充分利用檔案保管期限表的標(biāo)準(zhǔn)化作用,進(jìn)行館藏優(yōu)化建設(shè),是世界上許多國(guó)家行之有效的措施。然而,由于我國(guó)的檔案保管期限表本身還存在的一些缺陷,致使這一優(yōu)化館藏的辦法在我國(guó)尚不能發(fā)揮作用。目前正值我國(guó)《歸檔文件與檔案鑒定指南》討論之際,本文就利用檔案保管期限表進(jìn)行優(yōu)化館藏的作用方面作一闡述,以供參考。
一、我國(guó)現(xiàn)有檔案保管期限表存在的問(wèn)題
檔案保管期限表是在檔案價(jià)值理論及鑒定標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上形成的,以表冊(cè)形式列舉檔案文件的來(lái)源、內(nèi)容和形式,并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性、操作性、標(biāo)準(zhǔn)性文件,它可作為檔案館(室)鑒定檔案文件價(jià)值,確定檔案文件的保管期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。依據(jù)檔案保管期限表,檔案人員可以在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行鑒定工作,從而在一定程度上避免個(gè)人認(rèn)識(shí)的局限性和片面性,提高鑒定工作的質(zhì)量和效率,防止錯(cuò)誤的銷毀。因此檔案保管期限表可以被視為檔案鑒定理論和標(biāo)準(zhǔn)在實(shí)際鑒定工作中的具體化的操作規(guī)則,其是否完善、是否便于操作,影響到鑒定工作的質(zhì)量,從而也影響到館藏優(yōu)化工作。
我國(guó)自從1956年由國(guó)家統(tǒng)一頒布的《黨的機(jī)關(guān)檔案材料檔案保管期限表》以來(lái),至2001年發(fā)布的《歸檔文件與檔案鑒定指南》(含新的《文書(shū)檔案檔案保管期限表》),一共推出過(guò)六張檔案保管期限表,改革速度不可謂不快,動(dòng)作不可謂不大。但目前無(wú)論從內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、形式和體系等各方面來(lái)看,現(xiàn)在的即使是最新的檔案保管期限表,還是無(wú)法滿足當(dāng)前形勢(shì)下的檔案文件價(jià)值鑒定的要求,還繼續(xù)受到一些鑒定人員和專家學(xué)者的批評(píng)。其中不合理因素表現(xiàn)如下:
1、表內(nèi)條款太少,過(guò)于概括。每次對(duì)檔案保管期限表的修改都會(huì)將一些條款刪除或合并,1956年由中共中央辦公廳批準(zhǔn)頒發(fā)的《黨的機(jī)關(guān)檔案材料檔案保管期限表的一般標(biāo)準(zhǔn)》,共有49條、45款、8個(gè)注釋,1957年國(guó)務(wù)院頒發(fā)的《國(guó)家機(jī)關(guān)一般檔案材料保管期限參考表》,共有46條、59款、2個(gè)注釋,1964年國(guó)家檔案局將上述兩表合并為黨政機(jī)關(guān)的《機(jī)關(guān)文書(shū)檔案保管期限參考表〈試行草案〉》,共有39條、52款、6個(gè)注釋,1983年國(guó)家檔案局頒發(fā)的《文書(shū)檔案檔案保管期限表》,共有35條、57款、6個(gè)注釋,1987年國(guó)家檔案局頒布的《文書(shū)檔案檔案保管期限表》,共有33條、63款,無(wú)注釋,而目前最新頒布的檔案保管期限表僅有22條97款,這與當(dāng)前檔案文件形式、內(nèi)容和類型的日益發(fā)展,要求檔案保管期限表從各個(gè)方面反映其價(jià)值,國(guó)際上通行的文件處置一覽表越來(lái)越詳細(xì)的趨勢(shì)相悖,也違背了利用檔案保管期限表加強(qiáng)鑒定工作的初衷。可以想象以我國(guó)目前的檔案保管期限表中的區(qū)區(qū)97條,怎能反映出當(dāng)前檔案文件的所有情況?
