上海市檔案館研究館員戴志強
1999年5月5日國務院批準修訂、同年6月7日國家檔案局令第5號重新發布的《中華人民共和國檔案法實施辦法》第三條規定：“各級國家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級管理，分級的具體標準和管理辦法由國家檔案局制定。”至今雖然七年過去了，但館藏檔案分級管理并未取得實質性的進展。一個明顯的原因可能是國家檔案局制定的分級的具體標準和管理辦法尚未正式出臺，因此，各級國家檔案館大多處于等待觀望的狀態。本文擬就館藏檔案分級鑒定標準及其實施問題提出不成熟的意見，以供探討。
一、館藏檔案分級鑒定的涵義及其標準
館藏檔案分級鑒定，是指國家檔案館在對館藏檔案的價值進行判斷和鑒別的基礎上，將檔案分為不同的等級，以便對具有不同價值的檔案進行不同“規格”的管理。
上述定義包含四方面內容：一是鑒定的主體，即各級國家檔案館，也就是具有黨和國家重要檔案永久保管和提供利用職能的各級綜合檔案館；二是鑒定的對象，即館藏檔案，也就是通常按國家規定收集進館的需要永久保存的檔案；三是鑒定的依據，即檔案的價值，也就是檔案自身在“見證歷史、傳承文化”方面所體現的價值大小和珍貴程度；四是鑒定的目的，也就是確定館藏檔案的不同等級，為實施分級管理提供依據。
開展館藏檔案的分級鑒定，首先要確定分級鑒定的標準。對此，首先，可以參考《世界記憶名錄》和“中國檔案文獻遺產工程”的入選條件。據報道，我國入選《世界記憶名錄》的兩個檔案項目，一是中國的傳統音樂錄音檔案，二是中國第一歷史檔案館館藏的《清代內閣秘本檔中有關17世紀中葉西方傳教士在華活動的滿文檔案文獻》。而在第一批入選“中國檔案文獻遺產工程”的48件（組）珍貴檔案文獻中，“既有來自百萬卷以上的大博物館的收藏，也有來自縣市級的小的檔案館的特色文獻；既有反映開國大典等重大歷史事件的文獻，又有老舍名著《四世同堂》的手稿；除了明清皇家檔案，也有被稱為‘古代納西族的百科全書’的東巴文字古籍。這些檔案文獻與入選《世界記憶名錄》的文獻在性質與范圍方面有很大的接近性”。（注1）《世界記憶工程世界級登記冊的選擇標準》確定的具體標準包括：1、影響：如果一個文獻遺產對世界歷史有重大影響，并超過了民族文化的界線，那么它就具有世界意義；2、時間：如果某文獻遺產代表性地反映了世界史上的某個重大變革時期，或能夠有助于我們了解世界歷史的某個重要時刻，它也具有世界意義。這種變革可以是政治的、社會的、經濟的、技術的、哲學或宗教的，可以是長期的或短期的。文獻遺產并不僅僅因古老而重要。古老的概念是相對的；3、地點：如果某文獻包含了關于某地/地區的重要信息，而該地/地區對世界文化或歷史的重大發展至關重要，那它就具有世界意義；4、人物：如果某文獻與對世界歷史和文化的發展有杰出貢獻的個人或民族的生平或著作有密切關系，那它就具有世界意義；5、主題：以特殊方式記載世界史或文化中一個重大主題的文獻；6、形式和風格：如果某文獻是一種風格和形式的典型范例，那它就具有世界意義；7、社會價值：如果某文獻遺產具有超越民族文化的顯著社會、文化和精神價值，那么它就有世界意義。還有兩個輔助標準：1、完整性：如果某文獻遺產顯示出高度的完整性，那么它的重要性會提高；2、稀有性：如果某文獻遺產是獨一無二的或特別稀有的，那它的重要性也會提高。（注2）
