科研單位推行歸檔文件整理改革的實踐
中國油料研究所 武漢 胡友利
2000年12月６日，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》）。2001年湖北省檔案局印發了《湖北省歸檔文件整理實施細則》，中國油料研究所作為湖北省第一批歸檔文件方法改革試點單位，從2001年起對文書檔案管理進行了改革。
一、制定了實施《細則》，為歸檔文件整理打好基礎
長期以來，許多科研單位都實行以“案卷”為基礎的檔案管理規章制度，它們對推動和規范檔案工作起到了重要作用。而《規則》的實施則使這些規章制度失去了對現實工作應有的指導作用，但新《規則》僅僅解決了歸檔文件如何整理問題，并未解決如何歸檔、如何鑒定、如何管理等問題。這就要求各單位從適應檔案管理現代化發展的需要出發，認真探討以“件”為單位進行文書立卷及歸檔的規律，結合本單位的實際重新制定與《規則》相配套的規章制度來規范本單位的歸檔工作。
作為試點單位，我們在學習和理解《規則》，執行國家新標準的同時，根據湖北省歸檔文件整理方法改革的總體精神，制定了《歸檔文件整理與管理實施細則》（簡稱《細則》）和《歸檔文件分類方案、歸檔范圍、保管期限表》，綜合概括了研究所文書檔案管理體制、任務，文件歸檔范圍，歸檔文件整理的要求，歸檔文件的保管、利用與統計等。分類方案是機關檔案室管理的基礎，根據文書處理以內部機構為單位的特點，我們采用“年度―機構（問題）―保管期限”分類方法。這能最好地保持單位（全宗）內文件來源方面的固有聯系，同時便于按專題查找和利用檔案。特別是，在研究所機關文件在由各機構（處、室）分工整理的情況下，每個機構（處、室）向檔案室移交的歸檔文件，就自然構成一類，使全宗內分類體系的設計大大簡化。文件材料歸檔范圍，是先按種類再按文件材料分類歸檔（黨群、紀檢審計、人事、行政綜合管理、財務、科技綜合管理、科研項目和課題、科技開發與產業發展、基建、儀器等），不受機構變動的影響，主要為管理部門及課題組在歸檔文件中的收集、整理、歸檔中提供依據。
二、歸檔文件整理改革后的特點及優勢
從歷史上看文書立卷盛行具有合理性，也的確在實際工作中發揮了重要作用，但其自身固有的局限性決定了它必將讓位于更為先進、合理的整理方法。利弊相權，從理論和實踐上突破“案卷”成為一種必然。
國家檔案局審時度勢出臺了《規則》，明確提出了以“件”為單位的新概念，即以“件”代替“卷”作為歸檔文件的整理單位。傳統的文書立卷方法對卷內文件的排列可以按時間、問題、作者、地區、名稱、重要程度等方法排列，但取消“案卷”這一保管單位后，對文件的排列《規則》規定：“歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列，會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。”強調了“事由”原則，即同一事由形成的相關文件應排列在一起。新的整理方法仍然堅持遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系的整理原則，主要是在整理程序、操作方式上的變化和觀念上的突破。從檔案整體來看以“件”為單位不僅是一種切實可行的整理方法，也是一種先進的管理方式。從我們幾年歸檔情況看，無論手工進行檔案管理，還是計算機輔助檔案管理，以“件”為單位的文件管理表現出更大的優越性，其主要特點：
1. 簡化了程序，減少了勞動強度，提高了工作效率和質量。改革后的歸檔文件整理方法，經實踐證明具有很大優越性，一是減輕了工作壓力，提高了工作效率。傳統方式立卷，總感到有一種壓力，特別是兼職檔案人員很難有專門時間坐下來集中精力立卷，一般只有等到第二年初，等清退收齊上一年度文件后才開始立卷，立卷工作一般持續半年。手工立卷工作勞動量大，重復性勞動多，對一份文件來說需要反復十幾次。進行文件級管理，可以隨辦隨歸，這就使歸檔工作日常化。二是簡化了整理過程。新《規則》將檔案還原到文件級的整理，大大簡化了歸檔整理的過程。