檔案與相關(guān)事物的關(guān)系

檔案在現(xiàn)實(shí)社會中不僅實(shí)存形態(tài)廣泛多樣而且與諸多事物有著較為復(fù)雜的關(guān)系，使人們往往難分彼此，甚至將其混為一談。因此，在認(rèn)清檔案本質(zhì)及概念（定義）的基礎(chǔ)上，有必要進(jìn)一步從理論上梳理檔案與相關(guān)事物的關(guān)系、弄清它們之間的聯(lián)系與區(qū)別?，F(xiàn)實(shí)中與檔案關(guān)系較近且不易分清的事物主要有信息、文獻(xiàn)、文書（文件）、圖書、資料、文物等。

一、檔案與信息

信息對人類杜會的作用雖日益重要而百深刻，但目前人們對信息的理性認(rèn)識依然存在許多不同的學(xué)術(shù)觀觀點(diǎn)。對于信息的根本性問題人們并未真正弄清楚，人們對信息只是在最寬泛的意義上有著基本的共識、實(shí)際生活中人們往往是在特定的意義上使用信息概念，把握、處理信息及信息問題。就目前人們已達(dá)成默契性共識的信息概念而自，檔案（主要是檔案的內(nèi)容）是一種信息資源則是不爭的事實(shí)。從邏輯上講‘檔案信息”與“信息”是種概念與屬概念的關(guān)系檔案信息是信息的一種存在形式，檔案是人類社會的一種重要信息資源。

但由于目前的信息是一個(gè)外延極廣的寬泛概念，其具體的實(shí)存形態(tài)不僅多種多樣而巨表現(xiàn)得極為復(fù)雜。所以，僅僅明確檔案是一種信息資源是不夠的，還應(yīng)進(jìn)一步明確檔案究竟是一種什么樣的信息資源，在信息大家族中究竟扮演著什么角色，處于何種地位，有何與眾不同的特點(diǎn)。認(rèn)清這些問題不僅對認(rèn)識檔案和檔案工作是必要的，而且對人們從根本上弄清信息問題也會有積極意義。

檔案信息在信息大家族中的角色和地位是由檔案的本質(zhì)特性，即檔案在社會生活中的根本價(jià)值、作用決定的，同時(shí)也是在檔案信息與其他信息的區(qū)別中表現(xiàn)出來的、迄今為上的社會現(xiàn)實(shí)表明檔案是一種最真實(shí)、最可靠、最具權(quán)威性與憑證性的原生信息資源。而信息理論告訴人們；信息的確定仕與可靠性是信息的根基所在沒有確定性、可靠性或確定性、可靠性程度差的信息沒有什么價(jià)值。甚至?xí)θ祟惿鐣斐韶?fù)面效應(yīng)乃至災(zāi)難、所謂“錯(cuò)誤的信息、混亂的信息、不可靠的信息還不如沒有信息”的說法所說的正是這一道理。社會現(xiàn)實(shí)中的種種負(fù)面信息現(xiàn)象（如謠傳、流言蜚語、千年蟲”、電腦病毒、‘信息垃圾等）也充分證明了這一點(diǎn)、人類社會對信息的依賴、需求程度越高對信息的確定性與可靠性的要求程度也就越高、但現(xiàn)實(shí)表明，信息在這一問題上的前景井不樂觀、因此，檔案信息的使命任重而道遠(yuǎn)這也是人們重視檔案且越發(fā)達(dá)、文明程度越高的國家越重視檔案的重要原因之一、所以．從信息理論的角度可以說，檔案信息P11是一種最重要的信息，檔案是人類所擁有的一種非常重要的信息資源。

二、檔案與文獻(xiàn)

