[中圖分類號]G271[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]B[文章編號]1009-2234(2006)0 6-0132-02??
21世紀(jì)隨著社會的進(jìn)步､知識經(jīng)濟(jì)的興起､網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的形成和社會信息化的迅猛發(fā)展,網(wǎng)絡(luò) 化､數(shù)字化已成為現(xiàn)代圖書館的發(fā)展方向｡檔案管理作為圖書館管理的一部分,也同樣越來 越依賴于電腦等數(shù)字化設(shè)備,同時(shí),數(shù)字化設(shè)備的管理也需要建立技術(shù)設(shè)備管理檔案, 所以加強(qiáng)圖書館檔案管理問題已迫在眉睫｡
一､檔案管理的內(nèi)容､性質(zhì)和特點(diǎn)
1.檔案管理的內(nèi)容
檔案是國家機(jī)構(gòu)､社會組織和個人在社會活動中形成的,保存?zhèn)洳榈奈淖?em>､圖像､ 聲音及其它各種形式的原始紀(jì)錄｡ 檔案管理主要包括兩個方面的內(nèi)容:一是對檔案 資源的管理,也稱檔案實(shí)體管理;二是對檔案中所包含的信息的管理,稱檔案信息管理｡檔 案實(shí)體管理包括檔案的收集､整理､鑒定､保管等內(nèi)容｡通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理 的資源體系,是對管理中各項(xiàng)工作紀(jì)錄的科學(xué)合理的管理,同時(shí)也是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ) ｡檔案信息組織是對檔案中包含的信息內(nèi)容進(jìn)行揭示､加工和存貯,形成二次文獻(xiàn),便于檔 案信息的開發(fā)和利用,它是為管理工作服務(wù)并對促進(jìn)管理工作的改進(jìn)提供一手材料｡
2.檔案管理的性質(zhì)和特點(diǎn)
檔案管理工作是一種管理活動｡ 就 圖書館來說,檔案管理是管理工作的一部分,又是圖書館各項(xiàng)管理工作的組成部分,如設(shè)備 管理檔案是設(shè)備管理的一部分;人事檔案是人事管理的一部分;行政管理檔案是行政管理的 一部分;技術(shù)檔案是技術(shù)設(shè)備管理的一部分｡
檔案管理工作包含了信息的輸入､存貯､加工､輸出這樣一個信息傳輸過程,是一種信息控 制系統(tǒng)｡因?yàn)闄n案具有原始紀(jì)錄性的特點(diǎn),所以檔案管理具有檔案資源積累過程的緩慢性和 檔案管理活動對檔案形成者的依附性及檔案管理工作對社會的相對保密性｡
二､檔案管理建設(shè)在圖書館管理中的必要性
檔案管理是一種信息控制系統(tǒng),檔案的建立需要圖書館各個部門的材料匯集｡材料 是在管理工作中形成的,其形成和管理也就是各部門的管理工作之一｡ 搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過加工､輸出又為管理工 作服務(wù)､提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)｡同時(shí),通過對檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進(jìn)管理工作的作用｡ 檔案管理是圖書館管理的一部分,同時(shí)又顯現(xiàn)和作用于整個圖書館管理當(dāng)中｡所以說檔案管 理不能簡單的說是圖書館管理的一部分｡以哈爾濱師范大學(xué)圖書館為例,根據(jù)機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行 分析檔案管理和圖書館管理的關(guān)系:?ジ?:圖書館管理與檔案管理關(guān)系圖(見下頁)
利用這個關(guān)系圖不難看出檔案管理融合在各個管理層面當(dāng)中,又有自己相對獨(dú)立 的管理,相 對獨(dú)立的管理又作用于各個管理層面當(dāng)中｡因而加強(qiáng)檔案管理與建設(shè)對圖書館管理水平的提 高有著重要意義｡
三､圖書館檔案管理建設(shè)面臨的問題
1.檔案管理建設(shè)工作的問題
目前少數(shù)圖書館領(lǐng)導(dǎo)對檔案建設(shè)工作的重要性認(rèn)識不足,長期以來各級領(lǐng)導(dǎo)存在“ 檔案工作 說起來重要,做起來次要,忙起來不要”的工作作風(fēng),常常是做了好多工作都在腦子里裝著 卻沒有及時(shí)建立完整的檔案,認(rèn)為部門檔案管理是額外負(fù)擔(dān),這樣就不能為今后工 作的總結(jié)和改進(jìn)提供?ね際楣莨芾磧氳蛋腹芾砉叵低疾慰家讕?,也不能為自己的繼任者提供寶貴的管理經(jīng)驗(yàn),這是無形資產(chǎn)的流失, 是資源的浪費(fèi)｡此外,有的在收集基層各部門歸檔材料時(shí),為了自己工作考查方便,也不愿 意將文件材料送交 檔案管理 部門｡在基層部門文件材料立卷歸檔過程中,不是常常以種種理由進(jìn)行搪塞,就是采取漠然 視之的態(tài)度,這樣就會造成檔案歸檔不全,使檔案管理工作很難有效的開展下去｡
