近年來，隨著基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的法制化、規(guī)范化，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收作為一種法律制度，已納入工程竣工驗(yàn)收的必經(jīng)程序，工程文件的管理引起了建設(shè)單位的普遍重視。國家檔案局就工程文件管理制定了相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，為工程前期文件編制和工程檔案的規(guī)范、統(tǒng)一提供了依據(jù)。但由于實(shí)際工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的文件非常復(fù)雜，不同項(xiàng)目文件也有一定差異，同一項(xiàng)目的文件類型、來源又具有多元性，因此具體項(xiàng)目文件的歸檔內(nèi)容、文件收集管理工作比辦法規(guī)定更復(fù)雜、難度也更大。結(jié)合多年來從事公路工程文件管理的實(shí)踐，筆者就工程前期文件的構(gòu)成與管理談點(diǎn)看法。
一、工程前期文件的構(gòu)成
建設(shè)單位在工程項(xiàng)目前期形成的文件材料，主要圍繞項(xiàng)目立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)、土地征用、招投標(biāo)等項(xiàng)工作產(chǎn)生，形成的文件具有階段性、成套性、多元性特征，相對(duì)于國家有關(guān)工程檔案歸檔范圍的規(guī)定，實(shí)際產(chǎn)生的內(nèi)容更復(fù)雜、更多樣。有必要對(duì)工程前期文件的構(gòu)成進(jìn)行解剖，便于了解各階段文件的主要內(nèi)容。
（一）項(xiàng)目申報(bào)階段文件的構(gòu)成
在項(xiàng)目申報(bào)階段，構(gòu)成文件的相關(guān)材料主要有：
1．項(xiàng)目建議書及批復(fù)、項(xiàng)目申請(qǐng)有關(guān)文件。
2．可行性研究報(bào)告及批復(fù)、可行性論證意見。
3．項(xiàng)目評(píng)估及批復(fù)。有地質(zhì)災(zāi)害危險(xiǎn)性評(píng)估報(bào)告、地震安全性評(píng)估報(bào)告、防洪影響評(píng)估報(bào)告等。如果有大的橋梁還應(yīng)該有相應(yīng)的安全評(píng)估報(bào)告、用地范圍內(nèi)無重要礦床壓覆證明等。
4．環(huán)境影響報(bào)告及批復(fù)。
5．水土保持方案、批復(fù)及修正稿。
6．路線走向的請(qǐng)示、批復(fù)。
（二）設(shè)計(jì)階段文件的構(gòu)成
在項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段，構(gòu)成文件的相關(guān)材料主要來自兩個(gè)方面，分別是項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)及審批材料以及項(xiàng)目施工圖設(shè)計(jì)及有關(guān)審批。具體內(nèi)容包括：
1．初步設(shè)計(jì)及有關(guān)審批文件
（1）勘察、勘探等基礎(chǔ)資料。
（2）初步設(shè)計(jì)文件。
（3）初步設(shè)計(jì)審批文件。
2．施工圖設(shè)計(jì)及有關(guān)審批文件
（1）工程勘察、勘探等基礎(chǔ)資料。
（2）施工圖設(shè)計(jì)文件。
（3）施工圖設(shè)計(jì)審批（查）。
（三）征地、拆遷安置文件的構(gòu)成
此外，建設(shè)單位在工程項(xiàng)目前期形成的材料中還包括征地、拆遷安置有關(guān)文件。
1．建設(shè)用地及審批資料
（1）征地申請(qǐng)報(bào)告。先行用地或用地預(yù)意見的批復(fù)，包括界址點(diǎn)計(jì)算資料、界址點(diǎn)成果表、地籍、房籍勘測(cè)調(diào)查控制測(cè)量計(jì)算及成果表，道路中心樁計(jì)算資料、成果表、地形地籍勘測(cè)調(diào)查技術(shù)報(bào)告、地形、地籍勘測(cè)定界圖、土地勘測(cè)定界圖、建設(shè)用地權(quán)屬界線認(rèn)定圖、建設(shè)用地面積計(jì)算資料等。