由于“件”是文件制發、傳遞、處理的基本單位，是文件運動過程中的客觀存在形式，而“卷”是我們為了保管和利用的方便，在文件歸檔時人為運用“六個特征”（問題、時間、名稱、作者、通訊者和地區特征）整合在一起的一組文件，是人們憑主觀經驗對文件在事后加工整理的產物。以“件”為單位進行整理，實際上是按歸檔文件本身所固有的客觀特征作為整理標準，將歸檔工作簡化。三是保證了整理質量，減少勞動強度。新的立卷方法是以件為歸檔單位，按不同機構和保管期限，分類進行管理，簡化了歸檔立卷的繁瑣、復雜和人為性，減輕檔案工作人員的勞動強度和工作壓力。它既不需要編頁號，也不需要擬寫案卷標題、案卷目錄、全引目錄等，大抵上經過七道工序：文件形成、實體排序（包括分類、排列）、蓋歸檔章、計算機錄入、裝盒（包括填寫檔案盒的脊背）、打印歸檔文件目錄、上架。此方法簡單、易學、實用，能保證整理的質量。
2. 有利于文件的管理和保密。過去檔案利用者查閱文件時，往往是要調出整個案卷或數個案卷，而同一案卷中有不同密級的文件和要求利用范圍、對象有所區別。在這種情況下，很難做到保守秘密，實行文件級管理，利用者需要哪份就調閱哪份文件，不必也不可能調出其他文件借閱，便于利用工作的管理，又便于保密工作的貫徹執行。
3.便于檔案的保護。以案卷為保管單位，利用者利用一個案卷中的一份文件，也必須全卷調出查閱，增加了文件的磨損和見光次數，使檔案易碎易老化，不利于檔案的長久保存。實行文件級管理后，無論是借閱、復印、借出等等利用行為均以單位文件進行，使檔案更加安全，有利于檔案的保護。
4.可以高效率地為利用者提供優質服務。實現文件級管理，可以使利用者從查閱檢索工具到查閱文件，都更具有針對性，節省時間，更快捷，更方便。在隨辦隨歸的情況下，使辦理完畢的文件能夠及時、直接進入檔案整理，大大縮小文件辦畢到歸檔利用的空當時間，可以使檔案及時提供利用。
5.有利于推行計算機文檔一體化管理。隨著信息化社會的來臨，辦公自動化的迅速發展，計算機用于檔案管理已成為不可阻擋的趨勢，實行文件級管理，減少了文書工作與檔案工作銜接中的某些責任不明確的環節，由于文件辦理完畢以后，可以隨時歸檔，從而使文書工作和檔案工作有機地結合起來，而檔案管理所需的各種數據在文書處理階段已經輸入計算機，利用數據庫將文書輸入的文件名稱、目錄轉入檔案，再經整理運用，減少了過去的重復勞動。歸檔文件目錄成為一級檢索工具，實現數據一次輸入，多次輸出，反復利用和對系統內數據資源的一體化管理，并能確保數據的準確性，最后達到快捷、準確、系統檢索方式的目的，方便管理和利用。
三、 歸檔文件管理中應注意的問題
1.目前所實施的改革僅適用于文書檔案。《規則》第２條第一款明確定義，歸檔文件是“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料”。對于科研單位來說，目前只能在黨群、行政類、科研管理檔案中由以往的案卷級管理，變為文件級管理，不再按問題組卷。
2.“案卷”概念目前應該保留。在整個檔案管理中，除文書檔案外，其他檔案，如科研課題檔案、基建檔案、儀器設備檔案等，不適用文件級管理，還需要沿用實體“案卷”。
3. 篩選鑒定、劃分保管期限同樣是文件級管理的必要環節。實行文件級管理，隨辦隨歸檔，不是文件式管理，不能有文即歸，歸檔文件必須是辦理完畢的，具有保存價值的文件。在“三合一”中明確各類文件保管期限的原則，工作中必須堅持按檔案工作基本原則進行篩選鑒定。這是因為以“件”為單位只是對以“卷”為單位的檔案整理、管理方式的變革，而不是對檔案本身的改革。
4.檔案盒的檢索定位。“案卷”取消后，原來的兩級管理改為一級管理，即將每份文件作為一個獨立實體進行歸檔、保管、利用，這樣就打破了用“卷”來維系文件有機聯系的方式，但這不意味著保管方式上對文件進行分散管理，仍需要集中管理。如何集中呢？文件應當用盒包裝，其結果是檔案盒性質改變，地位作用增強，它取代案卷而發揮檢索定位功能，為縮小檢索目標，提高檢索精確度，保證文件級管理的成功創造了條件。
5. 管理中要注意防止插錯、丟失等問題。以“件”為單位，不用案卷維系，改用盒裝后，每份文件都成為一個獨立的實體，雖然方便了，但在調檔過程中，檔案人員必須十分謹慎，從何處調出，即時歸入何處，并要定期進行檢查與清點，避免插錯、丟失。
