第一章 總  則

　　第一條  為適應計算機管理檔案的需要，規范歸檔文件的整理方法，保證整理質量，有利于檔案管理現代化，特制定本規則。

　　第二條  本規則適用于各級機關、團體、企業事業單位和其它組織的歸檔文件整理工作。

　　第三條  本規則所稱歸檔文件是指各級機關、團體、企業事業單位和其它組織在其職能活動中形成的、具有保存價值、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。

　　第四條  歸檔的文件材料應收集齊全完整，于次年6月底以前歸檔。

　　第五條  歸檔文件的整理，應遵循文件材料形成的基本規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

　　第二章  歸檔文件整理程序

　　第六條  歸檔文件的整理，按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的步驟進行。

　　第七條  歸檔文件的整理，以件為單位進行。一般以一份文件為一件；各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊(本)為一件;正本與定稿合為一件；來文與復文合為一件；正件與附件合為一件。

　　第八條  分類

　　歸檔文件的整理，按下列步驟進行分類：

　　分年度：將歸檔文件按其形成年度分開。

　　分保管期限：將同一年度的歸檔文件按永久、長期、短期三種保管期限分開。分職能：將同一年度、同一保管期限的歸檔文件按黨群工作、行政管理、業務管理三種職能分開。

　　第九條  裝訂

　　歸檔文件應逐件裝訂，使用的裝訂材料應有利于歸檔文件的保護，裝訂時正本在前，定稿在后；復文在前，來文在后：正件在前，附件在后。   

　　第十條  排列

　　同一年度、同一保管期限、同一職能的歸檔文件按文件形成時間或問題排列。會議文件、統計報表、簡報、刊物等應分別排列在一起。

　　第十一條  編號

　　在每件歸檔文件首頁右上方加蓋檔號章(檔號章格式見附圖一)并填寫有關項目。檔號章的項目包括：  

　　全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

　　年  度：歸檔文件的形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。

　　保管期限：歸檔文件的保管期限。

　　件    號：歸檔文件在同一年度、同一保管期限中的排列順序號。

　　編制件號時，同一年度、同一保管期限的歸檔文件只編一個順序號，件號不得重復。

　　第十二條  裝盒

　　歸檔文件應按件號順序裝滿檔案盒，同一年度、同一保管期限但不同職能的歸檔文件可放在同一檔案盒內。檔案盒應采用無酸紙制作，由深圳市檔案局監制，封底下部應印有“深圳市檔案局監制”字樣。

　　檔案盒封面(格式見附圖二)填寫立檔單位全稱或規范化簡稱。

　　檔案盒背脊(格式見附圖三)項目包括：

　　全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

　　年  度：歸檔文件的形成年度。

　　保管期限：歸檔文件的保管期限。

　　起止件號：盒內歸檔文件的起始和終止件號。

　　盒  號：檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。

　　備考表(格式見附圖四)項目包括：

　　盒內檔案情況說明：說明盒內檔案缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

　　整理者：負責整理歸檔文件的人員姓名。

　　整理日期：歸檔文件整理完畢的日期。

　　第十三條  編目

　　檔案目錄即歸檔文件目錄(格式見附圖五)項目包括：

　　件號：歸檔文件在同一年度、同一保管期限中的排列順序號。

　　責任者：制發文件的組織或個人。

　　文號：文件的發文字號。

　　題名：文件的標題。

　　日  期：文件的制發日期。

　　頁數：每件文件(含文件處理單、發文稿紙)的頁數。

　　備注：檔案狀況的必要說明。

　　檔案目錄封面格式見附圖六。

　　整理說明應包括的內容：本單位的職能、機構設置與變化情況、主要領導人任職與變化情況；本年度工作概況；本年度歸檔文件的完整性、準確性、數量及整理方法。

　　整理說明應與檔案目錄一起裝訂成冊，一式三份。