其次，可以借鑒我國省（市）級國家檔案館多年來建設特藏檔案室的經驗。如上海市檔案館在10余年特藏檔案室建設的基礎上形成了《特藏檔案鑒定整理工作規范》，其中確定：1、特藏檔案載體，以普通紙質檔案、資料、照片和實物檔案為限，一般不包括膠磁檔案（如照片底片、錄音帶、錄像帶、縮微膠片等）和電子檔案等。2、特藏檔案入選標準，（1）年代久遠的檔案。根據本館館藏實際形成時間確定，其范圍為民國成立（1912年）以前及民國前期（1912?1927年）形成的內容珍貴的歷史檔案。（2）重要機構檔案。指直接記錄近現代上海具有重要影響的政權機構（包括黨務、議政、政府、軍警、司法、外交和市民自治等機構）、工商企業（包括工業、商業、運輸、金融、公用事業和貿易洋行等）、文教機構（包括學校、科研、衛生、新聞出版、圖書館、博物館和娛樂場所等）、社會團體（包括工商、科教、宗教、慈善、同鄉和僑民等）和租界管理機構的創立、結束以及重要活動軌跡的檔案。（3）著名人物檔案。指直接記錄和反映近現代上海政治、經濟、文化、社會、軍事、外交等領域著名人物思想、生平活動軌跡的公務文件、私函、生平傳記材料（如自傳、個人履歷、學歷證明、獎狀、聘書、護照、遺囑等）、創作成果（如手稿、日記、回憶錄、出版著作、書畫等）、畫冊、照片以及相關材料（如經濟材料、親屬材料和評價材料等）等檔案。（4）重要歷史事件檔案。指直接記錄和反映國內外以及上海地區重大歷史事件（政治運動、經濟活動、重大戰役、重大建設項目、社會文化活動等）的起因、過程、結果或影響的檔案。（5）在同類題材中屬于罕見，或具有相當特色，或具有首創性的原始文獻。（6）具有重要文物價值的紙質和非紙質實物檔案，如委任狀、聘書、契約、商標、廣告樣張、股票、債券、郵票樣張、鈔票樣張、煙標等紙質實物檔案，以及旗幟、獎杯、錢幣、印章、護照等非紙質實物檔案。
同時，我國檔案界在檔案分級鑒定標準的研究方面已取得了一定的成果。如周玲、馬長林主編的《檔案鑒定新論》一書，在闡述時間性、重要性、特殊性、稀有性等分級鑒定原則的基礎上，提出的分級鑒定標準包括：1、年齡標準，認為，我國清代前期及以前的檔案屬于比較少見的品種，因此，凡清代前期及以前形成的檔案，基本上可列入一、二級檔案范圍，其中內容重要或形態特殊的可定為一級；民國前期（1912-1927年）形成的檔案，全國總量不多，基本上可列入二、三級檔案范圍，其中內容重要或形態特殊的可列入二級范圍，內容特別重要、形態罕見的可定為一級。2、地區或職能標準，認為，反映全國性活動的檔案，一般比反映地方性活動的檔案價值高，因此基本上可列入三級或三級以上范圍，其內容重要或特別重要的，可相應提高級別；反映省（市）或地區活動的檔案基本上定為三級或三級以下，其內容重要或特別重要，可相應提高級別；省以下地區形成的檔案，非有特別重要的內容，一般不定為一級。不同職能機關形成的檔案的分級標準也大體如此。3、人物級別標準，認為，凡是反映全國性一流代表性人物的活動，或由這些人物直接形成的檔案，一般可列入二級或二級以上范圍，如內容重要，可列入一級范圍；有關地方性著名人物檔案，一般可列入二級或三級范圍，如內容特別重要，或具有全國性意義的，可定為一級；反映地區一級人物活動的檔案，沒有特別重要的理由，一般不定為一級。4、內容標準，認為，凡檔案內容反映或具有全國性重要意義的，一般可定為二、三級，如內容特別重要，可定為一級；反映或具有地方性意義內容的檔案，一般可定為三級，內容重要的，可定為二級。5、數量控制標準，認為，根據館藏檔案分級管理的宗旨和事物價值分布的一般規律，全國范圍內不同級別檔案數量控制的比例可暫定為：一級檔案占5%，二級檔案占20%，三級檔案占45%，級外檔案占30%。6、其他標準，認為，利用頻率標準、文物鑒賞標準，可作為分級鑒定時的參考標準。（注3）
