陶碧云
檔案目錄中心,就是以國家綜合檔案館館藏檔案目錄為主體,將本地區(qū)、本系統(tǒng)各級(jí)各類檔案部門所形成的檔案目錄,按統(tǒng)一的著錄格式和數(shù)據(jù)規(guī)范集中并形成統(tǒng)一的目錄檢索體系,利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢的檔案信息利用中心。目錄中心的建設(shè)目標(biāo),就是要求能夠?qū)⒎稚⒈４娴臋n案目錄進(jìn)行聯(lián)網(wǎng),供用戶了解其所在位置,便于提供利用,這是檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)基本任務(wù)。
一
檔案目錄,從廣義上看,泛指一切檔案檢索工具,它是根據(jù)檔案文件全文內(nèi)容進(jìn)行著錄加工而成的二次文獻(xiàn),是查找檔案,提供利用的基本信息和必要途徑。在手工檢索時(shí)代,檔案目錄種類繁多,形式多樣,不僅有卡片式、簿冊(cè)式,還有各種分類目錄、專題目錄、重要文件目錄和文號(hào)目錄等等。長期以來,各種檔案目錄的編制,一直是檔案部門一項(xiàng)長期而又繁重的任務(wù)。在信息化時(shí)代,計(jì)算機(jī)運(yùn)用于檔案檢索,檔案目錄成為一次輸入、多角度查找的工具,目錄中的任何字段可以重新分類,隨意組合成各種目錄。檔案目錄的手工編制任務(wù)減輕了,而查找的途徑和目錄的利用率卻大大增加了。計(jì)算機(jī)檔案目錄信息成為檔案查找利用的重要途徑和不可缺少的組成部分。目前,許多檔案部門都已建立了各自的檔案目錄檢索系統(tǒng),能在本單位局域網(wǎng)的范圍內(nèi)方便、快速地查找到所需的檔案目錄信息,但因這些檔案目錄信息獨(dú)立存在于各個(gè)不同的區(qū)域,不同的應(yīng)用系統(tǒng),無法做到信息資源共享。以上海為例,經(jīng)過這幾年的努力,市、區(qū)縣兩級(jí)機(jī)關(guān)及各級(jí)各類檔案館已建立檔案電子目錄600余萬條,數(shù)據(jù)規(guī)模雖然可觀,但是系統(tǒng)平臺(tái)種類多樣,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)也不盡統(tǒng)一,這些目錄信息只能在特定的范圍內(nèi)提供利用,不能更大限度地發(fā)揮作用。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,計(jì)算機(jī)檔案目錄信息可以在更加廣泛的范圍內(nèi),更加快速、有效地實(shí)現(xiàn)資源共事,檔案目錄在網(wǎng)上快速查詢和利用成為可能。正是在這樣的條件下,提出建立檔案目錄中心,與以往檔案部門以卡片為基礎(chǔ)的目錄中心具有以下不同的特征:1.目錄信息數(shù)字化。所有檔案目錄信息均存貯于計(jì)算機(jī)中,成為機(jī)讀目錄。2.目錄著錄標(biāo)準(zhǔn)化,即對(duì)案卷目錄和文件目錄實(shí)行統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn),按照統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。3.目錄傳輸和查詢分別集中并形成網(wǎng)絡(luò),覆蓋本地區(qū)、本系統(tǒng),乃至全國。檔案目錄中心,應(yīng)該成為國家或地區(qū),對(duì)檔案目錄信息進(jìn)行傳輸、查詢利用的一個(gè)結(jié)點(diǎn),是全部檔案目錄信息的集散地,是檔案查詢、利用和咨詢的信息中心。
二
檔案目錄中心具有四種基本功能:信息錄人功能、數(shù)據(jù)傳輸功能、匯集統(tǒng)計(jì)功能、檢索利用功能。
信息錄人功能,就是要求將各單位的檔案目錄能夠逐步輸人計(jì)算機(jī),全部成為機(jī)讀檔案目錄。為此,目錄中心必須向各單位提供標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的目錄錄人系統(tǒng)。當(dāng)務(wù)之急,必須在全國范圍內(nèi),把機(jī)讀檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一起來,這是目錄中心的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。
數(shù)據(jù)傳輸功能,就是要求開發(fā)的目錄中心系統(tǒng)能夠在網(wǎng)上或者以盤片形式接收各單位報(bào)送的目錄數(shù)據(jù)。同時(shí),還能將以前各系統(tǒng)所形成的各種目錄數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式,通過網(wǎng)絡(luò)集中到目錄中心。
