（2003年7月8日廣東省檔案局、廣東省工商業聯合會印發 粵檔發〔2003〕24號）

　　一、本指引所稱的民營企業檔案是指民營企業在生產經營、經濟交往等各項活動中直接形成的對企業生產、經營、管理具有查考價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式、不同載體的歷史記錄。

　　二、民營企業檔案屬企業所有，受國家法律保護，民營企業及其工作人員都有保護本企業檔案的義務。　

　　三、民營企業檔案是反映本企業生產經營管理活動的真實記錄，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的重要依據，加強對本企業檔案的管理是民營企業保護自身利益的重要方面。　

　　民營企業內部的檔案工作體制以統一管理，分級負責為宜；即母公司除對公司本部的檔案工作進行統一管理外，還應對其子公司的檔案工作進行指導和監督，層層落實，分級負責。在此基礎上，視本企業實際，對檔案實行相對集中或部門分別保管。　

　　四、民營企業可以根據自身需要建立科學的檔案管理制度，逐步實現檔案管理的規范化和標準化。檔案管理制度包括對各類文件材料的歸檔整理、檔案保管、保密、借閱和鑒定銷毀等內容的規定。　

　　五、企業在生產經營、經濟交往等各項活動中，應當遵守有關保守、保護國家秘密的法律、法規，同時采取相關措施防止企業保密檔案資料的泄密和丟失，從而有效維護國家和企業自身的利益。　

　　六、企業檔案管理人員應當忠于職守，同時具有相應的檔案專業知識和業務能力。　

　　七、文件制作應盡量使用耐久性好的書寫材料和紙張，避免使用諸如熱敏紙、鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等不耐久的書寫材料。　

　　企業各部門按照本企業有關歸檔制度的要求積累所形成的文件材料，積極采取相關措施防止文件材料的散失，如指定專人負責收集保管本部門的文件材料、專人跟蹤收集有關項目管理和實施過程中形成的文件材料等辦法。　

　　八、應歸檔的文件材料要保持齊全完整，努力做到原件歸檔。　

　　基建、科研等科技活動要從項目籌備階段到最終驗收階段的全過程的文件（包括有關圖紙等）收齊一同歸檔。　

　　正式歸檔的文件材料應按照一定的分類規則進行區分，檔案整理標準可參照國家和省有關業務推薦標準和規范的要求，并編制目錄等輔助檢索工具。　

　　電子文件的歸檔管理推薦使用質量好的光盤如金盤等作為存儲載體，永久保存的文件材料還應制成紙質文件同步歸檔管理。　

　　九、落實有關庫房保管制度，切實保障檔案的保管安全。配備適合安全保管檔案的庫房或專柜，采取措施，滿足溫濕度控制、防火、防盜和防有害生物等檔案保管技術要求。　

　　十、努力開發和利用檔案信息資源，為企業提供及時、有效的服務是企業檔案工作的最終目的。企業檔案管理部門應做好檔案的借閱利用工作，并通過建立檔案利用臺帳，編制檔案參考資料等手段，積極為企業的需求服務。　

　　十一、企業對保管期限已滿的檔案進行鑒定，對確無保存價值的檔案登記造冊，按照本企業有關鑒定銷毀的規定，經企業法定代表人批準后進行銷毀。其中會計檔案的銷毀應按財政部、國家檔案局　1998　年　8　月印發的《會計檔案管理辦法》辦理。　

　　十二、企業可以向有關檔案行政管理部門或中介機構進行檔案業務咨詢、參加業務培訓或委托代為整理、保管檔案等中介服務。