因此，筆者建議，在全國統一的館藏檔案分級鑒定標準正式出臺之前，擬根據循序漸進的精神，先由各省（市）檔案行政管理部門從本省（市）的實際出發，并從館藏歷史檔案做起，制訂和試行“省（市）各級國家檔案館歷史檔案分級鑒定標準”。其合理性在于：1、全國地區之間（包括館藏檔案情況）差別較大，“一刀切”不一定能奏效；2、館藏歷史檔案（這里主要指中華人民共和國成立之前形成的各種舊政權檔案和著名人物檔案），不僅總體上數量有限，主要集中在省以上檔案館，且大多已經開放，其價值也多有定論，而且省（市）級國家檔案館有條件在這方面先走一步；3、省（市）級的地方標準與以后出臺的國家標準，不是排斥的，而是互補的，可以起到統一認識、積累經驗的作用，尤其是對大多數不擁有高等級檔案的基層綜合檔案館來說，也能從中分享分級鑒定（管理）帶來的積極成果----優化館藏結構、降低保管成本、深化開發利用、推進依法治檔。
為此，根據我們的設想，“省（市）各級國家檔案館歷史檔案分級鑒定標準”可暫定為：（一）重要機構檔案，即反映建國前本省（市）有重要影響的政權機構、工商企業、文教機構、社會團體和租界管理機構等的創立、結束以及重要活動軌跡的檔案（包括公文、手跡、實物、照片等）。其中，特別重要的、具有國內外影響的或形成時間較早、形態特殊的可列入一級檔案（占5%）；較重要的、具有本省（市）重要地位的可列入二級檔案（占20%）；在本省（市）某一領域（地區）具有重要地位的可列入三級檔案（占45%）；其余為級外檔案（占30%）。2、重大歷史事件檔案，即反映建國前本省（市）政治、經濟、文化、社會、軍事、外交、市政等領域重大歷史事件的起因、過程、結果或影響的檔案（包括公文、手跡、實物、照片等）。其中，特別重要的、具有國內外影響的或形成時間較早、形態特殊的可列為一級檔案（占5%）；較重要的、具有本省（市）重要意義的可列入二級檔案（占20%）；在本省（市）某一領域（地區）具有重要意義的可列入三級檔案（占45%）；其余為級外檔案（占30%）。3、著名人物檔案，即反映建國前本省（市）政治、經濟、文化、社會、司法、軍事、外交等各界著名人物思想和生平活動軌跡的各種檔案材料，包括（1）生平材料，如個人履歷、學歷證明、獎狀、聘書、護照、遺囑等；（2）創作手稿，如自傳、日記、回憶錄、出版著作等；（3）題詞、書畫；（4）照片、錄音等；（5）相關材料，如經濟材料、親屬材料和評價材料等。其中，特別著名的、具有國內外影響的或形成時間較早、形態特殊的，可列入一級檔案（占5%）；較著名的、具有本省（市）重要影響的可列入二級檔案（占20%）；在本省（市）某一領域（地區）具有重要影響的可列入三級檔案（占45%）；其余為級外檔案（占30%）。
二、館藏檔案分級鑒定的實施
館藏檔案分級鑒定與檔案館的其它鑒定項目，既有共同之處，又有一定的區別。從共同之處來說，館藏檔案分級鑒定與其它鑒定項目一樣，應在逐卷、逐件直接鑒定的基礎上，對照有關鑒定標準，提出檔案的具體分級意見，并經本館檔案鑒定委員會討論確認和館長批準后，方可作為實施館藏檔案分級管理的依據。而存在的區別是，鑒于館藏檔案分級鑒定的特點決定了它在組織實施方面還有進一步的要求：
（一）在組織直接鑒定人員學習掌握分級鑒定的原則、標準的基礎上，認真開展館藏檔案分級鑒定的初審工作和分級鑒定方案的編制工作。分級鑒定方案一般以表冊的形式，以全宗為整體，以卷或件為單位逐一說明檔案的有關特征和擬定等級及其理由。
（二）直接鑒定部門編制的館藏檔案分級鑒定方案，在提交專家鑒定委員會審議前，還應根據檔案館鑒定委員會委員對有關檔案抽檢復審的情況進行調整修訂。
（三）負責審議館藏檔案分級鑒定方案的專家鑒定委員會，除了檔案館鑒定委員會部分委員參加外，應邀請一批資深的歷史學家和圖書館、博物館等方面的專家參加（應占委員總數的50%強），并可聘請其中最有名望者擔任專家鑒定委員會主任。分級鑒定方案經討論協商后，一般應有三分之二以上的委員贊成方能生效。
