一、檔案積存原因
近年來，我們?cè)谥笇?dǎo)檔案業(yè)務(wù)時(shí)，發(fā)現(xiàn)很多單位未整理的積存檔案達(dá)二十多年，有的成立以來，根本就沒有整理過檔案，有的雖然裝訂在一起了，但組卷根本沒有類別可言，價(jià)值混亂不堪，重復(fù)文件比檔案還多，之所以出現(xiàn)這些問題，我認(rèn)為有以下幾個(gè)原因：
(一)法制不健全。不整理檔案、積存不移交《檔案法》沒有明確責(zé)任，約束力不強(qiáng)，無法查處。
(二)縣上檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督力量薄弱。我縣檔案局2002年定編8人(其一名虛設(shè))，負(fù)責(zé)檔案館5萬卷館藏和接收及行政事務(wù)的3人，負(fù)責(zé)全縣村以上600多個(gè)立檔單位檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督的僅有4人，即是把8名干部全部拉出去，也有點(diǎn)力不從心。
(三)過去接收范圍所限造成指導(dǎo)偏廢。縣檔案館過去規(guī)定只注重接收機(jī)關(guān)、國(guó)營(yíng)事業(yè)單位、國(guó)營(yíng)企業(yè)的檔案指導(dǎo)，而對(duì)不上交的集體企業(yè)、民營(yíng)、個(gè)私企業(yè)、小單位及邊遠(yuǎn)的區(qū)鄉(xiāng)檔案很少問津，致使檔案業(yè)務(wù)荒廢，形成大量積存檔案。八十年代后期，為豐富館藏，重新確定了接收范圍，情況才有好轉(zhuǎn)，但發(fā)展失衡。
(四)部分單位領(lǐng)導(dǎo)不了解檔案工作，造成不夠重視，形成積存與己沒有利害沖突，與單位沒有緊要關(guān)系，不影響大局，對(duì)檔案整理根本不安排過問，只注重抓經(jīng)濟(jì)和本單位業(yè)務(wù)。
(五)檔案干部隊(duì)伍整體素質(zhì)較差，其表現(xiàn)有：
1、文書人員不認(rèn)為整理檔案是自己的工作職責(zé)，多數(shù)都是以公文處理和給領(lǐng)導(dǎo)做秘書工作為主。
2、有些雖然明確了文書人員的檔案職責(zé)，但由于很多單位人員緊，兼職過多，根本沒有時(shí)間整理檔案。
3、文檔工作繁瑣，看不出成績(jī)，多數(shù)認(rèn)為和勤雜工一樣，地位低下，個(gè)人實(shí)際問題得不到很好解決。因此，怕麻煩不愿整理檔案，甚至花錢雇人整理也在所不惜。
4、文檔人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低，絕大多數(shù)都未經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，有的單位怕花錢費(fèi)時(shí)不參加培訓(xùn)，縣上培訓(xùn)大多也是以會(huì)代訓(xùn)，時(shí)間短，理論技術(shù)消化殘缺不全，造成不會(huì)整理。
5、文檔人員更換頻繁不穩(wěn)定。多數(shù)只干二、三年，檔案業(yè)務(wù)技術(shù)還未掌握就要走人。
6、文檔人員更換不辦理檔案交接。更換人員人們只重視財(cái)務(wù)移交，對(duì)檔案多數(shù)認(rèn)為沒有什么利害關(guān)系，辦移交反添麻煩，不如不交，或只交柜子，不清點(diǎn)檔案，造成一任接一任的檔案積存。
二、檔案積存的危害
檔案積存不僅是一種工作失誤，對(duì)今后各項(xiàng)工作和群眾利用檔案還有很大的危害。從我縣撤銷機(jī)構(gòu)的檔案來看，危害程度難以估量，主要表現(xiàn)有：
1、檔案積存造成整個(gè)全宗檔案殘缺不全，無法彌補(bǔ)。一是缺少單項(xiàng)工作檔案，如黨組織材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、各專業(yè)、武、婦、工、團(tuán)檔案；二是缺少會(huì)議材料、對(duì)口上級(jí)文件、基建、聲像、電子、榮譽(yù)檔案；三是缺雙重領(lǐng)導(dǎo)行政關(guān)系歸本級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案；四是缺財(cái)務(wù)、人事檔案。這些檔案往往都是檔案分散管理造成的，時(shí)間一長(zhǎng)，人一換，檔案也就隨之流失了。
2、檔案積存造成保管不善、檔案受損。由于積存檔案年限多、量大、未鑒定，往往都是打捆放在雜物室，無保護(hù)措施，有的潮濕霉變，有的蟲蛀鼠咬，不知道的人當(dāng)作廢紙買掉燒掉。造成無法挽回的損失。
