檔案專題目錄就是按照特定專題，以一定的次序編排而成的一種檔案目錄。目前建立數(shù)字檔案館已成為檔案事業(yè)未來發(fā)展的趨勢，它以為用戶提供更為廣泛及完美的信息服務(wù)作為目標(biāo)，促使檔案工作者把大量的精力投入到信息資源的檢索、研究和服務(wù)上來，檔案專題目錄是檢索工具的主要形式之一，在信息時(shí)代更有了突出的作用，值得深入探討。
一、促進(jìn)專題目錄建設(shè)的意義
數(shù)字檔案館，是一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式相互連接，從而提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享（王宇暉：《21世紀(jì)數(shù)字化發(fā)展之我見》，《檔案與建設(shè)》，2000年第3期）。從1992年起，我國逐步建立了全國明清、民國、革命歷史檔案資料目錄中心，并已開始了案卷級(jí)和文件級(jí)目錄的采集工作。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，各省市級(jí)檔案館紛紛開始對(duì)民國檔案的二次信息進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，但數(shù)字化工程不僅是高技術(shù)高投入項(xiàng)目，也是耗費(fèi)時(shí)日的大文化工程。據(jù)載，到2001年底，僅全國各級(jí)各類國家綜合檔案館中就保存有歷史檔案文獻(xiàn)近19665480卷，11137422件（《中國檔案》2003年第8期，《守衛(wèi)記憶：我國重視對(duì)歷史檔案的保護(hù)》，李辰），如此龐大的數(shù)量，要實(shí)現(xiàn)全部數(shù)字化，不是一朝一夕就能完成的，故必須從有利于保護(hù)珍貴檔案、有利于檔案利用角度出發(fā)，從現(xiàn)有人力、物力、資源等基礎(chǔ)條件出發(fā)，按照一定的要求，制定長遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo)。而檔案專題目錄是通過有組織的分析、篩選、整合，從雜亂無章良莠并存的檔案資源中把某一特定專題的檔案清理出來，去粗取精，比較集中、有序地、系統(tǒng)地提供某一專題檔案重要文件級(jí)信息，故（1）它是宣傳檔案的一種較好的形式，使一些不了解館藏檔案或不知道有哪些規(guī)定而不敢踏進(jìn)檔案館大門的人能主動(dòng)上門查閱檔案，比起其他檢索工具，它能集中提供有關(guān)專題檔案的豐富信息，使得利用者不須再大海撈針就能迅速找到所需檔案。（2）它是深化檔案工作的重要依據(jù)。利用工作的一個(gè)基本要求就是必須做到利用者所需文件材料的齊全完整，一個(gè)重要問題的解決要有請(qǐng)示、還應(yīng)有批復(fù)，有計(jì)劃也應(yīng)有總結(jié)，這些檔案是否收集完全，已在文件級(jí)的專題目錄中一目了然。檔案齊全及反映事物發(fā)展主要特征的文件具備的專題目錄自然價(jià)值高，因此它能使檔案館從分析或比較不同的專題目錄價(jià)值出發(fā)，找出哪些檔案缺乏，哪些有待補(bǔ)充及哪些專題檔案整體價(jià)值較大，以確定今后征集或深入開發(fā)信息的重點(diǎn)及次序，為今后舉辦館展、開展更高形式的檔案編研提供參考。（3）它助于檔案館能以有限的投入帶來較大的產(chǎn)出。專題目錄可作為實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索而進(jìn)行的前處理工作，同時(shí)可為安排全文數(shù)字化掃描次序提供參考依據(jù)，即可對(duì)那些整體價(jià)值較高的專題考慮優(yōu)先進(jìn)行全文信息輸入，并主動(dòng)對(duì)社會(huì)焦點(diǎn)問題作出反應(yīng)，一旦主題契合，迅速安排全文上網(wǎng)，故這種檢索工具充分表現(xiàn)了其在揭示檔案信息的有效性、提供檢索的高效性和便于利用的方便性上的功能，是一種具有現(xiàn)實(shí)意義的檢索工具。
二、專題目錄編制的前期工作
專題目錄建設(shè)其主要工作對(duì)象是館藏檔案，它是一項(xiàng)投入較大，必須具備一定專業(yè)素質(zhì)的工程，因此同樣必須以高效、方便、有效為原則作好編制前的準(zhǔn)備工作，如此才能實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大限度地利用。主要方面為：
選題的確定
它是實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)檢索工具有效性的關(guān)鍵。檔案服務(wù)應(yīng)做到超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)，編制專題目錄最主要的目的是為了傳遞最新信息，有效地滿足利用者服務(wù)，這就要求目錄要有前瞻性、預(yù)見性。不同的利用者所需要的檔案信息，在范圍和重點(diǎn)方面各不相同，因此判斷利用率高低實(shí)施起來比較困難，但是如果不找到合適的辦法來確定選題、判斷是否值得去投入力量編制，有可能使編制出來的專題目錄因缺乏用戶而失去意義。按照市場化運(yùn)作，一個(gè)產(chǎn)品投入市場前，都要進(jìn)行市場調(diào)查，因此借諸于實(shí)施專題目錄的編制工作上，我們可采取兩種方法，一是總結(jié)過去利用經(jīng)驗(yàn)，分析過去利用現(xiàn)象，透過現(xiàn)象找出規(guī)律，二是進(jìn)行社會(huì)調(diào)研，從分析社會(huì)大背景著手，預(yù)測未來利用需求，以此找到未來社會(huì)利用熱點(diǎn)，指導(dǎo)計(jì)劃的擬訂，減少盲目性，提高利用率。