中國油料研究所 武漢 胡友利
2000年12月６日，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》）。2001年湖北省檔案局印發了《湖北省歸檔文件整理實施細則》，中國油料研究所作為湖北省第一批歸檔文件方法改革試點單位，從2001年起對文書檔案管理進行了改革。
一、制定了實施《細則》，為歸檔文件整理打好基礎
長期以來，許多科研單位都實行以“案卷”為基礎的檔案管理規章制度，它們對推動和規范檔案工作起到了重要作用。而《規則》的實施則使這些規章制度失去了對現實工作應有的指導作用，但新《規則》僅僅解決了歸檔文件如何整理問題，并未解決如何歸檔、如何鑒定、如何管理等問題。這就要求各單位從適應檔案管理現代化發展的需要出發，認真探討以“件”為單位進行文書立卷及歸檔的規律，結合本單位的實際重新制定與《規則》相配套的規章制度來規范本單位的歸檔工作。
作為試點單位，我們在學習和理解《規則》，執行國家新標準的同時，根據湖北省歸檔文件整理方法改革的總體精神，制定了《歸檔文件整理與管理實施細則》（簡稱《細則》）和《歸檔文件分類方案、歸檔范圍、保管期限表》，綜合概括了研究所文書檔案管理體制、任務，文件歸檔范圍，歸檔文件整理的要求，歸檔文件的保管、利用與統計等。分類方案是機關檔案室管理的基礎，根據文書處理以內部機構為單位的特點，我們采用“年度―機構（問題）―保管期限”分類方法。這能最好地保持單位（全宗）內文件來源方面的固有聯系，同時便于按專題查找和利用檔案。特別是，在研究所機關文件在由各機構（處、室）分工整理的情況下，每個機構（處、室）向檔案室移交的歸檔文件，就自然構成一類，使全宗內分類體系的設計大大簡化。文件材料歸檔范圍，是先按種類再按文件材料分類歸檔（黨群、紀檢審計、人事、行政綜合管理、財務、科技綜合管理、科研項目和課題、科技開發與產業發展、基建、儀器等），不受機構變動的影響，主要為管理部門及課題組在歸檔文件中的收集、整理、歸檔中提供依據。
二、歸檔文件整理改革后的特點及優勢
從歷史上看文書立卷盛行具有合理性，也的確在實際工作中發揮了重要作用，但其自身固有的局限性決定了它必將讓位于更為先進、合理的整理方法。利弊相權，從理論和實踐上突破“案卷”成為一種必然。
國家檔案局審時度勢出臺了《規則》，明確提出了以“件”為單位的新概念，即以“件”代替“卷”作為歸檔文件的整理單位。傳統的文書立卷方法對卷內文件的排列可以按時間、問題、作者、地區、名稱、重要程度等方法排列，但取消“案卷”這一保管單位后，對文件的排列《規則》規定：“歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列，會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。”強調了“事由”原則，即同一事由形成的相關文件應排列在一起。新的整理方法仍然堅持遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系的整理原則，主要是在整理程序、操作方式上的變化和觀念上的突破。從檔案整體來看以“件”為單位不僅是一種切實可行的整理方法，也是一種先進的管理方式。從我們幾年歸檔情況看，無論手工進行檔案管理，還是計算機輔助檔案管理，以“件”為單位的文件管理表現出更大的優越性，其主要特點：
1. 簡化了程序，減少了勞動強度，提高了工作效率和質量。改革后的歸檔文件整理方法，經實踐證明具有很大優越性，一是減輕了工作壓力，提高了工作效率。傳統方式立卷，總感到有一種壓力，特別是兼職檔案人員很難有專門時間坐下來集中精力立卷，一般只有等到第二年初，等清退收齊上一年度文件后才開始立卷，立卷工作一般持續半年。手工立卷工作勞動量大，重復性勞動多，對一份文件來說需要反復十幾次。進行文件級管理，可以隨辦隨歸，這就使歸檔工作日常化。二是簡化了整理過程。新《規則》將檔案還原到文件級的整理，大大簡化了歸檔整理的過程。