2、表述彈性太大。一方面,保管期限的年限檔次彈性太大,原有的永久、長(zhǎng)期、短期三檔中,雖然規(guī)定長(zhǎng)期的期限為16～50年,短期的為1～15年,但在此期限內(nèi)就無(wú)具體年限的劃分,這就使得鑒定人員在實(shí)際工作中只能確定永久、長(zhǎng)期、短期,無(wú)法再進(jìn)行進(jìn)一步劃分,使得長(zhǎng)期的不管其中差別一律定為50年,短期的一律為15年,這就使得那些根本不需要保存到最高年限的檔案文件得以保留,大大增加了案卷的數(shù)量。而最新的檔案保管期限表將保管期限分為永久和定期,定期中的期限又分為50年、30年、15年、5年四個(gè)檔次,使得保管期限有了一定的具體化,但是其中的彈性仍然很大,這種方法無(wú)法立即起到緩解我國(guó)目前館藏壓力的作用;另一方面,表內(nèi)各條款的內(nèi)容表述彈性太大,“重要的”、“一般的”這類詞語(yǔ)較多,而又沒(méi)有明確的舉例加以說(shuō)明,這種界限模糊、語(yǔ)意不明、富有彈性的語(yǔ)言,使鑒定工作者在實(shí)際操作過(guò)程中難以理解和把握,從而影響鑒定工作的效率和質(zhì)量。正是由于這兩方面的因素,使得鑒定人員在工作中的謹(jǐn)小慎微,惟恐因自身的失誤造成不可挽回的后果,這就造成檔案保管的有期無(wú)限問(wèn)題,進(jìn)而帶來(lái)了館藏的諸多問(wèn)題。
3.檔案保管期限表既用于機(jī)關(guān)檔案室對(duì)檔案文件價(jià)值的鑒定,又用于檔案館對(duì)進(jìn)館檔案和館內(nèi)檔案的價(jià)值鑒定,而就目前的檔案保管期限表來(lái)看根本無(wú)法同時(shí)達(dá)到這兩方面的要求。而且目前的檔案保管期限表中對(duì)宏觀的、方針政策性的、綜合性的文件的保管期限較長(zhǎng),而對(duì)微觀的、典型的、原始性的文件的保管期限就相對(duì)較短,常此下去將很難滿足將來(lái)進(jìn)行定量研究和系統(tǒng)研究的需要。
二、由檔案保管期限表造成的相關(guān)效應(yīng)
檔案保管期限表作為影響?zhàn)^藏的各個(gè)因素之一,它是與其它各因素產(chǎn)生相互影響的。
1、鑒定理論與檔案保管期限表的關(guān)系。檔案保管期限表作為以檔案價(jià)值理論和鑒定標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)的實(shí)用性操作規(guī)則,是鑒定理論在實(shí)際工作中的運(yùn)用。然而,我國(guó)目前的檔案保管期限表尚無(wú)法充分反映出現(xiàn)有的先進(jìn)的價(jià)值理論和鑒定標(biāo)準(zhǔn),也無(wú)法充分體現(xiàn)出與我國(guó)目前鑒定理論發(fā)展水平相適應(yīng)的內(nèi)容。因此鑒定理論與檔案保管期限表之間的銜接不力,表內(nèi)的條款僅限于檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式和保管期限,無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前鑒定工作的發(fā)展潮流。目前,世界各國(guó)的鑒定理論已呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn),在考慮文件屬性和社會(huì)主體需求的同時(shí),還結(jié)合了相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)和效應(yīng)標(biāo)準(zhǔn),我國(guó)雖也提出了類似的標(biāo)準(zhǔn),但在實(shí)際的操作時(shí)卻沒(méi)有使用這些特殊的標(biāo)準(zhǔn)。因而,檔案保管期限表的單一化,使得我們的鑒定人員在工作中產(chǎn)生鑒定文件價(jià)值的困難,無(wú)法保證永久保存的檔案是否確實(shí)具有第二價(jià)值。鑒定理論無(wú)法在檔案保管期限表上得到相應(yīng)的反映,這就使得先進(jìn)的理論失去了指導(dǎo)實(shí)踐價(jià)值,同時(shí),檔案保管期限表因?yàn)槿狈ο冗M(jìn)的理論的指導(dǎo),只能在較低的層次上運(yùn)行,無(wú)法為理論提供良好的基礎(chǔ),直接影響了鑒定理論的發(fā)展和更新。
2、鑒定機(jī)制與檔案保管期限表的關(guān)系。我國(guó)目前采用的三層次鑒定法雖然能通過(guò)層層把關(guān),使館藏的檔案得到控制,但是沒(méi)有把文件的第一價(jià)值和第二價(jià)值的鑒定責(zé)任分開(kāi),由不同的部門(mén)分別承擔(dān),而是在每一層次上同時(shí)賦予兩種責(zé)任。這就使得在鑒定的第一層次上,機(jī)關(guān)鑒定人員同時(shí)擁有鑒定文件兩種價(jià)值的權(quán)力。然而,機(jī)關(guān)鑒定人員囿于認(rèn)識(shí)水平、專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的限制,無(wú)法獨(dú)立完成對(duì)第二價(jià)值的鑒定,從而可能使那些具有重要第二價(jià)值的文件遭到毀滅性的打擊。與此同時(shí),由于現(xiàn)有規(guī)章制度的限制,檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)機(jī)關(guān)文件的鑒定過(guò)程缺乏有力的監(jiān)督制約措施和法律依據(jù),無(wú)法及時(shí)指導(dǎo)機(jī)關(guān)文件鑒定工作,失去優(yōu)化檔案文件的最佳時(shí)機(jī)。