根據(jù)我的初步分析，我認(rèn)為有以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)可以作為優(yōu)先編制專題目錄的選題范圍：
1）、重點(diǎn)選擇有較高利用率的檔案資源。一般來說，從過去利用狀況來分析，政治及學(xué)術(shù)研究一直是檔案利用的大頭，從政治方面看，檔案館的性質(zhì)也決定了必須承擔(dān)愛國主義教育義務(wù)，故反映一些重大政治事件且經(jīng)常要舉辦紀(jì)念活動(dòng)的檔案應(yīng)優(yōu)先編制專題目錄，如抗日戰(zhàn)爭題材，由于日本右翼勢力不斷抬頭，為軍國主義招魂，甚至公開否認(rèn)慘絕人寰的南京大屠殺事件，中國各地綜合性檔案館大都保存了一些反映日軍暴行特別是南京大屠殺事件的檔案，應(yīng)該編制有關(guān)專題目錄。考慮到檔案材料的數(shù)量多寡，此類檔案可以以政治運(yùn)動(dòng)、工人運(yùn)動(dòng)為專題選題，也可以單個(gè)政治事件或活動(dòng)為標(biāo)題。而反映地方歷史變遷的綜合性檔案與材料，從種類上如史志、年鑒、指南、年度工作報(bào)告，乃至名人題詞、手跡及實(shí)物、音像檔案；從內(nèi)容上有反映名人生涯或足跡、重要事件的發(fā)生與沿革、名勝、名優(yōu)特產(chǎn)，重大發(fā)現(xiàn)（如考古），重要機(jī)構(gòu)的沿革，均具有很大的證據(jù)價(jià)值和情報(bào)價(jià)值，即是進(jìn)行愛國主義教育、也是學(xué)術(shù)研究需要參考的題材，為此，可以作為重點(diǎn)優(yōu)先考慮著錄。
而隨著國家經(jīng)濟(jì)與文化建設(shè)的深入發(fā)展，人們對(duì)檔案的需求已越來越實(shí)際，總體上來說對(duì)現(xiàn)行檔案的利用趨勢將超過對(duì)歷史檔案的需要，對(duì)檔案的參考價(jià)值的需求超過了對(duì)求證的需要，如住房拆遷政策、社會(huì)保險(xiǎn)等與群眾切身利益相關(guān)的檔案，利用率越來越高，故而在檔案工作面向社會(huì)利用工作方面，理應(yīng)加強(qiáng)對(duì)上述檔案內(nèi)容的揭示深度和廣度。但歷史檔案中的一些具有管理經(jīng)驗(yàn)上的東西，若對(duì)當(dāng)前環(huán)保、交通建設(shè)、城市改造及文化建設(shè)方面有參考價(jià)值，或有市場需求的，仍可優(yōu)先考慮開發(fā)，如可以管理方法為選題，將原民國時(shí)期及建國初期各屆市政府及各行業(yè)組織、大型生產(chǎn)企業(yè)及團(tuán)體在市政管理及內(nèi)部機(jī)構(gòu)、行業(yè)市場管理方面的法規(guī)、方法等納入專題目錄編制范疇，否則等到幾十年后再想到研究它，就只剩下史料作用了。
社會(huì)的進(jìn)步使得人們對(duì)休閑文化需求急劇攀升，一般市民對(duì)檔案不到萬不得已總是敬而遠(yuǎn)之，檔案館要吸引人們的好奇心和業(yè)余愛好，也要下番功夫，照片、圖片、雜志應(yīng)該是首選資源，可以以上述形式的檔案作為專題目錄的選題，還可以以家譜、私人捐獻(xiàn)檔案、實(shí)物檔案如地圖、票證、商標(biāo)等作為選題。比如如今已進(jìn)入讀圖時(shí)代，檔案或一些文化娛樂類雜志中，包含了不少反映老百姓喜聞樂見事物的圖片照片，如上海市檔案館收藏的《江南制造總、分局各廠機(jī)器圖照片貼冊》，作為當(dāng)時(shí)上海地區(qū)洋務(wù)官員向清政府呈奏軍械工業(yè)建設(shè)情況的主要材料，多達(dá)上百幅，而其他類別的照片檔案零散分布于各不同的全宗，但聚沙成堆，也完全可以分門別類，編制專題照片檔案。文化藝術(shù)也可作為滿足上述需求的檔案專題。
2）、重點(diǎn)選擇數(shù)量稀少、年代久遠(yuǎn)或內(nèi)容珍罕的檔案資源。物以稀為貴，特殊形式的檔案、年代久遠(yuǎn)的檔案，盡管利用率現(xiàn)階段并不一定太高，但考慮到檔案的長久和潛在價(jià)值，都可編成專題。如目前中國正在實(shí)施的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)工程，從成功入選中國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)名錄的經(jīng)驗(yàn)來看，上述條件具備的檔案有入選的可能。如可以清代及以前的檔案、照片、音像、實(shí)物為專題，將館藏所有該類檔案編成目錄。對(duì)于一些剛剛發(fā)生的重大事件，如其檔案具有延伸歷史記憶、證明社會(huì)文明發(fā)展典型階段的意義，盡管目前未必會(huì)去利用，也要制作專題檔案目錄。如反映港、澳回歸、浦東開發(fā)、長三角經(jīng)濟(jì)文化圈建設(shè)、APEC會(huì)議、上海申辦世博會(huì)等重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目、重大事件的檔案，可分別編制專題目錄。
