（2003年12月17日廣東省檔案局印發）

1、前言　

為配合國家標準《電子文件歸檔與管理規范》和國家檔案局　6　號令《電子公文管理暫行辦法》的實施，加強對電子文件的管理，保障電子文件安全有效利用，使電子文件的管理易于操作，結合廣東省實際情況，特制定本實施辦法。　

1　適用范圍　

本實施辦法適用于有應歸檔電子文件的各級機關、團體、企事業單位，國家另有特殊規定的除外。　

2　引用標準和文件　

下列文件中的條款通過本辦法的引用而成為本辦法的條文。　

GB/T　18894　電子文件歸檔與管理規范　

DA/T　18　檔案著錄規則　

DA/T　19　檔案主題標引規則　

DA/T　22　歸檔文件管理規則　

3　術語和定義　

3.1　本實施辦法使用《電子文件歸檔與管理規范》的術語和定義。　

3.2　檢索詞　

反映電子文件某特定的語法、語義的檢索用詞。　

3.3　信息固化　

指電子文件的內容，結構，背景信息和元數據等存在的動態因素，可能造成信息缺損時，將其轉換為一種相對穩定的通用文件格式的過程。　

3.4　文件稿本　

指同一文件在撰寫、審核、印制過程中形成的形式、內容、作用有所不同的文稿。　

3.4.1　文件草稿

文件生成的原始稿件，供修改、討論、審批用的稿本。　

3.4.2　文件定稿　

文件草稿經審閱簽發后成為文件定稿。文件定稿載有簽發印記。

3.4.3　文件正本　

依據文件定稿，按照文件標準格式制成并載有制發機關的標志、印章，蓋章或簽署生效標志的文件，文件正本不能修改。　

4　總則　

4.1　電子文件歸檔原則　

根據《中華人民共和國檔案法》第十條“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為已有”的規定，各單位形成的應當歸檔的電子文件，須由檔案部門統一管理。　

4.1.1　電子文件歸檔實行“雙軌制”歸檔管理原則。　

4.1.1.1　電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，電子文件與紙質或其他載體形式的文件一并歸檔，并須保證其在內容、格式及相關說明和描述上完全一致。　

4.1.1.2　具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，須制成紙質文件或縮微品等與電子文件一并歸檔，并須保證其在內容、格式及相關說明和描述上完全一致。　

4.1.2　只有電子簽章的電子文件，發文單位在歸檔時須在紙質文件上加蓋具有法律效力的非電子簽章。　

4.2　電子文件歸檔管理責任　

4.2.1　各立檔單位要加強對歸檔電子文件管理的領導，檔案管理部門負責電子文件的收集、歸檔、管理和監督、指導工作。　

4.2.2　各立檔單位要將電子文件歸檔工作納入文件管理工作程序，形成電子文件的各部門要確定電子文件歸檔的責任崗位，責任到人。　

4.2.3　檔案管理部門應與各相關部門密切合作，做好電子文件的歸檔管理工作，實施從電子文件產生到永久保存或銷毀的全過程進行管理，保證形成的各類電子文件信息完整、安全地保存在檔案室（館）。　

4.3　管理制度與技術措施　

4.3.1　各立檔單位須根據本單位的計算機應用情況，制定科學、嚴格的電子文件歸檔管理制度，結合規范、嚴謹的技術措施，切實保證管理制度和技術措施有效、可行，保證電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性。　

4.3.2　對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監控的技術措施須有效、可靠，保證管理工作的連續性。　

4.3.3　以管理制度和技術措施，規定電子文件的歸檔時間、范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等要求，保證歸檔電子文件的質量。　