3、傳統(tǒng)立卷體制對(duì)檔案保管期限表的影響。由于我國(guó)原有的立卷方法是將具有某一共同特征的幾份文件立為一卷,組成厚卷、雜卷,這往往使一些有著不同價(jià)值的文件存在于同一份案卷里。而與此同時(shí),機(jī)關(guān)鑒定人員本身因其自身的能力有限,再加上檔案保管期限表的條款少,內(nèi)容表述不清,彈性大,隨意性大,就使得鑒定人員不得不盡可能的放寬保管期限的尺度,最大程度地“就高不就低”。這種工作成果用“案卷”的形式固定與流傳下去,最終結(jié)果是檔案館不僅良莠不齊、玉石不分,而且給檔案館的滯后控制與到期復(fù)查設(shè)置了嚴(yán)重的障礙,造成了無(wú)用案卷保管上的“有期無(wú)限”。
4、鑒定人員的業(yè)務(wù)水平不高,對(duì)檔案保管期限表的運(yùn)用能力較差。就我國(guó)目前的鑒定程序來(lái)看,在立卷歸檔的過(guò)程鑒定文件價(jià)值,這一步應(yīng)被視為具有對(duì)整個(gè)鑒定工作具有決定意義的關(guān)鍵步驟。因?yàn)樵诹⒕須w檔過(guò)程中,鑒定人員將基本上決定文件的保存價(jià)值,這以后的鑒定工作都是在這種已經(jīng)確定的基礎(chǔ)上進(jìn)行微調(diào)。然而,我國(guó)檔案文件鑒定人員的素質(zhì),卻表現(xiàn)出與鑒定環(huán)節(jié)重要程度呈反比關(guān)系,即最重要的鑒定環(huán)節(jié)一一立卷歸檔的鑒定,由檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)相對(duì)較差的檔案人員在操作執(zhí)行。因而,我國(guó)檔案鑒定中存在的問(wèn)題,其原因很大程度上是這種反比關(guān)系在實(shí)踐中的映射。
三、對(duì)檔案保管期限表的改革和完善
對(duì)我國(guó)檔案保管期限表予以改革與完善,須從以下幾個(gè)方面進(jìn)行努力。
1、開(kāi)展鑒定理論的研究,為檔案保管期限表的制訂提供理論基礎(chǔ)。通過(guò)借鑒先進(jìn)的鑒定理論,結(jié)合實(shí)踐,進(jìn)行理論研究,為檔案保管期限表的修訂提供理論的依據(jù),同時(shí)在制訂檔案保管期限表的時(shí)候要注意到理論與檔案保管期限表的銜接上,要使得檔案保管期限表能夠如實(shí)的體現(xiàn)出現(xiàn)有的理論的發(fā)展水平,而且在制訂檔案保管期限表的時(shí)候要考慮到相應(yīng)的保管代價(jià)、相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)和效益標(biāo)準(zhǔn)。
2、建立文件價(jià)值的雙重鑒定機(jī)制。通過(guò)這一機(jī)制,將文件的兩種價(jià)值分別由不同的鑒定主體進(jìn)行鑒定,文件第一價(jià)值的鑒定的責(zé)任和權(quán)利交由文件的原形成者,也就是機(jī)關(guān)鑒定人員,以確保他們的自身需要;文件的第二價(jià)值則由代表社會(huì)大眾利用的檔案館的鑒定人員,從社會(huì)各方面的需要出發(fā)保存符合保管條件的檔案,這樣就做到了不同的鑒定主體根據(jù)不同的需要鑒定不同的文件價(jià)值。與此同時(shí)就要求檔案保管期限表在內(nèi)容上要反映出對(duì)兩種價(jià)值的區(qū)別。
3、檔案保管期限表由單一型向多元化發(fā)展。雖然國(guó)家制定的文書(shū)檔案保管期限表是為全國(guó)各級(jí)各機(jī)關(guān)單位和檔案館提供一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),但它是一個(gè)較粗的、較簡(jiǎn)單的鑒定大綱,在實(shí)際操作中要求各單位根據(jù)自身的工作需要和性質(zhì)級(jí)別,制定出符合自身工作特點(diǎn)和要求的、細(xì)致化的、具體的檔案保管期限表。但是各單位為方便起見(jiàn),基本上簡(jiǎn)單的套用和照搬通用檔案保管期限表,這就造成現(xiàn)有的一表走遍天下的情況,影響了鑒定工作的進(jìn)行。因此對(duì)檔案保管期限表的改革和完善應(yīng)以國(guó)家頒布的通用檔案保管期限表為依據(jù),根據(jù)本地區(qū)、本行業(yè)的實(shí)際工作需求,制定出相應(yīng)的檔案保管期限表,達(dá)到檔案保管期限表的專業(yè)化。應(yīng)將機(jī)關(guān)單位的檔案保管期限表和進(jìn)館檔案的檔案保管期限表區(qū)分開(kāi)來(lái),以便區(qū)分它們的第一價(jià)值與第二價(jià)值,從而也能體現(xiàn)出雙重鑒定機(jī)制的要求,使檔案館永久保存真正具有價(jià)值的檔案。另外,檔案保管期限表的制定應(yīng)由專家、檔案人員、機(jī)關(guān)鑒定人員共同組成的專業(yè)性的小組經(jīng)過(guò)綜合研究完成,以提高檔案保管期限表的質(zhì)量,而不應(yīng)是機(jī)關(guān)檔案人員的即興之作。