3）、重點(diǎn)選擇其他檔案館沒有或有特色的檔案資源。數(shù)字化檔案館建設(shè)中要注意使本館的檔案數(shù)據(jù)庫資源有特色，因?yàn)樗怯煞植荚诟魈幍膯蝹€(gè)檔案館通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接而成，因此專題目錄要突出自身館藏特色，避免出現(xiàn)數(shù)字檔案館千篇一面的尷尬和檔案信息資源重復(fù)建設(shè)的浪費(fèi)。我們在加強(qiáng)與其他檔案館的聯(lián)系，對(duì)一些利用率較高的如國家方針政策性的現(xiàn)行檔案，商訂開發(fā)方法，達(dá)成共識(shí)的同時(shí)，也要積極挖掘具有館藏特色的檔案，比如上海市檔案館以保存租界檔案與近代同業(yè)公會(huì)、社團(tuán)與近代企業(yè)檔案為特色，我們可從中選出恰當(dāng)?shù)念}目。比如租界市政管理、同業(yè)公會(huì)運(yùn)作機(jī)制等，進(jìn)行專題著錄。總之，以館藏豐富為基礎(chǔ)、以社會(huì)長遠(yuǎn)需求和社會(huì)熱點(diǎn)為重點(diǎn)，兼顧社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益確定選題，才能使專題目錄的編制工作方便快捷、實(shí)現(xiàn)高效率和有效性。
選材方法
由于專題目錄是跨全宗、跨案卷組織檔案，編排上有一定的難度，為提高命中率和著錄的工作效率，我們可采取一些如下操作方法，一是根據(jù)與專題相關(guān)的關(guān)鍵詞，利用原有計(jì)算機(jī)檢索體系進(jìn)行機(jī)檢，形成主題案卷目錄，再從中挑出適合的卷宗進(jìn)行文件級(jí)著錄，關(guān)鍵詞要從不同角度切入，這樣覆蓋面才廣泛。比如文化專題目錄，關(guān)鍵詞有文化、藝術(shù)、文學(xué)、文藝、雜志、圖書、舞蹈、劇院、博物館、圖書館、電影院、戲劇、戲曲、戲院、演出、樂團(tuán)、樂隊(duì)、畫家、作家、演員、話劇、影片、舞臺(tái)、出版、劇目、小說等。另一方法是選取與目錄主題比較密切或相關(guān)的全宗，從中挑選出適合的案卷進(jìn)行重點(diǎn)文件著錄。如還以文化專題舉例，應(yīng)以文化團(tuán)體、學(xué)校、出版機(jī)構(gòu)、娛樂機(jī)構(gòu)等文化管理、文化創(chuàng)作或文化活動(dòng)頻繁的機(jī)構(gòu)全宗為重點(diǎn)查找對(duì)象，但別忘了在舊中國，社會(huì)局對(duì)文化機(jī)構(gòu)及文化活動(dòng)有管理之責(zé)，故其全宗也成為當(dāng)然的查閱重點(diǎn)。在對(duì)文件進(jìn)行編目著錄時(shí)，要注意不是每個(gè)案卷都要每文必制，應(yīng)選擇與目錄主題有關(guān)的檔案，如是，即使是副本或草稿，如無正文，也應(yīng)著錄，考慮到效率問題，在某個(gè)文件同時(shí)存在正本和定稿的情況下，則僅對(duì)正本進(jìn)行著錄。并盡量著文件組合級(jí)條目。總之，要確保目錄內(nèi)的文件有實(shí)際利用價(jià)值。
三、專題目錄的編制方法
專題目錄的編制過程同樣貫徹了有效、高效、方便的原則。主要表現(xiàn)為：
以完備的體系合理的分類提升專題目錄的整體價(jià)值
作為一種有效的檢索工具，它不是簡單地以某一關(guān)鍵詞或主題詞串聯(lián)起來的文件級(jí)檔案名稱的集合體，而是按照一定體例編排而成的有機(jī)體系，它的數(shù)量要有一定規(guī)模，以能較完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映某一方面情況，但又不能太浩大，以致因利用者無從檢索出所必須的檔案原件而失去了編制的意義。它有一定的體例，條目編排的分類方案要事先擬訂，分類標(biāo)準(zhǔn)可按時(shí)間、問題、地區(qū)等，類內(nèi)文件的排列可以時(shí)間為依據(jù)。體系要完備，分類要合理，力求使整個(gè)目錄收集的檔案涵蓋整個(gè)專題范圍。一個(gè)好的分類體系，就如一個(gè)專題史料匯編大綱，整個(gè)檔案鋪展開來，一個(gè)活生生的現(xiàn)實(shí)世界自然地展現(xiàn)在眼前。如重大歷史事件專題，應(yīng)按照事件的發(fā)生順序?yàn)橹骶€，以原因、過程、結(jié)果、主要當(dāng)事人態(tài)度、社會(huì)反映等為緯，編制成完整的類目體系，比如抗日戰(zhàn)爭專題目錄，我們以時(shí)間為主要標(biāo)準(zhǔn)將其依次分為一二八事變、抗戰(zhàn)前的救亡愛國運(yùn)動(dòng)、八一三事變、偽政權(quán)建立、日軍暴行、經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)、抗日活動(dòng)、戰(zhàn)后處理、戰(zhàn)爭影響等章，而每一章內(nèi)下分?jǐn)?shù)節(jié)，如日軍暴行章，可分為軍事侵略、劫掠財(cái)產(chǎn)、軍管理、慰安婦制度、特務(wù)機(jī)構(gòu)的暴行等節(jié)，戰(zhàn)后處理章，可分為接收、軍事審判、漢奸清查、戰(zhàn)爭罪行調(diào)查等節(jié)；而每章內(nèi)，則主要以有關(guān)地區(qū)、主要人物、主要機(jī)構(gòu)及重要事件為有關(guān)節(jié)、目的主題。只有體系完備，分類合理，才能有效地組織檔案，建立起檔案目錄邏輯關(guān)系與檔案所反映的現(xiàn)實(shí)社會(huì)歷史聯(lián)系之間的一致性，并超越一般檢索工具，實(shí)現(xiàn)檔案工作的高效服務(wù)，同時(shí)也能方便檔案工作者高效率地按照目錄體系，從浩瀚的檔案中一一找出與不同章節(jié)主題要求相對(duì)應(yīng)的檔案進(jìn)行著錄分類。
