華東理工大學檔案館侯怡敏
任何形式的沒有預警特征的不期而至的“自然災難”（昆蟲和嚙齒動物破壞、霉菌和濕氣侵襲、天花板和管道漏水，暴風雨、龍卷風、山洪暴發、地震、森林火災、火山噴發等）和“人為災害”（電力中斷、化學物質泄漏、縱火、炸彈襲擊、戰爭以及恐怖活動）都有可能對檔案文獻資料造成部分損害或永久性無法彌補的破壞。1966年佛羅倫薩的洪水沖毀了意大利國家中心圖書館中200萬卷文件資料；1976年唐山大地震摧毀了包括唐山市檔案館在內的幾乎所有的城市建筑設施；1998年12月，我國某檔案館發生重大火災直接葬送了幾千卷檔案；2001年9月11日，“基地”組織襲擊美國世貿大廈和五角大樓圖書館；2002年夏天發生的洪水給波蘭、捷克和德國的檔案館和圖書館帶來了巨大損失；2003年4月10-12日伊拉克在短短的三天時間里，戰火使成千上萬的檔案文獻、歷史記錄、古籍、古地圖和照片永遠丟失；2004年印度洋海嘯給印度尼西亞受災地區的各類檔案和文件保管機構帶來了巨大損失，班達亞齊省檔案館失去了其80%的照片檔案，Sekretairs Wilayah省政府辦公廳損失了160箱文件，Ace文獻信息中心失去了全部文件；2004年9月發生在德國魏瑪Anna Amalia圖書館的大火及其災難性的后果使公眾更加關注瀕危的圖書和檔案資料。由此可見，災難預防和安全對于保護和保存檔案文獻資料至關重要。通常而言，對災害早期的預防比起災后的重建將會更加富有成效。
任何一種災難在任何時間都有可能襲擊一個機構，但是如果采取災難預防措施，損失將最大程度的減少或者可以避免。因此在災害發生前，制定防災計劃是一項未雨綢繆的極其重要的工作，有助于決策機構快速有效地應對緊急情況，最大限度地減少災害對員工造成的危險以及對文獻和建筑的損壞。該計劃應該包括災難襲擊時的應對步驟，災難搶救人員的地址、名字和電話號碼，需要的輔助設備、供給。計劃應該寫得簡單明了，使可能卷入災難的人都能看懂。如果相關工作人員對應對方法不熟悉，將浪費許多寶貴的時間。列表和規劃應該及時更新，規劃應該分發給每一個災難預防人員及負責恢復工作的人員。多份規劃應該分別放在儲藏資料的建筑物的里里外外。規劃應該讓員工經常復習，最少一年一次。災難預防的必要性已經得到國際圖書館聯盟和聯合國教科文組織等國際機構的認可，后者甚至還提出了這樣的防災要求，即“做好預防各種災難的準備，各機構間應該本著區域合作的態度相互溝通、磋商防災方面的信息和經驗”。1997年，國際檔案理事會災害預防委員會制定出版了《檔案館災害預防指南》，旨在教育人們在面臨各種各樣的自然或人為災害時如何最大限度地減少防災操作的紊亂性及災難可能造成的經濟損失；如何對全體員工進行“潛在危險評估、制定防災措施、臨災急救與應對、災后快速平穩地進行文獻的修復等”技能培訓。我國香港特別行政區政府制定了《極重要檔案保護手冊》，并將這些工作作為政府機構檔案館（室）的日常事務加以執行。上海市檔案館李軍先生對于建立極重要檔案的保護制度的必要性和具體內容亦進行了詳細探討（《上海檔案》2002年第2期）。2005年9月14日至17日，國際檔案理事會東亞地區分會第七次會議暨“極重要檔案的管理與災害預防”國際研討會在烏魯木齊召開，來自中國、日本、韓國、蒙古、馬來西亞、哈薩克斯坦、加拿大和香港、澳門等國家和地區的80多名代表參加了會議，并就極重要檔案的管理與災害預防問題進行了深入探討和廣泛交流。