4、增加表內(nèi)條款數(shù)目,細(xì)化條款內(nèi)容,增加可操作性,便于對(duì)照使用。在理論上,粗線條的檔案保管期限表有規(guī)范明確,靈活掌握的優(yōu)點(diǎn),但作為實(shí)際鑒定工作中的指導(dǎo)性文件,在實(shí)際操作中要求系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確的確定價(jià)值和保管期限,還是具體一點(diǎn)為好。對(duì)條款的具體化可以達(dá)到以下效果:
（1）便于操作,文書(shū)部門(mén)、檔案部門(mén)有較詳細(xì)、明確的條款,作為劃分期限的依據(jù),便于文書(shū)部門(mén)的立卷歸檔工作和檔案館的選擇永久檔案進(jìn)館工作的開(kāi)展。
（2）明確鑒定責(zé)任,詳細(xì)、明確的檔案保管期限表使鑒定人員在工作中便于劃分保管期限,到期銷毀,完全依照條款處置,減輕鑒定人員心理壓力,即使將來(lái)出現(xiàn)錯(cuò)誤,也無(wú)失職之虞。
（3）有利于檔案室、檔案館業(yè)務(wù)工作的程序化、制度化,減少人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi),提高館藏空間的有效利用。
最新頒布的檔案保管期限表雖然在條款上比以前的有所增加,但在數(shù)量上還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,與國(guó)外的檔案保管期限表的差距還很大,如“美國(guó)陸軍部的文件處置標(biāo)準(zhǔn)有300多條”,“《猶他州文件保管期限通用表》將該州的所有文件列舉了16類,共計(jì)269項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)”。由此可見(jiàn),盡管并非條款越多越細(xì)化越好,但是增加條款的數(shù)量是為世界各國(guó)所共識(shí)的,也是將來(lái)檔案保管期限表發(fā)展的潮流趨勢(shì),確實(shí)能使得鑒定工作更加客觀的、順利的進(jìn)行,也能便于操作把握,提高鑒定的質(zhì)量。
與此同時(shí),條款內(nèi)的表述也應(yīng)明確,不能光從“職能鑒定論”角度反映文件的來(lái)源及內(nèi)容,還應(yīng)該從多角度各方面反映出文件的載體形式、可靠程度和保管效益等綜合因素考慮,來(lái)確定保管期限,并指明最終處置程序,而且應(yīng)適當(dāng)增加附注和說(shuō)明的內(nèi)容,使得在遇到問(wèn)題時(shí)加以解釋。另外,在期限表中的條款里,應(yīng)該盡可能減少文字表述中“重要的”、“一般的”等這類詞語(yǔ)的出現(xiàn),要求做到按一定的邏輯順序,條理清楚、層次分明、措詞準(zhǔn)確、含義清晰、界限分明、無(wú)含糊模棱的表達(dá),以減少鑒定工作中的標(biāo)準(zhǔn)不確定性。
因此,增加條款,細(xì)化內(nèi)容,有利于鑒定工作的對(duì)號(hào)入座,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),提高鑒定效率和鑒定質(zhì)量。
5、標(biāo)時(shí)法作為保管期限劃分的檔次。標(biāo)時(shí)法具有以下幾點(diǎn)優(yōu)點(diǎn):
(1)有利于檔案保管流程的暢通。永久保存的年限為永久,定期的劃分具體年限,到期再鑒定,該移交的移交,該延長(zhǎng)的延長(zhǎng),該銷毀的銷毀,多檔次、短時(shí)距,提高淘汰率,使館藏始終處于優(yōu)化狀態(tài)。
(2)方便、及時(shí)的處置文件,解決檔案保管的有期無(wú)限和鑒定而不毀的問(wèn)題,防止出現(xiàn)銷毀難的問(wèn)題。
(3)操作性好,便于對(duì)號(hào)人座,具體、準(zhǔn)確的確定保管期限,統(tǒng)一延續(xù),提高鑒定的質(zhì)量和效率,也有利于幫助目前機(jī)關(guān)單位水平不高的鑒定人員的日常工作。
(4)有利于省級(jí)以下檔案館限制長(zhǎng)期級(jí)檔案的進(jìn)館,明確了長(zhǎng)期檔案的保管期限,防止長(zhǎng)期檔案保管的有期無(wú)限,升級(jí)為永久檔案,混入館內(nèi),同時(shí)也有利于國(guó)家對(duì)永久檔案在所有案卷中的比例控制。
經(jīng)過(guò)各界長(zhǎng)期以來(lái)關(guān)于“三分法”與“兩分法”的討論后,最新的《文書(shū)檔案保管期限表》采用了“標(biāo)時(shí)法”,將保管期限分為永久、50年、30年、15年、5年五個(gè)檔次,較好地解決了三分法中對(duì)保管期限劃分的模糊性。但是目前保管期限的五個(gè)檔次還是比較粗,針對(duì)目前的館藏現(xiàn)狀和文件產(chǎn)生數(shù)量,要達(dá)到多檔次、短時(shí)距的文件淘汰率,就必須進(jìn)一步細(xì)分檔次。永久保存的文件,在其形成機(jī)關(guān)保存5～10年后,可以進(jìn)入檔案館保存,而對(duì)于不進(jìn)館的文件的保管期限可以分為6個(gè)月、1年、3年、5年、7年、10年、15年、20年、30年、40年、50年或直至該機(jī)關(guān)不再需要或該機(jī)關(guān)被撤消為止。這樣使得該早進(jìn)館的早進(jìn),不該進(jìn)館的不進(jìn),該長(zhǎng)的長(zhǎng),該短的短,到期的及時(shí)再鑒定,該延長(zhǎng)的延長(zhǎng),該銷毀的銷毀,這樣通過(guò)較短的時(shí)距,提高文件的淘汰率,雖然這會(huì)加重鑒定人員的工作負(fù)擔(dān),但如果能按照一張?jiān)敿?xì)的檔案保管期限表進(jìn)行,困難不會(huì)太大,而且這么做,對(duì)館藏資源的優(yōu)化是非常有好處的。