（2）土地復(fù)測(cè)資料。包括土地使用證、土地登記發(fā)證圖、建設(shè)用地竣工測(cè)量綜合報(bào)告、建設(shè)用地竣工地籍圖、建設(shè)用地竣工測(cè)量權(quán)屬資料認(rèn)定書、建設(shè)用地竣工測(cè)量權(quán)屬資料認(rèn)定圖、建設(shè)用地竣工測(cè)量控制計(jì)算資料、建設(shè)用地竣工測(cè)量控制成果資料等。
（3）兩證一書。建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證、建設(shè)項(xiàng)目選址意見書。
（4）拆遷公告、墳?zāi)惯w移公告、拆遷許可證。
（5）征用土地公告、征地補(bǔ)償安置方案。
（6）用地范圍圖、地形圖（包括面積測(cè)繪圖、拆遷紅線圖、征用土地勘測(cè)定界圖、房屋勘測(cè)定界圖、林地勘測(cè)定界圖等）。
（7）建設(shè)用地呈報(bào)表及批復(fù)。
（8）林木采伐許可證及申請(qǐng)文件。
（9）采礦許可證及相關(guān)文件、考古發(fā)掘協(xié)議書及相關(guān)文件等。
2．征地拆遷合同、協(xié)議
（1）廠房、學(xué)校、機(jī)關(guān)單位用房、臨時(shí)用房等房屋拆遷安置協(xié)議書、公證書、評(píng)估報(bào)告。
（2）青苗、樹木、墳?zāi)惯w移等地面附著物政策處理協(xié)議書、補(bǔ)償一覽表。
（3）“線改”即電線、電纜、自來水管等遷移、改建協(xié)議書。
（4）有關(guān)費(fèi)稅繳納的憑證、合同及其它（征地管理費(fèi)、土地勘測(cè)費(fèi)、征用耕地合同稅、征用林地保護(hù)費(fèi)等）
（5）其它協(xié)議：借地協(xié)議書、復(fù)耕協(xié)議、永久及臨時(shí)供電、供水協(xié)議等。
3．其它拆遷有關(guān)資料
（1）三改工程的立項(xiàng)、預(yù)決算、施工圖、驗(yàn)收紀(jì)要及用地協(xié)議書等資料。
（2）安置房資料（立項(xiàng)、基礎(chǔ)、主體、水電、裝飾裝修、竣工圖、竣工決算、竣工驗(yàn)收文件等）。
（3）政策處理工程聯(lián)系單。
（4）來往文件（有關(guān)資金、農(nóng)田排灌清理、房屋拆遷補(bǔ)償、用地指標(biāo)、民事訴訟等往來文件）。
（四）招投標(biāo)文件的構(gòu)成
工程項(xiàng)目招投標(biāo)是工程前期準(zhǔn)備中的重要環(huán)節(jié)。相關(guān)文件內(nèi)容包括：
1．招標(biāo)公告（報(bào)紙及網(wǎng)上公告）。
2．資格預(yù)審及審批文件。
3．招標(biāo)文件及審批文件（招標(biāo)文件及補(bǔ)遺書、招標(biāo)圖、工程量清單）。
4．評(píng)標(biāo)及評(píng)標(biāo)結(jié)果（評(píng)分表（商務(wù)、技術(shù)）、評(píng)標(biāo)報(bào)告、決標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)單位核準(zhǔn)書、中標(biāo)通知書、開標(biāo)會(huì)議通知、簽到單等）。
5．投標(biāo)文件、合同、公證書及承諾書。
二、工程前期文件的管理
由于各種不確定因素的存在，工程前期工作往往周期長、機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定、人員變動(dòng)頻繁，致使工程前期文件的收集、管理十分困難。筆者認(rèn)為，做好工程前期文件的管理，要充分認(rèn)識(shí)到工程前期文件的重要性，緊緊抓住檔案的形成積累與項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)批、與階段性工作要同步，并做到制度保證、程序保證、要素保證。
（一）工程前期文件的重要性
工程前期文件是項(xiàng)目開工前各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是歷史記憶，全面反映了開工前項(xiàng)目準(zhǔn)備的每一個(gè)過程、環(huán)節(jié)，是工程文件的重要組成部分。其次，工程前期文件是保證開工后工程建設(shè)各項(xiàng)程序得以實(shí)施的重要憑據(jù)，是工程賴以順利進(jìn)行的重要信息來源。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，建設(shè)單位往往重施工監(jiān)理文件輕前期管理性文件，忽視前期文件的積累和管理，以致工程竣工驗(yàn)收時(shí)前期文件殘缺不全，難以全面反映工程建設(shè)情況。因此，工程前期文件管理工作是工程建設(shè)全面展開的前提，而做好工程前期文件的管理是工程檔案工作的重要基礎(chǔ)。