5　電子文件真實性、完整性、有效性和安全性保證　

應根據本單位計算機應用的實際狀況，制定切實可行的保證電子文件真實性、完整性、有效性和安全性的制度、規范和技術措施。　

5.1　真實性保證　

5.1.1　從電子文件形成開始實施全過程管理，不間斷地對有關處理操作進行校驗、處理、管理登記，保證電子文件的產生、處理過程符合規范。　

5.1.2　捕獲或記錄電子文件在形成、處理、歸檔過程中，各類責任者、操作者及憑證信息等，并與電子文件一起歸檔，以證明電子文件的真實性。　

5.1.3　應采取可靠的安全防護技術措施，保證電子文件的真實性。　

5.2　完整性保證：　

5.2.1　須保證所產生的應歸檔的電子文件全部歸檔。　

5.2.2　須保證每一份電子文件內容信息的完整性，如電子文件存在鏈接內容信息時，其鏈接內容信息須一并歸檔。　

5.2.3　須保證電子文件著錄、背景和原數據等管理控制信息歸檔保存。　

5.3　有效性保證：　

5.3.1　應建立相應的管理制度和采取技術措施，保證電子文件的有效性。　

5.3.1.1　保證歸檔保管的電子文件長期有效、可讀。　

5.3.1.2　保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效、可讀。　

5.3.2　歸檔電子文件須同時歸檔電子文件的背景信息和元數據信息。　

5.3.3　為保證歸檔保存的電子文件長期有效、可讀，歸檔保存的電子文件應存儲為通用的文件格式。　

5.3.4　檔案工作者要及時掌握電子文件格式、存儲管理技術的發展動態，應用可靠、安全的技術，確保電子文件長期有效。　

5.4　電子文件的安全性　

5.4.1　電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統安全和保密等級要求相符的防范對策。　

5.4.2　存儲在網絡系統中的電子文件須實施有效地安全技術措施和保護管理制度，確保電子文件的安全。　

5.4.2.1　歸檔電子文件管理建立可靠的身份認證與權限控制。必要時，重要身份和權限采用硬件識別控制。　

5.4.2.2　對歸檔電子文件進行備份、遷移、刪除等操作，系統應形成相應的流程，建立審批、授權、操作等多人相互制約的機制，并建立安全日志。　

5.4.2.3　存儲電子文件的網絡系統須建立安全防范措施，防止電子文件被無意和惡意損壞，并具備數據恢復功能。　

5.4.3　存儲在獨立的計算機中的歸檔電子文件須制定安全保護制度和技術措施，確保電子文件的安全。　

5.4.3.1　對歸檔電子文件進行備份、遷移、刪除等操作，應制定相應的管理制度，采取批準、操作、復核等多人、多環節相互制約工作方式，形成操作前申請、登記、復核、批準，操作后檢驗、確認、登記的工作流程規范。　

5.4.3.2　須建立安全防范措施，防止電子文件被無意和惡意損壞，并制定數據恢復方案。　

5.4.4　建立定期備份、脫機備份和檢查制度，并嚴格執行。可能的條件下實施異地備份。　

6　電子文件的收集與積累　

6.1　電子文件收集范圍　

6.1.1　電子文件的歸檔范圍參照紙質文件的有關規定執行，可根據電子文件的利用價值適當放寬歸檔范圍，或作為資料保存，以供利用。　

6.1.2　記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，具有查考價值的電子文件的不同版本的修改稿、定稿，均應歸檔保存。　