（四）專家鑒定委員會同意定為一級的檔案，必要時可通過申報“中國檔案文獻遺產名錄”來加以確認。
（五）館藏檔案分級鑒定方案一經專家鑒定委員會通過和館長批準，就成為正式實施館藏檔案分級管理的依據。而實施館藏檔案分級鑒定方案，也就是通過一定的途徑來實現館藏檔案分級管理的目標。筆者認為，各級國家檔案館推行館藏檔案分級管理的現實目標如下：
一是施行館藏檔案實體的分級管理。在館藏檔案分級鑒定方案批準后，如何實施分級管理呢？首先是檔案實體的排架問題。可選擇的方案有兩種，一種是對檔案實體加貼等級標簽，在案卷目錄上加注等級標識，并按檔案等級調整館藏檔案排架位置；另一種是僅對檔案案卷級目錄加注等級標識，館藏檔案排架仍維持現狀。筆者傾向于后一種方案，因為，它符合館藏檔案按全宗集中存放的原則，而且盡可能地利用了原基礎。同時，館藏檔案的分級管理，在實體管理上固然可以作出一定的調整，如在庫房改建、擴建和新建基礎上，以全宗為整體適當調整館藏位置，以體現重點檔案重點保護的思想。但這并不是分級管理的主要內容，尤其是當檔案實體位置變動有可能影響保管和利用時，應該避免人為的變動。
二是豐富館藏檔案分級管理的內涵：
1、一級檔案的管理
一級檔案不僅是各級國家檔案館的“鎮館之寶”，而且是申報“中國檔案文獻遺產名錄”的客觀基礎。因此，要采取多種手段來加強其實體的保護，如進行原件的紙張脫酸，移入特藏室保管（在全宗主體位置放置參見卡和復制件），制作原貌復制件提供展示，用縮微品或全文數字化信息提供閱覽。在提供利用方面，既要依法禁止一級檔案原件攜運出境和出賣給私人，又要通過舉辦陳列和網上珍檔介紹等有效形式，使珍貴的檔案信息資源為社會所共享。為了實現一級檔案信息資源的社會共享，檔案館有必要進行一級檔案的深度開發工作，如歷史檔案一般僅有案卷目錄而沒有卷內文件目錄，因此一級檔案的深度開發有必要從文件級機讀目錄建設做起。
2、二級檔案的管理
二級檔案往往由于內容重要、利用頻率較高，特別要重視處理好檔案原件的保護和方便利用的關系。為此，首先要將其列入檔案數字化的重點范圍，一是在建立文件級機讀目錄的基礎上實現檔案全文的數字化，以完全取代檔案原件提供利用，二是要加大信息資源的開發力度，以多種形式的公共服務和文化產品提供社會利用，實現檔案價值的最大化。其次，要有計劃地開展二級檔案的修復工作，盡可能地改善其保管條件。此外，二級檔案原件也應列入禁止攜運出境和出賣給私人的范圍。
3、三級檔案的管理
三級檔案數量較大，而且案卷內外質量往往參差不齊、利用頻率也不穩定，因此，原件提供利用仍是主要形式。同時，在完成二級檔案數字化工作的前提下，可有選擇地進行三級檔案的數字化工作，即將其中對國家和社會具有廣泛而長久參考作用的檔案作為全文數字化的范圍。還要根據社會的需要，通過編制一些常用的文件級專題目錄、舉辦檔案陳列、出版專題史料等形式，做好三級檔案的信息開發和網上利用工作。
4、級外檔案的管理
館藏級外檔案，主要是指在“有文必檔”思想指導下形成的、保存價值較低的事務性文件、各種重復性文件等。因此，對其中具有一定利用價值的檔案要創造條件，使其發揮“余熱”，如可以用于檔案館之間、檔案館與其它文化機構之間檔案資料的交換；可以作為學生課堂的原始參考資料；甚至可以探索開展有償提供個人收藏。
注釋：
1、《我們的記憶 世界的記憶》，《人民日報》2002年3月26日第10版；
2、毛福民主編：《永恒的事業----中國與世紀之交的國際檔案事業》，中國檔案出版社2001年5月第1版P351；
3、周玲、馬長林主編：《檔案鑒定新論》，上海社會科學院出版社2004年10月第1版P186-194