文獻(xiàn)也是一個(gè)外延很寬泛的概念，目與檔案的關(guān)系較為密切、復(fù)雜。文獻(xiàn)一般是指前人留下來的歷史文化價(jià)值較高、內(nèi)容較系統(tǒng)完整的信息記錄其實(shí)存形態(tài)有文書、文章、著作（圖書）、日記、信函、筆記、照片、音像制品等等。檔案與文獻(xiàn)的邏輯關(guān)系是內(nèi)涵不同，外延有大面積交叉重合、二者之間的區(qū)別有三個(gè)方面一是本質(zhì)即核心涵義不同檔案是社會實(shí)踐的原始記錄，是第一手的原生信息文獻(xiàn)則不論其是否是原始記錄．非原始記錄性的信息記錄也可成為文獻(xiàn)。這是二者的根本區(qū)別、二是文獻(xiàn)注重歷史文化價(jià)值，檔案則既注重歷史文化價(jià)值 又注重現(xiàn)實(shí)性的查考、實(shí)用價(jià)值。三是文獻(xiàn)內(nèi)容一般較系統(tǒng)、完整而檔 案則包括大量的片段性零星記錄在內(nèi)如測試記錄、發(fā)票、賬單、登記表單。簽名等等、可見，那種以文獻(xiàn)作為屬概念來定義檔案的現(xiàn)在雖不無道理，但也有明顯的偏頗之處。

三．檔案與文書

檔案與文書的關(guān)系前文已有所述及，兩者之間的聯(lián)系主要是實(shí)存形態(tài)L的直接轉(zhuǎn)化關(guān)系、文書尤其是其定稿因具有較強(qiáng)的原始記錄性所以可直接轉(zhuǎn)化為檔案，成為檔秦的實(shí)存形態(tài)之一，巨在檔案大家族中占據(jù)主導(dǎo)地位。但二者之間的區(qū)別也很明顯、不能因其有直接的轉(zhuǎn)化關(guān)系而將其混為一談。因?yàn)榈谝?，檔案的實(shí)存形態(tài)絕不僅僅是過去的文書，還包括大量非文書類的原始性記錄物、過去的文書也井非都能轉(zhuǎn)化為檔案只有原始記錄性強(qiáng)、查考價(jià)值高巨文書處理程序完畢的一部分文書才能轉(zhuǎn)化為檔案，大量的文書并不轉(zhuǎn)化為檔案；第二二者的概念內(nèi)涵。尤其是本質(zhì)不同。文書雖有原始記錄性，但原始記錄性井非文書的本匝所在，也不是人們制作使用文書的根本目的與追求、文書本質(zhì)上是人們處理。解決現(xiàn)時(shí)性具體事務(wù)、問題的信息傳遞工具它主要在空間上傳播交流目具有相當(dāng)程度的強(qiáng)制性（如公務(wù)文書）。而檔案的本質(zhì)則是已往社會實(shí)踐的原始記錄物，主要是在時(shí)間上傳遞，讓過去告訴現(xiàn)在讓現(xiàn)在告訴末來 是川〕追求、維系時(shí)間上的連續(xù)性、統(tǒng)一性的產(chǎn)物、從邏輯上講．二者內(nèi)涵不同外延右大面積交叉。

四、檔案與圖書

檔案與圖書雖在硯實(shí)中關(guān)系較為密切，管理上也有相通之處，但二者之間的 區(qū)別是極為明顯的、第一，二者的本質(zhì)不同。檔案本質(zhì)上是人們在社會實(shí)踐中直接形成的原始記錄，圖書本質(zhì)上是系統(tǒng)知識的結(jié)晶，是人類對自然及社會現(xiàn)象進(jìn)行系統(tǒng)認(rèn)識研究的結(jié)果、圖書的內(nèi)容雖會涉及社會實(shí)踐，但卻不是對社會實(shí)踐的直接記錄，而是經(jīng)過加工、提煉、總結(jié)后的觀念性、系統(tǒng)性產(chǎn)品。簡言之，檔案P12

是社會實(shí)踐的記錄，圖書是系統(tǒng)認(rèn)識的產(chǎn)品。當(dāng)然，人的認(rèn)識、研究活動，尤其縣其寫作行為，也是一種特定的實(shí)踐，那么這一特定實(shí)踐活動的直接記錄一書稿則是檔案，而其最終成果則是圖書，是系統(tǒng)的知識產(chǎn)品。第二，二者的社會功能不同。檔案與圖書的不同社會功能是由其各自不同的本質(zhì)決定的。檔案是歷史的原始記錄，可供人們查考史實(shí)、解決實(shí)際問題、研究歷史之用。換句話說，人們查檔案是為了解決現(xiàn)實(shí)中的實(shí)際問題，為了了解、研究歷史事實(shí)；人們看書則是為了學(xué)習(xí)系統(tǒng)知識，為了陶冶性情。第三，二者內(nèi)容上的交叉重合部分的特點(diǎn)也明顯不同。檔案內(nèi)容中雖也有知識，但這些知識是不系統(tǒng)的知識片段；圖書內(nèi)容中雖也有對歷史事實(shí)的記載，但這種記載卻不是直接的原始記錄，而是經(jīng)過加工提煉后的系統(tǒng)性知識。如由檔案文件內(nèi)容直接匯編轉(zhuǎn)化而成圖書(文選、文集、文件匯編等)所追求的也是系統(tǒng)性。