匯集統(tǒng)計(jì)功能,就是要求將各單位目錄匯集起來連成一片,通過目錄中心,了解和掌握所有檔案的數(shù)量、內(nèi)容、成分及其所在位置。
檢索利用功能,就是要求目錄中心能提供快速、準(zhǔn)確、方便的檔案目錄查詢,這是目錄中心的主要功能。因此,在目錄中心建設(shè)中,要突出查詢檢索功能的開發(fā),不僅要有高級(jí)的專業(yè)查詢,更要有適合一般利用者的簡便式的瀏覽查詢。隨著目錄中心數(shù)據(jù)量的增加,以及主數(shù)據(jù)庫與分?jǐn)?shù)據(jù)庫的聯(lián)機(jī)異構(gòu)的一門式檢索的建立,能否快速、準(zhǔn)確地檢索,將是目錄中心成敗的主要檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。
檔案目錄中心的設(shè)置,一般采用條塊結(jié)合,以塊為主的方法,逐級(jí)設(shè)立各級(jí)目錄中心。目前,主要分為中央、省和地市三級(jí)目錄中心,以省級(jí)檔案目錄中心為主要層次。在同一層次目錄中心系統(tǒng)內(nèi),可再按條線分別設(shè)置若干專題目錄中心。
目錄中心檔案目錄的類別一般分為:文書檔案、科技檔案、聲像檔案和專業(yè)檔案等目錄;目錄級(jí)別分別為全宗目錄、案卷目錄和文件目錄三種。目錄中心的目錄還按檔案的密級(jí)設(shè)“公開”、“內(nèi)部”、“秘密”和“機(jī)密”等不同等級(jí)的目錄,在不同范圍內(nèi)共享。其中,公開目錄可上因特網(wǎng);內(nèi)部級(jí)目錄可以公務(wù)網(wǎng)上進(jìn)行一般性查詢和利用;秘密和機(jī)密級(jí)目錄,在公務(wù)網(wǎng)上有限制地提供查詢和利用,而絕密檔案目錄則暫不考慮進(jìn)目錄中心。根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定,目錄中心檔案目錄也可分永久、長期和短期三種。
三
檔案目錄中心建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分,是檔案信息化系統(tǒng)工程中的主要方面,也是現(xiàn)階段實(shí)現(xiàn)檔案信息化的主要標(biāo)志和手段。它在檔案信息化建設(shè)中的作用,歸納起來,主要有以下幾個(gè)方面:
第一、通過目錄中心建設(shè),可以加大檔案信息資源的開發(fā)力度,通過目錄中心建設(shè),可以對(duì)社會(huì)的各項(xiàng)重大活動(dòng),確有保障地加強(qiáng)建檔,檔案目錄是建檔工作的標(biāo)志之一。通過目錄中心建設(shè),可以充分挖掘現(xiàn)有檔案史料,特別是各單位改革開放以來形成的大量現(xiàn)行檔案,通過目錄形成活的材料。這些檔案由于種種原因,暫時(shí)還沒有集中到檔案館;一些基層單位的檔案,由于不屬于檔案館的接收范圍(國家綜合檔案館規(guī)定只收集到二級(jí)單位的檔案),許多重大而又珍貴檔案無法匯集到檔案館發(fā)揮它的應(yīng)有的社會(huì)作用。通過目錄中心建設(shè),可以將這部分檔案信息集中起來,充分發(fā)揮各單位檔案特別是現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的作用。將檔案的目錄高度地集中起來,使國家綜合檔案館的檔案信息得到補(bǔ)充和加強(qiáng),更加有利于國家綜合檔案館主體服務(wù)地位的完善和主體作用的發(fā)揮。
第二、通過檔案目錄中心建設(shè),可以進(jìn)一步摸清家底,便于檔案行政管理部門對(duì)檔案資源進(jìn)行整合,合理配置,科學(xué)管理,最大限度地發(fā)揮各單位各種檔案的作用。雖然我國檔案工作實(shí)行的是集中統(tǒng)一管理,但由于面廣量大,各級(jí)各類檔案館和各單位檔案室不計(jì)其數(shù),檔案資源更是難以統(tǒng)計(jì)。同時(shí),由于機(jī)構(gòu)調(diào)整,以及人們對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足,檔案信息資源家底不清,有的甚至未經(jīng)整理,無目可查等等。通過檔案目錄中心的建設(shè),可以促使各單位做好檔案基礎(chǔ)工作,加強(qiáng)各種檔案的監(jiān)管力度,把檔案的集中統(tǒng)一管理落到實(shí)處。同時(shí),國家綜合檔案館還可以從全局出發(fā),對(duì)全部檔案資源進(jìn)行重新整合,科學(xué)、合理地配置和利用檔案信息資源,避免重復(fù)浪費(fèi),防止疏忽遺漏,更好地發(fā)揮好檔案館檔案信息利用的主體輻射作用和檔案室的信息利用的輔助作用。
