（2003年7月24日深圳市檔案局印發　深檔發〔2003〕83號）

第一章　總　則

第一條　為了進一步規范電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效地利用，根據《中華人民共和國檔案法》和《深圳經濟特區檔案與文件收集利用條例》，制訂本辦法。

第二條　我市各級國家機關、團體、事業單位的電子文件歸檔及管理，適用本辦法。

企業電子文件的歸檔及管理，可以參照本辦法執行。

第三條　本辦法下列術語的含義分別為：

（一）電子文件：以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理、存取并可在通信網絡上傳輸的文件。

（二）歸檔電子文件：指經過鑒定具有保存價值的電子文件以及相應的支持軟件參數和其他相關數據。

（三）在線式歸檔：指通過計算機網絡，在不改變原存儲方式和位置的情況下，實現電子文件向檔案部門移交的過程。

（四）可卸載式歸檔：指將應歸檔的電子文件卸載到脫機載體上，向檔案部門移交的過程。

（五）元數據：關于數據的數據，是一種信息資源組織和管理工具，它可以對文件進行詳細、全面、規范的描述，保證電子文件能夠被準確理解與有效檢索，支持電子文件的管理、利用和長期存取。

第二章　組織管理與職責

第四條　市、區檔案行政管理部門按統一領導、分級管理的原則，負責對市、區國家機關、團體、企事業單位產生的電子文件歸檔及管理實行監督指導。

第五條　各單位應建立電子文件歸檔管理制度，并指定能勝任工作的專門人員負責電子文件的歸檔及管理。

第三章　電子文件歸檔

第六條　電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分均參照國家關于紙質文件歸檔的有關規定執行。

第七條　電子文件基本數據類型及其類別代碼分別為：

（一）文本文件（Text，代碼為T）

（二）圖形文件（Graphic，代碼為G）

（三）圖像文件（Image，代碼為I）

（四）視頻文件（Video，代碼為V）

（五）音頻文件（Audio，代碼為A）

（六）數據庫文件（Database，代碼為D）

（七）計算機程序文件（Program，代碼為P）

（八）多媒體文件（Multimedia，代碼為M）

歸檔的電子文件應按本辦法提供的《歸檔電子文件存儲格式及載體》（參見附錄一）選擇存儲格式和載體，存儲電子文件的載體應標明載體編號、類別代碼、密級、保管期限等。

第八條　加密的電子文件歸檔前應做解密處理，明文歸檔。　

第九條　歸檔的電子文件中應包括《電子文件元數據表》（電子版，參見附錄二）、電子文件機讀目錄、相關軟件及其他說明等，并且要附上《歸檔電子文件登記表》（參見附錄三）。

第十條　保管期限屬于“永久”、“長期”的電子文件，必須制作至少一份該電子文件的紙質文本同時歸檔，并建立準確、可靠的標識與之對應。

第十一條　電子文件的歸檔可采用在線式歸檔方式或者可卸載式歸檔方式。

第十二條　電子文件在線式歸檔應符合以下要求：

（一）電子文件形成單位應當設定查詢歸檔電子文件的權限；

（二）辦理完畢的電子文件應由經辦人及時注明標識；

（三）歸檔電子文件的物理地址應由網絡管理人員存放在指定的服務器上，并采取備份措施。

第十三條　電子文件可卸載式歸檔應符合以下要求：

（一）歸檔電子文件應下載到本辦法規定的載體上；

（二）經辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中；

（三）電子文件辦理完畢后3個月內應進行歸檔。

第四章　歸檔電子文件的移交

第十四條　市檔案移交單位應當于每年第一季度采用在線式歸檔方式或者可卸載式歸檔方式將上一年度應歸檔的電子文件移交給深圳市文件管理中心（以下簡稱市文件中心）。

各區檔案移交單位暫將應歸檔的電子文件按上述要求移交給所在區檔案館。

第十五條　歸檔電子文件的移交內容包括歸檔電子文件、電子文件元數據表及有關材料。

專用軟件產生的電子文件原則上應轉換為通用型電子文件，若不能轉換，必須將專用軟、硬件及相關技術資料送文件中心備案，并填寫《專用軟、硬件設備登記表》（參見附錄四）。今后若采用新型軟、硬件設備或系統升級，應當到文件中心辦理相關手續，并在規定期限內移交原有軟、硬件設備及相關資料。

第十六條　歸檔電子文件移交前，文件形成單位必須認真檢測電子文件，并由檢測人員填寫《歸檔電子文件移交檢驗表》（參見附錄五）。檢驗表一式兩份，一份由文件中心或檔案館歸檔保存，一份由電子文件形成單位保存。

第十七條　檢測人員應檢驗下列項目：

（一）載體外觀檢驗，如載體有無劃痕、是否清潔等；

（二）病毒檢驗，如是否有病毒等；

（三）真實性檢驗，如電子文件的內容、結構和背景信息經過傳輸、遷移等處理后是否與形成時的原始狀況一致；

（四）完整性檢驗，如電子文件的內容信息、背景信息、結構信息等是否有缺損；

（五）有效性檢驗，如電子文件是否具備可理解性和可利用性，包括載體的完好性、信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的兼容性等；

（六）技術方法與相關軟件說明資料檢驗，如技術方法與相關軟件說明資料等是否齊全。　

第十八條　向市文件中心或各區檔案館移交的電子文件應一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地封存保管。

