歸檔文件整理工作基本步驟：
對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理 → 分類 → 排列 → 編號(hào) → 編目 → 裝盒
第一步：歸檔文件的整理
1、歸檔文件的整理單位
以“件”為整理單位，一般為一份文件為一件。
特例：
正本與定稿、正文與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、原件與復(fù)制件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、來(lái)文與復(fù)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)只體現(xiàn)為一條條目
2、文件修整
破損文件進(jìn)行修裱（修補(bǔ)、托裱）
對(duì)字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制（字跡材料要選用耐久的墨、墨汁，或較耐久的藍(lán)黑墨水、印泥等，不能選用純藍(lán)墨水、紅墨水、圓珠筆油、鉛筆等材料）
去掉文件上易腐蝕的金屬物（材料以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)的活潑的金屬為主的訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等）
超大紙張進(jìn)行折疊（盡量減少折疊次數(shù)，折痕盡量位于文件、圖表字跡之外，文件頁(yè)數(shù)多時(shí)，宜單頁(yè)折疊）
3、文件裝訂
左上角裝訂，左、上側(cè)對(duì)齊；左側(cè)裝訂，左、下側(cè)對(duì)齊
裝訂要求：
材質(zhì)符合檔案保護(hù)要求：裝訂用品對(duì)歸檔文件無(wú)害，不影響檔案的保存壽命。
裝訂方式能較好地維護(hù)文件的原貌
裝訂方法簡(jiǎn)便易行，盡量降低成本。
裝訂方式：
線裝：最利于檔案保護(hù)的一種裝訂方式
變形材料：金屬制品（不銹鋼夾、燕尾夾）和塑料制品
粘接式：膠水或漿糊粘貼
無(wú)酸紙封套
裝訂前排序：
正本在前、定稿在后
正文在前、附件在后
原件在前、復(fù)制件在后
轉(zhuǎn)發(fā)文在前、被轉(zhuǎn)發(fā)文在后
復(fù)文在前、來(lái)文在后
漢文本在前、少數(shù)民族文本在后
中文本在前，外文本在后
文件處理單在前、正本在后
第二步：歸檔文件分類
歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的過(guò)程。分類包括：選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等內(nèi)容。
1、選擇分類方法
年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。
一份文件有多個(gè)時(shí)間特征，包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過(guò)日期、公布日期、收發(fā)文日期等，一般以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)，對(duì)于跨年度的計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、法規(guī)性文件等均以簽發(fā)日期為準(zhǔn)，如：1995年形成的《1996-2000工作計(jì)劃》，歸入1995年，2000年形成的《1999年工作總結(jié)》，歸入2000年。
機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法：各機(jī)關(guān)在制定分類方案時(shí)，機(jī)構(gòu)分類法和問(wèn)題分類法，不能同時(shí)采用，只能選擇其一。
機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)文書(shū)形成和處理文件的承辦單位對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。機(jī)構(gòu)名稱就是類名，如：辦公室、業(yè)務(wù)處、管理處等
問(wèn)題分類法：按照文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。應(yīng)參照本機(jī)關(guān)單位的基本職能來(lái)設(shè)置類別，如：黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類等
保管期限分類法：根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。分為永久、長(zhǎng)期、短期三類
2、復(fù)式分類法與分類方案
復(fù)式分類法：在機(jī)關(guān)檔案室的實(shí)際工作中，單純采用一種分類方法的情況比較少見(jiàn)，較多的是將幾種分類方法結(jié)合使用，稱之為復(fù)式分類法。年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題）3種分類方法，可以組合成多種復(fù)式分類法。在選擇分類法時(shí)年度、保管期限為必選項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題）為選擇項(xiàng)。
分類方案：在確定分類方法的基礎(chǔ)上，標(biāo)列各級(jí)類目名稱，固定全宗內(nèi)分類體系的分類綱要。分類方案是機(jī)關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)，中檔案室規(guī)范化管理的起點(diǎn)。
年度-機(jī)構(gòu)-保管期限分類法：（推薦使用）
適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)有變化但不復(fù)雜的立檔單位
先按年度分類
