1前言
檔案信息化是通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)范管理和有效共享、開(kāi)發(fā)與利用。檔案信息化以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為平臺(tái)，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目的，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為社會(huì)各項(xiàng)建設(shè)服務(wù)。
1.1檔案信息化發(fā)展的社會(huì)環(huán)境
檔案信息化的社會(huì)環(huán)境已經(jīng)具備。社會(huì)信息化發(fā)展已經(jīng)開(kāi)始帶動(dòng)檔案信息化發(fā)展，檔案信息化建設(shè)也是信息社會(huì)建設(shè)的重要的有機(jī)組成部分。20世紀(jì)80年代以來(lái)，信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，引發(fā)了一場(chǎng)新的全球性產(chǎn)業(yè)革命——信息產(chǎn)業(yè)革命。在這場(chǎng)新興的產(chǎn)業(yè)革命中，國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的信息化是一項(xiàng)核心的內(nèi)容，信息化水平已成為衡量一個(gè)國(guó)家和地區(qū)現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志。黨的十七大報(bào)告指出：“大力推進(jìn)信息化與工業(yè)化融合，促進(jìn)工業(yè)由大變強(qiáng)。”我國(guó)信息化發(fā)展開(kāi)始進(jìn)入全方位、多層次推進(jìn)的新階段，各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域的信息化迅猛發(fā)展，信息化已成為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案作為信息資源，面對(duì)信息化的發(fā)展潮流，檔案信息化也必然成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，這是時(shí)代賦予檔案事業(yè)的要求，攸關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展前途。同時(shí)信息化也是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的契機(jī)，無(wú)論是國(guó)家信息化中對(duì)于信息資源建設(shè)作為核心內(nèi)容的要求，還是先進(jìn)的信息技術(shù)為手段為檔案各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展所提供的技術(shù)支持和保障，都是檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)改革與發(fā)展的重要契機(jī)，檔案部門(mén)必須緊緊抓住這一重要發(fā)展機(jī)遇期，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，積極作為，科學(xué)謀劃，夯實(shí)檔案信息資源作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略性基礎(chǔ)信息資源的地位，通過(guò)檔案信息化推動(dòng)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。
檔案信息化建設(shè)符合社會(huì)需求與活動(dòng)規(guī)律。社會(huì)信息化導(dǎo)致檔案數(shù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣性，檔案內(nèi)容分散交叉，檔案部門(mén)必須改變傳統(tǒng)管理方法，一方面由于社會(huì)信息量的激增和新型載體的應(yīng)用，不宜用傳統(tǒng)的方法來(lái)管理檔案；另一方面由于社會(huì)對(duì)檔案信息的需求不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能完全滿足這種需要。國(guó)家行業(yè)電子政務(wù)和電子業(yè)務(wù)的普遍應(yīng)用，大大拓寬了檔案信息的服務(wù)空間，對(duì)檔案資源服務(wù)的內(nèi)容和方式提出了更新更高的要求，促使檔案工作跳出傳統(tǒng)的狹窄思維，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，改變管理理念，創(chuàng)新服務(wù)方式，利用現(xiàn)代信息技術(shù)搭建數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息服務(wù)平臺(tái)，有效積累和儲(chǔ)備國(guó)家信息資源，真實(shí)保存社會(huì)記憶，實(shí)現(xiàn)更大范圍和更多種類(lèi)的檔案信息資源互補(bǔ)與共享，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和國(guó)家信息化建設(shè)的需要。
1.2檔案信息化發(fā)展的技術(shù)環(huán)境
檔案信息化發(fā)展的技術(shù)環(huán)境已經(jīng)具備。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及促進(jìn)了信息化的進(jìn)程，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等各種信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為檔案信息資源的科學(xué)保管和開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的技術(shù)條件，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不斷改進(jìn)完善也為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的硬件環(huán)境；同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為社會(huì)提供全面、準(zhǔn)確、快速、方便的檔案信息服務(wù)提供保障。
1.3檔案信息化發(fā)展的政策環(huán)境
2000年，王剛同志提出了全國(guó)檔案信息化建設(shè)任務(wù)的要求，隨后國(guó)家檔案局組織有關(guān)部門(mén)對(duì)檔案信息化建設(shè)開(kāi)展研究，提出了全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略部署，全國(guó)檔案信息化工作全面啟動(dòng)。2002年，國(guó)家檔案局發(fā)布《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，開(kāi)通了國(guó)家檔案局網(wǎng)站，并在深圳召開(kāi)了數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)演示會(huì)，全國(guó)檔案信息化建設(shè)進(jìn)入全面推進(jìn)階段。2003年，中央辦公廳明確提出要“建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”，并且作為信息資源體系建設(shè)的重要任務(wù)之一。2005年，審議通過(guò)的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》，將檔案信息化作為新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要工作，提出了“以為黨和國(guó)家中心工作和各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)有效服務(wù)為目標(biāo)，以國(guó)家檔案資源建設(shè)為核心，以檔案信息化建設(shè)為重點(diǎn)”的指導(dǎo)思想和“建設(shè)較大規(guī)模的全國(guó)性、系統(tǒng)性、分布式、規(guī)范化的檔案信息資源庫(kù)群，建立一批電子文件中心和數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享”的總體目標(biāo)。2006年以來(lái)，楊冬權(quán)局長(zhǎng)在各種會(huì)議上強(qiáng)調(diào)檔案部門(mén)要把握大局，珍惜機(jī)遇，適應(yīng)國(guó)家和社會(huì)信息化發(fā)展對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的影響和要求，提出無(wú)論是各級(jí)機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位，還是各級(jí)各類(lèi)檔案館，都要在加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的同時(shí)，加快采用信息技術(shù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，提高遠(yuǎn)程服務(wù)的能力，建設(shè)覆蓋廣泛、內(nèi)容豐富、檢索方便、利用快捷的檔案利用體系。
2國(guó)家檔案信息化發(fā)展進(jìn)展
2.1檔案數(shù)字化建設(shè)
檔案數(shù)字化是目前檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，“十一五”期間，許多檔案部門(mén)在國(guó)家檔案局一系列政策標(biāo)準(zhǔn)的支持和引導(dǎo)下，開(kāi)展了不同程度的數(shù)字化工作探索。檔案數(shù)字化工作迅速發(fā)展，檔案數(shù)字化的規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)字化的規(guī)范日漸成熟，檔案數(shù)字化加工市場(chǎng)已經(jīng)逐漸形成，檔案數(shù)字化對(duì)象不斷豐富，不僅僅局限在紙質(zhì)檔案方面，已經(jīng)擴(kuò)展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、縮微膠片等各種不同種類(lèi)載體檔案的數(shù)字化。
2.1.1政策引導(dǎo)
《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》中明確提出：根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)先行、利用優(yōu)先、分步實(shí)施”的原則，有序推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程。充分利用信息化手段，對(duì)國(guó)家綜合檔案館館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)資源整合，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，按照共建共享、互聯(lián)互通的要求，建立與完善國(guó)家檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。各地區(qū)也都把檔案數(shù)字化作為編制本地區(qū)的檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的重要內(nèi)容之一，并根據(jù)各地的特點(diǎn)提出了明確的目標(biāo)。如北京市提出“十一五”期間市檔案館數(shù)字化率達(dá)到全部館藏的50%，上海市提出全市各級(jí)檔案館數(shù)字化全文達(dá)到8000萬(wàn)頁(yè)等。
2006年，國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室和國(guó)家檔案局聯(lián)合進(jìn)行“檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用試點(diǎn)工作”，檔案數(shù)字化作為重要內(nèi)容之一被列入試點(diǎn)范圍；2008年，國(guó)家檔案局在中國(guó)科學(xué)院召開(kāi)了“中央國(guó)家機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化和整理現(xiàn)場(chǎng)會(huì)”，楊冬權(quán)局長(zhǎng)強(qiáng)調(diào)：檔案數(shù)字化工作促進(jìn)了檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)利用模式向現(xiàn)代利用模式轉(zhuǎn)變，不但可以便捷全面地提供檔案信息，而且可以有效地保護(hù)檔案原件，確保檔案實(shí)體安全，應(yīng)該積極開(kāi)展，大力推進(jìn)，以此為抓手，全面提升檔案工作的水平；2010年，國(guó)家檔案局正式提出建立檔案安全保密體系，檔案數(shù)字化成為安全保密體系建設(shè)的重要內(nèi)容，檔案數(shù)字化作為一項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的地位得到了確立。
在國(guó)家檔案局相關(guān)政策的鼓勵(lì)下，全國(guó)各地檔案數(shù)字化工作蓬勃發(fā)展，許多地方檔案館都提前或超額完成了“十一五”規(guī)劃中有關(guān)檔案數(shù)字化的目標(biāo)，檔案數(shù)字化成果的利用率不斷提高。同時(shí)，各地采取不同措施加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)，如北京要求2011年起市屬單位向市檔案館移交檔案時(shí)必須同時(shí)移交齊全完整的數(shù)字化副本，杭州市財(cái)政每年撥出資金專(zhuān)門(mén)用于向市檔案館移交檔案的前期數(shù)字化工作。
2.1.2檔案數(shù)字化實(shí)踐探索
在檔案數(shù)字化的實(shí)踐活動(dòng)中，各地檔案部門(mén)依據(jù)各自不同的檔案特點(diǎn)和經(jīng)濟(jì)條件做出了不同的選擇，具有代表性的是北京市檔案館和長(zhǎng)春市檔案館的探索。
北京市檔案館在數(shù)字化建設(shè)中率先提出了“全面數(shù)字化”的戰(zhàn)略，對(duì)除個(gè)別檔案（實(shí)物、會(huì)計(jì)憑證等）外的全部館藏實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，計(jì)劃用20年時(shí)間，對(duì)館藏200余萬(wàn)卷檔案全部進(jìn)行數(shù)字化；其次，數(shù)字化范圍涵蓋各種不同的檔案載體，包括紙質(zhì)、縮微品、照片、音頻視頻等。第三是數(shù)字化的檔案內(nèi)容齊全，館藏檔案的所有全宗每一案卷都要數(shù)字化。“全面數(shù)字化”既是一個(gè)目標(biāo)，也是一種方法，它是根據(jù)北京市檔案館的館藏特點(diǎn)和北京的社會(huì)經(jīng)濟(jì)條件制定的，截止到2009年底，館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化率已經(jīng)超過(guò)50%，館藏聲像檔案全部完成了數(shù)字化（新接收的奧運(yùn)檔案除外）。
