檔案的定義及其分析
認識是實踐的理性前提與基礎。只有認識上清楚了，實際層的管理工作才能真正做好。檔案工作也不例外。管理檔案應從對檔案的理性認識開始。對檔案這一普遍存在的社會事物的認識方法與角度是多種多樣的。從形式邏輯角度定義檔案這一概念的內涵與外延，即給檔案下定義，則是一種最基本的方法。幾乎所有學科也大都是用這種基本方法來認識其核心概念及其事物的。但由于形式邏輯方法本身的局限性和事物及其概念具有多維性，人們對某一目標事物的概念進行定義的認識思路、角度又具有多樣性，所以具體的定義不僅多種多樣、難以達成一致，還往往呈現出一種難有定論的學術紛爭狀態。而所定義的事物本身越復雜，這種學術紛爭的混亂、復雜程度就越嚴重。檔案的定義情況也是如此。但即便如此，卻并不意味著人們的認識毫無共同之處。現實中的一個頗有啟示性且具諷刺意味的事實是：盡管人們在定義上紛爭不已，但誰心里都清楚所定義的事物是什么。誰也沒有把圖書當成檔案來管；也沒人把行政規章當做法律去執行。因為人的思維深處具備直接把握事物本質并達成一致的本能與默契。
一、對已有檔案定義的剖析
目前國內外已有的檔案定義有幾百種，定義角度及具體表述雖然各不相同，但也并非沒有共同性和規律性。這些定義大致可歸納為兩大類：一類是直觀描述型的定義；一類是抽象揭示型的定義。這兩大類檔案定義在認識功能上各有其優勢與劣勢。
（一）直觀描述型檔案定義的優勢與劣勢
直觀描述型定義是從檔案的形成轉化過程、檔案的實體存在形態等較具體、較直觀的角度來描述檔案這一概念的內涵和外延。其中最典型的是用“文書”、“文件”、“文書材料”等作為屬概念，認為“檔案是某種文書、文件或文書材料”。這類定義的優勢是直觀，易理解，能使人在現實中識別什么東西是檔案。尤其它告訴了人們一個重要的事實：即檔案大部分是由文書、文件轉化而來的，檔案的實存形態主要是過去的文書、文件；其劣勢是沒有從檔案在社會生活中的根本作用、價值等角度去揭示檔案的本質所在。因為人們之所以保存檔案并不是因為它是什么形態，而是因為它在社會中有獨一無二且不可替代的作用與價值。另外這種定義用“文書”等概念來定義檔案，犯了一個明顯的邏輯錯誤：即檔案與文書之間并不是一種空間性的屬種關系，而是一種時間性的繼承轉化關系。如果說檔案是一種文書，那么在所有文書中就應該有一種文書叫檔案。但事實并非如此，而是所有的文書都可以轉化為檔案。而凡是具有直接的繼承轉化關系的事物之間就不可能有邏輯上的屬種關系。雖然檔案大部分確實是由文書轉化而來的，也可以說檔案是過去的文書，或檔案過去是文書，檔案的前身是文書等等，但卻不能說檔案是一種文書。當然這種類型的檔案定義大都出現時間較早，是人們對檔案定義認識初始階段的產物。
（二）抽象揭示型檔案定義的優勢與劣勢
抽象揭示型定義的認識角度與直觀描述型定義明顯不同，而且是在直觀描述型定義的基礎上于較晚時出現的。它主要是從檔案對社會生活的根本性作用、價值等相對性角度來定義檔案這一概念的內涵與外延，且大都試圖揭示檔案這一事物的本質特性。其所用的屬概念不再是“文書”、“文件”等具體概念，而是“信息”、“ 歷史記錄”、“ 原始記錄”、“ 記憶工具”、“ 文獻”等抽象度較高的概念。目前檔案界及社會上所使用的檔案定義大多已是這類定義。雖然目前在以這類定義為主導的檔案定義中依然存在一定程度的學術紛爭，但其優勢是顯而易見的：即理論抽象度較高，有利于人們對檔案本質的深入認識與揭示。因為好的定義應該是能揭示事物本質的定義。事物也正是以其獨一無二的本質特性而與其他事物尤其是相鄰事物相區別的；這類定義的劣勢也正是因其抽象度較高，所以理解難度大、確指性差，易產生無謂的學術紛爭。目前檔案學界關于檔案定義的紛爭也大都集中于這類定義中。
二、檔案的本質特性及其定義表述
學術界的一個具有共同性的有趣現象是：盡管人們對定義紛爭不已，但對概念所指稱的事物的本質特性的認識卻是基本一致的，至少沒有那么多的學術紛爭。檔案學界也是如此。盡管人們對檔案的定義仍在爭論，但對檔案這一事物的本質特性的認識卻是基本一致的：即檔案本質上是社會生活的原始記錄，換句話說，原始記錄性是檔案的本質特性。對這一共識，盡管學界也有不同觀點，但這些不同觀點至少從目前看，尚不能動搖這一共識的正確性。從認識論角度看，只要認清了事物的本質特性，為指稱該事物的概念下定義，就只是一個技術性問題了。因為能否準確清晰地揭示本質，是評價定義優劣高下的根本標準。