1999年5月5日國務院批準修訂、同年6月7日國家檔案局令第5號重新發布的《中華人民共和國檔案法實施辦法》第三條規定：“各級國家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級管理，分級的具體標準和管理辦法由國家檔案局制定。”至今雖然七年過去了，但館藏檔案分級管理并未取得實質性的進展。一個明顯的原因可能是國家檔案局制定的分級的具體標準和管理辦法尚未正式出臺，因此，各級國家檔案館大多處于等待觀望的狀態。本文擬就館藏檔案分級鑒定標準及其實施問題提出不成熟的意見，以供探討。
一、館藏檔案分級鑒定的涵義及其標準
館藏檔案分級鑒定，是指國家檔案館在對館藏檔案的價值進行判斷和鑒別的基礎上，將檔案分為不同的等級，以便對具有不同價值的檔案進行不同“規格”的管理。
上述定義包含四方面內容：一是鑒定的主體，即各級國家檔案館，也就是具有黨和國家重要檔案永久保管和提供利用職能的各級綜合檔案館；二是鑒定的對象，即館藏檔案，也就是通常按國家規定收集進館的需要永久保存的檔案；三是鑒定的依據，即檔案的價值，也就是檔案自身在“見證歷史、傳承文化”方面所體現的價值大小和珍貴程度；四是鑒定的目的，也就是確定館藏檔案的不同等級，為實施分級管理提供依據。
開展館藏檔案的分級鑒定，首先要確定分級鑒定的標準。對此，首先，可以參考《世界記憶名錄》和“中國檔案文獻遺產工程”的入選條件。據報道，我國入選《世界記憶名錄》的兩個檔案項目，一是中國的傳統音樂錄音檔案，二是中國第一歷史檔案館館藏的《清代內閣秘本檔中有關17世紀中葉西方傳教士在華活動的滿文檔案文獻》。而在第一批入選“中國檔案文獻遺產工程”的48件（組）珍貴檔案文獻中，“既有來自百萬卷以上的大博物館的收藏，也有來自縣市級的小的檔案館的特色文獻；既有反映開國大典等重大歷史事件的文獻，又有老舍名著《四世同堂》的手稿；除了明清皇家檔案，也有被稱為‘古代納西族的百科全書’的東巴文字古籍。這些檔案文獻與入選《世界記憶名錄》的文獻在性質與范圍方面有很大的接近性”。（注1）《世界記憶工程世界級登記冊的選擇標準》確定的具體標準包括：1、影響：如果一個文獻遺產對世界歷史有重大影響，并超過了民族文化的界線，那么它就具有世界意義；2、時間：如果某文獻遺產代表性地反映了世界史上的某個重大變革時期，或能夠有助于我們了解世界歷史的某個重要時刻，它也具有世界意義。這種變革可以是政治的、社會的、經濟的、技術的、哲學或宗教的，可以是長期的或短期的。文獻遺產并不僅僅因古老而重要。古老的概念是相對的；3、地點：如果某文獻包含了關于某地/地區的重要信息，而該地/地區對世界文化或歷史的重大發展至關重要，那它就具有世界意義；4、人物：如果某文獻與對世界歷史和文化的發展有杰出貢獻的個人或民族的生平或著作有密切關系，那它就具有世界意義；5、主題：以特殊方式記載世界史或文化中一個重大主題的文獻；6、形式和風格：如果某文獻是一種風格和形式的典型范例，那它就具有世界意義；7、社會價值：如果某文獻遺產具有超越民族文化的顯著社會、文化和精神價值，那么它就有世界意義。還有兩個輔助標準：1、完整性：如果某文獻遺產顯示出高度的完整性，那么它的重要性會提高；2、稀有性：如果某文獻遺產是獨一無二的或特別稀有的，那它的重要性也會提高。（注2）