綜上所述,改革檔案保管期限表作為館藏優(yōu)化的有效措施,可以產(chǎn)生很大的作用,通過(guò)對(duì)檔案保管期限表的改革與調(diào)整,可以對(duì)館藏工作的全局帶來(lái)積極的影響。目前,我們正可以通過(guò)對(duì)現(xiàn)狀不太理想的檔案保管期限表進(jìn)行調(diào)整,來(lái)進(jìn)一步優(yōu)化館藏,以緩解檔案館藏壓力,提高檔案管理工作的實(shí)際水平,促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
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④呂軍:《我看檔案保管期限劃分問(wèn)題》,《檔案學(xué)研究》,2000年第2期
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⑧何嘉蓀、傅榮校:《文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律研究》,中國(guó)檔案出版社,1999年
⑨朱榮基:《檔案存期鑒定方法論一一中外比較研究》,《上海檔案》,2000年第2期
（牛角摘自《上海檔案》2003年第2期 作者傅榮校）
一、我國(guó)現(xiàn)有檔案保管期限表存在的問(wèn)題
檔案保管期限表是在檔案價(jià)值理論及鑒定標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上形成的,以表冊(cè)形式列舉檔案文件的來(lái)源、內(nèi)容和形式,并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性、操作性、標(biāo)準(zhǔn)性文件,它可作為檔案館(室)鑒定檔案文件價(jià)值,確定檔案文件的保管期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。依據(jù)檔案保管期限表,檔案人員可以在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行鑒定工作,從而在一定程度上避免個(gè)人認(rèn)識(shí)的局限性和片面性,提高鑒定工作的質(zhì)量和效率,防止錯(cuò)誤的銷毀。因此檔案保管期限表可以被視為檔案鑒定理論和標(biāo)準(zhǔn)在實(shí)際鑒定工作中的具體化的操作規(guī)則,其是否完善、是否便于操作,影響到鑒定工作的質(zhì)量,從而也影響到館藏優(yōu)化工作。
我國(guó)自從1956年由國(guó)家統(tǒng)一頒布的《黨的機(jī)關(guān)檔案材料檔案保管期限表》以來(lái),至2001年發(fā)布的《歸檔文件與檔案鑒定指南》(含新的《文書(shū)檔案檔案保管期限表》),一共推出過(guò)六張檔案保管期限表,改革速度不可謂不快,動(dòng)作不可謂不大。但目前無(wú)論從內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、形式和體系等各方面來(lái)看,現(xiàn)在的即使是最新的檔案保管期限表,還是無(wú)法滿足當(dāng)前形勢(shì)下的檔案文件價(jià)值鑒定的要求,還繼續(xù)受到一些鑒定人員和專家學(xué)者的批評(píng)。其中不合理因素表現(xiàn)如下:
1、表內(nèi)條款太少,過(guò)于概括。每次對(duì)檔案保管期限表的修改都會(huì)將一些條款刪除或合并,1956年由中共中央辦公廳批準(zhǔn)頒發(fā)的《黨的機(jī)關(guān)檔案材料檔案保管期限表的一般標(biāo)準(zhǔn)》,共有49條、45款、8個(gè)注釋,1957年國(guó)務(wù)院頒發(fā)的《國(guó)家機(jī)關(guān)一般檔案材料保管期限參考表》,共有46條、59款、2個(gè)注釋,1964年國(guó)家檔案局將上述兩表合并為黨政機(jī)關(guān)的《機(jī)關(guān)文書(shū)檔案保管期限參考表〈試行草案〉》,共有39條、52款、6個(gè)注釋,1983年國(guó)家檔案局頒發(fā)的《文書(shū)檔案檔案保管期限表》,共有35條、57款、6個(gè)注釋,1987年國(guó)家檔案局頒布的《文書(shū)檔案檔案保管期限表》,共有33條、63款,無(wú)注釋,而目前最新頒布的檔案保管期限表僅有22條97款,這與當(dāng)前檔案文件形式、內(nèi)容和類型的日益發(fā)展,要求檔案保管期限表從各個(gè)方面反映其價(jià)值,國(guó)際上通行的文件處置一覽表越來(lái)越詳細(xì)的趨勢(shì)相悖,也違背了利用檔案保管期限表加強(qiáng)鑒定工作的初衷。可以想象以我國(guó)目前的檔案保管期限表中的區(qū)區(qū)97條,怎能反映出當(dāng)前檔案文件的所有情況?