第十九條　市文件中心保管的電子文件經市檔案館鑒定后，其中具有永久保存價值的由市檔案館接收進館。

第五章　歸檔電子文件的保管

第二十條　歸檔電子文件的保管應符合下列要求：

（一）歸檔載體應做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

（二）歸檔載體應直立存放于防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中；

（三）環境溫度控制范圍是17℃—20℃，濕度控制范圍是35%—45%。

第二十一條　歸檔電子文件有效性的保證措施：

（一）每滿1年對電子文件涉及的形成單位和檔案館的設備更新情況進行一次檢查登記；

（二）對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于40%，如果發現問題應及時采取恢復措施。

（三）設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子文件的載體轉換工作，同時，原載體保留時間不少于3年。

（四）磁性載體上的電子文件，每4年轉存一次，原載體同時保留時間不少于4年。

第二十二條　市檔案館、市文件中心、各區檔案館、各單位檔案部門應定期對電子文件的接收、利用和銷毀等情況進行統計。

第六章　歸檔電子文件的利用與銷毀

第二十三條　歸檔的電子文件的封存載體不得外借，未經批準，任何單位和個人不得擅自復制電子文件。

第二十四條　利用時使用拷貝件。對具有保密要求的歸檔電子文件采用網絡方式提供利用時，應采取身份認證、權限控制等安全保密措施，并遵守國家有關保密規定。

第二十五條　歸檔電子文件的銷毀需編制銷毀清冊，并報本單位主管領導批準。

第二十六條　非保密電子文件可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子文件被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。

第七章　附　則

　第二十七條　本辦法自2003年8月1日起施行。

附錄一

歸檔電子文件存儲格式及載體

（一）歸檔電子文件存儲格式

基本數據類型       格式

數據庫    DBF

文本       DOC WPS TXT PDF RTF

聲音       MP3 WAV MIDI

圖形       DXF

圖像       GIF TIFF JPEG BMP XBM

視頻       RM AVI MPEG-2 MPEG-4

網頁       SGML HTML XML

幻燈片    PPT

課件       DRC

表格       XLS

（二）歸檔電子文件存儲載體

載體名稱       規格     用途

CD-R      650M      脫機保存

CD-RW   650M      數據交換

DVD-R   4.7G       數據交換

磁盤<     軟盤、硬盤    數據交換

附錄二　　　　　　　　　電子文件元數據表

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第　　頁

編號       元素類型       元數據元素    說　　明     元數

據值

1     標識符    分類號*  檔案分類中的類目代號       　

2            全宗號*  分配給每個全宗的編號       　

3            文件號*  分配給每份文件的唯一識別編號       　

4     背景信息       文件形成單位*     形成文件的單位    　

5            文件責任者*  對文件形成承擔責任的人    　

6            文件形成時間*     文件產生、簽署和批準的時間    　

7            接收單位       接收文件的單位    　

8            接收人    對文件接收承擔責任的人    　

9            接收時間       接收單位收到文件的時間    　

10           關聯       對相關文件的參照       　

11           覆蓋范圍       文件內容體現的相關法律、時間性和/或地域性等特征   　

12           語種       記錄文件內容所用的語言種類    　

13           使用日志       對文件使用情況的記錄       　

14           文件標題*     表明文件的主題內容和性質       　

15           主題詞*  描述文件主題的規范化詞組       　

16           內容描述       內容摘要或文本描述    　

17           密級*     文件機密程度等級       　

18           用戶權限       用戶利用文件的限制或規定       　

19           保管期限*     在采取處置行為前，文件必須保存的時間期限       　

20           處置授權機構       具有文件處置授權權利的機構    　

21           處置責任者    事實處置行為的責任人       　

22           處置行為       保管期限期滿時對文件采取的處置行動    　

23           處置時間       對文件采取處置行為的時間       　

24           保存日志       文件長期保存中對所有操作日期及行為的記錄和描述    　

25    結構信息       載體*     文件存儲的物理性載體       　

26           載體規格*     關于載體的技術參數    　

27           數據類型*     關于文件數據的類別信息    　

28           數據格式*     構成文件的數據的邏輯格式       　

29           存儲位置       文件存儲的物理/邏輯位置   　

30           應用環境       文件創建時的硬件環境（主機、網絡服務器型號、制造廠商等）      

                     文件創建時的軟件環境（操作系統、數據庫系統、應用軟件的型號、版本等）      

31           加密方式*     如何對文件進行加密的信息       　

　注：凡標有*的為必選項，要求認真填寫

附錄三

歸檔電子文件登記表

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第　　頁

文件編號       題名     形成時間       載體

編號       保管

期限       備注

附錄四

專用軟、硬件設備登記表

登記人：　

登記時間：

單位

情況       單位名稱              聯系人         聯系

電話      

       單位地址      

設備環境特征       硬件環境（硬件設備名稱、型號、制造廠商等）   

       軟件環境（軟件型號、版本等）       操作系統      

              數據庫系統   

              應用軟件      

電子文件特征       文件數據類型       ○文本文件　○圖形文件　○圖像文件

○數據庫　○聲音文件　○視頻文件

○表格　○多媒體文件　○其他

       文件格式（doc、dbf、pdf、txt、jpeg等）      

其他相關資料       硬件相關資料

（說明書等）      

       軟件相關資料

（使用說明書等）      

移交情況登記       〇完整移交    移交時間      

       〇不完整移交       移交時間      

              不完整情況登記   

備注      

附錄五

歸檔電子文件移交檢驗表

檢驗項目       檢查情況

載體外觀檢驗      

病毒檢驗      

真實性檢驗   

完整性檢驗   

有效性檢驗   

技術方法與相關軟件說明資料檢驗   

填表人（簽名）   

                                                             年       月       日

審核人（簽名）    移交單位       接收單位

　　　　　　　年　月　日   

年　月　日

單位（印章）      

　　　　　　     年　月　日    

年　月　日