多個修改稿本歸檔時，其電子文件名前綴可按照：　

“自命名＋M＋序號”的方式命名。（M為草稿性電子文代碼，見6.3.1.2）　

6.1.3　記錄電子文件形成、處理、承辦過程信息的文件擬稿、處理、督辦單等，與電子文件定稿，或文件正本一并歸檔。　

6.1.4　歸檔電子文件，應將電子文件的全信息歸檔，包括：　

——電子文件原文。　

——電子文件草稿、定稿，可根據本單位工作性質決定保存電子文件草稿、定稿的修改痕跡、修改日志，及多個修改稿本。　

——電子文件著錄信息、背景信息、元數據等管理、控制、利用信息。　

6.2　電子文件基本著錄信息。　

電子文件基本著錄信息包括著錄、背景和元數據信息。　

6.2.1　著錄信息按《檔案著錄規則》（DA/T18－1999）著錄。　

6.2.1.1　電子文件稿本代碼：M－草稿性電子文件；U－非正式電子文件；F－正式電子文件。　

6.2.1.2　密級，數字與漢語拼音代碼：0－GK－公開級；1－GN－國內級；2－NB－內部級；3－MM－秘密級；4－JM－機密級；5－UM－絕密級。　

6.2.1.3　保管期限，保管期限代碼：1－Y－永久；2－C－長期；3－D－短期。　

6.2.1.4　時間格式，××××－××－××。年、月、日之間用短橫線分隔。　

6.2.1.5　檢索詞：當主題詞不能滿足檢索需求時，可補充標引檢索詞。一個標引對象主題詞＋檢索詞的標引深度2～10個，詞間以空格分隔。　

6.2.1.6　電子文件存儲類別，代碼：T－文本文件；I－圖像文件；G－圖形文件；V－影像文件；A聲音文件；O超媒體鏈接文件；P－程序文件；D－數據文件。　

6.2.2　電子文件基本的背景信息和元數據信息。　

6.2.2.1　登記處理過程中相互銜接的各類責任者（如起草者、修改者、審核者、簽發者等）。　

6.2.2.2　登記處理過程中的各類操作者（如發文者、收文者、存儲管理者、文件正本打印者、電子文件歸檔操作者、歸檔電子文件的接受者等）。　

6.2.2.3　登記處理過程中產生的責任憑證信息（批示、簽名、印章、代碼等）。　

6.2.2.4　生成電子文件的軟件環境，包括應用軟件、操作系統、數據庫系統等名稱及版本號。　

6.2.2.5　正本電子文件存儲的字節數和存儲時間。　

6.2.3　電子文件利用控制信息。　

6.2.3.1　開放時間，規定格式為：年＋密級漢語拼音代碼（年為可以開放的年度，密級漢語拼音代碼為可以開放到的密級）。　

例：原密級為NB，開放時間為2004GN，即到2004年開放到國內級，該電子文件即可上政務外網。　

公開級電子文件開放時間格式：0000＋公開密級代碼。　

暫不能確定開放時間的，輸入格式為：9999＋原密級代碼。　

6.2.3.2　開放審定部門，電子文件生成單位須規定電子文件開放審定責任與工作程序，確定開放審定的部門。　

6.2.3.3　開放審定責任者。　

6.2.4　電子文件著錄、背景、元數據信息，可根據需要增加管理控制信息。　

6.2.5　電子文件著錄信息質量控制。　

6.2.5.1　電子文件各著錄項目應嚴格按照本辦法及相關標準、規范的要求著錄，必須保證所著錄的數據準確、完整、可靠。　

6.2.5.2　電子文件著錄項目應嚴格按照規定的著錄格式輸入數據。　

6.2.5.3　必須嚴格控制電子文件著錄信息質量，制定數據著錄質量控制制度和措施，制定數據著錄質量檢驗標準。　

6.2.5.4　電子文件基本著錄信息可通過計算機技術自動獲取的方法，在電子文件中直接捕獲部分著錄信息。　

6.3　電子文件收集積累要求　

6.3.1　電子文件在形成和處理過程中，應采取嚴密的措施，保證電子文件不被非正常改動。歸檔的電子文件應采取安全可靠的措施，保證電子文件不可修改，同時應隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。　

6.3.2　電子文件在收集積累過程中，須注意在保證電子文件真實性、完整性、有效性的同時，收集電子文件真實性、完整性、有效性等管理控制信息。　

6.3.3　電子文件邏輯歸檔的真實性。　

6.3.3.1　電子文件形成文件正本時，須同步采取可靠的控制和識別技術措施，防止電子文件正本被修改、替換和刪除等。　

6.3.3.2　電子文件形成文件正本時，須同步制成紙質歸檔文件（縮微品），保證電子文件正本與紙質文件完全一致。不可制成紙質文件的電子文件正本須同步制作脫機備份。　

6.3.2.3　捕獲電子文件在形成過程中產生的有關背景信息，與電子文件一起歸檔，以證明電子文件的真實性。　

6.3.4　電子文件物理歸檔的真實性。　

6.3.4.1　制定電子文件物理歸檔管理制度，明確歸檔實施的責任崗位，防止電子文件正本被修改、替換和刪除等。具有永久和長期保存價值文本或圖形形式的電子文件必須制成紙質文件同時保存，保證電子文件正本和歸檔紙質文件完全一致。　