2、表述彈性太大。一方面,保管期限的年限檔次彈性太大,原有的永久、長(zhǎng)期、短期三檔中,雖然規(guī)定長(zhǎng)期的期限為16～50年,短期的為1～15年,但在此期限內(nèi)就無(wú)具體年限的劃分,這就使得鑒定人員在實(shí)際工作中只能確定永久、長(zhǎng)期、短期,無(wú)法再進(jìn)行進(jìn)一步劃分,使得長(zhǎng)期的不管其中差別一律定為50年,短期的一律為15年,這就使得那些根本不需要保存到最高年限的檔案文件得以保留,大大增加了案卷的數(shù)量。而最新的檔案保管期限表將保管期限分為永久和定期,定期中的期限又分為50年、30年、15年、5年四個(gè)檔次,使得保管期限有了一定的具體化,但是其中的彈性仍然很大,這種方法無(wú)法立即起到緩解我國(guó)目前館藏壓力的作用;另一方面,表內(nèi)各條款的內(nèi)容表述彈性太大,“重要的”、“一般的”這類詞語(yǔ)較多,而又沒(méi)有明確的舉例加以說(shuō)明,這種界限模糊、語(yǔ)意不明、富有彈性的語(yǔ)言,使鑒定工作者在實(shí)際操作過(guò)程中難以理解和把握,從而影響鑒定工作的效率和質(zhì)量。正是由于這兩方面的因素,使得鑒定人員在工作中的謹(jǐn)小慎微,惟恐因自身的失誤造成不可挽回的后果,這就造成檔案保管的有期無(wú)限問(wèn)題,進(jìn)而帶來(lái)了館藏的諸多問(wèn)題。
3.檔案保管期限表既用于機(jī)關(guān)檔案室對(duì)檔案文件價(jià)值的鑒定,又用于檔案館對(duì)進(jìn)館檔案和館內(nèi)檔案的價(jià)值鑒定,而就目前的檔案保管期限表來(lái)看根本無(wú)法同時(shí)達(dá)到這兩方面的要求。而且目前的檔案保管期限表中對(duì)宏觀的、方針政策性的、綜合性的文件的保管期限較長(zhǎng),而對(duì)微觀的、典型的、原始性的文件的保管期限就相對(duì)較短,常此下去將很難滿足將來(lái)進(jìn)行定量研究和系統(tǒng)研究的需要。
二、由檔案保管期限表造成的相關(guān)效應(yīng)
檔案保管期限表作為影響?zhàn)^藏的各個(gè)因素之一,它是與其它各因素產(chǎn)生相互影響的。
1、鑒定理論與檔案保管期限表的關(guān)系。檔案保管期限表作為以檔案價(jià)值理論和鑒定標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)的實(shí)用性操作規(guī)則,是鑒定理論在實(shí)際工作中的運(yùn)用。然而,我國(guó)目前的檔案保管期限表尚無(wú)法充分反映出現(xiàn)有的先進(jìn)的價(jià)值理論和鑒定標(biāo)準(zhǔn),也無(wú)法充分體現(xiàn)出與我國(guó)目前鑒定理論發(fā)展水平相適應(yīng)的內(nèi)容。因此鑒定理論與檔案保管期限表之間的銜接不力,表內(nèi)的條款僅限于檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式和保管期限,無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前鑒定工作的發(fā)展潮流。目前,世界各國(guó)的鑒定理論已呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn),在考慮文件屬性和社會(huì)主體需求的同時(shí),還結(jié)合了相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)和效應(yīng)標(biāo)準(zhǔn),我國(guó)雖也提出了類似的標(biāo)準(zhǔn),但在實(shí)際的操作時(shí)卻沒(méi)有使用這些特殊的標(biāo)準(zhǔn)。因而,檔案保管期限表的單一化,使得我們的鑒定人員在工作中產(chǎn)生鑒定文件價(jià)值的困難,無(wú)法保證永久保存的檔案是否確實(shí)具有第二價(jià)值。鑒定理論無(wú)法在檔案保管期限表上得到相應(yīng)的反映,這就使得先進(jìn)的理論失去了指導(dǎo)實(shí)踐價(jià)值,同時(shí),檔案保管期限表因?yàn)槿狈ο冗M(jìn)的理論的指導(dǎo),只能在較低的層次上運(yùn)行,無(wú)法為理論提供良好的基礎(chǔ),直接影響了鑒定理論的發(fā)展和更新。
2、鑒定機(jī)制與檔案保管期限表的關(guān)系。我國(guó)目前采用的三層次鑒定法雖然能通過(guò)層層把關(guān),使館藏的檔案得到控制,但是沒(méi)有把文件的第一價(jià)值和第二價(jià)值的鑒定責(zé)任分開(kāi),由不同的部門(mén)分別承擔(dān),而是在每一層次上同時(shí)賦予兩種責(zé)任。這就使得在鑒定的第一層次上,機(jī)關(guān)鑒定人員同時(shí)擁有鑒定文件兩種價(jià)值的權(quán)力。然而,機(jī)關(guān)鑒定人員囿于認(rèn)識(shí)水平、專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的限制,無(wú)法獨(dú)立完成對(duì)第二價(jià)值的鑒定,從而可能使那些具有重要第二價(jià)值的文件遭到毀滅性的打擊。與此同時(shí),由于現(xiàn)有規(guī)章制度的限制,檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)機(jī)關(guān)文件的鑒定過(guò)程缺乏有力的監(jiān)督制約措施和法律依據(jù),無(wú)法及時(shí)指導(dǎo)機(jī)關(guān)文件鑒定工作,失去優(yōu)化檔案文件的最佳時(shí)機(jī)。