（二）檔案的形成積累與項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)批、與階段性工作同步
抓住兩個(gè)同步，即檔案的形成積累與項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)批、與階段性工作要同步。首先，檔案的形成積累應(yīng)與項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)批同步。項(xiàng)目可行性研究提出后即開始產(chǎn)生項(xiàng)目文件，必須做好同步形成積累，保證文件在一開始就能得到妥善保管。其次是文件的形成積累與階段性工作同步。項(xiàng)目前期工作是分階段進(jìn)行的，不同階段文件的形成部門、責(zé)任人也不同，一個(gè)階段結(jié)束，往往人員機(jī)構(gòu)都會(huì)發(fā)生變化。因此，在階段性工作告一段落時(shí)，檔案文件應(yīng)同步積累，在工作檢查、評(píng)估、移交時(shí)，同步檢查、評(píng)估、移交階段性工作形成積累的文件。實(shí)施同步管理才能維護(hù)文件的階段性成套性特征，才能為今后項(xiàng)目文件管理奠定良好基礎(chǔ)。
（三）制度保證、程序保證和要素保證
做到三個(gè)保證，就是要做到制度保證、程序保證、要素保證。制度保證是前提。作為基礎(chǔ)管理工作，文件管理涉及方方面面，需要通過制度來規(guī)范行為。一是建立文件辦理制度，規(guī)定辦文程序、辦文質(zhì)量、歸檔要求。二是建立平時(shí)歸卷制度，規(guī)定歸卷內(nèi)容、歸卷方式、歸卷時(shí)間、歸卷責(zé)任。三是建立合同管理制度，即簽訂設(shè)計(jì)委托合同、征地拆遷合同及施工監(jiān)理招投標(biāo)合同時(shí)，將當(dāng)事雙方文件形成與管理的職責(zé)、要求寫進(jìn)合同，便于監(jiān)督和管理。程序保證是手段。程序保證就是指前期工程建設(shè)過程中，每一個(gè)階段、每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)事項(xiàng)的處理，都要將文件的形成積累作為工程建設(shè)的重要程序和環(huán)節(jié)。如設(shè)計(jì)方案、報(bào)告的形成與移交作為設(shè)計(jì)工作的重要環(huán)節(jié)；征地拆遷圖紙、審批表及拆遷合同的簽訂作為完成征地拆遷事項(xiàng)的必要程序；設(shè)備開箱時(shí)檔案人員參與開箱資料的驗(yàn)收作為設(shè)備投入使用的前提；檔案人員參與招投標(biāo)會(huì)議并完成會(huì)議文件的接收，作為會(huì)議完結(jié)的標(biāo)志。諸如此類，將文件形成積累、歸檔納入工程前期每一項(xiàng)工作的程序或節(jié)點(diǎn)，有助于文件及時(shí)、完整形成歸檔。
要素保證是關(guān)鍵。文件與檔案管理既要執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)，又要遵循各種行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；既有業(yè)務(wù)操作要求，又有安全保管與利用技術(shù)要求，因此，人才要素、環(huán)境要素、經(jīng)費(fèi)要素非常重要。首先，要注重人才要素。工程建設(shè)周期長、文件內(nèi)容專業(yè)性強(qiáng)，配備的檔案人員要求既能熟悉工程專業(yè)基本知識(shí)和檔案專業(yè)的基本技能，又能安心檔案工作，保持檔案專業(yè)人員的專業(yè)性和穩(wěn)定性。其次是要注重環(huán)境要素。檔案管理需要一定的軟環(huán)境和硬環(huán)境。軟環(huán)境就是要在項(xiàng)目前期工作的每一個(gè)階段，能形成人人關(guān)心、支持檔案工作的氛圍，始終如一的給予財(cái)力支持、智力支持；硬環(huán)境就是要為檔案的保管、保護(hù)提供必要的和現(xiàn)代化的設(shè)施，維護(hù)檔案資源的完整與安全。第三是經(jīng)費(fèi)要素。檔案管理作為工程建設(shè)必須的一項(xiàng)工作，專業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)，除建設(shè)單位配備檔案人員外，還需要借助中介服務(wù)和其他外在的技術(shù)力量，提供咨詢服務(wù)，編制規(guī)范的業(yè)務(wù)方案，開展有效的前期文件管理，這就需要一定的經(jīng)費(fèi)保證。技術(shù)服務(wù)費(fèi)和檔案設(shè)施配置所需費(fèi)用，可以在工程建設(shè)費(fèi)中列支，國家檔案局關(guān)于基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法已作了明確規(guī)定。