6.3.4.2　以物理歸檔方式時，一般應及時把電子文件送檔案部門歸檔。　

6.3.4.3　記錄電子文件在形成過程中產生的有關背景信息，與電子文件一起歸檔，以證明電子文件的真實性。　

6.3.5　電子文件的完整性。　

6.3.5.1　收集積累所有應歸檔的電子文件。　

6.3.5.2　當一個電子文件的內容信息由多個電子文件或數據鏈接組合而成時，鏈接的電子文件或數據須一并歸檔，并保證電子文件可準確還原。　

6.3.5.3　當電子文件中鏈接的文字、表格、圖形、圖像等信息，難以保證歸檔電子文件的完整性時，可采取信息固化方式，將鏈接信息等固化在歸檔電子文件中。　

6.3.6　電子文件的有效性。　

6.3.6.1　對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以TXT、RTF、XML為通用格式。（應用WPS字處理軟件形成的電子文件，可直接保存WPS格式，但須同時保存同名RTF格式電子文件）；　

文字型電子公文排版格式，應按照《國家行政機關公文格式》（GB/T9704－1999）規定的要求定制。　

6.3.6.2　非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以TIFF、JPEC為通用格式。多頁圖像型文件可制成多頁TIFF格式。　

6.3.6.3　以掃描方式獲得的電子文件，應控制圖像質量，輸出時與原件基本一致。　

6.3.6.4　對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環境和相關數據。　

6.3.6.5　歸檔電子文件應與一同歸檔的紙質文件相互對應，紙質文件應標注電子文件名。　

6.3.6.6　文字或圖像類的非通用存儲格式的電子文件，無法或難以轉換為通用存儲格式的電子文件時，可采用信息固化方式轉換為通用格式。　

6.3.6.7　對電子文件中的文字、表格、圖形、圖像、鏈接信息等，難以保證歸檔電子文件的有效性時，可采取信息固化方式，將信息固化在歸檔電子文件中。　

6.3.6.8　對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈結技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。　

6.3.6.9　對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。　

6.3.6.10　通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件應盡可能轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。　

6.3.6.11　計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件真實性、完整性、有效性、安全性相關的參數、管理數據等應與電子文件一同收集。　

6.3.6.12　定期制作電子文件的備份。　

6.4　電子文件的登記　

6.4.1　每份歸檔的電子文件均應進行登記。　

6.4.1.1　邏輯歸檔的網絡系統按《電子文件登記表A》（見附A的表A.1）登記，并與電子文件一同保存。完成邏輯歸檔后，進行物理歸檔應登記《歸檔電子文件移交、接收登記表》（見附錄A的表A.3）。

6.4.1.1　不能進行邏輯歸檔，由人工方式直接完成物理歸檔，按《電子文件登記表B》（見附錄A的表A.2）進行登記。　

6.4.2　電子文件登記表應與電子文件同時保存。　

6.4.3　永久保存的電子文件登記表應附有紙質等拷貝件并與相應的電子文件拷貝一起保存。　

6.4.4　提倡應用計算機技術管理電子文件，捕獲電子文件的著錄信息、背景信息、元數據。　

7　電子文件的歸檔　

7.1　歸檔要求　

7.1.1　經過鑒定符合歸檔條件的電子文件形成后應及時或定期向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。　

7.1.2　各立檔單位應制定電子文件歸檔管理的方法，妥善保存產生的電子文件信息資源。　

7.2　鑒定　

7.2.1　電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限等。　

7.2.2　應盡量采用技術手段對電子文件的真實性、完整性、有效性進行自動檢驗，輔以人工抽檢，保證檢驗的可靠性。　

7.2.3　在輸入著錄數據項時，應通過軟件技術同步對輸入的數據項進行檢驗，保證數據按規定的項目、格式輸入數據。未按規定要求輸入的數據不能通過。　

例：主題詞（檢索詞）著錄項，輸入詞數小于2不能通過檢驗，且不能進入下一步工作。　

7.2.4　歸檔前應由文件形成單位按照規定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，并由負責人簽署審核意見。　