其次，可以借鑒我國省（市）級國家檔案館多年來建設特藏檔案室的經驗。如上海市檔案館在10余年特藏檔案室建設的基礎上形成了《特藏檔案鑒定整理工作規范》，其中確定：1、特藏檔案載體，以普通紙質檔案、資料、照片和實物檔案為限，一般不包括膠磁檔案（如照片底片、錄音帶、錄像帶、縮微膠片等）和電子檔案等。2、特藏檔案入選標準，（1）年代久遠的檔案。根據本館館藏實際形成時間確定，其范圍為民國成立（1912年）以前及民國前期（1912?1927年）形成的內容珍貴的歷史檔案。（2）重要機構檔案。指直接記錄近現代上海具有重要影響的政權機構（包括黨務、議政、政府、軍警、司法、外交和市民自治等機構）、工商企業（包括工業、商業、運輸、金融、公用事業和貿易洋行等）、文教機構（包括學校、科研、衛生、新聞出版、圖書館、博物館和娛樂場所等）、社會團體（包括工商、科教、宗教、慈善、同鄉和僑民等）和租界管理機構的創立、結束以及重要活動軌跡的檔案。（3）著名人物檔案。指直接記錄和反映近現代上海政治、經濟、文化、社會、軍事、外交等領域著名人物思想、生平活動軌跡的公務文件、私函、生平傳記材料（如自傳、個人履歷、學歷證明、獎狀、聘書、護照、遺囑等）、創作成果（如手稿、日記、回憶錄、出版著作、書畫等）、畫冊、照片以及相關材料（如經濟材料、親屬材料和評價材料等）等檔案。（4）重要歷史事件檔案。指直接記錄和反映國內外以及上海地區重大歷史事件（政治運動、經濟活動、重大戰役、重大建設項目、社會文化活動等）的起因、過程、結果或影響的檔案。（5）在同類題材中屬于罕見，或具有相當特色，或具有首創性的原始文獻。（6）具有重要文物價值的紙質和非紙質實物檔案，如委任狀、聘書、契約、商標、廣告樣張、股票、債券、郵票樣張、鈔票樣張、煙標等紙質實物檔案，以及旗幟、獎杯、錢幣、印章、護照等非紙質實物檔案。
同時，我國檔案界在檔案分級鑒定標準的研究方面已取得了一定的成果。如周玲、馬長林主編的《檔案鑒定新論》一書，在闡述時間性、重要性、特殊性、稀有性等分級鑒定原則的基礎上，提出的分級鑒定標準包括：1、年齡標準，認為，我國清代前期及以前的檔案屬于比較少見的品種，因此，凡清代前期及以前形成的檔案，基本上可列入一、二級檔案范圍，其中內容重要或形態特殊的可定為一級；民國前期（1912-1927年）形成的檔案，全國總量不多，基本上可列入二、三級檔案范圍，其中內容重要或形態特殊的可列入二級范圍，內容特別重要、形態罕見的可定為一級。2、地區或職能標準，認為，反映全國性活動的檔案，一般比反映地方性活動的檔案價值高，因此基本上可列入三級或三級以上范圍，其內容重要或特別重要的，可相應提高級別；反映省（市）或地區活動的檔案基本上定為三級或三級以下，其內容重要或特別重要，可相應提高級別；省以下地區形成的檔案，非有特別重要的內容，一般不定為一級。不同職能機關形成的檔案的分級標準也大體如此。3、人物級別標準，認為，凡是反映全國性一流代表性人物的活動，或由這些人物直接形成的檔案，一般可列入二級或二級以上范圍，如內容重要，可列入一級范圍；有關地方性著名人物檔案，一般可列入二級或三級范圍，如內容特別重要，或具有全國性意義的，可定為一級；反映地區一級人物活動的檔案，沒有特別重要的理由，一般不定為一級。4、內容標準，認為，凡檔案內容反映或具有全國性重要意義的，一般可定為二、三級，如內容特別重要，可定為一級；反映或具有地方性意義內容的檔案，一般可定為三級，內容重要的，可定為二級。5、數量控制標準，認為，根據館藏檔案分級管理的宗旨和事物價值分布的一般規律，全國范圍內不同級別檔案數量控制的比例可暫定為：一級檔案占5%，二級檔案占20%，三級檔案占45%，級外檔案占30%。6、其他標準，認為，利用頻率標準、文物鑒賞標準，可作為分級鑒定時的參考標準。（注3）
