攀鋼勞研所自1978年8月成立以來，承擔著攀鋼(集團)公司的勞動保護、環境監測、職業病診治、流行病防疫及愛國衛生的監測、檢查、控制、預防、治療及研究工作。由于各業務科室的日常工作專業性強，獨立性強，工作連續性強，并且，各科室之間的工作范圍及領域不同，因此，在日常的工作活動中，形成了各自大量的業務技術資料及專題研究數據、研究實驗報告、材料等業務檔案。這些檔案具有專業性強，技術性強，科技含量高，檔案利用率高，檔案保存期限長，基礎材料量大等特點。為了做好檔案管理工作，加強檔案的收編、管理及利用，使檔案工作能更好的為基層業務工作服務，所以有必要對勞研所的業務檔案實行分級管理。這樣既符合檔案管理工作的基本原則，又能滿足各項業務工作的開展，提高工作效率。
一、勞研所業務檔案分級管理的原則及范圍。
檔案的分級管理是指全所各科(室)、站在日常工作活動中形成的技術資料、基礎材料、科研數據等由專人收集、整理、立卷、管理，并在檔案業務管理中受勞研所辦公室和本科室長的領導。其具體內容：一是將全所業務檔案分為所級和科(室)級。在日常工作活動中形成的環境監測、衛生監督、職業病檢查、診斷治療、流行病預防、勞動從業人員體檢等原始單據(如監測記錄、體檢通知單、體檢報告單等)，由各科(室)自行收編、整理、立卷并提供利用；將工作中形成的報表、檢查、監測、監督結果、工作計劃、工作總結、科研數據、專題資料、評價報告等交由所辦公室統一收編、整理、立卷、歸檔并利用。二是將各科(室)、站劃歸所級管理的檔案，定期分類向所辦公室移交并辦理移交手續(將上年形成的業務檔案收集、整理、歸類，于次年的3月向所辦公室移交)。
(一)所級業務檔案的歸檔及范圍：
在確定所級業務檔案的范圍時，應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則對檔案進行劃分。即要將那些反映主要業務工作總體水平的材料以及在基礎監督、監測上形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值、保存價值且保管期限長的材料定為所級檔案，以確保所辦公室保存的檔案能夠全面反映和概括本機構的業務活動及工作狀況。總體看來，所級業務檔案的歸檔范圍有以下幾個方面：
1、業務工作法規、標準及技術方面的研究檔案；包括相關資質證書、研究報告、編制說明及驗證報告等。
2、年度或季、月度的職業病診斷、治療報告、報表及相關材料，工作計劃，工作總結，分析材料、評價報告。
3、年度或季、月度衛生監督監測、環境監測、勞動保護、疾病預防、職業安全評價的報告、報表、總結及分析材料。
4、重大事故、疫情暴發、中毒或氣體泄漏調查處理的有關材料；包括調查報告，現場調查記錄，綜合性分析總結等相關資料(如2003年非典資料)。
5、專項課題研究，學習交流資料，專業論文材料。
(二)科(室)級檔案的劃分及范圍：
勞研所下屬的衛生防疫站、職業病室、環境監測站、愛國衛生辦公室及職業安全評價室在日常的工作活動中形成的基礎材料檔案具有保存期限短、原始數據多、檔案資料量大、檔案利用率高低不同、檔案利用具有延續性的特點；因此，科級業務檔案的范圍有以下幾個方面：
1、衛生監督、檢查、環境監測。
根據科(室)的工作范圍，將日常工作中形成的衛生監督、檢查、監測，環境監測材料包括監督、檢查、監測記錄、監測結果、控制結果、監督檢查、抽查結果等材料和原始數據。
2、疾病、流行病防治，環境污染事故，食物中毒，氣體泄漏的調查處理材料，疾病防治措施，個案事故調查，現場調查記錄，調查結果及處理報告、報表，預防接種計劃等材料及數據。