2.圖書館管理中存在的問題
(1)各項(xiàng)規(guī)章制度不完善,缺少檔案管理制度及管理工作中的建檔制度｡一人一 個干法,缺少規(guī)范化,使檔案建設(shè)受阻｡
(2)隨著科技的發(fā)展以及各種電子儀器設(shè)備的劇增,這些設(shè)備的使用管理､操作規(guī)程､ 基本技術(shù)等缺少技術(shù)檔案的建立｡技術(shù)檔案建立后,不僅可以幫助管理者迅速完成各項(xiàng)維護(hù) 工作,而且使后續(xù)專業(yè)技術(shù)人員能很快地熟悉整個圖書館的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)設(shè)備的配置､運(yùn)行 情況,盡快地投入工作｡只有這樣才能避免因?yàn)閭€別專業(yè)技術(shù)人員調(diào)離等原因,使圖書館的 現(xiàn)代化管理工作處于被動情況的出現(xiàn)｡
(3)人才隊(duì)伍不穩(wěn)定,人員流動過于頻繁,工作缺少連續(xù)性,使檔案搜集和檔案管理缺少 穩(wěn)定性和長期性｡
3.在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
(1)電子檔案的原始紀(jì)錄性､法律憑證性和保密安全性受到?jīng)_擊｡
(2)缺少數(shù)字環(huán)境下規(guī)范的管理辦法｡
四､網(wǎng)絡(luò)化､數(shù)字化､信息化環(huán)境下檔案管理的對策
1.加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè),提高檔案管理在管理工作中的地位,增加檔案管理建設(shè)的投入
為適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需求,提高檔案管理在管理中的地位,增加檔案管理建設(shè)的投入,首 先應(yīng)當(dāng)?shù)玫筋I(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,這是做好檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)工作的前提和關(guān)鍵,其次是在檔 案建設(shè)中加大設(shè)備､才力的投入,為檔案現(xiàn)代化管理提供保障,這樣才能有效地運(yùn)用計(jì)算機(jī) 技術(shù)進(jìn)行檔案收集､整理､鑒定､保管和統(tǒng)計(jì)等日常管理工作,實(shí)行文檔一體化管理,促進(jìn) 檔案現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程｡
2.選用具有較高職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)的人才進(jìn)行檔案管理
知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代是真正以人為本的時(shí)代｡知識經(jīng)濟(jì)的第一資源是智力資源,而擁有治理資源的 是高素質(zhì)的人才,要想提高檔案管理水平,實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化, 更重要的是人的思想觀念和智力水平的現(xiàn)代化,這是檔案工作現(xiàn)代 化的深層次的目標(biāo)｡檔案管理者是檔案建設(shè)的直接執(zhí)行人,他的執(zhí)行情況直接影響檔案現(xiàn)代 化建設(shè)的成敗｡
3.強(qiáng)化檔案管理中各種激勵機(jī)制的運(yùn)用
保證部門立卷制度的順利貫徹,保證兼職檔案員切實(shí)認(rèn)真做好歸檔工作,保證歸檔 案卷質(zhì)量,可以采取部門立卷評估與部門領(lǐng)導(dǎo)考評､部門工作評優(yōu)､評選先進(jìn)等相結(jié)合 ,使人的積極性得到充分的發(fā)揮,從而激發(fā)圖書館檔案建設(shè)的自覺性,推進(jìn)檔案建設(shè)的現(xiàn)代 化進(jìn)程,進(jìn)一步改進(jìn)圖書館管理水平｡只有如此,才能保證部門立卷工作的貫徹執(zhí)行,解決 歸檔難､歸檔案卷齊全率低及質(zhì)量差的問題｡
4.建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖書館管理體系
檔案管理是圖書館管理的一部分,因而完善圖書館的各項(xiàng)管理制度,完善和建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖 書館管理體系十分重要｡檔案管理服務(wù)于管理之中又作用于管理之中,圖書館完善的管理制 度和規(guī)范化管理的 工作程序能有力促進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程｡