因此，筆者建議，在全國統一的館藏檔案分級鑒定標準正式出臺之前，擬根據循序漸進的精神，先由各省（市）檔案行政管理部門從本省（市）的實際出發，并從館藏歷史檔案做起，制訂和試行“省（市）各級國家檔案館歷史檔案分級鑒定標準”。其合理性在于：1、全國地區之間（包括館藏檔案情況）差別較大，“一刀切”不一定能奏效；2、館藏歷史檔案（這里主要指中華人民共和國成立之前形成的各種舊政權檔案和著名人物檔案），不僅總體上數量有限，主要集中在省以上檔案館，且大多已經開放，其價值也多有定論，而且省（市）級國家檔案館有條件在這方面先走一步；3、省（市）級的地方標準與以后出臺的國家標準，不是排斥的，而是互補的，可以起到統一認識、積累經驗的作用，尤其是對大多數不擁有高等級檔案的基層綜合檔案館來說，也能從中分享分級鑒定（管理）帶來的積極成果----優化館藏結構、降低保管成本、深化開發利用、推進依法治檔。
為此，根據我們的設想，“省（市）各級國家檔案館歷史檔案分級鑒定標準”可暫定為：（一）重要機構檔案，即反映建國前本省（市）有重要影響的政權機構、工商企業、文教機構、社會團體和租界管理機構等的創立、結束以及重要活動軌跡的檔案（包括公文、手跡、實物、照片等）。其中，特別重要的、具有國內外影響的或形成時間較早、形態特殊的可列入一級檔案（占5%）；較重要的、具有本省（市）重要地位的可列入二級檔案（占20%）；在本省（市）某一領域（地區）具有重要地位的可列入三級檔案（占45%）；其余為級外檔案（占30%）。2、重大歷史事件檔案，即反映建國前本省（市）政治、經濟、文化、社會、軍事、外交、市政等領域重大歷史事件的起因、過程、結果或影響的檔案（包括公文、手跡、實物、照片等）。其中，特別重要的、具有國內外影響的或形成時間較早、形態特殊的可列為一級檔案（占5%）；較重要的、具有本省（市）重要意義的可列入二級檔案（占20%）；在本省（市）某一領域（地區）具有重要意義的可列入三級檔案（占45%）；其余為級外檔案（占30%）。3、著名人物檔案，即反映建國前本省（市）政治、經濟、文化、社會、司法、軍事、外交等各界著名人物思想和生平活動軌跡的各種檔案材料，包括（1）生平材料，如個人履歷、學歷證明、獎狀、聘書、護照、遺囑等；（2）創作手稿，如自傳、日記、回憶錄、出版著作等；（3）題詞、書畫；（4）照片、錄音等；（5）相關材料，如經濟材料、親屬材料和評價材料等。其中，特別著名的、具有國內外影響的或形成時間較早、形態特殊的，可列入一級檔案（占5%）；較著名的、具有本省（市）重要影響的可列入二級檔案（占20%）；在本省（市）某一領域（地區）具有重要影響的可列入三級檔案（占45%）；其余為級外檔案（占30%）。
二、館藏檔案分級鑒定的實施
館藏檔案分級鑒定與檔案館的其它鑒定項目，既有共同之處，又有一定的區別。從共同之處來說，館藏檔案分級鑒定與其它鑒定項目一樣，應在逐卷、逐件直接鑒定的基礎上，對照有關鑒定標準，提出檔案的具體分級意見，并經本館檔案鑒定委員會討論確認和館長批準后，方可作為實施館藏檔案分級管理的依據。而存在的區別是，鑒于館藏檔案分級鑒定的特點決定了它在組織實施方面還有進一步的要求：
（一）在組織直接鑒定人員學習掌握分級鑒定的原則、標準的基礎上，認真開展館藏檔案分級鑒定的初審工作和分級鑒定方案的編制工作。分級鑒定方案一般以表冊的形式，以全宗為整體，以卷或件為單位逐一說明檔案的有關特征和擬定等級及其理由。
（二）直接鑒定部門編制的館藏檔案分級鑒定方案，在提交專家鑒定委員會審議前，還應根據檔案館鑒定委員會委員對有關檔案抽檢復審的情況進行調整修訂。
（三）負責審議館藏檔案分級鑒定方案的專家鑒定委員會，除了檔案館鑒定委員會部分委員參加外，應邀請一批資深的歷史學家和圖書館、博物館等方面的專家參加（應占委員總數的50%強），并可聘請其中最有名望者擔任專家鑒定委員會主任。分級鑒定方案經討論協商后，一般應有三分之二以上的委員贊成方能生效。
