格拉斯哥大學的一位經濟史學教授悉尼·切克蘭德在工作實踐中創立了蘇格蘭商業檔案館。20世紀50年代后期，為了確保蘇格蘭工商業的珍貴檔案遺產得到妥善管理，切克蘭德教授與當地一些工商業重點企業及個人共同探索實踐。20世紀70年代中期，格拉斯哥大學檔案館開始接手這項工作，迄今為止，與蘇格蘭商業檔案館一同致力于蘇格蘭從事商業檔案管理工作并推動這項事業的發展。
傳統模式的風險和局限
我們對商業檔案進行管理的傳統模式有兩種。一種是長期寄存，即客戶保有對文件材料的所有權，檔案服務機構提供編目、保管、利用等服務，每年征收管理費用的多少通常由檔案文件的排架長度而決定。另一種方式是轉移所有權或贈予，即文件材料的所有權從企業客戶轉移到格拉斯哥大學，通常在這種情況下，需要獲得資金支持，用于檔案移交和初期工作。
這兩種傳統管理方式的根本性優勢在于協議中涉及資金的條款。客戶無論選擇哪種寄存方式，檔案服務機構都會得獲得收入。這點非常重要，因為大學的檔案服務資金僅限用作大學自身檔案的管理工作。因此，對于蘇格蘭商業檔案館來說，企業每年根據長期寄存協議支付管理費用，對于確保按期支付員工工資、留住專業人才、保證檔案得到專業管理非常重要。
不論是一次性收費還是持續性收費，都能讓客戶認識到，他們的檔案能夠作為企業資產在商業檔案館得到專業保管。企業檔案不會堆放在布滿灰塵的陳舊環境中，從前只有少數研究人員才對檔案感興趣，得到專業保管后，這些檔案對于企業、經營團體、家庭和學術研究者等來說都是重要遺產。在極少數情況下，有的企業并不會為檔案管理花錢，甚至有些客戶希望檔案得到免費保管，但這種情況很少，通常企業都能通過購買服務而順利達成協議。
長期檔案寄存協議的中止、大量檔案的突然轉移都會使檔案服務機構陷入風險之中。在蘇格蘭商業檔案館，過去5年間發生過兩例此類情況，導致檔案館的年收入大幅降低。雖然少量檔案的轉移并不會對我們的年收入產生重大影響，但如果數量較大的檔案發生轉移，將進一步降低檔案館聘請員工的能力。
對于蘇格蘭商業檔案館這樣相對較小的團隊來說，面對長期寄存檔案的客戶，尤其是那些大型跨國公司客戶時，處理年費發票的工作量十分巨大，也很難找到特定的人員勝任這項工作。另外，我們必須定期監控企業狀況，及時獲得檔案所有者的最新信息。一旦企業發生兼并拆分，了解到情況后，我們要提早澄清檔案所有權，這時就需要重新擬定合同、制定新的管理協議。
盡管管理年費發票會帶來大量事務性工作，但在這個過程中卻能讓檔案服務機構與企業客戶之間保持定期聯系，我們也得到為客戶服務的機會，如改進服務方式或做開發客戶檔案的研究。如果企業將檔案完全贈予我們，那么則有可能切斷檔案與企業商業活動之間的聯系，這意味著企業將不能通過檔案遺產的研究開發更好地指導商業活動，也將限制檔案服務機構提升檔案管理和服務水平的可能性。
盡管傳統的管理模式為蘇格蘭商業檔案館增加了收入，但實踐表明，傳統檔案管理模式面臨著很多挑戰，管理無法滿足專業標準。
首先是管理費用支付的問題。對于長期寄存的企業檔案，按照檔案數量的增長幅度增加年度管理費是一個相對簡單的過程，但如果客戶將檔案贈予檔案服務機構，則很難在日后提出支付額外費用等要求。此外，對于檔案寄存數量較少的情況，卻要耗費同等的時間和精力來商討資金支持方案。根據以上情況，我們得出總結，即使得到額外的資金支持，仍沒有足夠時間用于檔案管理。久而久之,原本應充分處置的商業檔案就變成了一個個只有目錄和很多僅加工了一半的檔案了。
另一個難題在于開發滿足實際需求的檢索工具。無論是為內部客戶提供內部服務，還是為其他研究學者提供公共服務，開發檢索工具是每個機構都要面對的問題。雖然這對于我們來說不是件簡單的事，我們仍抽出專門時間去梳理并升級檢索工具。
綜上所述，我們發現，傳統管理模式能夠將很多珍貴的商業檔案整合到一起，并供企業客戶和研究團隊使用。然而，在這種模式下，對檔案進行適當的鑒定、整理、保存、編目等工作變得越來越難。所以，我們開始尋找一個嶄新的、基于項目的管理方式，以便更好地管理檔案并維持客戶關系。
新模式的利與弊
我們正在逐漸轉向基于項目管理的新模式，仍然采取簽訂長期寄存和贈予的正式管理協議的方式。檔案服務機構并沒有與所有的企業客戶重新商定服務協議，而是再次查看已簽協議或從項目的角度重新締約。近幾年，檔案服務機構與3家企業通過這種方式達成了項目管理協議，有兩個企業選擇將檔案捐贈給格拉斯哥大學，一個企業選擇了寄存。新管理模式吸收了大學檔案館開展檔案著錄資助項目的經驗。