中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》對檔案定義的表述是：“國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。”
為了更加確切地揭示檔案的內涵，對上述定義還可以進一步表述為：
“檔案是社會組織或個人在社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。”
三、對檔案概念（定義）的理解
上述定義的檔案概念具有幾個互相聯系的基本含義，是理解檔案概念的要點。
（一）社會性
或曰社會實踐性，即檔案是人們在社會實踐中直接形成的，其內容就是對社會實踐活動的內容、過程及結論的原始記錄。而非自然界的產物。因為自然界也存在著大量的對自然現象及其演變過程具有原始記錄作用的東西。如動物的化石，樹的年輪，巖石、山川、河流（河床）、森林、沙漠等等。這些東西對于人們進行自然科學研究不僅具有原始記錄價值，而且是重要的憑據與基礎。人們借助相應的理論和技術儀器等手段可對其進行研究，發現自然界演化的歷史進程和規律，為保護、利用、開發自然資源奠定基礎。但檔案不是自然界形成的原始記錄，而是人類在社會實踐中形成的原始記錄，其內容雖然會大量涉及自然界，但它畢竟是人類研究、開發、利用自然的社會實踐活動的產物，與自然界自然形成的原始記錄物不可混為一談。
（二）歷史性
或曰后時性，即從時態上講，檔案是過去已經形成的而不是正在形成或尚未形成的東西。也正因為如此，這種以往社會實踐的原始記錄，就可以把過去帶到現在和未來，也就是所謂“讓過去告訴現在”，“讓歷史告訴未來”，從而將過去、檔案的本質特性現在和未來聯結在一起，維系人類社會的時空統一性與整體連續性。所以人們一般由此將檔案看做是一種歷史文化遺產。當然它不是人類歷史文化遺產的全部，而是其中具有基礎性支撐意義的重要部分。
（三）確定性
即檔案內容信息的清晰、確定性和其載體的固化、恒定性。換句話說：檔案所記錄的內容是清清楚楚、明明白白的；而且這些清晰、確定的信息內容又是以固化的物質載體形式而存在的，二者缺一不可。這是檔案區別于最為臨近的事物--文物的根本點。沒有固化載體形式的原始性信息（如人的口語）不能成為檔案；沒有清晰、確定的信息內容的固化原始記錄物（如純粹的文物--衣物、器具等）也不能成為檔案。
（四）原始記錄性--檔案的本質特性
檔案是人們在社會實踐中直接形成的原始性信息記錄，對以往社會實踐具有直接的原始記錄作用。所以，學界一般認為：“原始記錄性”是檔案的本質特性，是檔案區別于其他事物尤其是相鄰事物的獨一無二的本質所在。但這一本質特性在現實中像許多復雜事物的本質特性一樣，并不是表現得很固化，而是具有明顯的相對性、動態性特點，即是在與相關事物及相關因素條件的對照、比較中表現出來的。因為事實上并不是某種具體的信息物是檔案，其他則不是檔案，而是許多信息物只要對于人們了解、考證以往的歷史事實具有程度最高最可信賴的原始記錄作用，人們就會將其視為檔案，并將其作為檔案來收存、使用。這也是檔案的實存形態廣泛復雜、多種多樣的根本原因。如文章、圖書雖不是檔案，但其文稿、書稿卻是檔案；報刊不是檔案，但其文稿和發排稿卻是檔案；電影、電視節目不是檔案，但其腳本、場記、拍攝母片、播發稿等記錄物卻是檔案，等等。因為這些東西都具有原始記錄作用，可記錄、確證圖書、報刊、電影、電視產品內容及形成過程的歷史事實，并可將其流傳后人、后世，讓歷史明確無誤地告之現在和未來。從信息理論和人類之所以保存、使用檔案的心理根源及實踐需求角度講，檔案實際上是人類追求信息的確定性、可靠性的產物，是社會實踐必須有確定、可靠的信息支撐方能有效進行的現實需要的產物。如果世上有比現在的“檔案”功能更好、效果更佳的東西，人類則會將其作為檔案來使用。假設人類可以隨意地以超光速的速度跨越時空，可以像在空間中行走那樣隨意地回到過去，去共同確認歷史事實，那么人類就無必要保存什么檔案。