在每一年的文件按機(jī)構(gòu)分類
再區(qū)分劃入每一機(jī)構(gòu)文件的保管期限
每年形成的文件按機(jī)構(gòu)序列依次上架，不必預(yù)留空間
同一年度同一機(jī)構(gòu)的文件排在一起，便于查找
保管期限-年度-機(jī)構(gòu)分類法：（推薦使用）
適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)有變化但不復(fù)雜的立檔單位
先按保管期限分類
在將每一保管期限的文件按年度分類
再將每一年的文件按機(jī)構(gòu)分
適用于機(jī)構(gòu)不復(fù)雜的立檔單位
便于向檔案館移交
應(yīng)預(yù)留空架
機(jī)構(gòu)-年度-保管期限分類法：
適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)基本固定或少有變化的立檔單位以及撤銷機(jī)關(guān)
先按機(jī)構(gòu)分類
每個(gè)機(jī)構(gòu)下再按年度分
再在每個(gè)年度下分劃入文件的保管期限
應(yīng)預(yù)留空架，空架數(shù)量不好掌握
年度-問(wèn)題-保管期限分類法：
適合于機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜、機(jī)構(gòu)之間分工不明確
先按年度分類
在每一年的文件按問(wèn)題分類
再區(qū)分劃入每一問(wèn)題文件的保管期限
保管期限-年度-問(wèn)題分類法：
先按保管期限分類
再按年度分類
最后在每一年內(nèi)將文件按問(wèn)題分類
多用于現(xiàn)行機(jī)關(guān)
問(wèn)題-年度-保管期限分類法：
適用于撤消機(jī)關(guān)、整理歷史檔案
先按問(wèn)題分類
在文件按的年度分類
再區(qū)分劃入每一年文件的保管期限
年度-保管期限分類法
適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單的基層單位或小機(jī)關(guān)，形成文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)
先按年度分類
再區(qū)分劃入每一機(jī)構(gòu)文件的保管期限
保管期限-年度分類法：
適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單的基層單位或小機(jī)關(guān)，形成文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)
先按保管期限分類
再按年度分類
第三步：歸檔文件的排列
歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過(guò)程。其它諸如不同類別歸檔文件之間的排列、檔案盒排架等則不在此范圍內(nèi)。
歸檔文件的排列強(qiáng)調(diào)事由原則。
1、事由原則：同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起
按事由排列歸檔文件，是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”這一整理原則的體現(xiàn)。按公文辦理過(guò)程的先后順序，將同一事由形成的文件排列在一起，可以客觀地反映出某一事由的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的全過(guò)程，反映出這些文件之間的客觀聯(lián)系。
2、排列方法
在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
同一事由內(nèi)的歸檔文件排列：
同一事由內(nèi)歸檔文件的排列，最簡(jiǎn)單的方法是按文件形成時(shí)間先后順序，日期在前的歸檔文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相對(duì)重要的文件放在前面，其它的文件放在后面。
不同事由內(nèi)的歸檔文件排列：
按形成時(shí)間的先后順續(xù)進(jìn)行排列
按事由的重要程度進(jìn)行排列
按事由具有的共同屬性分別集中排列
《規(guī)則》強(qiáng)調(diào)指出，“會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列”。這里的“成套性”是指某些事由形成的文件彼此間聯(lián)系比較松散，但這些事由間則有著較密切的聯(lián)系。例如一次會(huì)議往往包括許多事由，它們形成的文件在時(shí)間上可能跨度很大，但表現(xiàn)出較強(qiáng)的系統(tǒng)性，利用時(shí)需要相互參照、查證，集中排列更方便檢索。統(tǒng)計(jì)報(bào)表、內(nèi)部刊物等在形式上較為特殊，成套利用的情況也較普遍，因此也宜于集中排列。
第四步：歸檔文件編號(hào)
1、件號(hào)
室編件號(hào)：
歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)
在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件的排列順序從“1”開(kāi)始標(biāo)注
館編件號(hào)（進(jìn)檔案館后由檔案館統(tǒng)一編制）
2、編號(hào)項(xiàng)目
必備項(xiàng)目：
全宗號(hào)：檔案館對(duì)其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號(hào)
年度：歸檔文件形成年度。采用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2001
保管期限：分為永久、長(zhǎng)期、短期3種，填寫(xiě)時(shí)采用簡(jiǎn)稱（永、長(zhǎng)、短）或代碼（Y、C、D）
件號(hào)：室編件號(hào)
選擇項(xiàng)目：
機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）