3、檔案積存遇突發(fā)事件，安全必然受到威脅。我縣是個(gè)水災(zāi)多發(fā)區(qū)，又有冬季明火取暖的習(xí)慣，隨時(shí)都有可能發(fā)生惡性事件，像這種情況，檔案量大的搶救無重點(diǎn)，只能是搶多少算多少，很容易造成全部損毀。
4、檔案積存造成無法利用。檔案積存不整理，給后來工作增添了許多麻煩，找一個(gè)檔案，尤如大海撈針，費(fèi)時(shí)費(fèi)力不說，最大的是影響了正常的工作，缺損檔案還會(huì)使歷史斷代經(jīng)濟(jì)受損，如基建圖紙流失，無法加層，維修無法辦理產(chǎn)權(quán)手續(xù)，另行測(cè)勘，又需花錢費(fèi)時(shí)。
5、檔案積存使后來人整理望而生畏無法移交，檔案積存是新手最頭疼的事。責(zé)任心強(qiáng)的，想整理，但耗資需人，力不從心；無責(zé)任心的認(rèn)為，前面的人可以不整理，我也不整理，造成積存惡性循環(huán)，越積越多，無法向縣檔案館移交。
三、檔案積存的對(duì)策
檔案積存是我們面臨和一個(gè)嚴(yán)峻現(xiàn)時(shí)，也是一個(gè)必須根除的問題，如何做好這項(xiàng)工作，筆者認(rèn)為必須采取以下對(duì)策：
1、要完善檔案法規(guī)。應(yīng)將不整理檔案，不妥善保管檔案，不移交檔案的責(zé)任列入法律、行政處罰和紀(jì)律檢查條款中，這樣才能有據(jù)可依，查處有為，《檔案法》已經(jīng)修改，配套法規(guī)應(yīng)盡快制訂頒布，地方法規(guī)、紀(jì)律規(guī)定也應(yīng)逐步制訂實(shí)施。
2、要加大執(zhí)法和宣傳力度。一是縣委、人大、政府、司法部門、紀(jì)律監(jiān)督部門要抓好違法違紀(jì)查處工作；二是檔案部門應(yīng)自上而下形成一種監(jiān)督機(jī)制，賦予查處職能，切實(shí)履行職責(zé)；三是要?jiǎng)佑靡磺休浾摴ぞ撸扇∫磺惺侄危o違法案件爆光，觸醒全社會(huì)的檔案意識(shí)；四是要做到有法必依、違法必究、執(zhí)法必嚴(yán)，真正實(shí)現(xiàn)依法治檔。
3、要加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)就是要明確各級(jí)各單位分管領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)常檢查和過問。各系統(tǒng)主管部門鄉(xiāng)鎮(zhèn)不僅要做本部門的檔案工作，還要經(jīng)常督促檢查所屬立檔單位的檔案工作；要列入單位工作計(jì)劃，要有長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)和短期任務(wù)；要列入年度工作任務(wù)和安全生產(chǎn)責(zé)任考核內(nèi)容；要建立健全檔案機(jī)構(gòu)，配齊文檔人員；要建立健全檔案整理、保管、移交各項(xiàng)制度；解決好檔案工作所需經(jīng)費(fèi)、物資、人力、時(shí)間等問題；關(guān)心解決文檔人員切身利益，激發(fā)他們的工作熱情和動(dòng)力。
4、要加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)。首先，應(yīng)按事業(yè)所需增加配齊檔案干部，縣級(jí)檔案局(館)增加人員應(yīng)考慮館內(nèi)本身業(yè)務(wù)和局外指導(dǎo)的業(yè)務(wù)量等因素，各單位配人應(yīng)選擇責(zé)任心強(qiáng)的同志，并盡量穩(wěn)定。第二，應(yīng)增加檔案教育投入，國(guó)家正規(guī)大專院校應(yīng)加大檔案專業(yè)的招生培養(yǎng)計(jì)劃，同時(shí)應(yīng)多辦些電大、函大、業(yè)余大學(xué)，擴(kuò)大檔案專業(yè)自學(xué)考試范圍，并適時(shí)舉辦各種檔案培訓(xùn)班，各單位應(yīng)鼓勵(lì)文檔人員參加深層次深造，提高檔案干部的專業(yè)技術(shù)水平。
5、要加強(qiáng)檔案整理監(jiān)督指導(dǎo)。縣委、人大、政府要將檔案整理職責(zé)明確規(guī)定納入各單位文書或檔案工作職責(zé)，經(jīng)常監(jiān)督檢查，縣檔案局要妥善安排部署，采取一切有效手段，突擊指導(dǎo)整理積存檔案，監(jiān)督指導(dǎo)所有立檔單位，做到上年檔案第二年整理，并形成一種自覺制度。同時(shí)，各單位變換文檔干部要上報(bào)檔案局備案，應(yīng)接受縣檔案部門的監(jiān)督，未將檔案整理并辦理完交接手續(xù)的，不得離開原崗位，要防止形成新的檔案積存。