檔案的本質特性--原始記錄性，不僅是檔案區別于其他事物的根本所在，而且從根本上決定著其管理方法的基本取向。即對檔案的管理方法無論怎樣簡便、有效，均不能以傷害檔案的本質特性為代價，而只能以充分實現其對以往歷史事實的原始記錄價值為軸心。這也是所有管理活動的基本定律之一：管理方法必須維護被管理對象的本質特性。當今世界各國之所以均以“來源原則”（或稱全宗原則）為核心的歷史主義方法作為檔案管理（尤其是實體管理）的基本方法，其原因也大都源于此。
四、檔案的實存形態及其形成過程
檔案是一種在社會生活現實中廣泛存在且表現形態多種多樣的復雜事物。即使從邏輯上認清了檔案的本質，弄清了檔案的概念（定義），人們也未必能在現實生活中準確無誤地認識并確認什么是檔案，什么不是檔案。因此對檔案這類復雜事物，還有必要從實際現象層面進行認識與分析。當然這種認識與分析不能離開概念（定義）尤其是事物本質特性的理性坐標去漫無邊際地泛泛而談。
（一）檔案的實存形態
檔案的實存形態是指檔案在現實中的具體存在形式，也就是在各種各樣的具體事物中，究竟什么東西具有檔案的屬性，是檔案，什么東西不具備檔案的屬性，不是檔案。根據檔案的定義尤其是其本質特性，檔案的實存形態并不是惟一的，而是多種多樣的。凡是對歷史事實具有某種清晰、明確的原始記錄作用的東西均是檔案的實存形態，均可成為檔案。從目前的實際情況看，檔案的實存形態依然主要是各種各樣的文書，尤其是文書的定稿，即惟一的且可信賴程度最高的稿本。所以中國檔案界才有“文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿”，“檔案就是過去的文書”等經典說法。但必須指出的是，檔案的實存形態并不僅僅是文書，除文書外，還有大量非文書類的信息記錄物。如文稿、書稿，錄音、錄像制品，照片、影片，觀測記錄（如氣象、水文、溫濕度等方面的人工或儀器形成的觀測記錄）、實驗數據，乃至印章、獎杯、錦旗、胸牌、臂章（袖標）等等。因為這些東西均有清晰、明確的原始記錄作用，所以也都是檔案的實存形態，都在“檔案”這一概念的外延之內。當然這些不同形態的檔案雖均有原始記錄價值，但其原始記錄價值卻有著程度上的差異。一般說來，那些離使其形成的社會實踐活動距離較近、較直接，確定性、可靠性較好，內容信息的清晰、明確性較強且形體具有惟一性的檔案形態，其原始記錄價值的程度較高，在檔案大家族中的地位較明顯、突出。如文書的定稿、照片的底片、圖紙的底圖、影片的母片等一般被認為是程度最高的檔案，或曰純粹意義、絕對意義上的檔案。而文書的正本、照片（相片）、藍圖、反轉片、拷貝片、復制件等則居次要地位。因為其可信性、可靠性不如前者。再如，以公務文書為代表的文字記錄性檔案之所以一直在檔案大家族中占主導地位，也是因為其信息內容是清晰、明確的，對歷史事實發生的時間、地點、人物、原因、過程、結果等問題的記錄是全面的、具體的。而照片、錄音、錄像等雖更直觀、形象、生動，但這些東西本身往往不能提供使其產生的時間、地點，尤其是原因、結果等相關背景信息。所以往往需輔之以相應的文字性說明，才能使其具有原始記錄作用。
（二）檔案的形成過程
檔案的形成過程是指各種形態的具體檔案，從被制作出來到被作為檔案正式保存并發揮檔案作用的過程。各種各樣的檔案的具體形成過程盡管各不相同且很復雜，但從其制作動機角度可大致劃分為兩種類型：一是在其被制作時就是檔案，其制作者就具有明確的檔案意識，其制作目的就是為了讓其在時間上傳遞，為了日后的查證、使用，為了給日后的自己或后人留下明確的原始記錄。如人事檔案、會計憑證、日記、照片、錄音、墓碑等等。在這種情況下制作出來的檔案，其形成過程較為簡單、直接，只要制作出來后立即妥善保存即可；二是在其被制作時并不是“檔案”，其制作者也沒有或少有檔案意識，其制作的目的、動機并不是為了讓其在時間上傳遞，而是為了解決、處理現實生活、工作中的具體問題。如絕大多數的公務文書（法律、法規，通知、請示、批復等）和私人信函。在這種情況下制作出來的檔案，其形成過程就較為復雜，且往往需要經過必要的技術處理程序，如鑒定、立卷歸檔等，才能完成其形成過程，成為檔案被保存并發揮作用。這兩種情況的形成過程，可簡化歸結為“有意、無意地制作＋有意的處理保存”這樣一個公式。