車輛段作為鐵路行車系統的重要單位之一，其檔案管理工作是知識的寶庫更是歷史的見證。在鐵路企業改革的今天，包頭車輛段的檔案管理，如何才能順應當前鐵路企業新形勢下的發展，如何才能做好服務工作，是檔案管理人員急需解決的問題。

一、包頭車輛段概況

包頭車輛段始建于1958年，是呼和浩特鐵路局唯一的客車檢修基地，全段廠區面積87.5萬平米，有7個車間，11個科室，1個黨委辦公室，149個班組，2024名職工。配屬客車1855輛，其中呼包兩地運用客車45對79列1230輛、備用車340輛、路用車275輛，配屬動車組6個標準列。主要擔負進京、進滬、進穗及終到哈爾濱、滿洲里、成都、杭州、南昌、深圳等方向的67列960輛客車運用任務，管內旅客列車12列。自然概況：包頭車輛段是呼和浩特鐵路局唯一的客車車輛段。主要擔負著全局配屬客車的段修、輔修、發電車中修，呼和浩特、包頭始發至北京、杭州、廣州、青島、哈爾濱、青島、昆明等方向的圖定客車49個車次85列1230輛和呼、包、集城際動車組15個車次6列48輛的運用檢乘、庫內整備及呼和站檢通過修、臨客、旅游列車整備開行等任務。下設12個科室，即安路科、技調科、動技科、質檢科、勞人科、財務科、材料科、職教科、設管科、保衛科、辦公室、黨委辦公室。7個車間，即包頭檢修、乘務、庫檢、設備4個車間，呼和運用、客列檢2個車間和呼和浩特東動車運用所，共有生產（乘務）班組172個。客車概況：全段共配屬客車1845輛，CRH5型動車組6個標準列。現有運用客車1230輛，其中25T列車11列175輛（呼5列74輛；包6列101輛）25G型DC600V列車42列724輛（呼和24列420輛、包頭18列304輛），25G型AC380客車13列186輛（呼和7列96輛、包頭6列90輛）、25K、Z型客車4列49輛（呼和1列9輛、包頭3列40輛），普通客車15列96輛（呼和4列13輛、包頭11列83輛）；備用客車379輛，其中25T型客車46輛，DC600V列車52輛，25G型客車67輛，25KZ型客車52輛，普通車162輛，借出客車13輛；局路用客車275輛，局管部屬路用車11輛；借入客車63輛。基礎建設：廠區總占地面積87.5萬平方米，包頭27.5萬平方米，呼和10萬平方米，呼東動車運用所50萬平方米。包頭建有6線18臺位段修庫、3線3臺位空調檢修庫、2線4臺位臨修庫各1個，3線2地溝運用整備庫和3線3地溝運用整備庫各1個；呼和建有3線2地溝運用整備庫、4線4地溝運用整備庫和單線2臺位臨修庫各1個；呼東動車運用所建有4線兩列位檢修庫1個，2線外皮洗刷庫1個，2線臨修庫1個。工裝設備：擁有各類設備536臺（套），其中A類設備118臺（套）。主要包括：金屬切削機床39臺（套），鍛壓剪沖設備33臺（套），動力設備66臺（套），電氣設備102臺（套），工作爐及金屬處理設備2臺（套），木工、鑄工設備5臺（套），試驗設備130臺（套），工程設備4臺（套），雜項設備57臺（套），運輸起重設備98臺（套）。行安設備TCDS8臺（套）、電控試風設備3套、列尾檢修檢測設備11套。人員現狀：全段現員2022人，其中男職工1754人，女職工268人。35歲及以下866人，36~44歲467人，45歲及以上689人。干部188人，其中在崗166人，業務指導10人，段派集經12人。博士研究生1人，碩士研究生6人，本科學歷371人，大專學歷747人，中專學歷195人，中技學歷58人，高中及以下學歷644人。其中全日制本科及以上學歷畢業生186人（含未定職53人）。具備資格的高級職稱11人（高級工程師8人，高級政工師2人，高級會計師1人）。中級職稱40人（工程師25人，會計師3人，政工師3人，經濟師9人）。初級職稱170人（助理工程師（或員）148人，助理政工師（或員）9人，助理經濟師（或員）6人，助理會計師（或員）7人）。具備資格的高級工人技師30人，工人技師176人，高級工494人。生產能力：2014年，全段年生產能力為段修客車809輛，輔修2187輛，客車走行公里49.5萬千輛公里，庫檢列車20.1萬輛次，站檢列車38.7萬輛次。