長(zhǎng)春市檔案館在數(shù)字化過(guò)程中，以客觀需要和現(xiàn)實(shí)可能為基礎(chǔ)，以提高效率和增加效益為目標(biāo)，堅(jiān)持“有所為，有所不為”，有重點(diǎn)、分層次地進(jìn)行檔案數(shù)字化。長(zhǎng)春市檔案館引入數(shù)學(xué)模型，對(duì)多年檔案利用登記進(jìn)行了多角度的統(tǒng)計(jì)分析，按照各全宗檔案利用目的、利用頻率、利用年代、所占比重、基數(shù)大小分類(lèi)排隊(duì)，最后精選出占館藏檔案卷數(shù)10%、占館藏檔案利用率90%的20個(gè)全宗作為首批數(shù)字化對(duì)象，并把關(guān)系民生、利用最頻、惠及百姓的調(diào)配檔案作為突破口，取得了良好的效果，并在數(shù)字化實(shí)踐中總結(jié)出“現(xiàn)用現(xiàn)掃”、“以用定掃”和“常用先掃”等行之有效的工作原則。
2.1.3檔案數(shù)字化發(fā)展的特點(diǎn)
“十一五”期間，檔案部門(mén)在數(shù)字化建設(shè)中，已經(jīng)逐漸形成了一套完整、成熟的方法，雖然目前國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)還不完善，但是各地?cái)?shù)字化建設(shè)的思路和做法大同小異，標(biāo)準(zhǔn)和手段基本一致。具體呈現(xiàn)以下特點(diǎn)：
數(shù)字化加工環(huán)節(jié)不斷細(xì)化。隨著檔案數(shù)字化實(shí)踐的開(kāi)展，檔案數(shù)字化加工的環(huán)節(jié)越來(lái)越精細(xì)，逐漸形成了以檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)字化成果管理等環(huán)節(jié)所組成的一整套數(shù)字化加工流程，并且每個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。加工環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化是檔案數(shù)字化工作成熟的重要標(biāo)志，從任務(wù)分發(fā)到各環(huán)節(jié)管理，從流程控制到質(zhì)量監(jiān)督都能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行過(guò)程管理，數(shù)字化的效率和質(zhì)量得到很大提高。
數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不斷提高。檔案部門(mén)早期開(kāi)展的數(shù)字化實(shí)踐中，數(shù)字化成品的標(biāo)準(zhǔn)主要以滿足網(wǎng)絡(luò)利用為出發(fā)點(diǎn)，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，圖像基本采用黑白200dpi方式掃描，僅有個(gè)別地方采用灰度掃描。“十一五”時(shí)期，隨著存儲(chǔ)成本大幅降低和網(wǎng)絡(luò)帶寬迅速增長(zhǎng)，越來(lái)越多的檔案部門(mén)在開(kāi)展數(shù)字化工作時(shí)，除了滿足基本利用以外，還綜合考慮全文檢索、制作仿真件等需求，數(shù)字化的精度不斷提高，彩色掃描大量使用，數(shù)字化成品的質(zhì)量顯著提高。
數(shù)字化生產(chǎn)日趨社會(huì)化。早期的檔案數(shù)字化生產(chǎn)大多以檔案部門(mén)自主加工為主，由于受到人員、設(shè)備、規(guī)模、經(jīng)驗(yàn)和管理等條件限制，數(shù)字化質(zhì)量難以得到保證。“十一五”期間，數(shù)字化生產(chǎn)由檔案部門(mén)自主加工開(kāi)始向社會(huì)化服務(wù)轉(zhuǎn)變，除了涉密部門(mén)以外，在開(kāi)展數(shù)字化生產(chǎn)時(shí)尋求社會(huì)化專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)服務(wù)已經(jīng)成為首選。
2.2電子文件管理
2.2.1電子文件應(yīng)用狀況
由于國(guó)家信息化的整體推進(jìn)，信息技術(shù)已在各行各業(yè)得到普遍應(yīng)用，各組織機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位的文件檔案工作環(huán)境正由紙張環(huán)境向電子環(huán)境遷移，許多領(lǐng)域正逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)活動(dòng)電子化、無(wú)紙化。以北京市為例，截至2008年已建成了590多個(gè)信息系統(tǒng)，覆蓋宏觀決策、經(jīng)濟(jì)調(diào)控、市場(chǎng)監(jiān)管、公共服務(wù)、城市管理等各領(lǐng)域，對(duì)政府核心業(yè)務(wù)覆蓋率高達(dá)85%。電子文件的應(yīng)用范圍也日益擴(kuò)展，種類(lèi)日益豐富，其信息類(lèi)型包括字處理、數(shù)據(jù)庫(kù)、圖形圖像、視音頻等多種文件類(lèi)型，也存在電子郵件、GIS、CAD、CAE、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)頁(yè)、博客、即時(shí)通信等多種形式，其應(yīng)用已經(jīng)滲透到政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科研、生產(chǎn)和社會(huì)生活之中。2007年度中國(guó)科協(xié)年度重點(diǎn)課題《我國(guó)電子文件管理機(jī)制研究》針對(duì)49家中央機(jī)關(guān)及直屬企事業(yè)單位的調(diào)查表明：中央機(jī)關(guān)及直屬企事業(yè)單位電子文件數(shù)量已占全部文件數(shù)量的72.7％；49%的受訪單位生成的電子文件數(shù)量占文件總數(shù)的50%以上；14.3%的受訪單位生成的文件100%為電子文件；48%的受訪單位認(rèn)為未來(lái)5年將會(huì)有50%以上的文件僅以電子文件的形式存在。隨著2005年頒布的《中華人民共和國(guó)電子簽名法》的正式實(shí)施，電子文件的地位和作用發(fā)生了明顯變化，越來(lái)越多的機(jī)構(gòu)開(kāi)始逐步采用電子文件單軌運(yùn)行。因而可以預(yù)見(jiàn)，電子文件應(yīng)用的廣度和深度將空前加強(qiáng)。
2.2.2電子文件理論研究進(jìn)展
近年來(lái)，國(guó)內(nèi)外關(guān)于電子文件管理的理論研究非常活躍，也取得了不少研究成果，在電子文件管理理論、標(biāo)準(zhǔn)、參考模型等方面的研究取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。
在國(guó)際方面，2001年發(fā)布的ISO15489是第一個(gè)關(guān)于文件管理的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，它規(guī)定了文件管理的頂層框架，以及文件管理的法規(guī)環(huán)境要求、政策與職責(zé)要求、文件管理要求、系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)要求、過(guò)程與控制要求等內(nèi)容。ISO23081《文件元數(shù)據(jù)》系列標(biāo)準(zhǔn)旨在引導(dǎo)機(jī)構(gòu)以合適的元數(shù)據(jù)管理支撐ISO15489的文件管理框架。ISO14721《開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)參考模型》（OAIS）則提出了數(shù)字信息長(zhǎng)期保存和利用的基本框架體系，提出了功能模型、信息模型、互操作模型和長(zhǎng)久保存的管理策略，在數(shù)字文件保存領(lǐng)域得到了廣泛的研究和應(yīng)用。在功能需求規(guī)范方面，美國(guó)國(guó)防部制定的DOD5015.2和2008年歐盟制定了《電子文件管理通用需求》第二版(MoReq2)，以及國(guó)際檔案理事會(huì)（ICA）的電子文件管理功能需求規(guī)范都是全球范圍內(nèi)頗具影響的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
在國(guó)內(nèi)方面，基于我國(guó)管理體制下的電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略的研究、電子文件管理機(jī)制的研究等都是我國(guó)理論研究的重點(diǎn)，提出了許多頗具建設(shè)性的觀點(diǎn)和措施，有力地促進(jìn)了我國(guó)電子文件管理的進(jìn)程。中國(guó)人民大學(xué)電子文件研究團(tuán)隊(duì)首先啟動(dòng)了電子文件國(guó)家戰(zhàn)略的研究，提出中國(guó)電子文件管理應(yīng)該走一條“統(tǒng)攬全國(guó)，政策引導(dǎo)，融合發(fā)展，綜合治理”的道路。統(tǒng)攬全國(guó)是要求整體戰(zhàn)略和相關(guān)措施都有面向全國(guó)的統(tǒng)籌性和包容性，能覆蓋中央與地方、不同地區(qū)和不同行業(yè)，對(duì)全國(guó)各級(jí)各類(lèi)文件、檔案管理機(jī)構(gòu)具有普遍的適應(yīng)性和約束力；政策引導(dǎo)是將政策放在核心位置上，作為一種主動(dòng)力機(jī)制，發(fā)揮定位、引導(dǎo)的關(guān)鍵作用；融合發(fā)展是指在宏觀上把電子文件管理納入國(guó)家信息化、電子政務(wù)、電子商務(wù)的計(jì)劃和對(duì)策之中，微觀上要在機(jī)構(gòu)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)電子文件管理與業(yè)務(wù)活動(dòng)的無(wú)縫集成；綜合治理是指通過(guò)各種措施推進(jìn)多主體參與電子文件管理，并強(qiáng)調(diào)多種管理手段并用。2007年，中國(guó)檔案學(xué)會(huì)和中國(guó)人民大學(xué)啟動(dòng)了電子文件管理機(jī)制問(wèn)題的相關(guān)研究，在對(duì)國(guó)內(nèi)情況進(jìn)行較為全面的調(diào)查和對(duì)國(guó)外情況進(jìn)行比較分析的基礎(chǔ)上,總結(jié)出我國(guó)電子文件管理存在了包括失存、失信、失讀、失控等主要問(wèn)題。研究認(rèn)為這些問(wèn)題是思想、制度、技術(shù)、人才等多方面因素交錯(cuò)、重疊造成的，明確提出必須建立和健全管理機(jī)制，從國(guó)家層面全面科學(xué)地規(guī)劃電子文件的管理活動(dòng)，提升國(guó)家對(duì)電子文件信息資源的控制力。具體強(qiáng)化管理措施包括：要建立納入機(jī)制，將電子文件管理納入信息化戰(zhàn)略、納入電子化業(yè)務(wù)體系、納入信息資源開(kāi)發(fā)利用體系、納入風(fēng)險(xiǎn)管理框架；要強(qiáng)化集中統(tǒng)一管理原則，從對(duì)檔案的統(tǒng)一管理，擴(kuò)大到對(duì)整個(gè)電子文件管理過(guò)程的統(tǒng)一管理，從機(jī)構(gòu)層面的集中管理，擴(kuò)展到國(guó)家層面的集中管理；要加強(qiáng)合作協(xié)調(diào)機(jī)制，理順各部門(mén)間分工與協(xié)作關(guān)系；要健全共建共享機(jī)制，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、統(tǒng)籌項(xiàng)目規(guī)劃，克服電子文件管理項(xiàng)目低水平重復(fù)建設(shè)、惡性封閉建設(shè)之弊；要構(gòu)建監(jiān)督審計(jì)制度，建立和完善電子文件管理審計(jì)制度、開(kāi)展電子文件管理績(jī)效考核、實(shí)施電子文件資產(chǎn)審計(jì)；要加快法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，推進(jìn)相關(guān)的立法工作和標(biāo)準(zhǔn)化工作；要加強(qiáng)技術(shù)研究與人才培養(yǎng)，重視理論研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)和人才隊(duì)伍建設(shè)等。同年，溫家寶總理對(duì)提交的《電子文件管理機(jī)制研究》做出批示“此件很好，可發(fā)國(guó)辦及有關(guān)部門(mén)參考、研究”。經(jīng)國(guó)務(wù)院秘書(shū)長(zhǎng)馬凱同志、副秘書(shū)長(zhǎng)項(xiàng)兆倫同志批示，請(qǐng)發(fā)展改革委、科技部、工業(yè)和信息化部、公安部、安全部、統(tǒng)計(jì)局、國(guó)研室、檔案局、保密局作專(zhuān)題研究。
2009年，中辦國(guó)辦聯(lián)合印發(fā)《電子文件管理暫行辦法》，指出文件管理要遵循信息化條件下電子文件的形成和利用規(guī)律，堅(jiān)持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密等基本原則，規(guī)定了電子文件在形成、辦理、歸檔等過(guò)程中的條件和要求，這是國(guó)家正式頒布關(guān)于電子文件的管理辦法，意義重大。2010年成立了由中辦牽頭，國(guó)家檔案局等相關(guān)部門(mén)為成員單位的國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室，這標(biāo)志著我國(guó)電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略開(kāi)始啟動(dòng)。