7.2.5　不能通過鑒定的電子文件檔案部門不予接收，直到通過鑒定后方可歸檔。　

7.3　歸檔時間　

7.3.1　邏輯歸檔應實時進行，邏輯歸檔的電子文件須及時做好脫機備份，定期完成物理歸檔。　

7.3.2　物理歸檔時間，可根據不同情況而定。　

7.3.2.1　已經完成邏輯歸檔，物理歸檔時間可定期歸檔，定期時間可根據電子文件生成的數量確定。　

7.3.2.2　不能實現邏輯歸檔，由人工方式直接完成物理歸檔。歸檔時間可采用即時或定期方式。推薦采用即時方式，即時歸檔，即時鑒定檢驗，可避免批量歸檔，工作量大時降低鑒定檢驗工作質量。定期歸檔可按照紙質文件的規定定期完成。　

7.4　歸檔電子文件檢測　

在進行電子文件歸檔工作時　,　應對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測，檢測內容包括：硬件環境的有效性，軟件環境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。　

7.4.1　首先進行計算機病毒檢測，任何帶毒的電子文件不能歸檔。經過殺毒后的電子文件，應防止計算機病毒損壞電子文件，須經電子文件產生部門核對無誤后方可歸檔，或重新歸檔無病毒的電子文件。　

7.4.2　檢測電子文件在硬件、軟件環境中有效可讀。　

7.4.2.1　每個脫機存儲載體須進行可讀性檢測。　

7.4.2.2　存儲在通用軟件環境的電子文件進行可讀性抽檢，存儲在非通用軟件環境的電子文件應逐項進行可讀性檢測。　

7.4.3　電子文件檢測方法應盡量通過技術手段實現自動檢測。　

7.4.4　通過計算機檢測的歸檔電子文件，應進行人工抽檢，驗證計算機檢測的可靠性，人工抽檢率2％～5％，不能實現自動檢測，應將人工抽檢率提高到10％～15％。抽檢記錄歸檔保存。　

7.5　歸檔方式　

電子文件的歸檔，按照鑒定標識進行。歸檔時　,　應充分考慮電子文件的技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等技術因素。應保證歸檔電子文件不被修改、刪除、替換。加密的電子文件應解密后歸檔保存。　

7.5.1　邏輯歸檔　

7.5.1.1　采取邏輯歸檔方式實時歸檔的網絡系統，應制定確保歸檔電子文件安全存儲的措施，數據量大或存儲重要的電子文件時，應配置專門的電子文件存儲管理服務器。　

7.5.1.2　歸檔的電子文件管理權限在檔案部門，任何人員包括計算機系統的管理人員對歸檔電子文件的任何操作需經過檔案部門的批準和授權。　

7.5.1.3　邏輯歸檔方式，文件形成部門與檔案部門應辦理必要的確認或交接手續。　

7.5.2　物理歸檔　

7.5.2.1　凡完成邏輯歸檔的電子文件須及時制作脫機備份，并定期完成物理歸檔。　

7.5.2.2　凡不經邏輯歸檔，而采取直接物理歸檔方式歸檔電子文件，推薦采用在電子文件形成文件正本后即歸檔的方式，即時歸檔有困難時可采取定期歸檔方式。　

7.5.2.3　凡采取直接物理歸檔方式，須注意準確、完整地采集電子文件的元數據和背景信息。可以采用技術方式捕獲元數據和背景信息。　

7.5.2.4　采取直接物理歸檔方式，文件形成部門與檔案部門應辦理交接手續。　

7.5.3　所有物理歸檔的電子文件須定期制作備份，并存儲到耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。備份制作和存儲載體應按照規定執行。　