21世紀(jì)隨著社會的進(jìn)步､知識經(jīng)濟(jì)的興起､網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的形成和社會信息化的迅猛發(fā)展,網(wǎng)絡(luò) 化､數(shù)字化已成為現(xiàn)代圖書館的發(fā)展方向｡檔案管理作為圖書館管理的一部分,也同樣越來 越依賴于電腦等數(shù)字化設(shè)備,同時(shí),數(shù)字化設(shè)備的管理也需要建立技術(shù)設(shè)備管理檔案, 所以加強(qiáng)圖書館檔案管理問題已迫在眉睫｡
一､檔案管理的內(nèi)容､性質(zhì)和特點(diǎn)
1.檔案管理的內(nèi)容
檔案是國家機(jī)構(gòu)､社會組織和個人在社會活動中形成的,保存?zhèn)洳榈奈淖?em>､圖像､ 聲音及其它各種形式的原始紀(jì)錄｡ 檔案管理主要包括兩個方面的內(nèi)容:一是對檔案 資源的管理,也稱檔案實(shí)體管理;二是對檔案中所包含的信息的管理,稱檔案信息管理｡檔 案實(shí)體管理包括檔案的收集､整理､鑒定､保管等內(nèi)容｡通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理 的資源體系,是對管理中各項(xiàng)工作紀(jì)錄的科學(xué)合理的管理,同時(shí)也是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ) ｡檔案信息組織是對檔案中包含的信息內(nèi)容進(jìn)行揭示､加工和存貯,形成二次文獻(xiàn),便于檔 案信息的開發(fā)和利用,它是為管理工作服務(wù)并對促進(jìn)管理工作的改進(jìn)提供一手材料｡
2.檔案管理的性質(zhì)和特點(diǎn)
檔案管理工作是一種管理活動｡ 就 圖書館來說,檔案管理是管理工作的一部分,又是圖書館各項(xiàng)管理工作的組成部分,如設(shè)備 管理檔案是設(shè)備管理的一部分;人事檔案是人事管理的一部分;行政管理檔案是行政管理的 一部分;技術(shù)檔案是技術(shù)設(shè)備管理的一部分｡
檔案管理工作包含了信息的輸入､存貯､加工､輸出這樣一個信息傳輸過程,是一種信息控 制系統(tǒng)｡因?yàn)闄n案具有原始紀(jì)錄性的特點(diǎn),所以檔案管理具有檔案資源積累過程的緩慢性和 檔案管理活動對檔案形成者的依附性及檔案管理工作對社會的相對保密性｡
二､檔案管理建設(shè)在圖書館管理中的必要性
檔案管理是一種信息控制系統(tǒng),檔案的建立需要圖書館各個部門的材料匯集｡材料 是在管理工作中形成的,其形成和管理也就是各部門的管理工作之一｡ 搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過加工､輸出又為管理工 作服務(wù)､提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)｡同時(shí),通過對檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進(jìn)管理工作的作用｡ 檔案管理是圖書館管理的一部分,同時(shí)又顯現(xiàn)和作用于整個圖書館管理當(dāng)中｡所以說檔案管 理不能簡單的說是圖書館管理的一部分｡以哈爾濱師范大學(xué)圖書館為例,根據(jù)機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行 分析檔案管理和圖書館管理的關(guān)系:?ジ?:圖書館管理與檔案管理關(guān)系圖(見下頁)
利用這個關(guān)系圖不難看出檔案管理融合在各個管理層面當(dāng)中,又有自己相對獨(dú)立 的管理,相 對獨(dú)立的管理又作用于各個管理層面當(dāng)中｡因而加強(qiáng)檔案管理與建設(shè)對圖書館管理水平的提 高有著重要意義｡
三､圖書館檔案管理建設(shè)面臨的問題
1.檔案管理建設(shè)工作的問題
目前少數(shù)圖書館領(lǐng)導(dǎo)對檔案建設(shè)工作的重要性認(rèn)識不足,長期以來各級領(lǐng)導(dǎo)存在“ 檔案工作 說起來重要,做起來次要,忙起來不要”的工作作風(fēng),常常是做了好多工作都在腦子里裝著 卻沒有及時(shí)建立完整的檔案,認(rèn)為部門檔案管理是額外負(fù)擔(dān),這樣就不能為今后工 作的總結(jié)和改進(jìn)提供?ね際楣莨芾磧氳蛋腹芾砉叵低疾慰家讕?,也不能為自己的繼任者提供寶貴的管理經(jīng)驗(yàn),這是無形資產(chǎn)的流失, 是資源的浪費(fèi)｡此外,有的在收集基層各部門歸檔材料時(shí),為了自己工作考查方便,也不愿 意將文件材料送交 檔案管理 部門｡在基層部門文件材料立卷歸檔過程中,不是常常以種種理由進(jìn)行搪塞,就是采取漠然 視之的態(tài)度,這樣就會造成檔案歸檔不全,使檔案管理工作很難有效的開展下去｡