由于“件”是文件制發、傳遞、處理的基本單位，是文件運動過程中的客觀存在形式，而“卷”是我們為了保管和利用的方便，在文件歸檔時人為運用“六個特征”（問題、時間、名稱、作者、通訊者和地區特征）整合在一起的一組文件，是人們憑主觀經驗對文件在事后加工整理的產物。以“件”為單位進行整理，實際上是按歸檔文件本身所固有的客觀特征作為整理標準，將歸檔工作簡化。三是保證了整理質量，減少勞動強度。新的立卷方法是以件為歸檔單位，按不同機構和保管期限，分類進行管理，簡化了歸檔立卷的繁瑣、復雜和人為性，減輕檔案工作人員的勞動強度和工作壓力。它既不需要編頁號，也不需要擬寫案卷標題、案卷目錄、全引目錄等，大抵上經過七道工序：文件形成、實體排序（包括分類、排列）、蓋歸檔章、計算機錄入、裝盒（包括填寫檔案盒的脊背）、打印歸檔文件目錄、上架。此方法簡單、易學、實用，能保證整理的質量。
2. 有利于文件的管理和保密。過去檔案利用者查閱文件時，往往是要調出整個案卷或數個案卷，而同一案卷中有不同密級的文件和要求利用范圍、對象有所區別。在這種情況下，很難做到保守秘密，實行文件級管理，利用者需要哪份就調閱哪份文件，不必也不可能調出其他文件借閱，便于利用工作的管理，又便于保密工作的貫徹執行。
3.便于檔案的保護。以案卷為保管單位，利用者利用一個案卷中的一份文件，也必須全卷調出查閱，增加了文件的磨損和見光次數，使檔案易碎易老化，不利于檔案的長久保存。實行文件級管理后，無論是借閱、復印、借出等等利用行為均以單位文件進行，使檔案更加安全，有利于檔案的保護。
4.可以高效率地為利用者提供優質服務。實現文件級管理，可以使利用者從查閱檢索工具到查閱文件，都更具有針對性，節省時間，更快捷，更方便。在隨辦隨歸的情況下，使辦理完畢的文件能夠及時、直接進入檔案整理，大大縮小文件辦畢到歸檔利用的空當時間，可以使檔案及時提供利用。
5.有利于推行計算機文檔一體化管理。隨著信息化社會的來臨，辦公自動化的迅速發展，計算機用于檔案管理已成為不可阻擋的趨勢，實行文件級管理，減少了文書工作與檔案工作銜接中的某些責任不明確的環節，由于文件辦理完畢以后，可以隨時歸檔，從而使文書工作和檔案工作有機地結合起來，而檔案管理所需的各種數據在文書處理階段已經輸入計算機，利用數據庫將文書輸入的文件名稱、目錄轉入檔案，再經整理運用，減少了過去的重復勞動。歸檔文件目錄成為一級檢索工具，實現數據一次輸入，多次輸出，反復利用和對系統內數據資源的一體化管理，并能確保數據的準確性，最后達到快捷、準確、系統檢索方式的目的，方便管理和利用。
三、 歸檔文件管理中應注意的問題
1.目前所實施的改革僅適用于文書檔案。《規則》第２條第一款明確定義，歸檔文件是“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料”。對于科研單位來說，目前只能在黨群、行政類、科研管理檔案中由以往的案卷級管理，變為文件級管理，不再按問題組卷。
2.“案卷”概念目前應該保留。在整個檔案管理中，除文書檔案外，其他檔案，如科研課題檔案、基建檔案、儀器設備檔案等，不適用文件級管理，還需要沿用實體“案卷”。
3. 篩選鑒定、劃分保管期限同樣是文件級管理的必要環節。實行文件級管理，隨辦隨歸檔，不是文件式管理，不能有文即歸，歸檔文件必須是辦理完畢的，具有保存價值的文件。在“三合一”中明確各類文件保管期限的原則，工作中必須堅持按檔案工作基本原則進行篩選鑒定。這是因為以“件”為單位只是對以“卷”為單位的檔案整理、管理方式的變革，而不是對檔案本身的改革。
4.檔案盒的檢索定位。“案卷”取消后，原來的兩級管理改為一級管理，即將每份文件作為一個獨立實體進行歸檔、保管、利用，這樣就打破了用“卷”來維系文件有機聯系的方式，但這不意味著保管方式上對文件進行分散管理，仍需要集中管理。如何集中呢？文件應當用盒包裝，其結果是檔案盒性質改變，地位作用增強，它取代案卷而發揮檢索定位功能，為縮小檢索目標，提高檢索精確度，保證文件級管理的成功創造了條件。
5. 管理中要注意防止插錯、丟失等問題。以“件”為單位，不用案卷維系，改用盒裝后，每份文件都成為一個獨立的實體，雖然方便了，但在調檔過程中，檔案人員必須十分謹慎，從何處調出，即時歸入何處，并要定期進行檢查與清點，避免插錯、丟失。