7.5.3.1　推薦采用的載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。　

7.5.3.2　歸檔電子文件刻錄到一次寫光盤方式備份時，應注意光盤質量，禁止在劣質一次寫光盤上刻錄歸檔電子文件。刻錄好的光盤須進行讀取檢測，保證可正常讀取。　

7.5.3.3　歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止操作的狀態。存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等。　

7.5.3.4　應將應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期、軟件環境等內容（見附錄B），存入名為“biaoshi.txt”文件中，并存儲在同一載體上。也可將同一載體的電子文件目錄存入名為“mulu.rtf”文件中，存儲在同一載體上。　

7.5.3.5　特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時有相應的運行軟件或查看軟件。　

8　歸檔電子文件的整理　

8.1　歸檔電子文件整理可應用計算機檔案管理軟件，以件為單位進行整理，按照AD/T22規定和《文件材料歸檔改革方案》的要求進行。　

8.2　同一全宗內的電子文件按照保管期限—年度—機構（問題）或年度—保管期限—機構（問題）等分類方案進行分類。　

8.3　按電子文件的保管期限—年度—機構（問題）順序，相對集中組織存儲歸檔電子文件。　

8.4　電子文件著錄項目參照DA/T18和本辦法6.2電子文件基本著錄信息規定的項目進行著錄。可以根據本單位電子文件的特點進行增減，但必須滿足保證電子文件真實性、完整性、有效性的基本要求。

8.5　將著錄結果制成機讀目錄和紙質目錄。　

9　歸檔電子文件的移交、接收與保管　

9.1　移交、接收與保管要求　

9.1.1　移交到檔案保管部門的歸檔電子文件存儲載體應是經檢驗100％合格，所有需歸檔移交的電子文件須在歸檔前檢驗完畢。規定的檢驗項目、標準須嚴格按照規定執行，不允許隨意減少或降低檢驗項目或標準。　

9.1.2　邏輯歸檔的電子文件其存儲載體移交，需根據歸檔電子文件存儲方式，及存儲設備管理情況決定。　

9.1.2.1　歸檔電子文件存儲設備由其它管理部門管理的，由檔案部門與相關管理部門協商，制作電子文件脫機備份、移交和檢驗方式，制定相關制度。電子文件脫機備份載體交由檔案部門保管。　