文件是檔案的前身，是檔案的來源。了解工程前期文件內(nèi)容的構(gòu)成，實(shí)施超前管理，對(duì)于以后工程檔案的收集、整理、歸檔移交諸項(xiàng)工作，就能起到事半功倍效果。
一、工程前期文件的構(gòu)成
建設(shè)單位在工程項(xiàng)目前期形成的文件材料，主要圍繞項(xiàng)目立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)、土地征用、招投標(biāo)等項(xiàng)工作產(chǎn)生，形成的文件具有階段性、成套性、多元性特征，相對(duì)于國家有關(guān)工程檔案歸檔范圍的規(guī)定，實(shí)際產(chǎn)生的內(nèi)容更復(fù)雜、更多樣。有必要對(duì)工程前期文件的構(gòu)成進(jìn)行解剖，便于了解各階段文件的主要內(nèi)容。
（一）項(xiàng)目申報(bào)階段文件的構(gòu)成
在項(xiàng)目申報(bào)階段，構(gòu)成文件的相關(guān)材料主要有：
1．項(xiàng)目建議書及批復(fù)、項(xiàng)目申請(qǐng)有關(guān)文件。
2．可行性研究報(bào)告及批復(fù)、可行性論證意見。
3．項(xiàng)目評(píng)估及批復(fù)。有地質(zhì)災(zāi)害危險(xiǎn)性評(píng)估報(bào)告、地震安全性評(píng)估報(bào)告、防洪影響評(píng)估報(bào)告等。如果有大的橋梁還應(yīng)該有相應(yīng)的安全評(píng)估報(bào)告、用地范圍內(nèi)無重要礦床壓覆證明等。
4．環(huán)境影響報(bào)告及批復(fù)。
5．水土保持方案、批復(fù)及修正稿。
6．路線走向的請(qǐng)示、批復(fù)。
（二）設(shè)計(jì)階段文件的構(gòu)成
在項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段，構(gòu)成文件的相關(guān)材料主要來自兩個(gè)方面，分別是項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)及審批材料以及項(xiàng)目施工圖設(shè)計(jì)及有關(guān)審批。具體內(nèi)容包括：
1．初步設(shè)計(jì)及有關(guān)審批文件
（1）勘察、勘探等基礎(chǔ)資料。
（2）初步設(shè)計(jì)文件。
（3）初步設(shè)計(jì)審批文件。
2．施工圖設(shè)計(jì)及有關(guān)審批文件
（1）工程勘察、勘探等基礎(chǔ)資料。
（2）施工圖設(shè)計(jì)文件。
（3）施工圖設(shè)計(jì)審批（查）。
（三）征地、拆遷安置文件的構(gòu)成
此外，建設(shè)單位在工程項(xiàng)目前期形成的材料中還包括征地、拆遷安置有關(guān)文件。
1．建設(shè)用地及審批資料
（1）征地申請(qǐng)報(bào)告。先行用地或用地預(yù)意見的批復(fù)，包括界址點(diǎn)計(jì)算資料、界址點(diǎn)成果表、地籍、房籍勘測(cè)調(diào)查控制測(cè)量計(jì)算及成果表，道路中心樁計(jì)算資料、成果表、地形地籍勘測(cè)調(diào)查技術(shù)報(bào)告、地形、地籍勘測(cè)定界圖、土地勘測(cè)定界圖、建設(shè)用地權(quán)屬界線認(rèn)定圖、建設(shè)用地面積計(jì)算資料等。
（2）土地復(fù)測(cè)資料。包括土地使用證、土地登記發(fā)證圖、建設(shè)用地竣工測(cè)量綜合報(bào)告、建設(shè)用地竣工地籍圖、建設(shè)用地竣工測(cè)量權(quán)屬資料認(rèn)定書、建設(shè)用地竣工測(cè)量權(quán)屬資料認(rèn)定圖、建設(shè)用地竣工測(cè)量控制計(jì)算資料、建設(shè)用地竣工測(cè)量控制成果資料等。
（3）兩證一書。建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證、建設(shè)項(xiàng)目選址意見書。
（4）拆遷公告、墳?zāi)惯w移公告、拆遷許可證。
（5）征用土地公告、征地補(bǔ)償安置方案。