最普遍影響檔案館的不安全因素是火災、水災、偷竊及惡意損壞、電子文檔信息的智能安全的不確定性（如電腦病毒、黑客侵入、機械及電子器件故障等）。對于文獻資料來說，由于火災極高的速度和極強的破壞力，被認為是最具有威脅的不安全因素之一。火災造成的損失可能比水災要嚴重得多，大多數情況下，火災中的紙張文獻都不可再用。火災容易在圖書館和檔案館中引發，因為其中有數不盡的易燃物質，如書籍、檔案、手稿、錄影帶、室內涂層、壁櫥、室內陳設品等。檔案館內的供電系統、取暖設備、空調、辦公室電器、吸煙、老鼠（可以破壞電線而引發火災）等都是可能引起火災的潛在因素。因此，對潛在火災建立早期檢測或預警機制對于防止火災的發生就顯得尤為重要。就這點而言，檔案館的各個部位應當配備火災感應器和報警系統，并直接連接到當地的火災處理部門。國際檔案理事會推薦煙感應器（主要有離子型、光電型和紅外型三種感應器）而不是熱感應器，因為煙感應器可以檢測到低熱狀態下的無煙燃燒。當類似無煙燃燒發生時，它可以發出警報而避免由于火太大而變得無法控制。所有的感應器和報警器應該按照說明書上的要求而做常規檢測和維修。現有很多種滅火裝置，如二氧化碳滅火系統、干式噴水滅火系統、濕式噴水滅火系統、噴霧和細水霧滅火系統。在大多數火災中，水滅火最有效。但考慮到水對檔案資料的破壞比較嚴重，除非萬不得已,不要直接使用消防隊員使用的管道噴水系統滅火，以防止滅火之后又被水淹。
除了火災外，由于天花板、排水管、水管、空調設備的漏水，洪水、及海嘯等引發的水災對于檔案資料的毀損亦不容樂觀。因此，檔案館（室）的建筑應盡量建在免受洪水威脅的地點,同時安裝水感應報警器以確保快速檢測到水的侵害。避免下水道和水管穿過檔案保管或貯藏室。天花板、檐槽和排水管應當時常檢查、清潔，以避免堵塞。在檔案館旁不應該種植大樹，因為它們的葉子會堵塞檐槽和排水管而導致水泄露。它們的根也會破壞排水系統而導致排水管泄漏。
預防盜竊和惡意損壞對保護檔案館中珍貴的資料亦很重要。通常最好的預防是在館室周圍及內部建立24小時監控警報設施（監視器應該可以看到館室周圍及內部任何地區任何人的出入情況）和與當地警方聯網的網上動態監測系統。在工作時間，工作人員和用戶最好只有一個入口和出口。如果條件允許，出口處應一直配備工作人員。在檔案室,來訪人員只允許帶筆和紙進入閱覽室,如需進入儲藏區域，則必須由工作人員陪伴進入。此外，檔案館安全經常被忽略的是極少數職員的偷竊行為。職員偷竊可以導致相當數量的文獻資料丟失，因此如何嚴格挑選、錄用新職員和加強對職員的職業道德教育就成為檔案館人力資源部門應深思的問題。
在信息時代，網絡攻擊（電腦病毒和黑客侵入）、系統故障和自然災害常常導致電子信息體系運轉不暢，由此帶來電子檔案系統的高風險性，使信息保障的難度增加。盡管如此，緊急預防的潛規則大體是一樣的。同紙張環境一樣，對要保護的電子檔案，同樣需要提前進行風險評估和災難規劃。檔案館不應試圖發明新的管理概念和原則來分別處理電子文獻及虛擬存儲文獻。災難規劃的細節應講明各種介質文獻在保護和修復方面所面臨的不同挑戰。我國在《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》中明確規定，“歸檔電子檔案文件（在科研、設計、生產、試驗和業務管理活動中采用CAD技術形成的電子文件及其支持軟件）至少一式兩套，一套供查閱利用，一套封存保管，必要時復制第三套異地保存。”美國政府出于對公共部門信息安全的考慮提出了一系列建議，值得我國檔案館（室）系統在制定防止人為和自然災害對于電子檔案的破壞作用措施時借鑒。其主要內容是：（1）建立一個相關人員都參與的IT管理結構，即設計一個涉及所有風險承擔者的IT管理結構，該結構應該包括企業級安全管理，應能在政策上做出應急反應；（2）實現企業安全計劃目標，包括對成功以及最佳處理方法進行評估，確保所有部門資源共享；（3）開發安全度量標準，以準確測定有害入侵；（4）配置安全技術；（5）開發地區安全入口；（6）建立州際安全信息共享和分析中心。
綜上所述，任何地方的檔案機構都可能面臨各種難以預測的自然災害和人為災害的侵蝕和破壞，如何在災害發生前建立健全“防災、減災規劃”，加強對潛在的危險因素的評估，建立檔案文獻資料保護制度，并在檔案法規、檔案教育和管理體制中予以落實，對于檔案（含電子檔案）的保護是極其重要的。