著錄項(xiàng)目明確，以利于資源的高效利用
隨著檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，編制檔案專題目錄工作已逐步走向數(shù)字化，為滿足信息資源共享化、服務(wù)對(duì)象及需求擴(kuò)大化、檢索界面方便化，信息容量大、完整、有序成體系等要求，我們應(yīng)該設(shè)計(jì)檔案專題目錄專門的數(shù)據(jù)庫，有專門的數(shù)據(jù)輸入和輸出操作系統(tǒng)，使得不同專題的檔案在輸入計(jì)算機(jī)后，借助特定的平臺(tái)，組成一個(gè)巨大的信息空間，并借助不同的檢索人口，把分散的數(shù)據(jù)有序的提供給不同需要的利用者，實(shí)現(xiàn)該專題檢索工具在提供利用方面的有效、高效，方便利用。對(duì)專題目錄的著錄標(biāo)引格式要統(tǒng)一規(guī)范，項(xiàng)目設(shè)置要簡潔、明確、合理、專指性強(qiáng)，輸出信息有效率高，我們設(shè)想主要包括如下項(xiàng)目：
1）、定位描述項(xiàng)目，包括檔案館的代碼、檔號(hào)等，使著錄信息和檔案實(shí)體彼此對(duì)應(yīng)。由于專題目錄的編制已打亂了檔案實(shí)體排列順序，是以內(nèi)容信息作處理對(duì)象的，已不能保持檔案文件間的歷史聯(lián)系，但又不能放任文件在計(jì)算機(jī)內(nèi)按照自然形成順序排列，否則利用者無法借助這一目錄達(dá)到探究檔案所反映的現(xiàn)實(shí)生活中的歷史聯(lián)系的目的，正如詹金遜所言：“從一個(gè)檔案組合中抽出來的單獨(dú)的一份文件本身所能告訴我們的，并不會(huì)比脫離了某種已經(jīng)絕跡的不知名的古動(dòng)物整付骨骼的一塊骨頭所能告訴我們的更多一些”（（轉(zhuǎn)引自謝倫伯格：《現(xiàn)代檔案原則與技術(shù)》，檔案出版社1983版，第25頁），因此，我們增加了“專題層次編號(hào)”及“專題層次名稱”兩個(gè)著錄項(xiàng)目，前者包括專題序號(hào)、章序號(hào)（體例較大的專題可增設(shè)節(jié)序號(hào)或節(jié)下目敘號(hào)），用代碼指代。即在著錄時(shí)，預(yù)先編制專題目錄分類方案，確定每一章、節(jié)層次編號(hào)及其名稱，在著錄界面的“專題信息欄”中將上述信息一一輸入，計(jì)算機(jī)在“檢索”欄中會(huì)自動(dòng)生成專題層次名稱目錄，此后，工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行文件級(jí)著錄時(shí)，通過分析文件內(nèi)容主題將其歸入適當(dāng)?shù)乃鶎賹ｎ}目錄層次，每份文件，假使其所反映的主題有多種，我們可以歸入不同的層次（即章、節(jié)），以滿足不同利用者的要求，我們也可通過檔號(hào)及相應(yīng)的“專題層次編號(hào)”，建立起每一文件的實(shí)體與它在該目錄體系中邏輯位置的對(duì)應(yīng)關(guān)系。而因一般利用者并不熟悉專題層次編號(hào)，為方便利用，利用者只要在“檢索”欄中點(diǎn)擊任何專題的章、節(jié)目錄名稱項(xiàng)，即能打開其中所包含的內(nèi)容，如點(diǎn)擊章名，可打開章內(nèi)各節(jié)的名稱，點(diǎn)擊節(jié)名，即可打開節(jié)內(nèi)各目的名稱，點(diǎn)擊目名，可打開目下文件名。
2）、自由著錄項(xiàng)目：包括正題名、責(zé)任者、文件起始時(shí)間、終止時(shí)間、共享范圍、提要、附件、附注、數(shù)量等，以自然語言揭示著錄單元的內(nèi)容，達(dá)到模糊檢索。由于有些文件反映多種主題，而題名要求精練，“提要”、“ 附件”、“ 附注”等項(xiàng)目，從不同角度補(bǔ)充說明該份文件的內(nèi)容、是否分列入不同章節(jié)等，如題名為“上海商業(yè)儲(chǔ)蓄銀行第一屆董事會(huì)會(huì)議錄”的文件，過于籠統(tǒng)，其會(huì)議內(nèi)容包括人事、業(yè)務(wù)、沿革、會(huì)務(wù)等種種提案、報(bào)告或決議，但只有談及沿革內(nèi)容的部分信息是需要的，因此在提要項(xiàng)目中，標(biāo)注“涉及該行沿革”，以說明該份文件為何列入該章該節(jié)，并可從中找到什么主要信息。為增加檢索途徑，我們還設(shè)想在專題目錄數(shù)據(jù)庫檢索界面上設(shè)置檢索窗口，使著錄標(biāo)引項(xiàng)的每一項(xiàng)都可單獨(dú)作為檢索入口，對(duì)檔案進(jìn)行檢索。如利用者可利用檔號(hào)、關(guān)鍵詞、日期等要素，檢索出該專題目錄內(nèi)所包含的所有條目。檢索功能還應(yīng)有查詢回退、卡片式檢索（充分顯露正題名內(nèi)容）、打印、存為EXCEL等，以提高該項(xiàng)檢索工具的方便使用、有效、高效利用的功效。