除了戰(zhàn)略、機(jī)制等宏觀層面的問(wèn)題之外，國(guó)內(nèi)對(duì)于電子文件管理方法、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等具體問(wèn)題的研究也日漸豐富，自2001年以來(lái)，電子文件已經(jīng)成為檔案管理領(lǐng)域的重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象。在國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金項(xiàng)目課題中，《基于XML的電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)研究》（2004年）關(guān)注電子文件管理元數(shù)據(jù)的含義、作用、構(gòu)成、管理等；《電子文件和紙質(zhì)文件雙套制運(yùn)用和管理模式》（2005年）研究了電子文件管理中雙套制的應(yīng)用和操作模式；《文件與檔案標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題研究》（2007年）關(guān)注基于文檔一體化的文件與檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系及結(jié)構(gòu)，標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程的成績(jī)與問(wèn)題；《檔案館電子文件管理研究》(2007年)從電子文件生命周期全流程出發(fā)，研究國(guó)家或地區(qū)檔案館電子文件的管理原則、體制和特點(diǎn)，還包括電子文件的接收、價(jià)值鑒定、保存、開(kāi)發(fā)利用，以及信息共享的規(guī)則與方法等；《中國(guó)特色電子文件管理理論體系的建構(gòu)》(2008年)分析了中國(guó)電子文件管理理論產(chǎn)生的實(shí)踐基礎(chǔ)，提出中國(guó)特色電子文件管理理論體系的基本框架以及中國(guó)電子文件管理理論發(fā)展的基本走向；《電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系研究》(2008年)關(guān)注我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)現(xiàn)狀分析、國(guó)際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)比較研究、標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建理論基礎(chǔ)、概念框架與邏輯框架設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)體系展開(kāi)明細(xì)表以及標(biāo)準(zhǔn)體系實(shí)施策略等。在國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目課題中，《城市建設(shè)文件檔案信息集成管理與集成服務(wù)研究》提出的集成研究方法為研究數(shù)字化環(huán)境下復(fù)雜系統(tǒng)的創(chuàng)新與優(yōu)化問(wèn)題，跨機(jī)構(gòu)和跨領(lǐng)域的信息資源最優(yōu)化管理與服務(wù)問(wèn)題提供了有益的方法論指導(dǎo)；《機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位電子文件管理模式與方法研究》在機(jī)構(gòu)電子文件管理理念、管理目標(biāo)、管理原則、管理模式等方面進(jìn)行了較為深入的研究，成為實(shí)施國(guó)家電子文件宏觀管理和構(gòu)建國(guó)家大型信息網(wǎng)絡(luò)的理論基礎(chǔ)等。
2.2.3電子文件的管理實(shí)踐
1996年國(guó)家檔案局成立了電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組，集合有關(guān)力量開(kāi)展相關(guān)研究。2002年《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》發(fā)布，將電子文件歸檔作為主要任務(wù)納入全國(guó)檔案信息化建設(shè)。2007年召開(kāi)全國(guó)電子文件中心經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，鼓勵(lì)、倡導(dǎo)地方政府電子文件的集中管理。2010年國(guó)家檔案局在全面分析我國(guó)電子文件系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，開(kāi)展了“國(guó)家電子文件支撐平臺(tái)系統(tǒng)”建設(shè)項(xiàng)目，旨在通過(guò)認(rèn)真總結(jié)我國(guó)十多年電子政務(wù)建設(shè)正反兩方面經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)、民族軟件企業(yè)發(fā)展模式的利弊和認(rèn)真梳理、分析黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對(duì)電子文件管理系統(tǒng)共性業(yè)務(wù)與技術(shù)需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)體系的研究和編寫(xiě)，最終形成符合我國(guó)國(guó)情的、具有自主創(chuàng)新性與示范意義的、能夠被社會(huì)所認(rèn)可的、可以公開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)的、并可持續(xù)發(fā)展的國(guó)家電子文件支撐平臺(tái)系統(tǒng)，初步實(shí)現(xiàn)我國(guó)對(duì)電子文件系統(tǒng)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、應(yīng)用與管理，推動(dòng)我國(guó)電子政務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、國(guó)產(chǎn)化進(jìn)程。以下地區(qū)對(duì)電子文件的管理實(shí)踐具有一定的代表性：
安徽省電子文件中心。該中心大體分三個(gè)階段建設(shè)：2006-2007年，主要任務(wù)是制定政策框架，發(fā)布相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，開(kāi)發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)；2008年，對(duì)屬于檔案館接受范圍的所有省直單位形成的電子公文等電子文件進(jìn)行收集，豐富電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)；2009年到2010年，與逐步建立起來(lái)的市、縣二級(jí)電子文件中心連接，實(shí)現(xiàn)電子文件和數(shù)字化檔案信息資源的集中管理和利用。
浙江電子文件和數(shù)字檔案?jìng)浞莸怯洝?009年浙江省提出了《關(guān)于開(kāi)展電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作的通知》，全面部署開(kāi)展電子文件和數(shù)字檔案登記備份的各項(xiàng)工作。明確要求對(duì)具有重要保存價(jià)值的電子文件和數(shù)字檔案進(jìn)行登記認(rèn)證，并由同級(jí)國(guó)家綜合檔案館對(duì)經(jīng)過(guò)認(rèn)證的電子文件和數(shù)字檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。浙江省檔案局制定了《全省電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作實(shí)施方案》，明確了組織領(lǐng)導(dǎo)、備份形式、工作程序等具體要求。
江西省直機(jī)關(guān)電子檔案在線報(bào)送與集中備份試點(diǎn)。江西省檔案局2006年開(kāi)始建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，旨在接收管理、異地備份省直機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成、室藏未滿20年的電子檔案，并從制度、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及人才培養(yǎng)等各個(gè)方面建設(shè)電子檔案管理體系，逐步實(shí)現(xiàn)以憑證性保障、長(zhǎng)期可讀為目的的規(guī)范化管理。
2.3數(shù)字檔案館建設(shè)
2000年，國(guó)家檔案局在深圳召開(kāi)了全國(guó)第一次數(shù)字檔案館建設(shè)研討會(huì)，就此拉開(kāi)了全國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)的序幕。此后，數(shù)字檔案館建設(shè)作為檔案工作的一項(xiàng)全新事業(yè)、全新工程在全國(guó)各地獲得快速發(fā)展，“十一五”時(shí)期成為數(shù)字檔案館建設(shè)的一個(gè)極其重要時(shí)期，數(shù)字檔案館建設(shè)開(kāi)花結(jié)果，投入運(yùn)行并取得績(jī)效。
2.3.1綜合性數(shù)字檔案館建設(shè)的引領(lǐng)示范
隨著電子政務(wù)的迅速發(fā)展，數(shù)字檔案資源的數(shù)量急劇增長(zhǎng)，同時(shí)社會(huì)對(duì)檔案的需求方式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，這些都對(duì)檔案工作提出了新的要求。為適應(yīng)這些變化，滿足數(shù)字檔案資源的有效管理和在線開(kāi)發(fā)利用的需求，數(shù)字檔案館建設(shè)在各級(jí)綜合檔案館率先啟動(dòng)并蓬勃發(fā)展，北京、上海、天津、浙江、福建、江蘇、重慶、深圳、青島等省市都先后開(kāi)展數(shù)字檔案館的建設(shè)。僅以山東、浙江為例，數(shù)字檔案館建設(shè)從無(wú)到有，從初級(jí)階段向規(guī)范階段迅速推進(jìn)，據(jù)調(diào)查，山東省已建成啟用的數(shù)字檔案館有青島、淄博、威海、濟(jì)寧、泰安、日照、濟(jì)南、煙臺(tái)等8個(gè)市級(jí)數(shù)字檔案館和青島市嶗山區(qū)、威海市環(huán)翠區(qū)等29個(gè)縣區(qū)級(jí)數(shù)字檔案館；浙江省數(shù)字檔案館建設(shè)起步早，2009年全省已開(kāi)展數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)的國(guó)家綜合檔案館達(dá)到68個(gè)，占全省綜合檔案館的三分之二以上，累計(jì)總投資達(dá)8000余萬(wàn)元。全省已建成啟用的數(shù)字檔案館主要有省級(jí)數(shù)字檔案館，杭州、寧波、湖州、嘉興、紹興、臺(tái)州、麗水、舟山等8個(gè)市級(jí)數(shù)字檔案館，杭州市蕭山區(qū)、寧波市鄞州區(qū)、麗水市蓮都區(qū)、上虞市、長(zhǎng)興縣等部分縣市區(qū)數(shù)字檔案館。可見(jiàn)，數(shù)字檔案館建設(shè)已成為全國(guó)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)，在各省市的數(shù)字檔案館建設(shè)中，各地相互借鑒，因地制宜，涌現(xiàn)出一批各具特色的典型。
深圳數(shù)字檔案館。在探索數(shù)字檔案館建設(shè)中，深圳數(shù)字檔案館是公認(rèn)的拓荒者。該工程于2000年5月經(jīng)國(guó)家檔案局批準(zhǔn)立項(xiàng)，次年6月，被列為國(guó)家計(jì)委技術(shù)應(yīng)用部門(mén)發(fā)展項(xiàng)目。其建設(shè)重點(diǎn)在于規(guī)劃與設(shè)計(jì)，規(guī)劃包括基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等。其整體規(guī)劃和總體架構(gòu)比較完整，不僅有對(duì)館藏?cái)?shù)字化和館務(wù)自動(dòng)化的具體規(guī)劃，還提出了實(shí)現(xiàn)文檔管理系統(tǒng)和目錄中心管理系統(tǒng)的中期規(guī)劃，以及實(shí)現(xiàn)文件管理系統(tǒng)的遠(yuǎn)期規(guī)劃。“十一五”期間，深圳數(shù)字檔案館開(kāi)始二期工程的建設(shè)，主要內(nèi)容為建設(shè)電子文件中心，意在以電子文件中心為依托，解決電子文件的接收和管理問(wèn)題。
青島市數(shù)字檔案館。2001年啟動(dòng)建設(shè)，2003年8月通過(guò)國(guó)家檔案局鑒定并正式啟用，成為全國(guó)首家啟用的數(shù)字檔案館。青島市數(shù)字檔案館建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施配備、檔案信息資源建設(shè)、數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、檔案信息網(wǎng)開(kāi)通等主要內(nèi)容，其中最具特色的是構(gòu)建多媒體檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)記錄重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目和重大事件。
浙江省數(shù)字檔案館。項(xiàng)目于2006年啟動(dòng)，整個(gè)項(xiàng)目分二期建設(shè)，一期工程已于2009年6月通過(guò)國(guó)家檔案局組織驗(yàn)收。浙江省數(shù)字檔案館是一個(gè)集“收、管、用”為一體的完整體系，主要包括一個(gè)網(wǎng)絡(luò)支撐體系，三個(gè)檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)（檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、重要檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)與多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)）、三個(gè)信息中心（省直單位檔案電子目錄中心、省直單位電子公文接收管理中心與省級(jí)現(xiàn)行文件中心），兩個(gè)網(wǎng)站（政務(wù)內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)站和公眾網(wǎng)網(wǎng)站）和一個(gè)電子閱覽室等建設(shè)內(nèi)容。項(xiàng)目建設(shè)以檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為根本出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，把數(shù)字化信息能夠直接在網(wǎng)上提供服務(wù)作為檢驗(yàn)數(shù)字檔案館成功與否的主要標(biāo)志；以數(shù)字檔案信息流動(dòng)為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息的動(dòng)態(tài)管理，實(shí)現(xiàn)省級(jí)機(jī)關(guān)電子公文的網(wǎng)上在線接收、館藏檔案資料數(shù)字化管理與數(shù)字檔案信息資源網(wǎng)上發(fā)布，滿足利用者異地和遠(yuǎn)程利用服務(wù)的需求，為黨和政府及社會(huì)公眾有效提供檔案信息服務(wù)。
福建省數(shù)字檔案館。2010年7月，福建省檔案局制發(fā)《福建省新館“數(shù)字檔案館”建設(shè)規(guī)劃方案》。規(guī)劃根據(jù)數(shù)字檔案館“收、管、存、用”基本功能要求，方案設(shè)計(jì)以“館藏檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”為基礎(chǔ)，以數(shù)字檔案數(shù)據(jù)接收中心、管理中心、災(zāi)備中心、共享中心為核心建設(shè)內(nèi)容的新型檔案館。