9.1.2.2　歸檔電子文件存儲設備由檔案部門管理，檔案管理部門可請相關管理部門協助制作電子文件脫機備份，并保存。　

9.1.3　涉密電子文件的存儲設備與政務外網、互聯網物理隔離。其備份應獨立制作，另行保管。　

9.1.4　移交到檔案保管部門的電子文件應辦理移交手續。　

9.2　歸檔電子文件載體檢驗　

9.2.1　檔案保管部門須對歸檔的電子文件存儲載體進行檢驗，保證載體沒有物理損傷，影響存儲信息的讀取。　

9.2.2　檢驗項目如下：　

檢驗存儲歸檔電子文件的載體質量，特別是一次寫光盤，絕對不能把劣質載體（光盤）接收歸檔。　

——　對存儲歸檔電子文件的載體進行計算機病毒檢查，確保無病毒。　

——　檢查載體有無劃傷，是否清潔。　

——　對特殊格式的電子文件應檢查其相應當運行軟件是否一并歸檔，可否運行。　

——　所有的管理手續是否齊全。　

檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收登記表》（見附錄A的表A.3）的相應欄目。　

9.2.3　檔案保管部門應按照要求及檢驗項目對歸檔電子文件逐一驗收。對檢驗不合格者，應退回形成單位重新制作，并再次對其進行檢驗。　

9.3　移交手續　

歸檔電子文件移交、接收，應完成移交接收登記手續，并歸檔保存。　

9.4　歸檔電子文件保管　

9.4.1　歸檔電子文件的保管除應具備紙質檔案的一般要求外，電子文件存儲載體保管還應注意以下問題。　

——　歸檔載體應作防寫處理。　

——　光盤、磁帶須保持清潔，不得擦、劃、觸摸記錄涂層。　

——　硬盤須注意防震，輕拿輕放。　

——　光盤載體應入袋，存放在專用的光盤盒內，豎立存放，避免積壓。　

——　存放時應注意遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。　

——　環境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35%～45%。　

9.5　有效性保證　

檔案部門須采取必要的措施保證歸檔電子文件長期有效。　

9.5.1　檔案保管部門要掌握電子文件格式、存儲管理技術的發展動態，每年均應對電子文件的讀取、處理的軟件環境更新情況進行檢查，若出現可能不兼容或電子文件格式將要淘汰的情況時，須及時進行遷移。　

9.5.2　定期檢查電子文件存儲載體，對存儲在可能失效載體上的電子文件及時備份。　

9.5.3　存儲在磁性載體上的電子文件，定期進行數據讀取檢驗，檢驗時間間隔1～2年，抽樣率不低于10％～20%，檢驗中發現問題應及時措施。　

9.5.4　磁性載體上的歸檔電子文件，每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。　

9.5.5　存儲在光盤載體上的電子文件，定期進行數據讀取檢驗，檢驗時間間隔2～4年，抽樣率不低于10％～20%，檢驗中發現問題應及時措施，制作新的光盤。　

9.5.6　光盤載體上的歸檔電子文件，根據光盤檢驗的情況而定，初期可每2～4年轉存一次，待對光盤的壽命有明確驗證技術資料后，依據技術資料確定轉存時間間隔，或是否需要轉存。原載體同時保留時間不少于轉存間隔時間。　

9.5.7　檔案保管部門應定期將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表》（見附錄A的表A.4）。　

9.6　遷移　

歸檔電子文件遷移須在計算機軟、硬件系統更新前或電子文件格式淘汰前，將電子文件遷移到新的環境或格式中，保證歸檔電子文件在新環境中完全兼容。　

9.6.1　硬件環境更新時，應確認電子文件存儲載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體同時保留時間不少于3年。　

9.6.2　軟件環境更新時，應確認存儲電子文件格式與新軟件環境的兼容性，如不兼容或電子文件格式即將淘汰，應進行歸檔電子文件遷移轉換工作，保證電子文件存儲格式在新的軟件環境有效，原格式電子文件同時保留時間不少于3年。　

9.6.3　電子文件進行遷移時，須注意數據校驗工作，保證電子文件遷移前后完全一致。　

9.6.4　歸檔電子文件進行遷移操作后，應填寫《歸檔電子文件遷移登記表》（見附錄A的A.5）。　

9.7　利用　

9.7.1　歸檔電子文件的封存載體不應外借。未經批準任何單位或人員不允許擅自復制電子文件。　

9.7.2　利用時應使用拷貝件。　

9.7.3　利用時應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯網的方式利用時，應遵守國家或部門有關保密的規定，有穩妥的安全保密措施。　