這其中的“意”，即檔案制作者和保存管理者的檔案意識。因此，中國檔案界存在著“有意識地保存備查才是檔案的本質特性”和“只有集中保存起來的檔案才是檔案”等觀點。這種觀點雖有一定道理，但卻不能動搖“原始記錄性”是檔案本質特性的共識。因為第一，人們之所以有意識地將檔案保存備查，其原因是因為其有原始記錄作用。檔案并不是因為保存備查了才是檔案，而是因為它本來就是檔案，有原始記錄作用，人們才將其保存備查；第二，“保存備查”并不是檔案自身具有的某種屬性與功能，而是人對檔案的一種附加行為。這種行為雖然可以使檔案更有效地發揮其原有功能、作用，但卻不能與檔案本身具有的屬性、功能混為一談，更別說將其視為檔案的本質特性了；第三，認為只有集中保存起來的檔案才是檔案，未集中保存的就不是檔案的說法在邏輯上自相矛盾、自我否定：既然未集中保存的不是檔案，那還集中保存它干什么？！所以，從嚴格意義上說，檔案的形成過程也可以說是檔案被制作出來后從未有意保存到有意保存的過程。由此也可將檔案從這一角度分為未被有意保存的和已被有意保存的兩大部分。一般說來，被有意保存的檔案能夠較充分有效地發揮作用、實現價值；但未被有意保存的檔案并非就沒有檔案的作用，沒有原始記錄價值，只不過這一價值、作用難以在社會生活中充分有效地實現而已。
檔案在被制作時的“有意”、“無意”兩種情況，對其日后的管理和功能、價值具有明顯不同的效應特點。二者的“優勢”與“劣勢”正好相反：“有意”制作的檔案的“優勢”是制作材料較好，追求耐久性，格式嚴格、規范，便于長久保存且留存狀況較齊全、完整。其“劣勢”是內容往往難以做到客觀、真實，常有虛假不實甚至有意作偽，抑惡揚善、報喜不報憂等內容上的偏差、錯誤。這也正是人事檔案各種登記表中“年齡越填越小，工齡越填越長，待遇、職務越填越高”現象的心理根源；“無意”制作的檔案的“劣勢”是因無檔案意識，所以制作材料的質地、耐久性往往較差、書寫格式等也往往不規范，且留存狀況不好，難以做到齊全、完整，這對檔案的保存和日常管理使用顯然是不利的。但也正因為其制作者無檔案意識，所以也為其帶來了內容較客觀真實的優勢，制作者會在無意中留下真實客觀的記錄。這對于檔案的原始記錄作用顯然是有利的。二者這種明顯不同的效應特點，不僅是檔案管理工作者必須面對并正確區別對待、把握的客觀事實，它同時也啟示人們，對檔案的原始記錄性應有一個準確的理解，對檔案的真實可靠性應有一個正確的基本認識和態度。
五、對檔案真實可靠性的準確理解
檔案是社會生活中最真實可靠的原始記錄，這是檔案之所以重要、之所以被人們重視并保存的根本原因。但檔案的真實可靠性尤其是其內容的真實可靠性并不是絕對的，它只是與其他信息相比較而言是最真實、可靠的。不能將其與其所記錄的歷史事實本身混為一談，更不能將其與真理意義上的是非對錯混為一談。因為由于種種原因，制作檔案的人不可能絕對忠實無誤地記錄歷史事實，評判是非對錯。所以在檔案內容中，不準確、不客觀、不真實、不正確之處在所難免，甚至還有完全偽造的檔案存在。對這些不真實、不可靠、不正確之處，人們應通過種種渠道、方法去去偽存真、核實清楚，辨明其真偽和是非曲直，而不能盲從盲信。但也不能因為檔案有此類現象，就從總體上全盤否定檔案的真實可靠性。此外，即使對確有不真實、不可靠之處的檔案也不能對其加以改正，對確為偽造的檔案也不能付之一炬。因為這種種不客觀、不真實、甚至偽造的檔案本身也是一種歷史的真實，是一種客觀存在的事實。若對其動手動腳或予以銷毀，就會破壞、抹殺這種客觀事實意義上的真實性與可靠性，會造成更大程度的混亂。所以檔案的真實可靠性至少有兩個層面的含義：一是檔案的內容若沒有失實、歪曲、作偽之處，那么在對同一歷史事實均有記載的各種信息中是最真實、最可靠的，因為它是直接的原始記錄，是第一手的原生信息，但即便如此，也不能將其與其所記錄的歷史事實本身混為一談；二是檔案有失實、歪曲、作偽乃至偽造之處，那么其失實、歪曲、作偽乃至偽造這一客觀事實也恰恰是由檔案這一實存形態來予以記錄、固化并示之世人的，它依然有其另一意義上的真實性與可靠性。可見，從這層意義上說：檔案只要其自身存在就沒有“假”的，而都是“真”的，“假”的也是“真”的。