新模式從檔案評估開始，一直到檔案移交、鑒定、整理、著錄、保管，并建立起適當的專業標準。在此期間，企業會接受調研，針對哪種檔案利用和獲取方式對其經營能產生最大益處。比如，檔案服務機構可能會考慮數字化項目以支持企業的推廣活動，或為特定主題的檔案開發索引以推進檢索功能。根據調研結果，檔案服務機構會圍繞企業的商業活動開展工作，根據企業興趣定制增值服務。這些活動都是收費的，同時提供項目交付計劃進度表。
新模式建立在傳統模式的基礎之上，鞏固了傳統模式的優勢，堅持了企業客戶為其檔案管理提供資金支持的基礎，也突顯了檔案的重要性。新模式的進步之處在于明確了檔案服務機構與企業客戶之間的協議。定制項目的范圍和協議確保雙方能夠清楚地了解交付項目內容，使檔案管理工作在透明化的同時保證了客戶支持。
新模式確實在檔案寄存前期花費了更多的時間，包括計算每個項目所需的時間和資源，以及客戶談判內容。但是，這個階段的付出保障了今后的成本能夠被精準地預算和覆蓋，也能為客戶提供最佳的項目方案。
此外，加強與客戶的充分溝通，對于保持客戶對檔案工作的興趣，使客戶與檔案服務機構一同從事商業活動提供了多種可能。我們此前開展的增值服務包括利用企業檔案為產品營銷和改進訪客設施提供咨詢建議，通過編制員工檔案索引為其提供家庭史研究。這些增值服務也可以不在項目的核心任務中執行，供客戶在將來想要開展時再選擇。
通過分配時間用于開發和達成定期項目，新模式可以使服務機構為企業客戶提供更加專業的服務，按照專業標準判定并描述企業檔案的價值。這樣一來，客戶就能更加容易地理解為檔案工作提供資金的意義所在。這個專業化的方案同時也能提醒檔案服務機構的員工，大家所做的哪些事情是重要的，證明他們為客戶檔案管理提供了一個專業服務標準。同時，員工了解到每個項目的進度表和工作內容之后，為獲得團隊支持并保障項目順利完成提供了幫助。
采取新管理模式所帶來的結果之一是提高了企業客戶前期資金支持的力度。當客戶選擇贈予檔案時，檔案服務機構不得不要求客戶至少預付專業工作人員6個月的工資。長期寄存方式可以減少前期資金投入，但要收取一筆用于支付專業人員工資的初始費用，確保新增檔案不會對現有著錄工作造成積壓。爭取獲得數量可觀的資金支持而達成書面協議，看似是新模式所帶來的的劣勢之一，而實際上對于檔案服務機構來說卻是利好的。充足的資金可以保障檔案服務機構順利聘請項目人員，以完成各項任務，在特定時間內集中開展一個檔案項目的方式也能提高工作效率。
然而，新模式對于檔案服務機構的潛在風險也不容忽視。每個關于檔案寄存的談判都存在著由于資金要求過高而導致談判破裂的風險。對檔案服務機構來說，描述各項成本、充分說明其合理性，對于談判成功至關重要。提出贈予或寄存、基礎服務、增值服務等多項選擇，能夠減少客戶終止檔案服務的風險，同時也給予客戶根據自身需求和預算自主選擇項目的更多機會。
另一個潛在風險在于，在雇傭短期合同工的過程中有兩個問題，一是如何招聘并留住短期合同工，二是如何應對培養人才成本流失過大問題。
目前，英國的檔案部門的不同職位吸引了大量優秀的求職者，其中不乏短期合同工。盡管如此，我們未來可能會在招聘兼具技術和經驗的員工方面遇到不少困難，需要注意的是，在項目交付之前員工解除短期合同的風險也很高。到目前為止，遇到員工離職到其他機構從事永久性職位的情況時，檔案服務機構只能選擇推遲項目的進度。因此，我們盡量通過聘用永久性員工的方式來減少損失。誠然，永久性員工也可能辭職，留下未完成的工作，帶走所掌握的知識。然而，在任何機構，做到一點人才和知識也不流失是不可能的。
作為檔案服務機構，必須充分認識這些風險，并找出能夠將風險對項目影響最小化的計劃和措施。總體來說，我們的檔案服務機構在項目開始前就已通過評估確定，定期項目所帶來的優勢和創造的價值要超過因弊端所帶來的損失。
從長遠來看，我們格拉斯哥大學檔案館將與蘇格蘭商業檔案館一起推廣新的管理模式。新模式對于以下幾種情況非常適用：一是檔案服務機構正在與新客戶達成移交檔案協議；二是現有客戶打算修改協議；三是客戶打算移交額外檔案，或重新選擇服務級別和內容。同時也存在不適用新模式的情況，特別是對于數量較少、能夠被服務機構的核心團隊直接管理的檔案。下一步，我們將探索適當的人員雇傭方式，保障新模式為企業客戶提供高效的服務，確保商業檔案的專業管理。
(作者系英國格拉斯哥大學圖書管理員、高級檔案管理員)
崔珍珍 編譯
原載于《中國檔案報》2018年3月19日 總第3195期 第三版