第三、通過檔案目錄中心建設(shè),可以進(jìn)一步明確標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一格式,規(guī)范檔案應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)工作,從而大大推動(dòng)各單位檔案信息化基礎(chǔ)工作。由于地區(qū)之間的差異,各地區(qū)、各系統(tǒng)、各單位檔案工作的水平不同,檔案信息化程度差別很大。為了推動(dòng)全社會(huì)檔案信息化的發(fā)展,通過目錄中心建設(shè),可以明確檔案工作的基本要求,制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,促使各單位采用計(jì)算機(jī)管理檔案,編制機(jī)讀檔案目錄,從而為檔案管理部門實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理創(chuàng)造條件。檔案目錄中心建設(shè)將大大推動(dòng)檔案基礎(chǔ)工作和標(biāo)準(zhǔn)化管理程度。
第四、通過檔案目錄中心建設(shè),建立廣泛的檔案目錄查詢和利用網(wǎng)絡(luò),健全檢索體系,初步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。建立統(tǒng)一的檔案檢索體系,并通過各級(jí)目錄中心,進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上查詢和利用,以達(dá)到資源共享的目的,這是檔案信息化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn),也是檔案信息化的目標(biāo)。檔案目錄中心建設(shè),是檔案信息化建設(shè)的一條捷徑。通過目錄中心,使檔案部門率先聯(lián)網(wǎng),使社會(huì)快速全面地利用檔案信息。這是檔案信息化建設(shè)的窗口和形象工程,也是檔案信息化的標(biāo)志之一。
四
檔案目錄中心建設(shè)的前提條件是檔案目錄的信息化,它包括了檔案目錄信息的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化三個(gè)方面的內(nèi)容。
在標(biāo)準(zhǔn)化方面,我國檔案系統(tǒng)第一個(gè)國家標(biāo)準(zhǔn)是《檔案著錄規(guī)則》。它實(shí)際上就是檔案目錄的手工著錄標(biāo)準(zhǔn),這個(gè)規(guī)則為檔案目錄信息標(biāo)準(zhǔn)化管理打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。目前,從案卷目錄到文件目錄,在目錄的項(xiàng)目名稱、著錄方式以及目錄格式等方面基本上是統(tǒng)一的。但是,在計(jì)算機(jī)輸入時(shí),機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)格式,即字段的類型和長度等方面,缺乏全國性的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),給目錄數(shù)據(jù)的集中和交流、資源的共享帶來了很大的障礙。因而,檔案局館要以集中收集電子檔案目錄為抓手,要求聯(lián)網(wǎng)單位檔案計(jì)算機(jī)管理逐步趨向規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。檔案行政管理部門必須對(duì)所有檔案目錄實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一管理,逐級(jí)上報(bào),從而形成相對(duì)集中的目錄中心。
在數(shù)字化方面,檔案數(shù)字化可以分為三個(gè)層次,即檔案全文數(shù)字化、檔案目錄數(shù)字化和檔案編研成果數(shù)字化。隨著辦公自動(dòng)化的深入發(fā)展,全文級(jí)的數(shù)字檔案將日益增多,但在目前情況下,檔案的全文數(shù)字化仍然是以館(室)藏檔案為主要對(duì)象,采用以灰度掃描形式而獲得數(shù)據(jù),這就決定了檔案全文數(shù)字化帶有較大的局限性:第一、面廣量大,即使在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)也難以將館藏全部檔案數(shù)字化;第二、有些歷史檔案殘缺不全,字跡褪變,已經(jīng)無法數(shù)字化;第三、有相當(dāng)數(shù)量的檔案未經(jīng)鑒定,玉石不清,沒有必要全部數(shù)字化;第四、有些特殊檔案,如絕密檔案、實(shí)物檔案等,不能全文數(shù)字化;第五、由于檔案的特性決定了檔案全文數(shù)字化后,檔案原件不能丟棄,仍然必須保留,特殊利用需要時(shí)非檔案原件不可;第六、許多涉密檔案,雖經(jīng)數(shù)字化,但利用面較窄。凡此種種說明了檔案全文數(shù)字化雖然是需要和必要的,但卻不是主要的,更不是全部的。全文數(shù)字化并不是檔案數(shù)字化的唯一標(biāo)志。