二、包頭車輛段檔案管理現狀及存在問題

（一）檔案管理意識比較淡薄

目前車輛段的檔案工作歸屬行政辦公室，由于受傳統習慣和思想方面的認識、事務比較繁多等原因，檔案管理工作做的不是令人滿意。再加上領導對檔案管理工作不重視，沒有把檔案管理工作納入到管理范疇中，而且對檔案管理部門的投入少之又少，從而使得檔案管理工作陷入被冷落、遺忘的命運。所以，檔案管理意識的淡薄影響到檔案管理工作的發展。

（二）檔案信息共享不足

就目前形勢看，包頭車輛段存在反映經營信息情況比較少，但反映科技檔案信息較多。說明車輛段注意收集重要文件忽略了有關市場、產品等信息的收集。由于局管內網絡系統不健全，各車輛段、機務段、客運段容易出現檔案信息共享不足的問題。大量的有效信息分散的分布在各單位，沒有通過網絡形成一個可以共享的整體。

（三）傳統的檔案管理模式很難適應改革發展的需要

一個企業的經營機制發生轉化后，該企業的內部結構勢必發生根本性的變化。以前的國有企業也會逐步向股份制、集團化的形勢轉變，從而適應目前的市場經濟。而我們的檔案管理工作還是按原來傳統的工作模式收集企業內部的檔案材料，外部各種經濟實體的市場信息沒有辦法收集，這樣就很難及時將在市場信息中形成有價值的信息材料提供給領導做為決策的參考。所以要想使檔案管理工作能夠適應新的形勢，就必須從過去傳統的模式中走出來，建立能夠適應現代制度下的管理模式，從而使檔案管理工作更好地為企業服務。

（四）檔案管理制度不健全

包頭車輛段檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；管理室的一些管理制度，流于形式執行不嚴。例如沒有相關制度約束工作人員進行及時的整理文件；也沒有相關制度規定借閱手續，有借無還時間一長檔案資料就不知去向；更有一些人利用借出的檔案資料私自涂改用作自己的有利證據，這樣對企業檔案的真實性和利用價值大打折扣。

（五）檔案管理人員的專業素質偏低

單位職工由于受傳統觀念的影響，一些有一定文化程度的年輕同志不會在檔案管理部門工作，認為沒有什么發展的前途。目前負責檔案管理工作的職工大多是年齡偏大、文化程度偏低的老同志。這些老同志不具備運用信息技術對檔案進行篩選、管理、開發的能力，從而也難以為企業提供最好的信息管理服務。檔案管理人員的素質偏低，限制了當今改革中檔案管理工作的創新和發展。

三、包頭車輛段檔案管理適應當前改革形勢下的改進措施

針對以上分析的問題，以及實際工作中存在的薄弱環節，為了使檔案管理工作順應改革的形勢，提高企業的效益，提供更優質的服務，本人認為從以下幾點進行改進：

（一）強化企業檔案意識

檔案管理工作的思想基礎———企業檔案意識。企業檔案意識是企業每個員工對檔案管理的需求和認識，它的強弱直接關系到對檔案管理工作的態度。一個企業對檔案意識的認識分三個層次：首個層次：決策層。對于決策層，檔案管理人員可以根據不同的情況隨時或不定期地向其匯報檔案工作，為他們訂閱檔案報刊，從不同的途徑來加強領導對檔案的意識，使其認識到檔案管理工作的重要性。第二個層次：中層領導干部。檔案管理人員可以對他們進行《檔案法》宣傳，使他們對檔案管理工作有進一步的認識和了解，對檔案的管理和作用有更清楚的認識。第三個層次：工程技術人員。第三層次的人員本身就是檔案的制造者，他們也是利用者，與檔案管理部門聯系最多，對檔案的重要性有較為深刻的體會，對檔案管理的要求、方法和標準比較了解。檔案管理人員應與基層人員加強溝通，從基層中獲得比較具體、比較實際的支持和幫助。只有企業的檔案管理意識增強了，檔案管理工作才能變成企業的的一種自覺的行為。

（二）建立電子文件標準化管理體系

在信息化的今天，電子文件的標準化管理體系的建立對于檔案管理工作顯得尤為重要。標準化是每一項工作的基礎，同時也能保障檔案管理的質量。標準化管理體系包括4個部分，分別為：電子文件的登記標準、命名標準、收集標準、維護標準等。電子文件在記錄格式、形式、記錄載體等方面與紙質文件不僅有著不同的外形，而且在處理方式和管理內容上也有著本質的區別。所以，在考慮如何建立標準化管理體系時要考慮兩個比較重要的因素：一是要圍繞電子文檔的長久保存和有效利用的優點進行相關工作，突破傳統的工作模式，確保文件從一生成到歸檔管理這個全過程都在監控之中，從而實現文檔和檔案的實體和保管一體化。二是要考慮在鐵路發展的背景下，要保證企業的技術標準和資料有較高的安全保障。對電子文件的管理方式需要不斷的加強研究，進而適應多變的當今市場。

