科技文件管理

（一）科技文件和科技文件工作概念

1、科技文件的概念

科技文件材料是記錄和反映科技活動的文字、圖標(biāo)、聲像等技術(shù)文件的總稱，是在科技活動中，按照一定的程序餓要求直接形成的具有特定形式的、現(xiàn)行的原始記錄。

2、科技文件工作的基本內(nèi)容

科技文件形成工作；科技文件積累工作；科技文件整理工作；科技文件歸檔工作。

（二）科技文件的立卷

1、科技文件立卷要求

不應(yīng)該是一堆零散雜亂的材料，也不是單份文件或單張圖紙，應(yīng)該經(jīng)過系統(tǒng)的整理，組成保管單位。

2、科技文件立卷方法

①、按工作階段立卷；②、按結(jié)構(gòu)立卷；③、按專業(yè)性質(zhì)立卷；④、按課題立卷；⑤、按文件特征立卷；⑥、按時間立卷

3、案卷內(nèi)科技文件排列方法

一是按圖樣材料的排列：

①按隸屬關(guān)系排列，總圖排列在前，組件、部件、零件圖或結(jié)構(gòu)詳圖在后。

②、按總體和局部的關(guān)系排列：總體性、綜合性的圖樣材料在前，局部性的圖樣材料居中，細(xì)部的，大樣性的圖樣材料排后。

二是按文字材料的排列：

①按重要程度排列，即按照科技文件材料重要程度的高低次序，重要的前面，次要的在后面。

②、按地區(qū)或時間特征排列；

③、按文字的邏輯關(guān)系排列

（三）科技文件歸檔

1、歸檔手續(xù) 歸檔的科技文件材料，應(yīng)編寫有歸檔材料簡要說明，編制移交目錄一式兩份，歸檔時交接雙方照目錄交點清楚，雙方簽字，各存一份，以備查考。

2、歸檔要求

①科技文件材料的歸檔工作應(yīng)由機關(guān)的科技業(yè)務(wù)部門承擔(dān)；

②歸檔的科技文件材料，一般一式一份，但對于有永久保存價值的，且日常使用頻繁的，可歸檔數(shù)份副本供日常利用。

③歸檔的科技文件材料，必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，組成保管單位，填寫保管期限，注明密集，經(jīng)過復(fù)雜人審核簽字；

④歸檔的科技文件材料應(yīng)選用優(yōu)良的制成材料，字跡工整，線條清晰，利于長久保存。