各單位檔案部門(mén)可設(shè)置其他一些選擇項(xiàng)目
3、蓋章
歸檔章的項(xiàng)目：
全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、室編件號(hào)、館編件號(hào)
歸檔章格式
長(zhǎng)45mm,寬16mm，等分成6小塊
（全宗號(hào)）
（年度）
（室編件號(hào)）
*（機(jī)構(gòu)或問(wèn)題）
（保管期限）
（館編件號(hào)）
帶*號(hào)為可選項(xiàng)
實(shí)際填寫(xiě)為：
22
2001
16
辦公室
永久
蓋章位置：
首頁(yè)上端空白處，不要蓋在文字上
第五步：歸檔文件的編目
依據(jù)分類方案和室編件號(hào)編制歸檔文件目錄
1、歸檔文件目錄的項(xiàng)目
件號(hào)：檔案室填寫(xiě)室編件號(hào)
責(zé)任者：填寫(xiě)全稱或通用簡(jiǎn)稱，如：大連市檔案局
如文件未注明責(zé)任者，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫(xiě)
文號(hào)：即發(fā)文的字號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，如：大檔發(fā)[2005]24號(hào)
題名：即文件標(biāo)題。是重要的檢索途徑。完整的題名由責(zé)任者、問(wèn)題、文種3部分組成，如：國(guó)家檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知
正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名一般不錄。并列題名，需要時(shí)可一并抄錄。文件的附件，如需要可在正件題名后抄錄附件題名，外加“（ ）”，如：關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約）
題名應(yīng)全面揭示文件內(nèi)容，如不能，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫(xiě)或補(bǔ)充，并在新加內(nèi)容外加“[ ]”，如：大連市檔案局通報(bào)，重新擬寫(xiě)為：大連市檔案局[關(guān)于市直機(jī)關(guān)達(dá)標(biāo)升級(jí)情況]的通報(bào)
日期：即文件的形成時(shí)間（文件的落款時(shí)間）。標(biāo)注為8位阿拉伯?dāng)?shù)字，如2005年7月10日，標(biāo)注為20050710，填寫(xiě)目錄時(shí)，一般填寫(xiě)成二行，即：2005
0710
頁(yè)數(shù)：一件文件的總頁(yè)數(shù)，文件中有圖文的即為一頁(yè)，空白頁(yè)不計(jì)
備注：填寫(xiě)歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀情況。如情況較多時(shí)，可在備注中加“*”，在備考表中填寫(xiě)具體內(nèi)容。
2、歸檔文件目錄的格式
歸檔文件目錄
機(jī)構(gòu)：辦公室
件號(hào)
責(zé)任者
文號(hào)
題 名
日期
頁(yè)數(shù)
備注
1
大連市檔案局
大連市人事局
大檔發(fā)[2005]24號(hào)
關(guān)于評(píng)選全市檔案系統(tǒng)
先進(jìn)集體和先進(jìn)工作者的通知
2005
0907
20
2
大連市檔案局
大連市人事局
大檔發(fā)[2005]25號(hào)
關(guān)于表彰全市檔案工作
先進(jìn)集體和先進(jìn)個(gè)人的決定
2005
1108
23
歸檔文件目錄應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)并編制封面，封面如圖：
歸檔文件目錄
全宗名稱 大連市檔案局
年 度 2005
保管期限 長(zhǎng) 期
機(jī) 構(gòu) 辦 公 室
第六步：裝盒
1、裝盒要求
按件號(hào)先后順序裝盒
與歸檔文件目錄相應(yīng)的條目順序一致
不同年度的不能放入同一檔案盒
不同保管期限的不能放入同一檔案盒
不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的不能放入同一檔案盒
嚴(yán)格按件號(hào)的先后順序裝入檔案盒
2、檔案盒格式
長(zhǎng)310mm、寬220mm、厚度20mm、30mm、40mm
檔案盒封面
全宗名稱
大連市檔案局
盒脊
全宗號(hào)
88
年度
2005
保管期限
永久
*機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）
辦公室
起
止
件
號(hào)
室
館
盒號(hào)
全宗號(hào)
88
年度
2005
保管期限
永久
*機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）
辦公室
起
止
件
號(hào)
室
14-36
館
盒號(hào)
3、備考表
放在所有文件的最后，對(duì)盒內(nèi)文件情況進(jìn)行說(shuō)明，包括下列內(nèi)容
盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況；整理工作完畢后文件的修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況；目錄備注項(xiàng)中填寫(xiě)不下的內(nèi)容。
整理人：填寫(xiě)負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名。
檢查人：填寫(xiě)負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。
日期：填寫(xiě)歸檔文件整理完畢的日期。
備考表：
備 考 表
盒內(nèi)文件情況說(shuō)明
整理人：
檢查人：
年 月 日