（黎霞）
一、促進(jìn)專題目錄建設(shè)的意義
數(shù)字檔案館，是一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式相互連接，從而提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享（王宇暉：《21世紀(jì)數(shù)字化發(fā)展之我見》，《檔案與建設(shè)》，2000年第3期）。從1992年起，我國逐步建立了全國明清、民國、革命歷史檔案資料目錄中心，并已開始了案卷級(jí)和文件級(jí)目錄的采集工作。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，各省市級(jí)檔案館紛紛開始對(duì)民國檔案的二次信息進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，但數(shù)字化工程不僅是高技術(shù)高投入項(xiàng)目，也是耗費(fèi)時(shí)日的大文化工程。據(jù)載，到2001年底，僅全國各級(jí)各類國家綜合檔案館中就保存有歷史檔案文獻(xiàn)近19665480卷，11137422件（《中國檔案》2003年第8期，《守衛(wèi)記憶：我國重視對(duì)歷史檔案的保護(hù)》，李辰），如此龐大的數(shù)量，要實(shí)現(xiàn)全部數(shù)字化，不是一朝一夕就能完成的，故必須從有利于保護(hù)珍貴檔案、有利于檔案利用角度出發(fā)，從現(xiàn)有人力、物力、資源等基礎(chǔ)條件出發(fā)，按照一定的要求，制定長遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo)。而檔案專題目錄是通過有組織的分析、篩選、整合，從雜亂無章良莠并存的檔案資源中把某一特定專題的檔案清理出來，去粗取精，比較集中、有序地、系統(tǒng)地提供某一專題檔案重要文件級(jí)信息，故（1）它是宣傳檔案的一種較好的形式，使一些不了解館藏檔案或不知道有哪些規(guī)定而不敢踏進(jìn)檔案館大門的人能主動(dòng)上門查閱檔案，比起其他檢索工具，它能集中提供有關(guān)專題檔案的豐富信息，使得利用者不須再大海撈針就能迅速找到所需檔案。（2）它是深化檔案工作的重要依據(jù)。利用工作的一個(gè)基本要求就是必須做到利用者所需文件材料的齊全完整，一個(gè)重要問題的解決要有請(qǐng)示、還應(yīng)有批復(fù)，有計(jì)劃也應(yīng)有總結(jié)，這些檔案是否收集完全，已在文件級(jí)的專題目錄中一目了然。檔案齊全及反映事物發(fā)展主要特征的文件具備的專題目錄自然價(jià)值高，因此它能使檔案館從分析或比較不同的專題目錄價(jià)值出發(fā)，找出哪些檔案缺乏，哪些有待補(bǔ)充及哪些專題檔案整體價(jià)值較大，以確定今后征集或深入開發(fā)信息的重點(diǎn)及次序，為今后舉辦館展、開展更高形式的檔案編研提供參考。（3）它助于檔案館能以有限的投入帶來較大的產(chǎn)出。專題目錄可作為實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索而進(jìn)行的前處理工作，同時(shí)可為安排全文數(shù)字化掃描次序提供參考依據(jù)，即可對(duì)那些整體價(jià)值較高的專題考慮優(yōu)先進(jìn)行全文信息輸入，并主動(dòng)對(duì)社會(huì)焦點(diǎn)問題作出反應(yīng)，一旦主題契合，迅速安排全文上網(wǎng)，故這種檢索工具充分表現(xiàn)了其在揭示檔案信息的有效性、提供檢索的高效性和便于利用的方便性上的功能，是一種具有現(xiàn)實(shí)意義的檢索工具。
二、專題目錄編制的前期工作
專題目錄建設(shè)其主要工作對(duì)象是館藏檔案，它是一項(xiàng)投入較大，必須具備一定專業(yè)素質(zhì)的工程，因此同樣必須以高效、方便、有效為原則作好編制前的準(zhǔn)備工作，如此才能實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大限度地利用。主要方面為：
選題的確定
它是實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)檢索工具有效性的關(guān)鍵。檔案服務(wù)應(yīng)做到超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)，編制專題目錄最主要的目的是為了傳遞最新信息，有效地滿足利用者服務(wù)，這就要求目錄要有前瞻性、預(yù)見性。不同的利用者所需要的檔案信息，在范圍和重點(diǎn)方面各不相同，因此判斷利用率高低實(shí)施起來比較困難，但是如果不找到合適的辦法來確定選題、判斷是否值得去投入力量編制，有可能使編制出來的專題目錄因缺乏用戶而失去意義。按照市場化運(yùn)作，一個(gè)產(chǎn)品投入市場前，都要進(jìn)行市場調(diào)查，因此借諸于實(shí)施專題目錄的編制工作上，我們可采取兩種方法，一是總結(jié)過去利用經(jīng)驗(yàn)，分析過去利用現(xiàn)象，透過現(xiàn)象找出規(guī)律，二是進(jìn)行社會(huì)調(diào)研，從分析社會(huì)大背景著手，預(yù)測未來利用需求，以此找到未來社會(huì)利用熱點(diǎn)，指導(dǎo)計(jì)劃的擬訂，減少盲目性，提高利用率。