3、傳統(tǒng)立卷體制對(duì)檔案保管期限表的影響。由于我國(guó)原有的立卷方法是將具有某一共同特征的幾份文件立為一卷,組成厚卷、雜卷,這往往使一些有著不同價(jià)值的文件存在于同一份案卷里。而與此同時(shí),機(jī)關(guān)鑒定人員本身因其自身的能力有限,再加上檔案保管期限表的條款少,內(nèi)容表述不清,彈性大,隨意性大,就使得鑒定人員不得不盡可能的放寬保管期限的尺度,最大程度地“就高不就低”。這種工作成果用“案卷”的形式固定與流傳下去,最終結(jié)果是檔案館不僅良莠不齊、玉石不分,而且給檔案館的滯后控制與到期復(fù)查設(shè)置了嚴(yán)重的障礙,造成了無(wú)用案卷保管上的“有期無(wú)限”。
4、鑒定人員的業(yè)務(wù)水平不高,對(duì)檔案保管期限表的運(yùn)用能力較差。就我國(guó)目前的鑒定程序來(lái)看,在立卷歸檔的過(guò)程鑒定文件價(jià)值,這一步應(yīng)被視為具有對(duì)整個(gè)鑒定工作具有決定意義的關(guān)鍵步驟。因?yàn)樵诹⒕須w檔過(guò)程中,鑒定人員將基本上決定文件的保存價(jià)值,這以后的鑒定工作都是在這種已經(jīng)確定的基礎(chǔ)上進(jìn)行微調(diào)。然而,我國(guó)檔案文件鑒定人員的素質(zhì),卻表現(xiàn)出與鑒定環(huán)節(jié)重要程度呈反比關(guān)系,即最重要的鑒定環(huán)節(jié)一一立卷歸檔的鑒定,由檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)相對(duì)較差的檔案人員在操作執(zhí)行。因而,我國(guó)檔案鑒定中存在的問(wèn)題,其原因很大程度上是這種反比關(guān)系在實(shí)踐中的映射。
三、對(duì)檔案保管期限表的改革和完善
對(duì)我國(guó)檔案保管期限表予以改革與完善,須從以下幾個(gè)方面進(jìn)行努力。
1、開(kāi)展鑒定理論的研究,為檔案保管期限表的制訂提供理論基礎(chǔ)。通過(guò)借鑒先進(jìn)的鑒定理論,結(jié)合實(shí)踐,進(jìn)行理論研究,為檔案保管期限表的修訂提供理論的依據(jù),同時(shí)在制訂檔案保管期限表的時(shí)候要注意到理論與檔案保管期限表的銜接上,要使得檔案保管期限表能夠如實(shí)的體現(xiàn)出現(xiàn)有的理論的發(fā)展水平,而且在制訂檔案保管期限表的時(shí)候要考慮到相應(yīng)的保管代價(jià)、相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)和效益標(biāo)準(zhǔn)。
2、建立文件價(jià)值的雙重鑒定機(jī)制。通過(guò)這一機(jī)制,將文件的兩種價(jià)值分別由不同的鑒定主體進(jìn)行鑒定,文件第一價(jià)值的鑒定的責(zé)任和權(quán)利交由文件的原形成者,也就是機(jī)關(guān)鑒定人員,以確保他們的自身需要;文件的第二價(jià)值則由代表社會(huì)大眾利用的檔案館的鑒定人員,從社會(huì)各方面的需要出發(fā)保存符合保管條件的檔案,這樣就做到了不同的鑒定主體根據(jù)不同的需要鑒定不同的文件價(jià)值。與此同時(shí)就要求檔案保管期限表在內(nèi)容上要反映出對(duì)兩種價(jià)值的區(qū)別。
3、檔案保管期限表由單一型向多元化發(fā)展。雖然國(guó)家制定的文書(shū)檔案保管期限表是為全國(guó)各級(jí)各機(jī)關(guān)單位和檔案館提供一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),但它是一個(gè)較粗的、較簡(jiǎn)單的鑒定大綱,在實(shí)際操作中要求各單位根據(jù)自身的工作需要和性質(zhì)級(jí)別,制定出符合自身工作特點(diǎn)和要求的、細(xì)致化的、具體的檔案保管期限表。但是各單位為方便起見(jiàn),基本上簡(jiǎn)單的套用和照搬通用檔案保管期限表,這就造成現(xiàn)有的一表走遍天下的情況,影響了鑒定工作的進(jìn)行。因此對(duì)檔案保管期限表的改革和完善應(yīng)以國(guó)家頒布的通用檔案保管期限表為依據(jù),根據(jù)本地區(qū)、本行業(yè)的實(shí)際工作需求,制定出相應(yīng)的檔案保管期限表,達(dá)到檔案保管期限表的專業(yè)化。應(yīng)將機(jī)關(guān)單位的檔案保管期限表和進(jìn)館檔案的檔案保管期限表區(qū)分開(kāi)來(lái),以便區(qū)分它們的第一價(jià)值與第二價(jià)值,從而也能體現(xiàn)出雙重鑒定機(jī)制的要求,使檔案館永久保存真正具有價(jià)值的檔案。另外,檔案保管期限表的制定應(yīng)由專家、檔案人員、機(jī)關(guān)鑒定人員共同組成的專業(yè)性的小組經(jīng)過(guò)綜合研究完成,以提高檔案保管期限表的質(zhì)量,而不應(yīng)是機(jī)關(guān)檔案人員的即興之作。
4、增加表內(nèi)條款數(shù)目,細(xì)化條款內(nèi)容,增加可操作性,便于對(duì)照使用。在理論上,粗線條的檔案保管期限表有規(guī)范明確,靈活掌握的優(yōu)點(diǎn),但作為實(shí)際鑒定工作中的指導(dǎo)性文件,在實(shí)際操作中要求系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確的確定價(jià)值和保管期限,還是具體一點(diǎn)為好。對(duì)條款的具體化可以達(dá)到以下效果:
（1）便于操作,文書(shū)部門(mén)、檔案部門(mén)有較詳細(xì)、明確的條款,作為劃分期限的依據(jù),便于文書(shū)部門(mén)的立卷歸檔工作和檔案館的選擇永久檔案進(jìn)館工作的開(kāi)展。