（三）檔案管理人員要變被動的服務方式為主動的目標量化管理方式

檔案管理人員應積極的參與生產經營、項目施工管理等，及時收集各種資料，豐富檔案管理內容。鐵道部改為鐵路總公司以來，施工項目也拓展到了各個領域，涌現出了很多高、精、尖可研項目。對于這些價值高的材料，檔案管理工作人員應到施工現場，及時了解進度，及時收集歸檔，不能只坐等工程結束后由別人提供到檔案室。檔案管理人員應根據不同的階段制定不同的工作目標和計劃，扎扎實實做好工作。

（四）強化責任、規范管理機制

一個企業能否建立科學的檔案管理體系、健全檔案管理的規章制度，是企業管好檔案的基礎和關鍵。隨著科學技術的不斷進步和發展，檔案管理必須建立與之相適應的檔案管理體系，明確各個部門的智能，將不同的門類、載體的檔案統一進行管理，使檔案管理工作與其他工作同步進行考核、同步進行發展。

（五）提高檔案管理人員的能力與素質

當今的形勢和環境在不斷的發生變化，鐵路檔案管理工作人員只有提高自身的素質和能力才能適應不斷變化的社會形勢。當然，要想適應新形勢的檔案管理工作，不僅僅是簡單的個人素質的提升，還要注意隊伍的再造。在檔案管理隊伍的規劃和建設時要從以下幾方面進行考慮：首先，按照一定層次的構架重新組建一支分工明確、結構合理、相互協調的管理班子。業務人員主要負責檔案的收集和存儲，技術人員主要任務是將收集到的資料按照不同專業進行整理，便于類似知識的傳播和共享，專家人員需要站在更高的層次對隊伍進行指導，為管理人員提供一些必要的幫助；其次是根據不同層次的檔案管理人員開展不同的培訓，從而提高相關工作人員的業務素質。

四、云計算

（一）云計算的概念及目標

云計算是計算機史上又一個IT浪潮，是信息技術走向商業模式的新創新。云計算專家劉鵬給出的定義：云計算將計算任務分布在大量的計算機構成的資源池上，使各種應用系統能夠根據需要獲取計算能力，存儲空間和各種軟件服務。這種服務大大地減輕了商業投資，卻大大提高了商業效率。有了這種服務，用戶只需要一臺有計算能力的設備和通暢的網絡，便可進行大數據的計算和存儲。云計算的目標是將服務、計算和應用作為一個平臺提供給用戶，使用戶更加方便和簡單地完成大數據的計算及存儲，另外云計算還可以提供應用程序的運行平臺，使用戶低成本地完成軟件的應用。

（二）將云計算帶入檔案管理

1.實現方法根據云平臺的服務特征，由云平臺的提供商按照需求提供所需要的端口和檔案管理的系統。隨著科技的進步，很多工作也已有紙質文件轉化為電子版文件，這為電子檔案管理提供了很大的方便。使用者只需要將需要存檔的電子版文件按照提供商設計的系統進行分類進行上傳即可。2.安全性云計算的加密被認為是目前最先進的技術。首先，是對網絡傳輸層中的數據進行加密。其次，對靜止數據的加密。最后，是密鑰管理。3.將云計算帶入檔案管理的優點將云計算帶人檔案管理，大大減少了對資源的浪費。電子檔案管理，不會存在紙張的浪費，上傳到云端，也省去了對空間的要求；電子檔案管理，只需要將每次收集到的資料按照系統要求上傳，電腦自動按照時間順序整理，不但省去了收集、整理資料的時間，在以后的文件查找中，也會相對傳統查找方便許多；電子檔案管理可以要求把需要存檔的資料收到后即時上傳，更容易發現違規的操作，也減少了文件丟失的可能；使用云計算進行檔案管理最大的優勢在于資料保存的時候，不會受到自然災害或人為的影響，更有利于資料的長久保存。4.可能存在的問題首先，鐵路系統內部，一般都通過局域網溝通，所以，在鐵路系統內使用云計算，需要供應商協商提供專門與路內局域網連接的端口，從而達到路內的正常使用的目的；其次，雖然云計算的保密措施被認為是目前為止最先進的技術，但是，一旦遭遇破譯或者惡意的攻擊成功，那么損失將會是慘重的。

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作者：楊靜 單位：呼和浩特鐵路局包頭車輛段