2008-04-29
任何形式的沒有預警特征的不期而至的“自然災難”（昆蟲和嚙齒動物破壞、霉菌和濕氣侵襲、天花板和管道漏水，暴風雨、龍卷風、山洪暴發、地震、森林火災、火山噴發等）和“人為災害”（電力中斷、化學物質泄漏、縱火、炸彈襲擊、戰爭以及恐怖活動）都有可能對檔案文獻資料造成部分損害或永久性無法彌補的破壞。1966年佛羅倫薩的洪水沖毀了意大利國家中心圖書館中200萬卷文件資料；1976年唐山大地震摧毀了包括唐山市檔案館在內的幾乎所有的城市建筑設施；1998年12月，我國某檔案館發生重大火災直接葬送了幾千卷檔案；2001年9月11日，“基地”組織襲擊美國世貿大廈和五角大樓圖書館；2002年夏天發生的洪水給波蘭、捷克和德國的檔案館和圖書館帶來了巨大損失；2003年4月10-12日伊拉克在短短的三天時間里，戰火使成千上萬的檔案文獻、歷史記錄、古籍、古地圖和照片永遠丟失；2004年印度洋海嘯給印度尼西亞受災地區的各類檔案和文件保管機構帶來了巨大損失，班達亞齊省檔案館失去了其80%的照片檔案，Sekretairs Wilayah省政府辦公廳損失了160箱文件，Ace文獻信息中心失去了全部文件；2004年9月發生在德國魏瑪Anna Amalia圖書館的大火及其災難性的后果使公眾更加關注瀕危的圖書和檔案資料。由此可見，災難預防和安全對于保護和保存檔案文獻資料至關重要。通常而言，對災害早期的預防比起災后的重建將會更加富有成效。
任何一種災難在任何時間都有可能襲擊一個機構，但是如果采取災難預防措施，損失將最大程度的減少或者可以避免。因此在災害發生前，制定防災計劃是一項未雨綢繆的極其重要的工作，有助于決策機構快速有效地應對緊急情況，最大限度地減少災害對員工造成的危險以及對文獻和建筑的損壞。該計劃應該包括災難襲擊時的應對步驟，災難搶救人員的地址、名字和電話號碼，需要的輔助設備、供給。計劃應該寫得簡單明了，使可能卷入災難的人都能看懂。如果相關工作人員對應對方法不熟悉，將浪費許多寶貴的時間。列表和規劃應該及時更新，規劃應該分發給每一個災難預防人員及負責恢復工作的人員。多份規劃應該分別放在儲藏資料的建筑物的里里外外。規劃應該讓員工經常復習，最少一年一次。災難預防的必要性已經得到國際圖書館聯盟和聯合國教科文組織等國際機構的認可，后者甚至還提出了這樣的防災要求，即“做好預防各種災難的準備，各機構間應該本著區域合作的態度相互溝通、磋商防災方面的信息和經驗”。1997年，國際檔案理事會災害預防委員會制定出版了《檔案館災害預防指南》，旨在教育人們在面臨各種各樣的自然或人為災害時如何最大限度地減少防災操作的紊亂性及災難可能造成的經濟損失；如何對全體員工進行“潛在危險評估、制定防災措施、臨災急救與應對、災后快速平穩地進行文獻的修復等”技能培訓。我國香港特別行政區政府制定了《極重要檔案保護手冊》，并將這些工作作為政府機構檔案館（室）的日常事務加以執行。上海市檔案館李軍先生對于建立極重要檔案的保護制度的必要性和具體內容亦進行了詳細探討（《上海檔案》2002年第2期）。2005年9月14日至17日，國際檔案理事會東亞地區分會第七次會議暨“極重要檔案的管理與災害預防”國際研討會在烏魯木齊召開，來自中國、日本、韓國、蒙古、馬來西亞、哈薩克斯坦、加拿大和香港、澳門等國家和地區的80多名代表參加了會議，并就極重要檔案的管理與災害預防問題進行了深入探討和廣泛交流。