2.3.2專(zhuān)業(yè)、行業(yè)、部門(mén)數(shù)字檔案館建設(shè)的探索實(shí)踐
除了綜合檔案館建設(shè)數(shù)字檔案館以外，專(zhuān)業(yè)檔案館和企事業(yè)部門(mén)檔案館也開(kāi)展了數(shù)字檔案館的建設(shè)。
珠海市數(shù)字城建檔案館。該示范工程項(xiàng)目被列入建設(shè)部2006年科技項(xiàng)目計(jì)劃，2007年6月通過(guò)建設(shè)部驗(yàn)收。其主要建設(shè)內(nèi)容包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定、數(shù)據(jù)資源建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)建設(shè)四部分。該項(xiàng)目以“城市建設(shè)電子文件元數(shù)據(jù)”為基礎(chǔ)，創(chuàng)建了以電子文件全程管理為核心的數(shù)字城建檔案管理信息系統(tǒng)，形成了完整意義上的數(shù)字城建檔案館；項(xiàng)目建立的“開(kāi)放城建檔案模型（OUCAIS）”，確保了城建工程檔案電子文件的真實(shí)性、完整性和長(zhǎng)期可用性；在國(guó)內(nèi)首次采用了數(shù)字資源長(zhǎng)期保存的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，與中國(guó)城建檔案工作的實(shí)際相結(jié)合，形成了具有中國(guó)特色的城建電子文件全程管理系統(tǒng)；該項(xiàng)目在城建檔案全過(guò)程的規(guī)范管理與控制方面具有國(guó)內(nèi)領(lǐng)先水平。
上海交通大學(xué)數(shù)字檔案館。該項(xiàng)目于2008年12月建成并開(kāi)館，是全國(guó)高校第一個(gè)數(shù)字檔案館，在數(shù)字檔案館平面化服務(wù)向立體化服務(wù)的轉(zhuǎn)變歷程中處于全國(guó)領(lǐng)先水平，在SOA架構(gòu)應(yīng)用、資源整合、網(wǎng)絡(luò)信息采集、在線編研等方面進(jìn)行多項(xiàng)創(chuàng)新，為我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)提供很好示范。
河北網(wǎng)通數(shù)字檔案館。該項(xiàng)目基于OAIS參考模型來(lái)規(guī)劃建設(shè)，要求在數(shù)據(jù)的提交、收集整理、利用等各環(huán)節(jié)均采用數(shù)據(jù)包形式。
2.3.3數(shù)字檔案館建設(shè)逐步規(guī)范
為進(jìn)一步規(guī)范數(shù)字的檔案館建設(shè)，盡可能的少走彎路，國(guó)家和地方檔案部門(mén)紛紛結(jié)合數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)踐編制相應(yīng)的建設(shè)規(guī)范，有效的指導(dǎo)全國(guó)各地的數(shù)字檔案館建設(shè)。
山東省編制《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程》。2007年，山東省檔案局率先制定《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程》（下稱(chēng)《規(guī)程》）。《規(guī)程》認(rèn)為數(shù)字檔案館是指以電子檔案為對(duì)象，以電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案接收、整理、保管、鑒定、保護(hù)、共享利用的檔案管理模式。其建設(shè)主要內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、軟件建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、安全管理、制度建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、施工、監(jiān)理與驗(yàn)收等。數(shù)字檔案館的應(yīng)用管理平臺(tái)建設(shè)應(yīng)包括數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)、電子公文歸檔管理系統(tǒng)、電子文件接收管理系統(tǒng)、檔案信息發(fā)布管理系統(tǒng)等數(shù)字檔案館應(yīng)用管理系統(tǒng)，分別在不同的網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行，其中數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)應(yīng)建立以數(shù)字檔案信息收集、管理和利用為核心，涵蓋整個(gè)檔案館業(yè)務(wù)工作的管理系統(tǒng)。
浙江省編制《數(shù)字檔案館建設(shè)管理暫行辦法》。2008年，浙江省檔案局制定《浙江省數(shù)字檔案館建設(shè)管理暫行辦法》（下稱(chēng)《辦法》）。《辦法》認(rèn)為數(shù)字檔案館是指以電子化檔案和部分電子文件為對(duì)象，以硬盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等數(shù)字化設(shè)備為載體，借助信息網(wǎng)絡(luò)（如因特網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)）和計(jì)算機(jī)軟件等信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)接收、管理和利用等功能，并且具備嚴(yán)格完善的運(yùn)行機(jī)制及管理制度的綜合檔案信息系統(tǒng)。數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和規(guī)范制度建設(shè)四個(gè)部分，最終達(dá)到檔案信息接收、管理和利用的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化。
國(guó)家檔案局編制《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》。2010年6月，國(guó)家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》（下稱(chēng)《指南》），包括總體要求、管理系統(tǒng)功能要求、應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)五個(gè)部分。《指南》認(rèn)為，數(shù)字檔案館是指各級(jí)各類(lèi)檔案館運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過(guò)調(diào)研、立項(xiàng)、論證、開(kāi)發(fā)、運(yùn)行等諸多環(huán)節(jié)，需要各業(yè)務(wù)部門(mén)、檔案管理部門(mén)以及其他相關(guān)單位的共同參與，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作任務(wù)。
2.4資源開(kāi)發(fā)利用
加快檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用、實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享是檔案信息化的根本目標(biāo)，“十一五”期間，各級(jí)檔案部門(mén)認(rèn)真貫徹《中共中央辦公廳國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的若干意見(jiàn)》（中辦發(fā)〔2004〕34號(hào)）和國(guó)家檔案局下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的意見(jiàn)》（國(guó)檔[2005]1號(hào)）的文件精神，充分發(fā)揮檔案信息化的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，拓寬檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用手段，不斷加強(qiáng)和推進(jìn)信息化條件下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作。2006年編制的國(guó)家《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》，根據(jù)“以檔案信息化建設(shè)為重點(diǎn)”的指導(dǎo)思想，將信息化條件下的檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作作為“十一五”期間檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)，明確提出：加強(qiáng)多形式多層次共享平臺(tái)建設(shè)，推進(jìn)服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，促進(jìn)檔案信息資源的公開(kāi)、共享和再利用，全面提升檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用水平和能力；加快優(yōu)化檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的保障環(huán)境，建立長(zhǎng)效發(fā)展機(jī)制。各級(jí)檔案部門(mén)也都將信息化條件下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作納入本地區(qū)、本部門(mén)在“十一五”期間檔案事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容。
“十一五”期間，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作有效地納入了國(guó)家信息化的工作范疇，國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室在2006年發(fā)布的《中國(guó)信息化發(fā)展報(bào)告》中指出：全國(guó)各級(jí)檔案部門(mén)采取多種形式開(kāi)展檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，主要是對(duì)原始檔案資料進(jìn)行專(zhuān)題研究和編撰出版；以信息技術(shù)為手段對(duì)原始檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和處理，開(kāi)發(fā)檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)；利用檔案網(wǎng)站發(fā)布開(kāi)放檔案信息，為社會(huì)各界提供檔案信息服務(wù)；建立現(xiàn)行文件查詢利用中心，為廣大人民群眾提供現(xiàn)行文件服務(wù)，推進(jìn)政府信息公開(kāi)。為進(jìn)一步推動(dòng)信息化條件下檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，2006年10月—2007年9月，國(guó)家檔案局中央檔案館和國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室聯(lián)合啟動(dòng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用試點(diǎn)工作，表明以信息技術(shù)為手段的檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作進(jìn)入了一個(gè)新的階段。檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用試點(diǎn)工作主要內(nèi)容包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、政務(wù)信息資源管理、已公開(kāi)現(xiàn)行文件利用、企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用、公共文獻(xiàn)基礎(chǔ)信息庫(kù)建設(shè)、檔案信息資源社會(huì)化服務(wù)６個(gè)方面。與此同時(shí)，各級(jí)檔案部門(mén)緊緊把握信息化發(fā)展的契機(jī)，充分應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，著力于檔案信息服務(wù)體系的建設(shè)，開(kāi)展了形式多樣的檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用活動(dòng)，有力地推動(dòng)新形勢(shì)下檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，不僅創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，而且為信息化條件下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作奠定堅(jiān)實(shí)的服務(wù)與保障基礎(chǔ)。主要體現(xiàn)在以下方面：
一是檔案信息利用服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。“十一五”期間，各地檔案部門(mén)按照國(guó)家檔案局《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》中所提出的“加強(qiáng)多形式多層次共享平臺(tái)建設(shè)”的要求，以檔案網(wǎng)站建設(shè)為重點(diǎn)，加快檔案信息利用服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，為最大限度地面向社會(huì)擴(kuò)大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作提供了快速、便捷的渠道和服務(wù)途徑。如遼寧省檔案局以遼寧省檔案信息網(wǎng)為平臺(tái)構(gòu)建檔案網(wǎng)站信息資源共享體系，其中包括“全國(guó)檔案網(wǎng)站新聞”、“全省檔案網(wǎng)站信息”、“省、市兩級(jí)現(xiàn)行文件”和“全省檔案網(wǎng)站電子檔案信息”四個(gè)共享平臺(tái)；青島市檔案局以需求為導(dǎo)向，2009年對(duì)青島檔案信息網(wǎng)進(jìn)行再次改版，提供全市13個(gè)綜合檔案館的網(wǎng)頁(yè)及開(kāi)放檔案查詢平臺(tái)，為用戶提供檔案館際信息共享服務(wù)，構(gòu)筑了開(kāi)放檔案信息資源社會(huì)共享的服務(wù)體系。許多檔案部門(mén)通過(guò)檔案網(wǎng)站，在檔案信息資源體系建設(shè)的基礎(chǔ)上，積極擴(kuò)大發(fā)布開(kāi)放檔案信息資源的數(shù)量，推動(dòng)檔案信息資源的社會(huì)共享。如：甘肅省檔案局將已有的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、鑒定、發(fā)布，實(shí)現(xiàn)全部目錄的網(wǎng)上檢索，并逐步實(shí)施全文瀏覽；大連市檔案局將構(gòu)建豐富的網(wǎng)上資源作為提升檔案公共服務(wù)能力的重要基礎(chǔ)，并計(jì)劃在2010年底前將開(kāi)放檔案文件級(jí)目錄全部上網(wǎng)，以滿足公眾對(duì)檔案資源的利用需求。以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享為目標(biāo)的檔案網(wǎng)站及其資源共享服務(wù)建設(shè)，極大地推動(dòng)了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作發(fā)展。