（2）明確鑒定責(zé)任,詳細(xì)、明確的檔案保管期限表使鑒定人員在工作中便于劃分保管期限,到期銷毀,完全依照條款處置,減輕鑒定人員心理壓力,即使將來(lái)出現(xiàn)錯(cuò)誤,也無(wú)失職之虞。
（3）有利于檔案室、檔案館業(yè)務(wù)工作的程序化、制度化,減少人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi),提高館藏空間的有效利用。
最新頒布的檔案保管期限表雖然在條款上比以前的有所增加,但在數(shù)量上還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,與國(guó)外的檔案保管期限表的差距還很大,如“美國(guó)陸軍部的文件處置標(biāo)準(zhǔn)有300多條”,“《猶他州文件保管期限通用表》將該州的所有文件列舉了16類,共計(jì)269項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)”。由此可見(jiàn),盡管并非條款越多越細(xì)化越好,但是增加條款的數(shù)量是為世界各國(guó)所共識(shí)的,也是將來(lái)檔案保管期限表發(fā)展的潮流趨勢(shì),確實(shí)能使得鑒定工作更加客觀的、順利的進(jìn)行,也能便于操作把握,提高鑒定的質(zhì)量。
與此同時(shí),條款內(nèi)的表述也應(yīng)明確,不能光從“職能鑒定論”角度反映文件的來(lái)源及內(nèi)容,還應(yīng)該從多角度各方面反映出文件的載體形式、可靠程度和保管效益等綜合因素考慮,來(lái)確定保管期限,并指明最終處置程序,而且應(yīng)適當(dāng)增加附注和說(shuō)明的內(nèi)容,使得在遇到問(wèn)題時(shí)加以解釋。另外,在期限表中的條款里,應(yīng)該盡可能減少文字表述中“重要的”、“一般的”等這類詞語(yǔ)的出現(xiàn),要求做到按一定的邏輯順序,條理清楚、層次分明、措詞準(zhǔn)確、含義清晰、界限分明、無(wú)含糊模棱的表達(dá),以減少鑒定工作中的標(biāo)準(zhǔn)不確定性。
因此,增加條款,細(xì)化內(nèi)容,有利于鑒定工作的對(duì)號(hào)入座,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),提高鑒定效率和鑒定質(zhì)量。
5、標(biāo)時(shí)法作為保管期限劃分的檔次。標(biāo)時(shí)法具有以下幾點(diǎn)優(yōu)點(diǎn):
(1)有利于檔案保管流程的暢通。永久保存的年限為永久,定期的劃分具體年限,到期再鑒定,該移交的移交,該延長(zhǎng)的延長(zhǎng),該銷毀的銷毀,多檔次、短時(shí)距,提高淘汰率,使館藏始終處于優(yōu)化狀態(tài)。
(2)方便、及時(shí)的處置文件,解決檔案保管的有期無(wú)限和鑒定而不毀的問(wèn)題,防止出現(xiàn)銷毀難的問(wèn)題。
(3)操作性好,便于對(duì)號(hào)人座,具體、準(zhǔn)確的確定保管期限,統(tǒng)一延續(xù),提高鑒定的質(zhì)量和效率,也有利于幫助目前機(jī)關(guān)單位水平不高的鑒定人員的日常工作。
(4)有利于省級(jí)以下檔案館限制長(zhǎng)期級(jí)檔案的進(jìn)館,明確了長(zhǎng)期檔案的保管期限,防止長(zhǎng)期檔案保管的有期無(wú)限,升級(jí)為永久檔案,混入館內(nèi),同時(shí)也有利于國(guó)家對(duì)永久檔案在所有案卷中的比例控制。
經(jīng)過(guò)各界長(zhǎng)期以來(lái)關(guān)于“三分法”與“兩分法”的討論后,最新的《文書(shū)檔案保管期限表》采用了“標(biāo)時(shí)法”,將保管期限分為永久、50年、30年、15年、5年五個(gè)檔次,較好地解決了三分法中對(duì)保管期限劃分的模糊性。但是目前保管期限的五個(gè)檔次還是比較粗,針對(duì)目前的館藏現(xiàn)狀和文件產(chǎn)生數(shù)量,要達(dá)到多檔次、短時(shí)距的文件淘汰率,就必須進(jìn)一步細(xì)分檔次。永久保存的文件,在其形成機(jī)關(guān)保存5～10年后,可以進(jìn)入檔案館保存,而對(duì)于不進(jìn)館的文件的保管期限可以分為6個(gè)月、1年、3年、5年、7年、10年、15年、20年、30年、40年、50年或直至該機(jī)關(guān)不再需要或該機(jī)關(guān)被撤消為止。這樣使得該早進(jìn)館的早進(jìn),不該進(jìn)館的不進(jìn),該長(zhǎng)的長(zhǎng),該短的短,到期的及時(shí)再鑒定,該延長(zhǎng)的延長(zhǎng),該銷毀的銷毀,這樣通過(guò)較短的時(shí)距,提高文件的淘汰率,雖然這會(huì)加重鑒定人員的工作負(fù)擔(dān),但如果能按照一張?jiān)敿?xì)的檔案保管期限表進(jìn)行,困難不會(huì)太大,而且這么做,對(duì)館藏資源的優(yōu)化是非常有好處的。
綜上所述,改革檔案保管期限表作為館藏優(yōu)化的有效措施,可以產(chǎn)生很大的作用,通過(guò)對(duì)檔案保管期限表的改革與調(diào)整,可以對(duì)館藏工作的全局帶來(lái)積極的影響。目前,我們正可以通過(guò)對(duì)現(xiàn)狀不太理想的檔案保管期限表進(jìn)行調(diào)整,來(lái)進(jìn)一步優(yōu)化館藏,以緩解檔案館藏壓力,提高檔案管理工作的實(shí)際水平,促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
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（牛角摘自《上海檔案》2003年第2期 作者傅榮校）