五、檔案與資料

資料是現(xiàn)實(shí)中最接近檔案、與檔案關(guān)系最為密切的概念(事物)。人們在現(xiàn)實(shí)生活中常常將這兩個(gè)概念混為一談，尤其是常常將檔案稱做資料。從邏輯上講，這兩個(gè)概念的外延有大面積重合，且資料的外延一般說來要犬于檔案。但其內(nèi)涵上的區(qū)別還是比較明顯的。資料是一個(gè)相對性、動態(tài)性極強(qiáng)的概念，其外延極為寬泛。一般說來，凡是對人們研究、解決某一問題有一定價(jià)值的所有相關(guān)信息均可稱之為資料，而無論其具體是什么——文書、檔案、圖書、報(bào)刊、文章、錄音錄像乃至文物等等，只要對于人們研究解決某一問題有信息支持價(jià)值，都可看成是資料；也無論其處于何種狀態(tài)—一是被集中保存在某處，還是散存于各處有待人們?nèi)ニ鸭?、整理。而檔案則沒有資料的那種相對性與動態(tài)性。所以，檔案可以被人們作為資料看待并使用，但資料卻不能作為檔案看待并使用。檔案部門所保存的資料也具有相對性，是圍繞其檔案所形成的對了解檔案內(nèi)容及立檔單位歷史有價(jià)值的相關(guān)信息，如內(nèi)部出版物、報(bào)刊、文件匯編(圖書)等等。

六、檔案與文物

文物是與檔案在內(nèi)涵上最為接近的概念(事物)，但認(rèn)真分析其區(qū)別也較為明顯。文物是有文化價(jià)值的歷史遺留物，其形態(tài)主要是過去人們直接使用的實(shí)用性物品，如器具、衣服、建筑物等等，當(dāng)然也包括重要的歷史文件，這些有歷史文化價(jià)值的東西必然會有相當(dāng)程度的原始記錄作用?？梢?，從邏輯上講，檔案與文物在內(nèi)涵上有部分交叉重合。檔案，尤其是重要的檔案，因其既有原始記錄作用又有突出的歷史文化作用，可看做是文物，并作為文物被收藏。但絕大部分文物卻不能成為檔案，1因?yàn)槲奈锏拇蟛糠质菍?shí)用性物品，其所記錄的歷史事實(shí)的內(nèi)容信息是不清晰、不明確的。而檔案則是指內(nèi)容信息清晰、確定，可明確說明某P13一歷吏事實(shí)的原始記錄，其主導(dǎo)性實(shí)存形態(tài)目前仍是備種文件、所以，內(nèi)容信息的清晰性與確定性與否是二者之間的根本區(qū)別。如毛澤東、周恩來逝世后，其辦公室中的所有文宇、圖片類的東西，包括所謂片紙只宇一律封存送交中央檔案館，而他們穿過的衣服、用過的器具等卻不是檔案可以作為文物交博物館收藏。檔案中的‘實(shí)物檔案’確立的標(biāo)準(zhǔn)也是其所記錄的內(nèi)容、信息的清晰性與明確性。一般而言，只有那些自身帶有文字的實(shí)物（如公章或印章、錦旗、獎(jiǎng)杯、標(biāo)牌、錢幣、帶宇的旗幟、牌匾等）才可成為實(shí)物檔案被檔案部門收藏，而無文字的實(shí)用物品因不能說明其產(chǎn)生、使用的歷史背景等史實(shí)則不能成為實(shí)物檔案，若其有較高的文化價(jià)值，可作為文物被博物館等文物部門收藏。此外，實(shí)物檔案的另一必要條件是其技術(shù)上的可保存性，那些即使帶有文字但卻無法收藏的龐然大物（如輪船、飛機(jī)等），也不可能成為實(shí)物檔案。