根據(jù)我的初步分析，我認(rèn)為有以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)可以作為優(yōu)先編制專題目錄的選題范圍：
1）、重點(diǎn)選擇有較高利用率的檔案資源。一般來說，從過去利用狀況來分析，政治及學(xué)術(shù)研究一直是檔案利用的大頭，從政治方面看，檔案館的性質(zhì)也決定了必須承擔(dān)愛國主義教育義務(wù)，故反映一些重大政治事件且經(jīng)常要舉辦紀(jì)念活動(dòng)的檔案應(yīng)優(yōu)先編制專題目錄，如抗日戰(zhàn)爭題材，由于日本右翼勢力不斷抬頭，為軍國主義招魂，甚至公開否認(rèn)慘絕人寰的南京大屠殺事件，中國各地綜合性檔案館大都保存了一些反映日軍暴行特別是南京大屠殺事件的檔案，應(yīng)該編制有關(guān)專題目錄。考慮到檔案材料的數(shù)量多寡，此類檔案可以以政治運(yùn)動(dòng)、工人運(yùn)動(dòng)為專題選題，也可以單個(gè)政治事件或活動(dòng)為標(biāo)題。而反映地方歷史變遷的綜合性檔案與材料，從種類上如史志、年鑒、指南、年度工作報(bào)告，乃至名人題詞、手跡及實(shí)物、音像檔案；從內(nèi)容上有反映名人生涯或足跡、重要事件的發(fā)生與沿革、名勝、名優(yōu)特產(chǎn)，重大發(fā)現(xiàn)（如考古），重要機(jī)構(gòu)的沿革，均具有很大的證據(jù)價(jià)值和情報(bào)價(jià)值，即是進(jìn)行愛國主義教育、也是學(xué)術(shù)研究需要參考的題材，為此，可以作為重點(diǎn)優(yōu)先考慮著錄。
而隨著國家經(jīng)濟(jì)與文化建設(shè)的深入發(fā)展，人們對(duì)檔案的需求已越來越實(shí)際，總體上來說對(duì)現(xiàn)行檔案的利用趨勢將超過對(duì)歷史檔案的需要，對(duì)檔案的參考價(jià)值的需求超過了對(duì)求證的需要，如住房拆遷政策、社會(huì)保險(xiǎn)等與群眾切身利益相關(guān)的檔案，利用率越來越高，故而在檔案工作面向社會(huì)利用工作方面，理應(yīng)加強(qiáng)對(duì)上述檔案內(nèi)容的揭示深度和廣度。但歷史檔案中的一些具有管理經(jīng)驗(yàn)上的東西，若對(duì)當(dāng)前環(huán)保、交通建設(shè)、城市改造及文化建設(shè)方面有參考價(jià)值，或有市場需求的，仍可優(yōu)先考慮開發(fā)，如可以管理方法為選題，將原民國時(shí)期及建國初期各屆市政府及各行業(yè)組織、大型生產(chǎn)企業(yè)及團(tuán)體在市政管理及內(nèi)部機(jī)構(gòu)、行業(yè)市場管理方面的法規(guī)、方法等納入專題目錄編制范疇，否則等到幾十年后再想到研究它，就只剩下史料作用了。
社會(huì)的進(jìn)步使得人們對(duì)休閑文化需求急劇攀升，一般市民對(duì)檔案不到萬不得已總是敬而遠(yuǎn)之，檔案館要吸引人們的好奇心和業(yè)余愛好，也要下番功夫，照片、圖片、雜志應(yīng)該是首選資源，可以以上述形式的檔案作為專題目錄的選題，還可以以家譜、私人捐獻(xiàn)檔案、實(shí)物檔案如地圖、票證、商標(biāo)等作為選題。比如如今已進(jìn)入讀圖時(shí)代，檔案或一些文化娛樂類雜志中，包含了不少反映老百姓喜聞樂見事物的圖片照片，如上海市檔案館收藏的《江南制造總、分局各廠機(jī)器圖照片貼冊》，作為當(dāng)時(shí)上海地區(qū)洋務(wù)官員向清政府呈奏軍械工業(yè)建設(shè)情況的主要材料，多達(dá)上百幅，而其他類別的照片檔案零散分布于各不同的全宗，但聚沙成堆，也完全可以分門別類，編制專題照片檔案。文化藝術(shù)也可作為滿足上述需求的檔案專題。
2）、重點(diǎn)選擇數(shù)量稀少、年代久遠(yuǎn)或內(nèi)容珍罕的檔案資源。物以稀為貴，特殊形式的檔案、年代久遠(yuǎn)的檔案，盡管利用率現(xiàn)階段并不一定太高，但考慮到檔案的長久和潛在價(jià)值，都可編成專題。如目前中國正在實(shí)施的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)工程，從成功入選中國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)名錄的經(jīng)驗(yàn)來看，上述條件具備的檔案有入選的可能。如可以清代及以前的檔案、照片、音像、實(shí)物為專題，將館藏所有該類檔案編成目錄。對(duì)于一些剛剛發(fā)生的重大事件，如其檔案具有延伸歷史記憶、證明社會(huì)文明發(fā)展典型階段的意義，盡管目前未必會(huì)去利用，也要制作專題檔案目錄。如反映港、澳回歸、浦東開發(fā)、長三角經(jīng)濟(jì)文化圈建設(shè)、APEC會(huì)議、上海申辦世博會(huì)等重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目、重大事件的檔案，可分別編制專題目錄。