（四）專家鑒定委員會同意定為一級的檔案，必要時可通過申報“中國檔案文獻遺產名錄”來加以確認。
（五）館藏檔案分級鑒定方案一經專家鑒定委員會通過和館長批準，就成為正式實施館藏檔案分級管理的依據。而實施館藏檔案分級鑒定方案，也就是通過一定的途徑來實現館藏檔案分級管理的目標。筆者認為，各級國家檔案館推行館藏檔案分級管理的現實目標如下：
一是施行館藏檔案實體的分級管理。在館藏檔案分級鑒定方案批準后，如何實施分級管理呢？首先是檔案實體的排架問題。可選擇的方案有兩種，一種是對檔案實體加貼等級標簽，在案卷目錄上加注等級標識，并按檔案等級調整館藏檔案排架位置；另一種是僅對檔案案卷級目錄加注等級標識，館藏檔案排架仍維持現狀。筆者傾向于后一種方案，因為，它符合館藏檔案按全宗集中存放的原則，而且盡可能地利用了原基礎。同時，館藏檔案的分級管理，在實體管理上固然可以作出一定的調整，如在庫房改建、擴建和新建基礎上，以全宗為整體適當調整館藏位置，以體現重點檔案重點保護的思想。但這并不是分級管理的主要內容，尤其是當檔案實體位置變動有可能影響保管和利用時，應該避免人為的變動。
二是豐富館藏檔案分級管理的內涵：
1、一級檔案的管理
一級檔案不僅是各級國家檔案館的“鎮館之寶”，而且是申報“中國檔案文獻遺產名錄”的客觀基礎。因此，要采取多種手段來加強其實體的保護，如進行原件的紙張脫酸，移入特藏室保管（在全宗主體位置放置參見卡和復制件），制作原貌復制件提供展示，用縮微品或全文數字化信息提供閱覽。在提供利用方面，既要依法禁止一級檔案原件攜運出境和出賣給私人，又要通過舉辦陳列和網上珍檔介紹等有效形式，使珍貴的檔案信息資源為社會所共享。為了實現一級檔案信息資源的社會共享，檔案館有必要進行一級檔案的深度開發工作，如歷史檔案一般僅有案卷目錄而沒有卷內文件目錄，因此一級檔案的深度開發有必要從文件級機讀目錄建設做起。
2、二級檔案的管理
二級檔案往往由于內容重要、利用頻率較高，特別要重視處理好檔案原件的保護和方便利用的關系。為此，首先要將其列入檔案數字化的重點范圍，一是在建立文件級機讀目錄的基礎上實現檔案全文的數字化，以完全取代檔案原件提供利用，二是要加大信息資源的開發力度，以多種形式的公共服務和文化產品提供社會利用，實現檔案價值的最大化。其次，要有計劃地開展二級檔案的修復工作，盡可能地改善其保管條件。此外，二級檔案原件也應列入禁止攜運出境和出賣給私人的范圍。
3、三級檔案的管理
三級檔案數量較大，而且案卷內外質量往往參差不齊、利用頻率也不穩定，因此，原件提供利用仍是主要形式。同時，在完成二級檔案數字化工作的前提下，可有選擇地進行三級檔案的數字化工作，即將其中對國家和社會具有廣泛而長久參考作用的檔案作為全文數字化的范圍。還要根據社會的需要，通過編制一些常用的文件級專題目錄、舉辦檔案陳列、出版專題史料等形式，做好三級檔案的信息開發和網上利用工作。
4、級外檔案的管理
館藏級外檔案，主要是指在“有文必檔”思想指導下形成的、保存價值較低的事務性文件、各種重復性文件等。因此，對其中具有一定利用價值的檔案要創造條件，使其發揮“余熱”，如可以用于檔案館之間、檔案館與其它文化機構之間檔案資料的交換；可以作為學生課堂的原始參考資料；甚至可以探索開展有償提供個人收藏。
注釋：
1、《我們的記憶 世界的記憶》，《人民日報》2002年3月26日第10版；
2、毛福民主編：《永恒的事業----中國與世紀之交的國際檔案事業》，中國檔案出版社2001年5月第1版P351；
3、周玲、馬長林主編：《檔案鑒定新論》，上海社會科學院出版社2004年10月第1版P186-194
