一、凡我市被國家、廣東省授予的國家級、省級榮譽稱號，所獲得的獎牌、獎杯、獎狀、錦旗等，應統一交至市委或市政府辦公廳，再由辦公廳移交市檔案館歸檔陳列。

　　二、各單位工作人員在公務活動中攝錄的反映我市重大活動的聲像材料，包括重大歷史事件、重大慶典活動、黨和國家領導人來我市考察及外 國元首訪問我市的照片、底片、錄音帶、錄像帶，應統一交至市委或市政府辦公廳，再由辦公廳移交市檔案館歸檔，任何個人不得據為己有。

　　三、為了確保反映我市重大事件的照片完整收集，今后市委辦公廳、市政府辦公廳、市外事辦、市接待辦在安排市領導的重要政務活動、重大外事接待活動時，將通過市檔案館派出專人進行攝影，照片經整理后制作兩份，一份直接由市檔案館歸檔保存，一份交有關主辦單位。

　　四、市外事辦在每年 12 月 31 日以前須將當年市領導在對外交往活動中收受的應交公的禮品、紀念品登記后移交市檔案館歸檔陳列。現有的禮品和紀念品一次性移交給市檔案館。

　　五、榮譽檔案、聲像檔案及市領導對外交往中所受交公禮品、紀念品的歸檔、管理工作，由市檔案局依法實行監督、指導，市檔案館具體負責整理、保管。