3）、重點(diǎn)選擇其他檔案館沒有或有特色的檔案資源。數(shù)字化檔案館建設(shè)中要注意使本館的檔案數(shù)據(jù)庫資源有特色，因?yàn)樗怯煞植荚诟魈幍膯蝹€(gè)檔案館通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接而成，因此專題目錄要突出自身館藏特色，避免出現(xiàn)數(shù)字檔案館千篇一面的尷尬和檔案信息資源重復(fù)建設(shè)的浪費(fèi)。我們在加強(qiáng)與其他檔案館的聯(lián)系，對(duì)一些利用率較高的如國家方針政策性的現(xiàn)行檔案，商訂開發(fā)方法，達(dá)成共識(shí)的同時(shí)，也要積極挖掘具有館藏特色的檔案，比如上海市檔案館以保存租界檔案與近代同業(yè)公會(huì)、社團(tuán)與近代企業(yè)檔案為特色，我們可從中選出恰當(dāng)?shù)念}目。比如租界市政管理、同業(yè)公會(huì)運(yùn)作機(jī)制等，進(jìn)行專題著錄。總之，以館藏豐富為基礎(chǔ)、以社會(huì)長遠(yuǎn)需求和社會(huì)熱點(diǎn)為重點(diǎn)，兼顧社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益確定選題，才能使專題目錄的編制工作方便快捷、實(shí)現(xiàn)高效率和有效性。
選材方法
由于專題目錄是跨全宗、跨案卷組織檔案，編排上有一定的難度，為提高命中率和著錄的工作效率，我們可采取一些如下操作方法，一是根據(jù)與專題相關(guān)的關(guān)鍵詞，利用原有計(jì)算機(jī)檢索體系進(jìn)行機(jī)檢，形成主題案卷目錄，再從中挑出適合的卷宗進(jìn)行文件級(jí)著錄，關(guān)鍵詞要從不同角度切入，這樣覆蓋面才廣泛。比如文化專題目錄，關(guān)鍵詞有文化、藝術(shù)、文學(xué)、文藝、雜志、圖書、舞蹈、劇院、博物館、圖書館、電影院、戲劇、戲曲、戲院、演出、樂團(tuán)、樂隊(duì)、畫家、作家、演員、話劇、影片、舞臺(tái)、出版、劇目、小說等。另一方法是選取與目錄主題比較密切或相關(guān)的全宗，從中挑選出適合的案卷進(jìn)行重點(diǎn)文件著錄。如還以文化專題舉例，應(yīng)以文化團(tuán)體、學(xué)校、出版機(jī)構(gòu)、娛樂機(jī)構(gòu)等文化管理、文化創(chuàng)作或文化活動(dòng)頻繁的機(jī)構(gòu)全宗為重點(diǎn)查找對(duì)象，但別忘了在舊中國，社會(huì)局對(duì)文化機(jī)構(gòu)及文化活動(dòng)有管理之責(zé)，故其全宗也成為當(dāng)然的查閱重點(diǎn)。在對(duì)文件進(jìn)行編目著錄時(shí)，要注意不是每個(gè)案卷都要每文必制，應(yīng)選擇與目錄主題有關(guān)的檔案，如是，即使是副本或草稿，如無正文，也應(yīng)著錄，考慮到效率問題，在某個(gè)文件同時(shí)存在正本和定稿的情況下，則僅對(duì)正本進(jìn)行著錄。并盡量著文件組合級(jí)條目。總之，要確保目錄內(nèi)的文件有實(shí)際利用價(jià)值。
三、專題目錄的編制方法
專題目錄的編制過程同樣貫徹了有效、高效、方便的原則。主要表現(xiàn)為：
以完備的體系合理的分類提升專題目錄的整體價(jià)值
作為一種有效的檢索工具，它不是簡單地以某一關(guān)鍵詞或主題詞串聯(lián)起來的文件級(jí)檔案名稱的集合體，而是按照一定體例編排而成的有機(jī)體系，它的數(shù)量要有一定規(guī)模，以能較完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映某一方面情況，但又不能太浩大，以致因利用者無從檢索出所必須的檔案原件而失去了編制的意義。它有一定的體例，條目編排的分類方案要事先擬訂，分類標(biāo)準(zhǔn)可按時(shí)間、問題、地區(qū)等，類內(nèi)文件的排列可以時(shí)間為依據(jù)。體系要完備，分類要合理，力求使整個(gè)目錄收集的檔案涵蓋整個(gè)專題范圍。一個(gè)好的分類體系，就如一個(gè)專題史料匯編大綱，整個(gè)檔案鋪展開來，一個(gè)活生生的現(xiàn)實(shí)世界自然地展現(xiàn)在眼前。如重大歷史事件專題，應(yīng)按照事件的發(fā)生順序?yàn)橹骶€，以原因、過程、結(jié)果、主要當(dāng)事人態(tài)度、社會(huì)反映等為緯，編制成完整的類目體系，比如抗日戰(zhàn)爭專題目錄，我們以時(shí)間為主要標(biāo)準(zhǔn)將其依次分為一二八事變、抗戰(zhàn)前的救亡愛國運(yùn)動(dòng)、八一三事變、偽政權(quán)建立、日軍暴行、經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)、抗日活動(dòng)、戰(zhàn)后處理、戰(zhàn)爭影響等章，而每一章內(nèi)下分?jǐn)?shù)節(jié)，如日軍暴行章，可分為軍事侵略、劫掠財(cái)產(chǎn)、軍管理、慰安婦制度、特務(wù)機(jī)構(gòu)的暴行等節(jié)，戰(zhàn)后處理章，可分為接收、軍事審判、漢奸清查、戰(zhàn)爭罪行調(diào)查等節(jié)；而每章內(nèi)，則主要以有關(guān)地區(qū)、主要人物、主要機(jī)構(gòu)及重要事件為有關(guān)節(jié)、目的主題。只有體系完備，分類合理，才能有效地組織檔案，建立起檔案目錄邏輯關(guān)系與檔案所反映的現(xiàn)實(shí)社會(huì)歷史聯(lián)系之間的一致性，并超越一般檢索工具，實(shí)現(xiàn)檔案工作的高效服務(wù)，同時(shí)也能方便檔案工作者高效率地按照目錄體系，從浩瀚的檔案中一一找出與不同章節(jié)主題要求相對(duì)應(yīng)的檔案進(jìn)行著錄分類。