3、勞動從業人員健康體檢，職業病人診斷、治療包括體檢表、檢(化)驗單、統計表、通知單等材料。
4、職業安全評價、評估、咨詢，衛生知識、衛生常識培訓、宣傳材料，計劃書，評價報告等。
二、實行檔案分級管理的意義。
1、檔案分級管理有利于解決檔案儲藏空間與檔案數量增多的矛盾。
隨著業務工作的開展，檔案將逐年增加，而勞研所的檔案庫房具有一定的容量。因此，只能將那些保存價值更大、保存期限更長的檔案集中到所檔案庫中；而一般性的、基礎性的材料將由科(室)站保存。但是，這種檔案分級管理也納入了全所檔案工作的統一布置和管理，其業務工作是在所辦公室指導下進行的。
2、所級檔案管理有利于所領導全面了解全所整體工作狀態及業務進展，為下一步工作開展提供相關的依據。同時，所級管理的檔案，更能準確的、系統的、全面的反映該機構的發展狀況及業務進度。
3、科(室)級檔案管理有利于各科(室)站的檔案查閱，同時，也提高了工作效率。衛生監督檢查、環境監測、職業病診治工作具有一定的延續性；對監測點、監測單位、職業病人治療工作要經常使用前一年或前幾年形成的監督、監測、治療等原始基礎數據，有些基礎材料還要不斷的補充和注銷。因此，科(室)級檔案管理就可以及時滿足日常工作的需要，這樣也有效地提高了工作效率。
三、實施檔案分級管理的有效措施。
要做好檔案的分級管理工作，一是必須在所行政管理的保障下實施，這是檔案管理的組織保障；二是檔案專(兼)職人員要有較強的檔案專業知識和業務知識，這是檔案分級管理的人員保障。要做好檔案分級管理必須做好以下幾方面的工作：
1、建立切合實際的業務檔案管理制度。
對種類繁多、形式各異的檔案，要實行科學的、規范的管理，必須建立切合實際的檔案管理制度。首先，在制定業務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，所辦公室人員應深入各科(室)站，了解各部門的主要工作業務活動，再結合實際情況及檔案歸檔制度，確定具體符合實際的所級和科(室)級業務檔案歸檔范圍，建立了《勞研所科技業務檔案歸檔制度》。其次，對各科(室)站的科(室)級業務檔案提出統一的立卷、歸檔要求，確保科(室)級檔案立卷的規范、完善，建立了《勞研所業務檔案保管制度》，《勞研所檔案庫房管理制度》。第三，嚴格科(室)級檔案的保管及利用、銷毀制度，任何個人不得將檔案據為已有，建立了《勞研所業務檔案借閱制度》，《檔案保密制度》。
2、加強對專(兼)職檔案員的培訓和指導。
勞研所的專(兼)職檔案員(材料員)，檔案知識相對貧乏，要做好業務檔案的立卷歸檔管理工作，就必須加強檔案相關知識的培訓和教育。(1)定期參加攀鋼(集團)公司檔案管理中心的學習和培訓；(2)加強與相關單位的檔案業務技術交流；(3)所辦公室每季舉辦一次檔案知識及業務學習交流。
3、推行責任制，加強業務考核。
勞研所在推行經濟責任制時，將業務檔案的日常管理納入工作考核項目內并與獎金掛鉤，建立《勞研所專兼職檔案員業務考核實施標準》，由所勞資科與所辦公室聯合定期檢查，這是確保檔案分級管理實施的重要措施。
綜上所述，將勞研所業務檔案實行分級管理，既符合攀鋼(集團)公司檔案統管的規定，又滿足了勞研所實際工作的需要，檔案分級管理的實施，一定會為勞研所日常業務工作的發展發揮重要作用。
   參考文獻：
《檔案分類編號細則》攀鋼(集團)公司檔案管理中心編制 2004年9月
《檔案工作文件選編》攀鋼檔案處編制1990年8月