9.7.4　利用者對歸檔電子文件的使用應在權限規定范圍之內。　

9.7.4.1　公開級的電子文件檔案管理部門可提供互聯網利用服務。　

9.7.4.2　國內級的電子文件檔案管理部門可提供政務外網利用服務。　

9.7.4.3　內部級的電子文件檔案管理部門可提供內部網利用服務。　

9.7.5　歸檔電子文件利用范圍的確定，須有嚴密的審核批準制度，并嚴格按照批準的范圍提供利用。　

9.7.6　嚴禁涉密電子文件上政務外網和互聯網，其利用須按照保密管理部門的規定的方式，并取得檔案管理部門的許可方可利用。　

9.8　歸檔電子文件的鑒定和銷毀　

9.8.1　歸檔電子文件的鑒定和銷毀，參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關歸檔執行。　

9.8.2　對將銷毀的電子文件需經過二次確認無誤后，方可辦理銷毀手續，實施銷毀。　

9.8.3　屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。　

9.8.4　已經存儲過涉密電子文件的磁性載體，如不再存儲涉密電子文件時，須經消磁處理徹底清除存儲信息，若消磁處理仍達不到保密要求的須對載體進行銷毀處理。　

9.9　統計　

9.9.1　檔案保管部門應及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。　

9.9.2　檔案部門應根據電子文件的特點，統計利用信息，并根據統計信息分析利用需求，指導電子文件收集、管理、利用工作，使之更加符合社會利用檔案的需求。　

參考文獻：　

GB/T　9704　國家行政機關公文格式　

電子公文歸檔管理暫行辦法

附錄　A　

（規范性附錄）　

登記表格式　

表A.1　歸檔電子文件登記表　A　

形成部門              形成者   

歸檔時間              歸檔操作者   

電子文件生成軟件名稱              版本      

生成軟件運行操作系統名稱              版本      

電子文件名稱              類別代碼      

電子文件存儲字節數           存儲時間      

鏈接的電子文件數              歸檔接收者   

表A.2　電子文件登記表　B　

編號       題名     電子文件名    歸檔時間       存儲字節數    載體編號       移交者簽名    接收者簽名

表A.3　歸檔電子文件移交、接收登記表　

載體編號              載體標識

（卷標）      

載體類型       只讀光盤□一次寫光盤□磁帶□可擦寫光盤□硬磁盤□其它載體：

載體外觀檢驗       檢查載體有無劃傷，是否清潔？

病毒檢驗       殺毒軟件名稱              版本      

       病毒檢查結果報告：

載體存儲電子文件檢驗項目       載體存儲電子

文件總數              文件夾數      

       已用存儲空間       字節

載體存儲信息讀取檢驗項目       1. 是否存有biaoshi.txt 文件？　　　　文件中相關內容記錄是否完整？　　　　

2. 是否存有電子文件目錄文件mulu.rtf ？　　　　

3. 載體存儲信息可正常讀取。　　　　

移交人（簽名）

　　　　　　　　年　月　日    接收人（簽名）

　　　　　　　　　　　　年　月　日

移交單位審核人（簽名）

　　　　　　　　年　月　日    接收單位審核人（簽名）

　　　　　　　　　　　　年　月　日

移交單位（印章）

　　　　　　　　年　月　日    接收單位（印章）

　　　　　　　　　　　　年　月　日

表A.4　歸檔電子文件管理登記表　

存儲設備更新與兼容性檢驗情況登記      

光盤載體轉存登記      

磁性載體轉存登記    

填表人（簽名）

　　　年　月　日       審核人（簽名）

　　　　　　　　年　月　日    單位（蓋章）

　　　　年　月　日

表A.5 歸檔電子文件遷移登記表

源系統設備情況  硬件系統：系統軟件：應用軟件：存儲載體：

目標系統設備情況     硬件系統：系統軟件：應用軟件：存儲載體：

被遷移歸檔電子文件情況    源文件格式：目標文件格式：遷移文件數：遷移時間：

遷移校驗情況       硬件系統校驗：系統軟件校驗：應用軟件校驗：存儲載體檢驗：電子文件內容校驗：電子文件形態校驗：

遷移操作者（簽名）

　　　  年　月　日    遷移校驗者（簽名）

　　　　　　　　年　月　日  單位（蓋章）　　　  年　月　日

附錄　B　

（規范性附錄）　

文件格式　

規定每一個存儲載體必須有說明該載體基本標識情況的電子文件，并以“biaoshi.txt（標識二字的漢語拼音）”文件名存儲在載體根目錄下，文件格式須為TXT文件格式。　

biaoshi.txt　文件標識內容包括：　

　載體編號：　

　載體標識（卷標）：　

　全宗號：　

　類別號：　

　密級：　

　保管期限：　

　存入日期：　

　軟件環境：　

　載體存儲電子文件總數：　

　文件夾數：　

　電子文件占據存儲空間數（字節）：　

　載體中存儲非通用電子文件格式：　

　載體中存儲非通用電子文件應用軟件名稱：　

　載體存儲其它說明：

　允許自行增加標識內容項目。每項標識內容以換行分隔，標識內容標題與標識內容以“：”（冒號）分隔。