著錄項(xiàng)目明確，以利于資源的高效利用
隨著檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，編制檔案專題目錄工作已逐步走向數(shù)字化，為滿足信息資源共享化、服務(wù)對(duì)象及需求擴(kuò)大化、檢索界面方便化，信息容量大、完整、有序成體系等要求，我們應(yīng)該設(shè)計(jì)檔案專題目錄專門的數(shù)據(jù)庫，有專門的數(shù)據(jù)輸入和輸出操作系統(tǒng)，使得不同專題的檔案在輸入計(jì)算機(jī)后，借助特定的平臺(tái)，組成一個(gè)巨大的信息空間，并借助不同的檢索人口，把分散的數(shù)據(jù)有序的提供給不同需要的利用者，實(shí)現(xiàn)該專題檢索工具在提供利用方面的有效、高效，方便利用。對(duì)專題目錄的著錄標(biāo)引格式要統(tǒng)一規(guī)范，項(xiàng)目設(shè)置要簡潔、明確、合理、專指性強(qiáng)，輸出信息有效率高，我們設(shè)想主要包括如下項(xiàng)目：
1）、定位描述項(xiàng)目，包括檔案館的代碼、檔號(hào)等，使著錄信息和檔案實(shí)體彼此對(duì)應(yīng)。由于專題目錄的編制已打亂了檔案實(shí)體排列順序，是以內(nèi)容信息作處理對(duì)象的，已不能保持檔案文件間的歷史聯(lián)系，但又不能放任文件在計(jì)算機(jī)內(nèi)按照自然形成順序排列，否則利用者無法借助這一目錄達(dá)到探究檔案所反映的現(xiàn)實(shí)生活中的歷史聯(lián)系的目的，正如詹金遜所言：“從一個(gè)檔案組合中抽出來的單獨(dú)的一份文件本身所能告訴我們的，并不會(huì)比脫離了某種已經(jīng)絕跡的不知名的古動(dòng)物整付骨骼的一塊骨頭所能告訴我們的更多一些”（（轉(zhuǎn)引自謝倫伯格：《現(xiàn)代檔案原則與技術(shù)》，檔案出版社1983版，第25頁），因此，我們增加了“專題層次編號(hào)”及“專題層次名稱”兩個(gè)著錄項(xiàng)目，前者包括專題序號(hào)、章序號(hào)（體例較大的專題可增設(shè)節(jié)序號(hào)或節(jié)下目敘號(hào)），用代碼指代。即在著錄時(shí)，預(yù)先編制專題目錄分類方案，確定每一章、節(jié)層次編號(hào)及其名稱，在著錄界面的“專題信息欄”中將上述信息一一輸入，計(jì)算機(jī)在“檢索”欄中會(huì)自動(dòng)生成專題層次名稱目錄，此后，工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行文件級(jí)著錄時(shí)，通過分析文件內(nèi)容主題將其歸入適當(dāng)?shù)乃鶎賹ｎ}目錄層次，每份文件，假使其所反映的主題有多種，我們可以歸入不同的層次（即章、節(jié)），以滿足不同利用者的要求，我們也可通過檔號(hào)及相應(yīng)的“專題層次編號(hào)”，建立起每一文件的實(shí)體與它在該目錄體系中邏輯位置的對(duì)應(yīng)關(guān)系。而因一般利用者并不熟悉專題層次編號(hào)，為方便利用，利用者只要在“檢索”欄中點(diǎn)擊任何專題的章、節(jié)目錄名稱項(xiàng)，即能打開其中所包含的內(nèi)容，如點(diǎn)擊章名，可打開章內(nèi)各節(jié)的名稱，點(diǎn)擊節(jié)名，即可打開節(jié)內(nèi)各目的名稱，點(diǎn)擊目名，可打開目下文件名。
2）、自由著錄項(xiàng)目：包括正題名、責(zé)任者、文件起始時(shí)間、終止時(shí)間、共享范圍、提要、附件、附注、數(shù)量等，以自然語言揭示著錄單元的內(nèi)容，達(dá)到模糊檢索。由于有些文件反映多種主題，而題名要求精練，“提要”、“ 附件”、“ 附注”等項(xiàng)目，從不同角度補(bǔ)充說明該份文件的內(nèi)容、是否分列入不同章節(jié)等，如題名為“上海商業(yè)儲(chǔ)蓄銀行第一屆董事會(huì)會(huì)議錄”的文件，過于籠統(tǒng)，其會(huì)議內(nèi)容包括人事、業(yè)務(wù)、沿革、會(huì)務(wù)等種種提案、報(bào)告或決議，但只有談及沿革內(nèi)容的部分信息是需要的，因此在提要項(xiàng)目中，標(biāo)注“涉及該行沿革”，以說明該份文件為何列入該章該節(jié)，并可從中找到什么主要信息。為增加檢索途徑，我們還設(shè)想在專題目錄數(shù)據(jù)庫檢索界面上設(shè)置檢索窗口，使著錄標(biāo)引項(xiàng)的每一項(xiàng)都可單獨(dú)作為檢索入口，對(duì)檔案進(jìn)行檢索。如利用者可利用檔號(hào)、關(guān)鍵詞、日期等要素，檢索出該專題目錄內(nèi)所包含的所有條目。檢索功能還應(yīng)有查詢回退、卡片式檢索（充分顯露正題名內(nèi)容）、打印、存為EXCEL等，以提高該項(xiàng)檢索工具的方便使用、有效、高效利用的功效。
（黎霞）