（6）用地范圍圖、地形圖（包括面積測(cè)繪圖、拆遷紅線圖、征用土地勘測(cè)定界圖、房屋勘測(cè)定界圖、林地勘測(cè)定界圖等）。
（7）建設(shè)用地呈報(bào)表及批復(fù)。
（8）林木采伐許可證及申請(qǐng)文件。
（9）采礦許可證及相關(guān)文件、考古發(fā)掘協(xié)議書及相關(guān)文件等。
2．征地拆遷合同、協(xié)議
（1）廠房、學(xué)校、機(jī)關(guān)單位用房、臨時(shí)用房等房屋拆遷安置協(xié)議書、公證書、評(píng)估報(bào)告。
（2）青苗、樹木、墳?zāi)惯w移等地面附著物政策處理協(xié)議書、補(bǔ)償一覽表。
（3）“線改”即電線、電纜、自來水管等遷移、改建協(xié)議書。
（4）有關(guān)費(fèi)稅繳納的憑證、合同及其它（征地管理費(fèi)、土地勘測(cè)費(fèi)、征用耕地合同稅、征用林地保護(hù)費(fèi)等）
（5）其它協(xié)議：借地協(xié)議書、復(fù)耕協(xié)議、永久及臨時(shí)供電、供水協(xié)議等。
3．其它拆遷有關(guān)資料
（1）三改工程的立項(xiàng)、預(yù)決算、施工圖、驗(yàn)收紀(jì)要及用地協(xié)議書等資料。
（2）安置房資料（立項(xiàng)、基礎(chǔ)、主體、水電、裝飾裝修、竣工圖、竣工決算、竣工驗(yàn)收文件等）。
（3）政策處理工程聯(lián)系單。
（4）來往文件（有關(guān)資金、農(nóng)田排灌清理、房屋拆遷補(bǔ)償、用地指標(biāo)、民事訴訟等往來文件）。
（四）招投標(biāo)文件的構(gòu)成
工程項(xiàng)目招投標(biāo)是工程前期準(zhǔn)備中的重要環(huán)節(jié)。相關(guān)文件內(nèi)容包括：
1．招標(biāo)公告（報(bào)紙及網(wǎng)上公告）。
2．資格預(yù)審及審批文件。
3．招標(biāo)文件及審批文件（招標(biāo)文件及補(bǔ)遺書、招標(biāo)圖、工程量清單）。
4．評(píng)標(biāo)及評(píng)標(biāo)結(jié)果（評(píng)分表（商務(wù)、技術(shù)）、評(píng)標(biāo)報(bào)告、決標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)單位核準(zhǔn)書、中標(biāo)通知書、開標(biāo)會(huì)議通知、簽到單等）。
5．投標(biāo)文件、合同、公證書及承諾書。
二、工程前期文件的管理
由于各種不確定因素的存在，工程前期工作往往周期長、機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定、人員變動(dòng)頻繁，致使工程前期文件的收集、管理十分困難。筆者認(rèn)為，做好工程前期文件的管理，要充分認(rèn)識(shí)到工程前期文件的重要性，緊緊抓住檔案的形成積累與項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)批、與階段性工作要同步，并做到制度保證、程序保證、要素保證。
（一）工程前期文件的重要性
工程前期文件是項(xiàng)目開工前各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是歷史記憶，全面反映了開工前項(xiàng)目準(zhǔn)備的每一個(gè)過程、環(huán)節(jié)，是工程文件的重要組成部分。其次，工程前期文件是保證開工后工程建設(shè)各項(xiàng)程序得以實(shí)施的重要憑據(jù)，是工程賴以順利進(jìn)行的重要信息來源。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，建設(shè)單位往往重施工監(jiān)理文件輕前期管理性文件，忽視前期文件的積累和管理，以致工程竣工驗(yàn)收時(shí)前期文件殘缺不全，難以全面反映工程建設(shè)情況。因此，工程前期文件管理工作是工程建設(shè)全面展開的前提，而做好工程前期文件的管理是工程檔案工作的重要基礎(chǔ)。
（二）檔案的形成積累與項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)批、與階段性工作同步