2.圖書館管理中存在的問題
(1)各項(xiàng)規(guī)章制度不完善,缺少檔案管理制度及管理工作中的建檔制度｡一人一 個干法,缺少規(guī)范化,使檔案建設(shè)受阻｡
(2)隨著科技的發(fā)展以及各種電子儀器設(shè)備的劇增,這些設(shè)備的使用管理､操作規(guī)程､ 基本技術(shù)等缺少技術(shù)檔案的建立｡技術(shù)檔案建立后,不僅可以幫助管理者迅速完成各項(xiàng)維護(hù) 工作,而且使后續(xù)專業(yè)技術(shù)人員能很快地熟悉整個圖書館的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)設(shè)備的配置､運(yùn)行 情況,盡快地投入工作｡只有這樣才能避免因?yàn)閭€別專業(yè)技術(shù)人員調(diào)離等原因,使圖書館的 現(xiàn)代化管理工作處于被動情況的出現(xiàn)｡
(3)人才隊(duì)伍不穩(wěn)定,人員流動過于頻繁,工作缺少連續(xù)性,使檔案搜集和檔案管理缺少 穩(wěn)定性和長期性｡
3.在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
(1)電子檔案的原始紀(jì)錄性､法律憑證性和保密安全性受到?jīng)_擊｡
(2)缺少數(shù)字環(huán)境下規(guī)范的管理辦法｡
四､網(wǎng)絡(luò)化､數(shù)字化､信息化環(huán)境下檔案管理的對策
1.加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè),提高檔案管理在管理工作中的地位,增加檔案管理建設(shè)的投入
為適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需求,提高檔案管理在管理中的地位,增加檔案管理建設(shè)的投入,首 先應(yīng)當(dāng)?shù)玫筋I(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,這是做好檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)工作的前提和關(guān)鍵,其次是在檔 案建設(shè)中加大設(shè)備､才力的投入,為檔案現(xiàn)代化管理提供保障,這樣才能有效地運(yùn)用計(jì)算機(jī) 技術(shù)進(jìn)行檔案收集､整理､鑒定､保管和統(tǒng)計(jì)等日常管理工作,實(shí)行文檔一體化管理,促進(jìn) 檔案現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程｡
2.選用具有較高職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)的人才進(jìn)行檔案管理
知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代是真正以人為本的時(shí)代｡知識經(jīng)濟(jì)的第一資源是智力資源,而擁有治理資源的 是高素質(zhì)的人才,要想提高檔案管理水平,實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化, 更重要的是人的思想觀念和智力水平的現(xiàn)代化,這是檔案工作現(xiàn)代 化的深層次的目標(biāo)｡檔案管理者是檔案建設(shè)的直接執(zhí)行人,他的執(zhí)行情況直接影響檔案現(xiàn)代 化建設(shè)的成敗｡
3.強(qiáng)化檔案管理中各種激勵機(jī)制的運(yùn)用
保證部門立卷制度的順利貫徹,保證兼職檔案員切實(shí)認(rèn)真做好歸檔工作,保證歸檔 案卷質(zhì)量,可以采取部門立卷評估與部門領(lǐng)導(dǎo)考評､部門工作評優(yōu)､評選先進(jìn)等相結(jié)合 ,使人的積極性得到充分的發(fā)揮,從而激發(fā)圖書館檔案建設(shè)的自覺性,推進(jìn)檔案建設(shè)的現(xiàn)代 化進(jìn)程,進(jìn)一步改進(jìn)圖書館管理水平｡只有如此,才能保證部門立卷工作的貫徹執(zhí)行,解決 歸檔難､歸檔案卷齊全率低及質(zhì)量差的問題｡
4.建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖書館管理體系
檔案管理是圖書館管理的一部分,因而完善圖書館的各項(xiàng)管理制度,完善和建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖 書館管理體系十分重要｡檔案管理服務(wù)于管理之中又作用于管理之中,圖書館完善的管理制 度和規(guī)范化管理的 工作程序能有力促進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程｡