二是以專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為核心的開(kāi)發(fā)利用工作。“十一五”期間，各地檔案部門(mén)以開(kāi)發(fā)檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)為手段，積極探索信息化條件下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用新方式，充分發(fā)揮檔案信息資源社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，促進(jìn)和諧社會(huì)建設(shè)。福建省檔案局在分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)成果基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮信息化和信息資源相結(jié)合的優(yōu)勢(shì)，積極推動(dòng)以檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與提供服務(wù)為主要方式的新時(shí)期檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用新模式。全省緊緊圍繞服務(wù)和諧社會(huì)、服務(wù)海峽兩岸經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)的主旨，以專(zhuān)題檔案信息的方式集中展示本地區(qū)歷史文化、風(fēng)俗民情、人文景觀、社會(huì)發(fā)展等豐富多彩的內(nèi)容，共集中開(kāi)發(fā)建設(shè)64個(gè)公共檔案專(zhuān)題全文數(shù)據(jù)庫(kù)，在“福建省分布式檔案網(wǎng)站系統(tǒng)”上發(fā)布共享。南京市自2008年實(shí)施市區(qū)兩級(jí)檔案館共建民生檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)以來(lái)，已建有婚姻、招工、獨(dú)生子女、公證、兵役等檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，共有數(shù)據(jù)350萬(wàn)條。各類(lèi)民生專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的建成，為檔案館查閱各類(lèi)涉民行政審批及行政備案事項(xiàng)，幫助百姓解決實(shí)際問(wèn)題提供了極大便利，提高了檔案的查準(zhǔn)率和查全率。
三是各級(jí)檔案館成為政府公開(kāi)信息的集中查詢場(chǎng)所。推行政府信息公開(kāi)是推進(jìn)我國(guó)民主政治進(jìn)步的一項(xiàng)重要大事，檔案館作為公眾獲取政府公開(kāi)信息的場(chǎng)所，是黨和政府賦予檔案部門(mén)的一項(xiàng)重要職責(zé)，2007年國(guó)務(wù)院發(fā)布《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》，以法律的形式進(jìn)一步明確了各級(jí)國(guó)家檔案館作為政府信息公開(kāi)查閱場(chǎng)所的地位。“十一五”期間，各地都在綜合檔案館內(nèi)相繼建立了同級(jí)政府的信息公開(kāi)查閱場(chǎng)所，許多檔案館掛牌成立了“政府信息公開(kāi)查閱服務(wù)中心”，依法履行向社會(huì)提供查閱已公開(kāi)的政府信息，拓展了各級(jí)檔案館作為公眾獲取政府公開(kāi)信息場(chǎng)所的查詢職能。在各地黨政領(lǐng)導(dǎo)的重視下，各級(jí)檔案館普遍加強(qiáng)了查詢場(chǎng)所建設(shè)，明確責(zé)任部門(mén)，設(shè)立專(zhuān)門(mén)人員，簡(jiǎn)化查閱手續(xù)，編印服務(wù)指南，開(kāi)放文件目錄，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全文檢索，建立政府公開(kāi)信息查詢系統(tǒng)，使檔案館成為社會(huì)公眾查閱政府信息服務(wù)的重要窗口。中央檔案館建立了“中央國(guó)家機(jī)關(guān)政府公開(kāi)信息查閱中心”，面向社會(huì)開(kāi)放全國(guó)人大常委會(huì)、最高人民法院、最高人民檢察院、國(guó)務(wù)院各委辦局的政府網(wǎng)頁(yè)所提供的近十幾年以來(lái)的政策、法規(guī)、文件等政府公開(kāi)信息，并且通過(guò)多種努力，讓老百姓“進(jìn)得來(lái)、用得上、信得過(guò)”，切實(shí)起到了國(guó)家機(jī)關(guān)與普通公民連接的橋梁作用；上海市檔案館是率先實(shí)施政府公開(kāi)信息集中查閱的城市檔案館之一，在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新檔案資源建設(shè)理念、開(kāi)放利用理念和公共服務(wù)理念，采取更貼近需求的手段和方式，多角度、多層面、多類(lèi)型地開(kāi)發(fā)政府公開(kāi)信息和檔案信息資源，滿足人民群眾的迫切需求，2007年4月在上海檔案信息網(wǎng)上推出政府公開(kāi)信息實(shí)用分類(lèi)查詢系統(tǒng)，網(wǎng)民可以方便地看到政府公開(kāi)信息的數(shù)字化全文，系統(tǒng)每年點(diǎn)擊數(shù)都超過(guò)200萬(wàn)次。浙江省各級(jí)檔案部門(mén)進(jìn)一步加強(qiáng)政府信息公開(kāi)查閱場(chǎng)所建設(shè)，修訂完善各項(xiàng)制度，建立需求導(dǎo)向機(jī)制，擴(kuò)大現(xiàn)行文件收集范圍，為政府部門(mén)和人民群眾提供更為便利、更為人性化的查詢服務(wù)方式。嘉興市秀洲區(qū)依托社區(qū)信息亭，建立現(xiàn)行文件社區(qū)查詢窗口，使普通市民不出社區(qū)就能查詢到所需要的政府信息，不到一年，查詢利用已達(dá)5000多人次。福建省檔案局充分利用信息技術(shù)手段，于2008年，組織研發(fā)“福建省政府公開(kāi)信息查詢管理系統(tǒng)”，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了政府公開(kāi)信息的“一站式”查詢服務(wù)，提供一個(gè)信息高度集中、利用方便快捷的政府公開(kāi)信息“超市式”網(wǎng)上查閱，為政府與百姓之間的溝通架起了一座網(wǎng)絡(luò)橋梁，為公眾獲取政府公開(kāi)信息提供了便利。
2.5檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)
檔案信息化發(fā)展過(guò)程中需要解決的問(wèn)題很多，其中相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)尤其重要，迫切性尤為突出。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系應(yīng)當(dāng)包括覆蓋文件和檔案管理的完整流程。
國(guó)家檔案主管部門(mén)對(duì)檔案信息化建設(shè)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)十分重視，并已取得較大進(jìn)展，根據(jù)需要制訂了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）、《電子公文歸檔與管理暫行辦法》（國(guó)家檔案局2003年6號(hào)令）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31-2005）、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T 32-2005）、《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》（GB/T 20163-2006）、《電子文件管理暫行辦法》（廳字[2009]39號(hào)）、《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA／T43-2009）、《文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA／T46-2009）、《電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA／T47-2009）、《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA／T48-2009）等；先后發(fā)布《電子公文傳輸管理辦法》、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》、《電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》等相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以及《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》、《關(guān)于做好檔案數(shù)字化工作的意見(jiàn)》等；幾個(gè)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的采標(biāo)工作也在進(jìn)行之中，如ISO15489-1《信息與文獻(xiàn)文件管理》、ISO23081-1《文件元數(shù)據(jù)：原則》已提交報(bào)批稿。各地方主管部門(mén)和基層單位在電子文件管理方面的行動(dòng)十分積極。在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》正式出臺(tái)之前，吉林省白城市、上海市、云南省等地就陸續(xù)頒布了電子文件管理規(guī)章，將電子文件納入歸檔范圍，并總結(jié)了不少寶貴的經(jīng)驗(yàn)，力求標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)跟上檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。
為適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展，“十二五”期間的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)任務(wù)依然艱巨。需要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，通過(guò)業(yè)務(wù)流程、生命周期、信息技術(shù)和資源描述等多重視角把握檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，做到框架合理、體系完整，能夠覆蓋電子文件和檔案管理的全過(guò)程。注意健全和完善已經(jīng)發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)的一些配套規(guī)范，例如：《電子文件簽章管理辦法》、《電子文件元數(shù)據(jù)管理細(xì)則》、《電子文件保管期限審定細(xì)則》、《紙質(zhì)、照片、聲像檔案數(shù)字化工作細(xì)則》、《立檔單位網(wǎng)上移交電子文件管理辦法》、《電子檔案數(shù)據(jù)交換接口標(biāo)準(zhǔn)》、《電子檔案異質(zhì)備份存儲(chǔ)管理細(xì)則》、《檔案信息更新管理細(xì)則》、《檔案信息控制使用細(xì)則》等等，使檔案信息化工作落到實(shí)處，便于操作。
2.6信息安全建設(shè)
檔案信息資源是國(guó)家的寶貴財(cái)富，檔案信息安全是國(guó)家信息安全工作的重要組成部分，確保檔案信息安全，既是檔案工作永恒的主題，也是國(guó)家信息安全工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案信息安全體系建設(shè)是檔案工作的重中之重，是檔案事業(yè)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的基本保障。“十一五”期間檔案信息安全建設(shè)得到進(jìn)一步重視和加強(qiáng)，特別是地震、水災(zāi)、泥石流等惡劣災(zāi)害發(fā)生，嚴(yán)重破壞和威脅檔案載體和檔案信息的安全，給檔案工作者敲響了警鐘。各級(jí)檔案部門(mén)認(rèn)真貫徹國(guó)家關(guān)于信息安全的規(guī)定，深刻認(rèn)識(shí)檔案信息安全的極端重要性，不斷增強(qiáng)使命感、責(zé)任感，時(shí)刻牢記確保檔案信息安全的責(zé)任重于泰山，自覺(jué)從思想上、行動(dòng)上把確保檔案信息安全放在各項(xiàng)工作的首位。2010年，國(guó)家檔案局楊冬權(quán)局長(zhǎng)在全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上的講話中明確指出：必須始終堅(jiān)持把檔案信息安全和檔案實(shí)體安全放在同等重要的位置。在檔案信息化建設(shè)中加強(qiáng)信息安全管理，在采取有效措施和技術(shù)手段，保證數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行安全、可靠的同時(shí)，建立健全本地區(qū)、本行業(yè)檔案數(shù)字化、網(wǎng)站運(yùn)行、數(shù)據(jù)庫(kù)管理等各項(xiàng)涉及檔案信息安全的工作環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，建立檔案數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，提高信息化條件下檔案信息安全保障能力。
2.6.1制定規(guī)劃措施，開(kāi)展檔案信息安全保障工作