抓住兩個(gè)同步，即檔案的形成積累與項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)批、與階段性工作要同步。首先，檔案的形成積累應(yīng)與項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)批同步。項(xiàng)目可行性研究提出后即開始產(chǎn)生項(xiàng)目文件，必須做好同步形成積累，保證文件在一開始就能得到妥善保管。其次是文件的形成積累與階段性工作同步。項(xiàng)目前期工作是分階段進(jìn)行的，不同階段文件的形成部門、責(zé)任人也不同，一個(gè)階段結(jié)束，往往人員機(jī)構(gòu)都會(huì)發(fā)生變化。因此，在階段性工作告一段落時(shí)，檔案文件應(yīng)同步積累，在工作檢查、評(píng)估、移交時(shí)，同步檢查、評(píng)估、移交階段性工作形成積累的文件。實(shí)施同步管理才能維護(hù)文件的階段性成套性特征，才能為今后項(xiàng)目文件管理奠定良好基礎(chǔ)。
（三）制度保證、程序保證和要素保證
做到三個(gè)保證，就是要做到制度保證、程序保證、要素保證。制度保證是前提。作為基礎(chǔ)管理工作，文件管理涉及方方面面，需要通過制度來規(guī)范行為。一是建立文件辦理制度，規(guī)定辦文程序、辦文質(zhì)量、歸檔要求。二是建立平時(shí)歸卷制度，規(guī)定歸卷內(nèi)容、歸卷方式、歸卷時(shí)間、歸卷責(zé)任。三是建立合同管理制度，即簽訂設(shè)計(jì)委托合同、征地拆遷合同及施工監(jiān)理招投標(biāo)合同時(shí)，將當(dāng)事雙方文件形成與管理的職責(zé)、要求寫進(jìn)合同，便于監(jiān)督和管理。程序保證是手段。程序保證就是指前期工程建設(shè)過程中，每一個(gè)階段、每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)事項(xiàng)的處理，都要將文件的形成積累作為工程建設(shè)的重要程序和環(huán)節(jié)。如設(shè)計(jì)方案、報(bào)告的形成與移交作為設(shè)計(jì)工作的重要環(huán)節(jié)；征地拆遷圖紙、審批表及拆遷合同的簽訂作為完成征地拆遷事項(xiàng)的必要程序；設(shè)備開箱時(shí)檔案人員參與開箱資料的驗(yàn)收作為設(shè)備投入使用的前提；檔案人員參與招投標(biāo)會(huì)議并完成會(huì)議文件的接收，作為會(huì)議完結(jié)的標(biāo)志。諸如此類，將文件形成積累、歸檔納入工程前期每一項(xiàng)工作的程序或節(jié)點(diǎn)，有助于文件及時(shí)、完整形成歸檔。
要素保證是關(guān)鍵。文件與檔案管理既要執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)，又要遵循各種行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；既有業(yè)務(wù)操作要求，又有安全保管與利用技術(shù)要求，因此，人才要素、環(huán)境要素、經(jīng)費(fèi)要素非常重要。首先，要注重人才要素。工程建設(shè)周期長、文件內(nèi)容專業(yè)性強(qiáng)，配備的檔案人員要求既能熟悉工程專業(yè)基本知識(shí)和檔案專業(yè)的基本技能，又能安心檔案工作，保持檔案專業(yè)人員的專業(yè)性和穩(wěn)定性。其次是要注重環(huán)境要素。檔案管理需要一定的軟環(huán)境和硬環(huán)境。軟環(huán)境就是要在項(xiàng)目前期工作的每一個(gè)階段，能形成人人關(guān)心、支持檔案工作的氛圍，始終如一的給予財(cái)力支持、智力支持；硬環(huán)境就是要為檔案的保管、保護(hù)提供必要的和現(xiàn)代化的設(shè)施，維護(hù)檔案資源的完整與安全。第三是經(jīng)費(fèi)要素。檔案管理作為工程建設(shè)必須的一項(xiàng)工作，專業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)，除建設(shè)單位配備檔案人員外，還需要借助中介服務(wù)和其他外在的技術(shù)力量，提供咨詢服務(wù)，編制規(guī)范的業(yè)務(wù)方案，開展有效的前期文件管理，這就需要一定的經(jīng)費(fèi)保證。技術(shù)服務(wù)費(fèi)和檔案設(shè)施配置所需費(fèi)用，可以在工程建設(shè)費(fèi)中列支，國家檔案局關(guān)于基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法已作了明確規(guī)定。
文件是檔案的前身，是檔案的來源。了解工程前期文件內(nèi)容的構(gòu)成，實(shí)施超前管理，對(duì)于以后工程檔案的收集、整理、歸檔移交諸項(xiàng)工作，就能起到事半功倍效果。