現(xiàn)階段,檔案數(shù)字化,首先要求檔案目錄數(shù)字化。檔案全文數(shù)字化一定要與檔案全文內(nèi)容的內(nèi)在質(zhì)量聯(lián)系起來,一定要與數(shù)字化目錄相匹配。那種埋頭全文掃描卻沒有機(jī)讀目錄(特別是文件級(jí)機(jī)讀目錄)進(jìn)行快速檢索為前提的做法是毫無意義的;那種不加區(qū)別,盲目地、草率地把全部館藏逐一全文掃描的做法更是錯(cuò)誤的。檔案數(shù)字化的過程實(shí)際上就是電子檔案的建檔過程,從歷史上看,一定要吸取第一次紙質(zhì)檔案建檔時(shí)的歷史教訓(xùn),在這關(guān)鍵的第二次建檔過程中,從一開始,就要把好數(shù)字檔案內(nèi)容的質(zhì)量關(guān),這是檔案數(shù)字化的質(zhì)量要求,是數(shù)字化能否發(fā)揮實(shí)效的關(guān)鍵。因此,檔案數(shù)字化的過程,是一個(gè)漫長的歷史過程,需要有一個(gè)過渡階段,那就是檔案目錄數(shù)字化。把檔案目錄率先數(shù)字化,為將來逐步過渡到全文數(shù)字化創(chuàng)造條件,這是檔案信息化建設(shè)的一種策略和行之有效的途徑。全部檔案目錄的數(shù)字化,既是必要的,也是可行的,這是檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)首要任務(wù)。
在網(wǎng)絡(luò)化方面,檔案信息化建設(shè)涉及三種不同層次的信息網(wǎng),即:互聯(lián)網(wǎng)、政府專線網(wǎng)和局域網(wǎng)。上海檔案信息化建設(shè)提出了以國際互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)架上海公共檔案信息網(wǎng)(外網(wǎng)):依托上海公務(wù)網(wǎng)(涉密的黨政機(jī)關(guān)寬帶網(wǎng))建設(shè)全市檔案目錄信息網(wǎng)(專網(wǎng)):結(jié)合辦公自動(dòng)化,建設(shè)檔案局館內(nèi)部局域網(wǎng)(內(nèi)網(wǎng))的三網(wǎng)建設(shè)方案。由于檔案目錄不同于其他文獻(xiàn)目錄,其案卷題名和文件題名均是按照一定規(guī)則和相對(duì)應(yīng)的主題形成的,在一定程度上,是檔案內(nèi)容的反映,再輔以諸如時(shí)間、責(zé)任者等相關(guān)信息,形成一個(gè)相對(duì)清晰、完整的檔案信息。它雖沒有全文內(nèi)容,卻也不是一種單純的索引,有些題名反映了一部分內(nèi)容,可以既起到查詢作用,同時(shí)也有一定的利用價(jià)值。正因?yàn)槿绱?檔案目錄也是涉密的。未開放檔案,其目錄也不能開放,反之,開放檔案必須首先開放其目錄。因此,只有借助政府專線網(wǎng),在此環(huán)境下建立檔案目錄中心,在一定范圍內(nèi),通過設(shè)置不同的權(quán)限提供服務(wù),這是檔案目錄中心的一個(gè)重要特點(diǎn)。正在建設(shè)的上海檔案目錄中心就是依靠政府專線網(wǎng),并與政務(wù)信息化建設(shè)同步。根據(jù)上海市領(lǐng)導(dǎo)要求,要把檔案信息化納入城市信息化建設(shè)的總體規(guī)劃,與上海市公務(wù)網(wǎng)建設(shè)同步。這為上海檔案信息化建設(shè)指明了方向。與公務(wù)網(wǎng)建設(shè)同步,為檔案目錄中心的建設(shè)提供了良好的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。利用這個(gè)平臺(tái),構(gòu)架一個(gè)全市的檔案目錄中心,這也是上海檔案信息化建設(shè)過程中提出“電子檔案工程”項(xiàng)目的主要內(nèi)容之一。建立上海檔案目錄中心,可以掌握全市檔案信息及其管理現(xiàn)狀,各聯(lián)網(wǎng)單位可以進(jìn)行網(wǎng)上的檔案目錄傳輸和設(shè)定權(quán)限的查詢利用,真正實(shí)現(xiàn)檔案目錄資源共享,為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)各界查閱檔案原件,了解本地區(qū)、本系統(tǒng)的檔案分布情況,提供利用的線索。
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)讀檔案目錄中心建設(shè)已經(jīng)擺在了檔案部門面前,它的地位和作用日益突出,應(yīng)該引起更加廣泛的重視。上海市檔案局和部分區(qū)縣檔案局都先后制定了檔案目錄中心建設(shè)方案,一個(gè)多層次的檔案目錄中心體系正在籌建之中。不久的將來,人們可以通過中心系統(tǒng),迅速查詢到所需的檔案目錄信息及其實(shí)體所在位置,那時(shí),檔案目錄中心將會(huì)越來越顯示出它的突出地位和重要作用。
(牛角摘自《上海檔案》2003年第6期)