國(guó)家檔案行政管理部門(mén)歷來(lái)對(duì)檔案信息安全問(wèn)題高度重視，以《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》為綱領(lǐng)，在《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》中對(duì)檔案信息安全提出具體要求：加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理，保障操作安全、數(shù)據(jù)安全、接入安全和應(yīng)用服務(wù)安全。建立完備的檔案信息數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，確保檔案信息數(shù)據(jù)安全。各地檔案部門(mén)，按照國(guó)家和檔案行政領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)關(guān)于信息安全的統(tǒng)一要求，將檔案信息安全保障體系建設(shè)納入檔案事業(yè)發(fā)展總體規(guī)劃，提出本地區(qū)、本行業(yè)檔案信息安全體系建設(shè)的具體要求，采取建設(shè)檔案數(shù)據(jù)災(zāi)備中心、省市級(jí)檔案館結(jié)對(duì)子進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)異地備份、重要檔案數(shù)據(jù)異質(zhì)備份等具體措施，有效開(kāi)展檔案信息安全保障體系的建設(shè)。
2.6.2技術(shù)強(qiáng)化管理，為檔案信息安全提供支撐
國(guó)家檔案局通過(guò)科技立項(xiàng)、重點(diǎn)攻關(guān)等方式，組織行業(yè)和其他相關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)家、學(xué)者共同開(kāi)展了檔案信息安全保障相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件的起草制定和相關(guān)技術(shù)的研究工作，為提高檔案安全能力提供技術(shù)支撐。國(guó)家檔案局2010年編制《檔案館防治災(zāi)害工作指南》等規(guī)范性文件，提出檔案信息的異質(zhì)備份、異地備份等具體措施，引導(dǎo)檔案信息安全建設(shè)工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。國(guó)家檔案局在組織檔案課題研究中加強(qiáng)引導(dǎo)，涉及檔案信息安全建設(shè)的課題占有越來(lái)越大的比例，高度重視檔案信息長(zhǎng)期保存策略與技術(shù)的應(yīng)用研究，不斷探索解決問(wèn)題的新技術(shù)和新方法。計(jì)算機(jī)輸出縮微品技術(shù)、以光盤(pán)存儲(chǔ)為核心的脫機(jī)備份技術(shù)、以磁帶磁盤(pán)存儲(chǔ)為核心的大容量存儲(chǔ)技術(shù)以及指紋識(shí)別、紅外報(bào)警、磁條防盜、條碼管理、數(shù)字水印等信息安全技術(shù)的成功應(yīng)用，為實(shí)現(xiàn)檔案信息的異質(zhì)備份、異地備份提供了技術(shù)支撐，進(jìn)一步提高了檔案信息安全保障能力。近些年開(kāi)展的“檔案信息快速利用和長(zhǎng)期安全保存—電子及縮微影像整合應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與安全保障技術(shù)研究”、“電子文件異質(zhì)異地備份策略研究”、“數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存功能需求及實(shí)現(xiàn)方式研究”、“電子文件長(zhǎng)期保存技術(shù)方法研究”等重大項(xiàng)目研究成果，為各級(jí)檔案部門(mén)制定有關(guān)政策提供了策略選擇和智力支持，為解決檔案信息安全管理問(wèn)題提供了有效方法和具體手段。
2.7學(xué)術(shù)研究與交流
“十一五”期間，圍繞檔案信息化的檔案科研、學(xué)術(shù)研究及交流取得豐碩成果，一是國(guó)家檔案科研工作主要以信息化為導(dǎo)向開(kāi)展項(xiàng)目立項(xiàng)工作，并獲得大量研究成果，推動(dòng)檔案工作創(chuàng)新；二是檔案信息化科研成果在信息化建設(shè)得以廣泛推廣應(yīng)用，取得巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益；三是檔案信息化學(xué)術(shù)交流成果顯著，如：學(xué)術(shù)論文、學(xué)術(shù)專(zhuān)著的數(shù)量與質(zhì)量逐年上升，推動(dòng)和指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)；四是檔案信息化領(lǐng)域重大學(xué)術(shù)交流和會(huì)議，促進(jìn)檔案信息化水平的提高。
2.7.1檔案信息化科研與學(xué)術(shù)成果豐碩，引領(lǐng)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展
由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息化在檔案工作的方方面面得到了廣泛的應(yīng)用。因此，檔案信息化更加引起了檔案同仁的關(guān)注與重視，更加促進(jìn)了檔案信息化研究、實(shí)踐與探討，更加促進(jìn)了其科研與學(xué)術(shù)成果的推廣與應(yīng)用。可見(jiàn)，檔案工作已離不開(kāi)信息化，信息化是促進(jìn)檔案工作規(guī)范、科學(xué)、創(chuàng)新發(fā)展的支柱。
我國(guó)對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行研究的文章最早出現(xiàn)在1997年，2003年開(kāi)始逐年呈快速的上升趨勢(shì)。2006-2009年，共評(píng)出檔案優(yōu)秀科技成果131項(xiàng)，其中檔案信息化方面的科研成果為89項(xiàng)，占獲獎(jiǎng)總數(shù)的69%，特別是獲一等獎(jiǎng)的成果中檔案信息化及其相關(guān)方面的成果為5項(xiàng)，占一等獎(jiǎng)獲獎(jiǎng)成果總數(shù)的56％，成績(jī)喜人。
2.7.2國(guó)際學(xué)術(shù)交流頻繁，我國(guó)檔案信息化學(xué)術(shù)地位進(jìn)一步提高
中國(guó)檔案信息化學(xué)術(shù)水平逐步提高，在國(guó)際檔案信息化領(lǐng)域占有重要地位，通過(guò)主動(dòng)參與國(guó)際學(xué)術(shù)交流，不斷提升中國(guó)檔案工作的地位和影響力。“十一五”期間，我國(guó)組織或參與的國(guó)際檔案前沿學(xué)術(shù)交流活動(dòng)頻繁，涉及檔案信息化方面的內(nèi)容日趨廣泛和深入。
中韓檔案管理研討會(huì)。2007年5月和2008年12月，分別在首爾和北京召開(kāi)第一屆和第二屆中韓檔案管理研討會(huì)，會(huì)議圍繞“電子文件管理和文檔數(shù)字化業(yè)務(wù)”和“以管理電子文件為背景的檔案標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)建設(shè)”展開(kāi)討論。中國(guó)代表以“電子檔案長(zhǎng)久保存與利用----低成本高效率高效益的長(zhǎng)春模式”、“電子文件管理的相關(guān)法規(guī)建設(shè)”、“電子文件系統(tǒng)管理面臨主要問(wèn)題的解決方案”等學(xué)術(shù)報(bào)告與韓國(guó)同行進(jìn)行交流和探討。
第16屆國(guó)際檔案大會(huì)。2008年7月，國(guó)家檔案局組團(tuán)赴吉隆坡參加國(guó)際檔案大會(huì)。會(huì)議圍繞著“檔案、治理和發(fā)展：描繪未來(lái)社會(huì)”的主題，舉行了300次平行會(huì)議或研討，中日檔案工作者組織了第195次平行會(huì)議—“電子政務(wù)的發(fā)展與數(shù)字文件管理”的研討。
“電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略”和“電子文件國(guó)際前沿管理成果”國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)。2009年6月和2010年4月，中國(guó)人民大學(xué)先后組織了國(guó)際電子文件學(xué)術(shù)研討會(huì)，會(huì)議邀請(qǐng)了美國(guó)、荷蘭、加拿大、澳大利亞等國(guó)家的知名檔案專(zhuān)家學(xué)者，與來(lái)自國(guó)家檔案局、省市檔案局、企事業(yè)檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和骨干、高校師生，共同探討電子文件管理領(lǐng)域的熱點(diǎn)話題。
海峽兩岸檔案暨縮微學(xué)術(shù)交流會(huì)。每年一次的海峽兩岸學(xué)術(shù)交流活動(dòng)已經(jīng)延續(xù)了18年，2009年7月在北京召開(kāi)2009年海峽兩岸檔案暨縮微學(xué)術(shù)研討會(huì)，來(lái)自海峽兩岸的百余位檔案館、圖書(shū)館和文獻(xiàn)影像技術(shù)工作者參加學(xué)術(shù)會(huì)議。18位專(zhuān)家分別就電子文件生命周期管理與保存、數(shù)字檔案館和數(shù)字圖書(shū)館、檔案數(shù)字化應(yīng)用、縮微品數(shù)字化與資源共享等方面進(jìn)行了有益的研討。
2.8存在的主要問(wèn)題
2.8.1戰(zhàn)略定位問(wèn)題
《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確了“十五”期間全國(guó)檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想、建設(shè)目標(biāo)與主要任務(wù)，但“十五”之后尚沒(méi)有出臺(tái)或頒布系統(tǒng)的國(guó)家檔案信息化建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃。雖然，在2006年編制的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》中提出“以檔案信息化建設(shè)為重點(diǎn)”的工作任務(wù)，而且國(guó)家檔案局及各地檔案局每年對(duì)于檔案信息化建設(shè)均做出具體的工, 作部署與要求，但國(guó)家檔案信息化的諸多戰(zhàn)略問(wèn)題尚不夠系統(tǒng)與明確，如：國(guó)家檔案信息化的中長(zhǎng)期的總體指導(dǎo)思想、戰(zhàn)略目標(biāo)、基本原則、主要任務(wù)與發(fā)展架構(gòu)尚不清晰，檔案信息化在檔案工作發(fā)展與改革的地位與作用還不十分明確，檔案信息資源在國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展中的基礎(chǔ)性戰(zhàn)略信息資源地位尚未確認(rèn)等等，這些戰(zhàn)略問(wèn)題均需要組織有關(guān)專(zhuān)家、學(xué)者，加以盡快研究確定，以指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)的科學(xué)發(fā)展。
2.8.2理論研究問(wèn)題
目前，雖然在檔案學(xué)術(shù)與科研領(lǐng)域?qū)n案信息化學(xué)術(shù)研究的論文、專(zhuān)著和科研成果很多，但大多研究還只是停留在實(shí)踐方法與技術(shù)應(yīng)用層面，系統(tǒng)的檔案信息化理論體系尚未形成，檔案信息化建設(shè)與理論探討還處在“摸石頭過(guò)河”階段。這幾年的檔案學(xué)術(shù)研究及其成果已為檔案信息化系統(tǒng)理論體系構(gòu)建提供了豐富的內(nèi)容，這些研究涉及電子文件管理、數(shù)字檔案館建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)、檔案信息安全體系建設(shè)、檔案信息資源整合、檔案數(shù)字化等諸多方面，而且在實(shí)踐方面也取得重大進(jìn)展，為檔案信息化的發(fā)展提供了科學(xué)的依據(jù)。各地檔案部門(mén)加快了檔案信息資源的建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用，檔案網(wǎng)站建設(shè)、檔案數(shù)字化建設(shè)取得了一定的成果。豐富多彩的檔案信息化研究與實(shí)踐為檔案信息化理論建設(shè)勾畫(huà)出了系統(tǒng)的理論架構(gòu)雛形。因此，構(gòu)建系統(tǒng)的中國(guó)特色的社會(huì)主義檔案信息化理論體系已水到渠成和迫在眉睫，只有通過(guò)系統(tǒng)的理論研究，建立和完善檔案信息化理論體系，才能更好地指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐，確保檔案信息化建設(shè)的科學(xué)發(fā)展。
2.8.3法律缺失問(wèn)題
《檔案法》的制定、頒布、修改是在上個(gè)世紀(jì)，檔案信息化建設(shè)則興于本世紀(jì)初，由于時(shí)間落差，造成全國(guó)檔案信息化建設(shè)雖轟轟烈烈，但檔案信息化在檔案法規(guī)中卻“無(wú)聲無(wú)息”的現(xiàn)象，國(guó)家相關(guān)檔案法規(guī)中尚無(wú)檔案信息化概念與要求的相關(guān)表述，“檔案信息化”這一領(lǐng)域的新興熱門(mén)詞語(yǔ)，在檔案法律中的還屬于“真空”地帶，這與檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀、規(guī)律及其檔案事業(yè)發(fā)展、社會(huì)發(fā)展的要求不相吻合，造成檔案信息化建設(shè)、管理的法律失據(jù)現(xiàn)象，大大地阻滯了檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。目前《檔案法》又迎來(lái)新一輪修訂，應(yīng)當(dāng)抓住這一契機(jī)，充分分析和評(píng)估檔案信息化對(duì)于檔案事業(yè)發(fā)展的影響，研究檔案信息化的哪些方面、哪些內(nèi)容需要入法，為檔案信息化融入和推動(dòng)檔案事業(yè)改革與發(fā)展提供法律支撐和保障，只有通過(guò)在檔案法律中明確檔案信息化的地位、作用和要求，才能確保檔案事業(yè)適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展要求。
2.8.4人才匱乏問(wèn)題