最普遍影響檔案館的不安全因素是火災、水災、偷竊及惡意損壞、電子文檔信息的智能安全的不確定性（如電腦病毒、黑客侵入、機械及電子器件故障等）。對于文獻資料來說，由于火災極高的速度和極強的破壞力，被認為是最具有威脅的不安全因素之一。火災造成的損失可能比水災要嚴重得多，大多數情況下，火災中的紙張文獻都不可再用。火災容易在圖書館和檔案館中引發，因為其中有數不盡的易燃物質，如書籍、檔案、手稿、錄影帶、室內涂層、壁櫥、室內陳設品等。檔案館內的供電系統、取暖設備、空調、辦公室電器、吸煙、老鼠（可以破壞電線而引發火災）等都是可能引起火災的潛在因素。因此，對潛在火災建立早期檢測或預警機制對于防止火災的發生就顯得尤為重要。就這點而言，檔案館的各個部位應當配備火災感應器和報警系統，并直接連接到當地的火災處理部門。國際檔案理事會推薦煙感應器（主要有離子型、光電型和紅外型三種感應器）而不是熱感應器，因為煙感應器可以檢測到低熱狀態下的無煙燃燒。當類似無煙燃燒發生時，它可以發出警報而避免由于火太大而變得無法控制。所有的感應器和報警器應該按照說明書上的要求而做常規檢測和維修。現有很多種滅火裝置，如二氧化碳滅火系統、干式噴水滅火系統、濕式噴水滅火系統、噴霧和細水霧滅火系統。在大多數火災中，水滅火最有效。但考慮到水對檔案資料的破壞比較嚴重，除非萬不得已,不要直接使用消防隊員使用的管道噴水系統滅火，以防止滅火之后又被水淹。
除了火災外，由于天花板、排水管、水管、空調設備的漏水，洪水、及海嘯等引發的水災對于檔案資料的毀損亦不容樂觀。因此，檔案館（室）的建筑應盡量建在免受洪水威脅的地點,同時安裝水感應報警器以確保快速檢測到水的侵害。避免下水道和水管穿過檔案保管或貯藏室。天花板、檐槽和排水管應當時常檢查、清潔，以避免堵塞。在檔案館旁不應該種植大樹，因為它們的葉子會堵塞檐槽和排水管而導致水泄露。它們的根也會破壞排水系統而導致排水管泄漏。
預防盜竊和惡意損壞對保護檔案館中珍貴的資料亦很重要。通常最好的預防是在館室周圍及內部建立24小時監控警報設施（監視器應該可以看到館室周圍及內部任何地區任何人的出入情況）和與當地警方聯網的網上動態監測系統。在工作時間，工作人員和用戶最好只有一個入口和出口。如果條件允許，出口處應一直配備工作人員。在檔案室,來訪人員只允許帶筆和紙進入閱覽室,如需進入儲藏區域，則必須由工作人員陪伴進入。此外，檔案館安全經常被忽略的是極少數職員的偷竊行為。職員偷竊可以導致相當數量的文獻資料丟失，因此如何嚴格挑選、錄用新職員和加強對職員的職業道德教育就成為檔案館人力資源部門應深思的問題。
在信息時代，網絡攻擊（電腦病毒和黑客侵入）、系統故障和自然災害常常導致電子信息體系運轉不暢，由此帶來電子檔案系統的高風險性，使信息保障的難度增加。盡管如此，緊急預防的潛規則大體是一樣的。同紙張環境一樣，對要保護的電子檔案，同樣需要提前進行風險評估和災難規劃。檔案館不應試圖發明新的管理概念和原則來分別處理電子文獻及虛擬存儲文獻。災難規劃的細節應講明各種介質文獻在保護和修復方面所面臨的不同挑戰。我國在《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》中明確規定，“歸檔電子檔案文件（在科研、設計、生產、試驗和業務管理活動中采用CAD技術形成的電子文件及其支持軟件）至少一式兩套，一套供查閱利用，一套封存保管，必要時復制第三套異地保存。”美國政府出于對公共部門信息安全的考慮提出了一系列建議，值得我國檔案館（室）系統在制定防止人為和自然災害對于電子檔案的破壞作用措施時借鑒。其主要內容是：（1）建立一個相關人員都參與的IT管理結構，即設計一個涉及所有風險承擔者的IT管理結構，該結構應該包括企業級安全管理，應能在政策上做出應急反應；（2）實現企業安全計劃目標，包括對成功以及最佳處理方法進行評估，確保所有部門資源共享；（3）開發安全度量標準，以準確測定有害入侵；（4）配置安全技術；（5）開發地區安全入口；（6）建立州際安全信息共享和分析中心。
綜上所述，任何地方的檔案機構都可能面臨各種難以預測的自然災害和人為災害的侵蝕和破壞，如何在災害發生前建立健全“防災、減災規劃”，加強對潛在的危險因素的評估，建立檔案文獻資料保護制度，并在檔案法規、檔案教育和管理體制中予以落實，對于檔案（含電子檔案）的保護是極其重要的。
2008-04-29
