(guān)的科技檔案材料。如，通過有關(guān)檔案內(nèi)容反映的套用關(guān)系可以發(fā)現(xiàn)套用檔案內(nèi)容的新線索；通過分析科技檔案的內(nèi)容，就能從機(jī)構(gòu)、專業(yè)類別等角度，進(jìn)一步查找相關(guān)檔案材料。采用發(fā)掘的方法查找檔案材料，要求編研人員要具有較強(qiáng)的信息意識(shí)和專業(yè)意識(shí)，善于發(fā)現(xiàn)和捕捉各種有用的信息，不斷拓寬查找范圍。

在選材過程中，發(fā)掘的方法與檢索的方法常常是互為補(bǔ)充的。根據(jù)檢索工具發(fā)現(xiàn)相關(guān)檔案材料，分析相關(guān)檔案信息就能夠發(fā)掘出新的查找線索，進(jìn)一步擴(kuò)大檢索范圍；通過再一次檢索將獲得更多的相關(guān)檔案材料，進(jìn)而又將發(fā)現(xiàn)更多的新線索，有待于進(jìn)一步去發(fā)掘。發(fā)掘與檢索互為補(bǔ)充與配合，推動(dòng)著查找工作的不斷深入。

3.實(shí)地調(diào)查的方法

對(duì)有關(guān)檔案的物質(zhì)對(duì)象或客觀現(xiàn)象進(jìn)行實(shí)地考察，實(shí)地測(cè)繪或搜集相關(guān)的檔案及科技信息，是查找檔案材料的補(bǔ)充方法。由于科技、生產(chǎn)活動(dòng)的延續(xù)性，許多科技活動(dòng)在其檔案歸檔以后，還會(huì)形成新的檔案材料。如果管理制度不夠健全，這部分科技文件就可能沒有及時(shí)形成，或者形成后沒人積累、整理與歸檔，以致科技檔案部門保存的科技檔案內(nèi)容殘缺不全。還有的科技檔案沒能及時(shí)補(bǔ)充反映客觀實(shí)際發(fā)生重大變化的內(nèi)容，致使查找到的科技檔案材料與目前實(shí)際不相符，造成了科技檔案內(nèi)容的動(dòng)態(tài)失真。應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要，對(duì)編研主題反映的實(shí)物或客觀現(xiàn)象，進(jìn)行實(shí)地考察以便切實(shí)掌握科技檔案材料的準(zhǔn)確程度。查找建設(shè)多年的基本建設(shè)工程、地下管線工程或安裝運(yùn)行多年的設(shè)備儀器的檔案材料，較多地采用這種方法。另一種方式的實(shí)地調(diào)查，是指編研人員主動(dòng)探入到科技活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)，向有經(jīng)驗(yàn)的科技人員調(diào)查了解相關(guān)科技活動(dòng)的發(fā)展過程與變化的情況，獲得有關(guān)科技活動(dòng)變化的第一手材料，實(shí)地調(diào)查是保證人選信息（材料）動(dòng)態(tài)的準(zhǔn)確性，確保實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)實(shí)價(jià)值的必要手段。