事業(yè)要發(fā)展，人才是關(guān)鍵。檔案信息化涉及建設(shè)與管理兩個(gè)方面，這兩個(gè)方面都需要培養(yǎng)人才，一是檔案信息化建設(shè)人才，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要這些人才能夠立足于檔案工作實(shí)際規(guī)劃和設(shè)計(jì)建設(shè)項(xiàng)目的目標(biāo)、任務(wù)、內(nèi)容、規(guī)模，需要這些人才能夠在建設(shè)過(guò)程中組織好各項(xiàng)工作，需要這些人才能夠把握好項(xiàng)目的技術(shù)應(yīng)用與質(zhì)量控制等問(wèn)題，這樣才能確保檔案信息化建設(shè)的成功實(shí)施；二是檔案信息管理人才，在日常的檔案信息管理過(guò)程中，需要這些人才能夠科學(xué)管理好、維護(hù)好本部門(mén)的局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，需要這些人才能夠推動(dòng)應(yīng)用好系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，提高檔案工作效率，確保信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行。但是檔案信息化是檔案領(lǐng)域的一項(xiàng)新的工作，檔案隊(duì)伍中能夠了解和掌握信息技術(shù)的人才儲(chǔ)備較少，在推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程中，信息化人才缺乏已成為檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的瓶頸。傳統(tǒng)的檔案人才隊(duì)伍已不適應(yīng)以信息技術(shù)為手段的檔案事業(yè)發(fā)展需要，特別是信息化建設(shè)與發(fā)展中所需要的復(fù)合型管理人才、技術(shù)人才嚴(yán)重匱乏，制約了發(fā)展的步伐。
2.8.5投入不足問(wèn)題
檔案信息化無(wú)論是應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)，還是海量檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，都需要一定資金的投入，特別是系統(tǒng)化、工程化的數(shù)字檔案館（室）建設(shè)需要一定資金的支持。但目前國(guó)家與地方財(cái)政在檔案信息化方面的投入有限，不能系統(tǒng)地組織大規(guī)模的檔案信息資源建設(shè)和信息化基礎(chǔ)建設(shè)，嚴(yán)重地影響了檔案信息化的推進(jìn)，特別是許多地方?jīng)]有當(dāng)?shù)刎?cái)政專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的支持，檔案數(shù)字化等工作不可持續(xù)，影響了檔案信息資源的建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用，也影響了信息化成果發(fā)揮應(yīng)有的效益和作用。
2.8.6項(xiàng)目帶動(dòng)問(wèn)題
檔案信息化建設(shè)包括人財(cái)物投入、軟硬件的集成，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要政府在資金、技術(shù)、政策等各方面的支持，也需要通過(guò)社會(huì)化服務(wù)的支持來(lái)推動(dòng)和實(shí)現(xiàn)，所以檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)融入整個(gè)國(guó)家信息化規(guī)劃，通過(guò)項(xiàng)目立項(xiàng)來(lái)全面推動(dòng)檔案信息化。但目前，國(guó)家與地方檔案信息化整體立項(xiàng)力度不大，項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究的切入點(diǎn)不準(zhǔn)而難以引起政府重視，檔案信息化項(xiàng)目難以融入國(guó)家信息化或電子政務(wù)的項(xiàng)目建設(shè)范疇，導(dǎo)致不能通過(guò)項(xiàng)目帶動(dòng)本地區(qū)、本部門(mén)檔案信息化的系統(tǒng)建設(shè)與發(fā)展。檔案信息化應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇，積極爭(zhēng)取納入各級(jí)政府的信息化規(guī)劃，檔案信息化項(xiàng)目立項(xiàng)應(yīng)當(dāng)多角度、寬視野地尋找項(xiàng)目立項(xiàng)的可行性與切入點(diǎn)，圍繞服務(wù)電子政務(wù)、服務(wù)社會(huì)民生、促進(jìn)信息資源社會(huì)共享等能夠?yàn)樯鐣?huì)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的主題，統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案信息化項(xiàng)目建設(shè)，努力通過(guò)項(xiàng)目建設(shè)帶動(dòng)檔案信息化的全面發(fā)展。
2.8.7認(rèn)識(shí)缺位問(wèn)題
雖然這幾年各級(jí)檔案部門(mén)對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)有所提高，但是總體上檔案部門(mén)對(duì)檔案信息化在新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略地位認(rèn)識(shí)不足，危機(jī)意識(shí)和機(jī)遇意識(shí)不強(qiáng)，甚至在認(rèn)識(shí)上缺位現(xiàn)象嚴(yán)重，認(rèn)為檔案信息化可有可無(wú)、可快可慢，導(dǎo)致許多檔案部門(mén)在檔案信息化方面缺乏主動(dòng)作為，嚴(yán)重影響了檔案信息化的推進(jìn)，也影響了檔案事業(yè)的改革與發(fā)展。
3 國(guó)家檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)分析與建議
3.1趨勢(shì)分析
3.1.1信息化將進(jìn)一步推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)的變革
信息化對(duì)傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作的變革影響。信息化條件下，檔案工作的載體對(duì)象發(fā)生了變化，使得傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開(kāi)始向數(shù)字化形態(tài)過(guò)渡，檔案管理的主要環(huán)境開(kāi)始逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移。因而檔案工作的管理方法、管理理念、管理流程等多方面都發(fā)生了明顯的變化。
隨著檔案信息化的逐步推進(jìn)和發(fā)展，以手工操作為主的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)新的信息環(huán)境，在歸檔、館藏建設(shè)、目錄編制、統(tǒng)計(jì)、編研、檔案信息開(kāi)發(fā)利用等諸多管理環(huán)節(jié)都需要隨之而變，檔案領(lǐng)域通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助立卷、全文的存貯與檢索、自動(dòng)標(biāo)引、編目、統(tǒng)計(jì)、借閱、庫(kù)房管理等，并能使傳統(tǒng)檔案管理的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接，大幅度提高檔案工作的效率和質(zhì)量。文檔管理軟件的廣泛應(yīng)用是導(dǎo)致文書(shū)檔案按“件”歸檔模式的直接推動(dòng)力之一；文檔一體化、館室一體化、電子文件管理的前端控制都是檔案信息化在檔案集中管理層面的具體表現(xiàn)，這都直接導(dǎo)致了檔案積累、移交模式的變革創(chuàng)新；新的技術(shù)環(huán)境導(dǎo)致鑒定工作中技術(shù)鑒定的內(nèi)容豐富，促進(jìn)統(tǒng)計(jì)工作自動(dòng)化發(fā)展，并催生了檔案保護(hù)新思路；信息技術(shù)給檔案的檢索利用插上了新的翅膀，檔案資源目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，根本改變了檔案目錄形式和檢索方式，檔案網(wǎng)站的開(kāi)發(fā)，為檔案信息的編研形式和展示形式注入了新的活力，這些都使得傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作不斷刷新，呈現(xiàn)新氣象。
信息化催生了新的檔案業(yè)務(wù)工作模式。在信息化環(huán)境中，電子文件的出現(xiàn)及其管理給檔案工作帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)，以往以載體管理為主線進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動(dòng)難于滿足管理需求，檔案管理工作必須隨之變化和調(diào)整，由此形成了一些新型的檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)，如各類(lèi)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)、信息安全管理業(yè)務(wù)、電子文件的長(zhǎng)久保存管理、信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等業(yè)務(wù)活動(dòng)，都體現(xiàn)出強(qiáng)烈的信息化特點(diǎn)。因此在信息化環(huán)境下出現(xiàn)了完全不同于傳統(tǒng)管理環(huán)境的“虛擬空間”，必須重視基于技術(shù)形態(tài)進(jìn)行的業(yè)務(wù)管理活動(dòng)的工作模式。
3.1.2檔案信息化將促進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的完善
信息化建設(shè)是一項(xiàng)涵蓋基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源、安全管理、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和人才培養(yǎng)的系統(tǒng)性工程，檔案信息化也不例外。大量的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)已經(jīng)表明，檔案信息化需要尤其關(guān)注檔案業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，檔案信息化工作的開(kāi)展有賴于檔案管理乃至電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與完善，這是檔案信息化工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一。
檔案業(yè)務(wù)管理工作需要成體系的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作為支撐。我國(guó)目前傳統(tǒng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相對(duì)健全，但在數(shù)字環(huán)境中，這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范需要重新審視，相當(dāng)部分的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范需要按照信息化環(huán)境的要求進(jìn)行調(diào)整。同時(shí)，對(duì)于實(shí)時(shí)歸檔、技術(shù)鑒定、存儲(chǔ)管理、載體轉(zhuǎn)換、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)遷移、實(shí)時(shí)發(fā)布等大量新型業(yè)務(wù)內(nèi)容，這些都需要大量的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行支撐。目前，我國(guó)已發(fā)布了一些電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，后續(xù)的工作將包括標(biāo)準(zhǔn)體系的總體構(gòu)建和核心標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的研發(fā)等。
3.1.3檔案信息化將為社會(huì)提供更多有效的資源與服務(wù)
2008年，國(guó)家檔案局提出建立“覆蓋人民群眾的檔案資源體系”和“建立方便人民群眾的檔案利用體系”。這是新時(shí)期給檔案信息化提出的任務(wù)目標(biāo)和工作方向。
從信息化的角度看，資源體系的建設(shè)最終是為服務(wù)體系建設(shè)服務(wù)的，服務(wù)體系需要由資源體系提供信息保障，因而資源體系建設(shè)是檔案信息化服務(wù)的主要內(nèi)容之一。檔案信息化將著重解決以下問(wèn)題：一是充分利用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)資源的有效積累，有計(jì)劃、分步驟地開(kāi)展各類(lèi)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作，是當(dāng)前和今后一段時(shí)期檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)，建設(shè)起全國(guó)性、超大型、分布式、規(guī)范化、可共享的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為核心的檔案信息資源體系是其核心任務(wù)。二是不斷推進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的檔案信息需求。這本身就是檔案信息化和檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，其根本的目標(biāo)是要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享，信息化以其先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)其最大范圍、最快速度的檔案信息資源共享。三是提升檔案信息資源的社會(huì)地位，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的提供基礎(chǔ)性戰(zhàn)略信息資源保障，促使檔案部門(mén)在信息時(shí)代逐步成為核心的信息保管與供給部門(mén)，將為黨和政府以及社會(huì)公眾提供檔案信息保障。
3.1.4檔案信息化向推動(dòng)信息技術(shù)應(yīng)用的縱深發(fā)展
技術(shù)特征無(wú)疑是信息化環(huán)境的核心特征之一，在信息化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)必須要學(xué)習(xí)和把握這些新技術(shù)，同時(shí)，檔案信息化的深入發(fā)展也將推動(dòng)信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用向縱深發(fā)展。信息化環(huán)境中使用的信息技術(shù)非常廣泛，以數(shù)字檔案館系統(tǒng)為例，其中運(yùn)用到的關(guān)鍵技術(shù)有數(shù)字化生成技術(shù)，包括信息掃描技術(shù)、識(shí)別技術(shù)、圖像處理技術(shù)、音頻轉(zhuǎn)換技術(shù)等；存儲(chǔ)技術(shù)，包括磁盤(pán)陣列、光盤(pán)庫(kù)技術(shù)等；分類(lèi)檢索技術(shù)，包括自動(dòng)分類(lèi)檢索、關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、多媒體檢索等；信息安全保護(hù)技術(shù)，數(shù)據(jù)加密技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、身份認(rèn)證和訪問(wèn)控制、系統(tǒng)備份等；中間件技術(shù)和集群技術(shù)等。
具體從生命周期的理論分析，檔案信息化尤其是電子文件管理對(duì)技術(shù)的需求體現(xiàn)在：（1）文件創(chuàng)建生成環(huán)節(jié)。在信息生命周期的初始階段，要求能夠有效實(shí)施電子文件的前端控制原則，即通過(guò)元數(shù)據(jù)、模板、格式管理、認(rèn)證等技術(shù)框架通過(guò)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)綜合實(shí)施對(duì)電子文件的前端管理，并能通過(guò)流程管理、日志等技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)文件在創(chuàng)建階段的動(dòng)態(tài)管理，確保包括電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景、管理活動(dòng)信息在內(nèi)的信息的原始性和完整性。（2）文件歸檔環(huán)節(jié)。電子文件是一項(xiàng)管理和技術(shù)依賴性都很高的活動(dòng)，該階段涉及的主要技術(shù)領(lǐng)域包括多格式類(lèi)型文件歸檔技術(shù)（如電子郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)頁(yè)、即時(shí)信息等歸檔技術(shù)）、遠(yuǎn)程文件網(wǎng)絡(luò)歸檔技術(shù)、邏輯歸檔技術(shù)、業(yè)務(wù)文件數(shù)據(jù)共享技術(shù)、信息安全管理技術(shù)，以及系統(tǒng)集成技術(shù)等。（3）信息組織管理環(huán)節(jié)。由于電子文件管理活動(dòng)具有一定的非線性特征，電子文件的組織管理實(shí)際上可以分散在其他階段中一并執(zhí)行。組織管理活動(dòng)的主要目的就是將原本大量的、分散的、雜亂的信息經(jīng)過(guò)篩選、分析、標(biāo)引、著錄、整序、優(yōu)化，形成一個(gè)便于用戶有效利用的系統(tǒng)的過(guò)程。因此本階段涉及的技術(shù)可以具備較高的智能水平，像鑒定、標(biāo)引、分類(lèi)技術(shù)都需要較高的管理能力和技術(shù)水準(zhǔn)。（4）數(shù)字信息存儲(chǔ)環(huán)節(jié)。包括載體管理、歸檔格式管理、存儲(chǔ)管理、遷移、仿真、保存元數(shù)據(jù)等。（5）信息利用環(huán)節(jié)。其技術(shù)范疇包括任何有助于檔案價(jià)值發(fā)現(xiàn)或提升的技術(shù)，如網(wǎng)站技術(shù)（信息門(mén)戶）、信息搜索技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘、知識(shí)管理、信息發(fā)布等。此外，除了按生命周期階段對(duì)技術(shù)范圍進(jìn)行劃分外，還包括安全管理、認(rèn)證、日志管理等重要的貫穿全程的支撐技術(shù)，以及囊括多個(gè)階段管理任務(wù)的電子文件管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案館的系統(tǒng)研發(fā)工程。
因此，檔案信息化對(duì)信息技術(shù)的需求和依賴是很大的，需要在實(shí)施過(guò)程中有效集成，加強(qiáng)引導(dǎo)，促進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用與業(yè)務(wù)的緊密集合。
3.2“十二五”發(fā)展建議
3.2.1制定國(guó)家檔案信息化發(fā)展專(zhuān)項(xiàng)規(guī)劃
檔案信息化建設(shè)作為國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展有機(jī)組成部分，在國(guó)家檔案“三大體系”建設(shè)中地位舉足輕重，其發(fā)展水平直接制約了“三大體系”建設(shè)的效果，由于其本身是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要按系統(tǒng)工程建設(shè)的方法進(jìn)行指導(dǎo)。在科學(xué)制定國(guó)家檔案事業(yè)“十二五”發(fā)展規(guī)劃的基礎(chǔ)上，同步配套制定《國(guó)家檔案信息化“十二五”發(fā)展規(guī)劃》和《國(guó)家檔案信息化中長(zhǎng)期發(fā)展計(jì)劃》作為專(zhuān)項(xiàng)規(guī)劃，其目的是為了總結(jié)過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，解決現(xiàn)有檔案信息化建設(shè)中存在的短期行為、重復(fù)建設(shè)、無(wú)序狀況，確保檔案信息化建設(shè)協(xié)調(diào)有序地把向廣度和深度推進(jìn)。國(guó)家檔案信息化中發(fā)展專(zhuān)項(xiàng)規(guī)劃，要研究檔案信息化建設(shè)的戰(zhàn)略定位和目標(biāo)，明確分步實(shí)施階段、落實(shí)任務(wù)完成的配套保障措施，做好與檔案事業(yè)“十二五”規(guī)劃和國(guó)家信息化建設(shè)規(guī)劃的相互銜接，把檔案信息化建設(shè)的重大戰(zhàn)略、重點(diǎn)項(xiàng)目、改革試點(diǎn)和政策要求納入國(guó)家和各行業(yè)、各層面規(guī)劃，并把解決檔案信息化建設(shè)中突出矛盾的措施落實(shí)到具體的項(xiàng)目上，分清責(zé)任。
3.2.2加快檔案信息化“入法”與標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)
檔案信息化工作要強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)的理念，加強(qiáng)立法、完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，使檔案信息化工作有法可依，有章可循。檔案工作肩負(fù)保存社會(huì)記憶的歷史使命，在電子文件成為社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)記憶的今天，需要從法律層面來(lái)明確檔案信息化的地位、作用與要求，規(guī)定電子文件的定義、屬性、電子證據(jù)效力、領(lǐng)導(dǎo)體制、重要原則、管理內(nèi)容和要求、機(jī)構(gòu)及職責(zé)、權(quán)利和義務(wù)、歸屬和流向，相應(yīng)解決電子文件的憑證作用不明確、電子文件的歸檔要求不統(tǒng)一、電子文件的使用及管理存在各種程度的風(fēng)險(xiǎn)等難點(diǎn)問(wèn)題。與檔案信息化“入法”相配套的是建立和完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范和專(zhuān)項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)等，使檔案信息化成為技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)清楚、質(zhì)量要求準(zhǔn)確、可操作性強(qiáng)的建設(shè)項(xiàng)目。
3.2.3加快檔案信息“三大體系”建設(shè)
檔案信息資源體系建設(shè)是檔案信息化的核心內(nèi)容。針對(duì)國(guó)內(nèi)檔案信息資源建設(shè)發(fā)展不同步、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、信息“孤島”依然存在的現(xiàn)象，“十二五”期間應(yīng)初步形成完整配套的檔案信息資源體系，在加快傳統(tǒng)檔案數(shù)字化步伐的同時(shí)，加大對(duì)新生電子文件規(guī)范化的監(jiān)督、管理與接收等，逐步建設(shè)全國(guó)性可共享的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；同時(shí)加大檔案信息資源的整合。一方面加強(qiáng)各部門(mén)檔案信息資源的縱向整合，另一方面加大與其他相關(guān)信息系統(tǒng)之間的橫向整合，建立電子文件歸檔及電子檔案接收應(yīng)用系統(tǒng)，推進(jìn)電子文件歸檔、接收、保管與利用，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。
檔案信息服務(wù)體系建設(shè)是檔案信息化的服務(wù)方向。“十二五”期間通過(guò)建立檔案信息共享通道和服務(wù)平臺(tái)，拓展檔案信息服務(wù)社會(huì)的渠道方式、強(qiáng)化檔案信息的資源共享機(jī)制、逐步減少“信息孤島”、加快檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用、創(chuàng)造檔案信息的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，建立高效、優(yōu)質(zhì)、快捷的新型檔案服務(wù)體系。
檔案信息安全保障體系建設(shè)是檔案信息化的守護(hù)神。“十二五”期間，檔案部門(mén)要全面落實(shí)楊冬權(quán)局長(zhǎng)在全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上“必須始終堅(jiān)持把檔案信息安全與檔案實(shí)體安全放在同等重要位置，通過(guò)各種有效措施保證檔案信息安全，確保數(shù)字檔案和電子文件內(nèi)容真實(shí)、長(zhǎng)久可讀和有效利用”的要求，通過(guò)提高認(rèn)識(shí)強(qiáng)化管理，先進(jìn)技術(shù)保障信息安全。
3.2.4加強(qiáng)檔案信息化的理論體系研究
檔案信息化建設(shè)發(fā)展至今，已到了強(qiáng)烈呼喚先進(jìn)理論的時(shí)候，這種“倒逼”現(xiàn)象，是由信息化建設(shè)的“技術(shù)引領(lǐng)需求”的特有規(guī)律所決定的。檔案信息化建設(shè)之初，大家都嘗試把傳統(tǒng)檔案管理的基本理論運(yùn)用到信息化建設(shè)的實(shí)踐中，隨著實(shí)踐不斷深入、范圍不斷擴(kuò)大，目前我國(guó)在檔案信息化建設(shè)遇到的“瓶頸”，從根本上是缺乏相應(yīng)的基礎(chǔ)理論，導(dǎo)致法規(guī)不健全，標(biāo)準(zhǔn)不配套，研究方向著力點(diǎn)不明，管理對(duì)象不明確，出現(xiàn)了信息化建設(shè)的低水平、重復(fù)開(kāi)發(fā)和“孤島”現(xiàn)象。對(duì)于數(shù)字檔案館、電子文件中心、檔案信息服務(wù)體系、檔案信息利用體系、檔案信息安全保障等檔案信息化建設(shè)中熱點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題，都需要基礎(chǔ)理論來(lái)支撐。檔案信息化理論研究要立足行業(yè)特點(diǎn)、聯(lián)系實(shí)際、探索規(guī)律、借鑒創(chuàng)新，構(gòu)建系統(tǒng)的具有中國(guó)特色的檔案信息化理論體系。
3.2.5推進(jìn)檔案信息化成果共享與交流
國(guó)家應(yīng)本著成果資源共享的原則，合理應(yīng)用政府、院校、企業(yè)的特長(zhǎng)，積極吸納和采用具有全國(guó)推廣價(jià)值的檔案信息化技術(shù)研究成果，減少項(xiàng)目重復(fù)建設(shè)，節(jié)省國(guó)家投資。在“十二五”期間，國(guó)家應(yīng)對(duì)已經(jīng)實(shí)施檔案信息化建設(shè)的單位，加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和研究，把取得的成果在檔案業(yè)界進(jìn)行推廣和共享，搭建一個(gè)交流平臺(tái)。另外，在具體項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，要立足實(shí)踐應(yīng)用，合作攻關(guān)，充分吸納先進(jìn)信息技術(shù)的成果，統(tǒng)一和優(yōu)化建設(shè)中的各種技術(shù)方案和各種技術(shù)選型要求，解決具體的關(guān)鍵技術(shù)應(yīng)用問(wèn)題，并注重使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的研究成果，引導(dǎo)市場(chǎng)，培育精通檔案信息化建設(shè)要求的重點(diǎn)IT企業(yè)。
3.2.6探索檔案信息化建設(shè)評(píng)估體系
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及的范圍很廣，它幾乎涵蓋了檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的所有內(nèi)容，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中如何確保建設(shè)質(zhì)量，如何在建設(shè)中弄清短板或缺項(xiàng)，需要把評(píng)估作為一種控制手段，建設(shè)一個(gè)科學(xué)、合理、可行的評(píng)估體系應(yīng)當(dāng)成為“十二五”期間檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要探索內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)評(píng)估體系需要從系統(tǒng)論的角度考慮，全面分析評(píng)估體系的各個(gè)構(gòu)成要素，使整個(gè)評(píng)估體系有輸入端、轉(zhuǎn)化過(guò)程及輸出結(jié)果，尤其是最后的評(píng)價(jià)結(jié)論要成為檔案信息化建設(shè)的戰(zhàn)略、策略、活動(dòng)程序的指導(dǎo)意見(jiàn)。
綜上所述，檔案信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，是新時(shí)期檔案工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，同時(shí)也為檔案事業(yè)迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。作為新時(shí)期的檔案工作者，必須與時(shí)俱進(jìn)的牢記時(shí)代賦予的光榮使命與責(zé)任，勇于迎接挑戰(zhàn)、緊緊抓住機(jī)遇，把檔案信息化建設(shè)作為檔案事業(yè)發(fā)展的有利契機(jī)，推動(dòng)檔案事業(yè)與社會(huì)進(jìn)步的同步發(fā)展。
（執(zhí)筆：屠躍明、錢(qián)毅、黃建峰、韓李敏、李培力、陳偉、邱曉威、郝晨輝、朱九蘭、任旭鈞。檔案自動(dòng)化管理技術(shù)委員會(huì)的其他委員參加了建議討論，肖俊審查并提出修改意見(jiàn)。）
